FAQ

Jak liczyć godziny prowadzone przez nauczycieli, dla których uczelnia jest podstawowym miejscem pracy dla kierunków, które nie miały skutecznego naboru 2018/2019 i/lub 2019/2020 (np. kierunek będzie wygaszany, likwidowany) i studenci są tylko na wyższych semestrach?

Według stanowiska MNiSW w sytuacji tzw. "luki w cyklu kształcenia" w zakresie liczby godzin zajęć w ramach danego kierunku studiów realizowanych przez nauczycieli akademickich zatrudnionych w podstawowym miejscu pracy należy wskazać liczbę godzin faktycznie planowanych w danym roku akademicki (czyli np. z 1-go i 3-go roku studiów, a bez 2-go roku, w trakcie którego nie udała się rekrutacja). Ewentualna analiza spełniania wymogu dot. 50% i 75% godzin zajęć na tych kierunkach będzie realizowana indywidualnie.

Permalink

Czym jest znacznik „W procedurze skreślenia” i jakich przypadków dotyczy?

Znacznik „W procedurze skreślenia” został wprowadzony do systemu POL-on ze względu na potrzeby tych uczelni, które ze względu na wewnętrzne procedury nie przypisują studentów pozostających w procedurze skreślenia do kolejnych semestrów. Powodowało to, że ci studenci, pomimo, że na dzień 31 grudnia nie byli jeszcze prawomocnie skreśleni, nie byli ujmowani w sprawozdaniach GUS (ponieważ warunkiem zliczenia studenta w tym sprawozdaniu było jego przypisanie do semestru zimowego danego roku sprawozdawczego).

Znacznik „W procedurze skreślanie” miał umożliwić zatem zliczanie w sprawozdaniach GUS studentów, którzy:

• na dzień 31 grudnia pozostają w procedurze skreślenia, nie są natomiast prawomocnie skreśleni ze studiów,
• nie są przy tym przypisani do semestru zimowego.

Korzystanie ze znacznika jest dobrowolne (jest to wyłącznie techniczny znacznik w systemie, jego uzupełnianie nie jest prawnie wymagane), przy czym nie jest zalecane, jeśli student jest przypisany do bieżącego semestru zimowego.

W systemie funkcjonuje przy tym założenie, że jeśli znacznik jest uzupełniony, nie można wprowadzić daty skreślania/zakończenia studiów wcześniejszej niż 31.12 bieżącego roku sprawozdawczego dla GUS (lub równej tej dacie). Uzupełnianie znacznika ma więc sens tylko w sytuacji, kiedy decyzja o skreśleniu nie uprawomocniła się do tej daty, a student nie jest przypisany do bieżącego semestru zimowego. System będzie wymagał usunięcia tego znacznika przy próbie wprowadzania data skreślenia/zakończenia wcześniejszej niż 31.12 lub równej tej dacie.

Prosimy też, aby zwrócić uwagę, że studenci z datą skreślenia wcześniejszą lub równą 31.12 nie są ujmowani w sprawozdaniach GUS. Wpisanie więc daty skreślenia przed jej uprawomocnieniem może spowodować konieczność korekty sprawozdania, o ile pierwotna data będzie wcześniejsza niż 31.12 lub równa tej dacie, natomiast prawomocna data będzie późniejsza.

Permalink

W jak sposób raportować studenta, który jest w trakcie skreślenia?

Jeżeli decyzja nie jest ostateczna, a student złożył wniosek do rektora o ponowne rozpatrzenie sprawy (w terminie 14 dni od doręczenia decyzji), nie rejestrujemy studenta na kolejny semestr (student jest w Systemie jako aktywny, ale bez kolejnego semestru) i oznaczamy w procedurze skreślenia na potrzeby sprawozdawczości GUS (jeżeli jest to przed 31.12), a po skreśleniu wprowadzamy faktyczną datę skreślenia (może być przed 31.12).

Po wydaniu decyzji ostatecznej, uczelnia wprowadza:

1. datę skreślenia, jeśli decyzja została utrzymana w mocy albo
2. usuwa znacznik „w procedurze skreślenia”, jeśli rektor uchylił pierwszą decyzję.

Więcej informacji o znaczniku poniżej.

Jeżeli decyzja jest ostateczna to nie rejestrujemy studenta na kolejny semestr i nie oznaczamy w procedurze skreślenia (student jest w Systemie jako aktywny, ale bez kolejnego semestru), ponieważ System oczekuje na wprowadzenie daty skreślenia.

Uczelnia raportuje w ten sposób skreślenie nawet jeśli student złoży skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego.

Po ogłoszeniu wyroku przez sąd:

1. decyzja staje się prawomocna albo
2. zostaje uchylona przez sąd – wówczas uczelnia musi dokonać stosownej korekty danych w POL-on.

Poniżej opisano możliwe sytuacje dotyczące studentów pozostających w trakcie procedury skreślenia i rejestracji w systemie POL-on, tak aby student został prawidłowo uwzględniony w sprawozdaniu S-10 za odpowiedni rok sprawozdawczy.

1. Sprawozdanie S-10 jest generowane w dniu 15 stycznia kolejnego roku, zarówno na dzień 31 grudnia roku sprawozdawczego, jak i na dzień generowania sprawozdania student ciągle jeszcze nie został skreślony:

pole „W procedurze skreślenia” powinno być zaznaczone, a pole „Data skreślenia” puste. Student zostanie uwzględniony w kolumnach działu 4 odpowiadających ostatniemu semestrowi, na który był przypisany, oraz we wierszu działu 1 odpowiadającemu dacie urodzenia studenta.

2. Student pozostawał w procedurze skreślenia, ale z dniem 26 grudnia został ostatecznie skreślony:

pole „W procedurze skreślenia” powinno być puste, a w polu „Data skreślania” powinna zostać wprowadzona faktyczna data skreślania. Ta osoba nie zostanie uwzględniona w sprawozdaniu S-10, ponieważ na dzień 31 grudnia nie jest już studentem.

3. Student pozostawał w procedurze skreślenia i został skreślony z dniem 5 stycznia kolejnego roku:

pole „W procedurze skreślenia” powinno być zaznaczone (ponieważ na dzień 31 grudnia roku sprawozdawczego student ciągle jeszcze pozostawał w tej procedurze), a w polu „Data skreślania” powinna zostać wprowadzona faktyczna data skreślania. Student zostanie uwzględniony w kolumnach działu 4 odpowiadających ostatniemu semestrowi, na który był przypisany, oraz we wierszu działu 1 odpowiadającemu dacie urodzenia studenta. W sprawozdaniu za kolejny rok sprawozdawczy student nie zostanie uwzględniony.

4. Student pozostawał w procedurze skreślenia, ale został dopuszczony do egzaminu dyplomowego i uzyskał dyplom z dniem 5 stycznia kolejnego roku:

pole „W procedurze skreślenia” powinno być zaznaczone (ponieważ na dzień 31 grudnia roku sprawozdawczego student ciągle pozostawał w tej procedurze), a w polu „Data ukończenia studiów” powinna zostać wprowadzona data obrony. Student zostanie uwzględniony w kolumnach działu 4 odpowiadających ostatniemu semestrowi, na który był przypisany, oraz we wierszu działu 1 odpowiadającemu dacie urodzenia studenta. W kolejnym roku sprawozdawczym natomiast ta osoba zostanie uwzględniona jako absolwent.

Permalink

Kiedy należy wprowadzić datę skreślenia do systemu?

Datę skreślenia można wprowadzić w dniu otrzymania potwierdzenia doręczenia decyzji (ale może to wymagać korekty po wydaniu decyzji ostatecznej). Najlepiej wprowadzić datę skreślenia po upływie 14 dni od dnia doręczenia decyzji i braku wniesienia przez studenta wniosku do rektora o ponowne rozpatrzenie sprawy (tzw. odwołanie) - wtedy decyzja staje się ostateczna.

Permalink

Co oznacza w Systemie POL-on data skreślenia? Jaką datę uczelnia powinna wpisać w pole data skreślenia?

Data skreślenia jest to data określona w treści decyzji (np. koniec semestru) albo data wydania decyzji (widniejąca na decyzji).

Permalink

Czy pracownik przebywający na długotrwałym urlopie musi prowadzić badania, czy należy mu wpisać udział czasu pracy 0%?

Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW, nieobecność pracownika nie ma wpływu na jego udział czasu pracy w dyscyplinie.

Permalink

Jak długo skreślony doktorant jest widoczny w Wykazie osób ubiegających się o stopień doktora?

Aktualnie taki doktorant jest widoczny cały czas . Nie znika on z wykazu po dodaniu daty zakończenia kształcenia czy daty skreślenia z listy doktorantów.

Permalink

Dlaczego znając datę ustania zatrudnienia doktoranta szkoły doktorskiej nie mogę jej od razu wpisać do modułu Osoby ubiegające się o stopień doktora?

Stanowisko MNiSW:

"Data ustania zatrudnienia" powinna być rejestrowana w systemie POL-on dopiero po faktycznym zaistnieniu tego zdarzenia, czyli w ciągu 21 dni od ustania zatrudnienia.

Stosownie do § 11 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia ws. POL-on rektor, rektor uczelni prowadzonej przez kościół lub inny związek wyznaniowy, dyrektor instytutu PAN, dyrektor instytutu badawczego i dyrektor instytutu międzynarodowego aktualizuje dane w wykazie osób ubiegających się o stopień doktora w terminie 21 dni od dnia zaistnienia zmiany albo uzyskania informacji o zmianie. W końcowej części przepisu jest wprawdzie informacja o „uzyskaniu informacji”. Jednakże wydaje się, że ma to być informacja o zmianie dokonanej/zaistniałej/”zaszłej”, a nie informacja o zmianie planowanej, która nie wiadomo, czy dojdzie do skutku.

Permalink

Czy można skorygować stopień, którego dotyczy postępowanie awansowe?

Nie, raz wybranego stopnia doktora lub doktora habilitowanego, o nadanie którego toczy się postępowanie awansowe, nie można skorygować. W razie pomyłki należy zarejestrować nowe postępowanie awansowe, już z właściwym stopniem.

Permalink

Co w sytuacji, gdy podmiot habilitujący nie posiada numeru PESEL członka komisji habilitacyjnej?

Zgodnie z art. 348 ust. 1 pkt 2 d ustawy 2.0, Baza dokumentów w postępowaniach awansowych obejmuje imiona i nazwisko członka komisji habilitacyjnej, numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało, oraz miejsce zatrudnienia. Numer PESEL członka komisji habilitacyjnej jest zatem obligatoryjną informacją podlegającą rejestracji w POL-onie.

Stanowisko MNiSW: Odnosząc się do braku wiedzy podmiotów habilitujących w zakresie numerów PESEL członków komisji habilitacyjnej należy zauważyć, iż przedmiotowa kwestia dotyczy przepływu informacji bezpośrednio między ww. podmiotami a Radą Doskonałości Naukowej. Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego nie jest uprawnione do „pośrednictwa” w przekazywaniu numerów PESEL członków komisji habilitacyjnej. Dane w przedmiotowym zakresie podmioty habilitujące powinny uzyskać bezpośrednio od Rady Doskonałości Naukowej.

Permalink

Czy należy zaznaczać informację o podstawowym miejscu pracy u pracowników instytutów badawczych i PAN?

Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW, decyzja w tej sprawie należy do instytutu.

Permalink

Czy należy zaznaczać informację o podstawowym miejscu pracy pracownikowi uczelni niebędącemu nauczycielem akademickim?

Obowiązek wskazania podstawowego miejsca pracy dotyczy wyłącznie nauczycieli akademickich. System nie zezwala na oznaczanie tej informacji dla pracowników uczelni niebędących nauczycielami akademickimi.

Wynika to z treści następujących przepisów ustawy 2.0:

Art. 120.

1. W umowie o pracę z nauczycielem akademickim wskazuje się, czy uczelnia jest podstawowym miejscem pracy.
2. Warunkiem wskazania uczelni jako podstawowego miejsca pracy jest zatrudnienie w niej w pełnym wymiarze czasu pracy. Nauczyciel akademicki może mieć jednocześnie tylko jedno podstawowe miejsce pracy.

Art. 125 ust. 1

Nauczyciel akademicki zatrudniony w uczelni publicznej, która jest jego podstawowym miejscem pracy, może, za zgodą rektora, podjąć lub kontynuować dodatkowe zatrudnienie tylko u jednego pracodawcy prowadzącego działalność dydaktyczną lub naukową.

Permalink

Co w sytuacji, gdy doktorant nie ma obowiązku dydaktycznego, a jedynie w planie studiów ma wskazane współprowadzenie określonej liczby godzin zajęć? Czy należy go zarejestrować w module Pracownicy jako inną osobę prowadzącą zajęcia?

Stanowisko MNiSW:

Wykaz pracowników - jest wykazem nauczycieli akademickich, innych osób prowadzących zajęcia, osób prowadzących działalność naukową oraz osób biorących udział w jej prowadzeniu. Doktoranci, którzy nie są zatrudnieni w uczelni, a prowadzą w niej zajęcia - są "innymi osobami prowadzącymi zajęcia".

Ustawa – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce w art. 201 ust. 5 określa, iż program kształcenia może przewidywać odbywanie praktyk zawodowych w formie prowadzenia zajęć lub uczestniczenia w ich prowadzeniu, w wymiarze nieprzekraczającym 60 godzin dydaktycznych rocznie. Stosownie do przepisu, praktyki zawodowe realizowane są na podstawie programu kształcenia, a nie w ramach stosunku pracy nawiązywanego z nauczycielem akademickim na podstawie umowy o pracę.  W związku  z powyższym, prowadzenie czy też współprowadzenie zajęć w ramach praktyk zawodowych, wynikającego z planu studiów, jest wystarczającą przesłanką do stwierdzenia, iż doktorant jest inną osobą prowadzącą zajęcia i winien znaleźć się w ww. wykazie. 

Permalink

Czy instytut badawczy lub PAN powinien rejestrować zgodę na dodatkowe zatrudnienie w podmiocie niezarejestrowanym w POL-onie (np. uczelni zagranicznej)?

W przypadku instytutów badawczych i PAN należy rejestrować tylko dodatkowe miejsce zatrudnienia w podmiotach znajdujących się w wykazie instytucji w POL-onie.

Permalink

W szkole doktorskiej mamy część doktorantów – uczestników programu Doktorat Wdrożeniowy. Czy należy utworzyć dwa programy kształcenia: jeden dla doktorantów programu DW, do którego będą przypisane podmioty współpracujące przy kształceniu i drugi dla doktorantów kształcących się poza programem DW – bez podmiotów współpracujących przy kształceniu?

Stanowisko MNiSW:

Doktorant przyjęty do szkoły doktorskiej w ramach programu „Doktorat wdrożeniowy” odbywa kształcenie na podstawie programu kształcenia oraz indywidualnego planu badawczego. Program kształcenia w szkole doktorskiej ustala w uczelni senat po zasięgnięciu opinii samorządu doktorantów. Przepisy ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce ani zasady programu „Doktorat wdrożeniowy” zawarte w komunikacie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego o ustanowieniu programu nie wypowiadają się na temat konieczności opracowania odrębnych programów kształcenia dla uczestników programu, pozostawiając w tym względzie autonomię uprawnionym podmiotom.

Permalink

Jeżeli datą wszczęcia postępowania na doktora (tryb: studia doktoranckie) jest data złożenia wniosku o wyznaczenie promotora, to co w sytuacji, jeśli organ uczelni/instytutu nie wyrazi zgody na wyznaczenie tej osoby, o którą wnioskuje doktorant? 

Stanowisko MNiSW:

Pytanie dotyczy doktoranta studiów doktoranckich, który wszczyna (wszczął) postępowanie o nadanie stopnia doktora już na nowych zasadach. Tutaj trzeba wskazać na regulację zawartą w art. 179 ust. 7 ustawy z dnia 3 lipca 2018 r. Przepisy wprowadzające ustawę - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2018 r. poz. 1669, z późn. zm.) wskazującą wprost, że w przypadku doktorantów, którzy rozpoczęli kształcenie przed rokiem akademickim 2019/2020 i ubiegają się o nadanie stopnia doktora na nowych zasadach, postępowanie w sprawie nadania stopnia doktora wszczyna złożenie wniosku o wyznaczenie promotora lub promotorów.

Zatem kwestia, czy dany podmiot doktoryzujący zaakceptuje zaproponowanego przez doktoranta kandydata na promotora, czy też odrzuci konkretną kandydaturę wskazując inną osobę, ma znaczenie drugorzędne.

Datą wiążącą jest data doręczenia podmiotowi doktoryzującemu wniosku o wyznaczenie promotora (lub promotorów). Tę datę należy zarejestrować w POL-onie i to od niej liczony jest termin na zarejestrowanie postępowania.

Permalink

Zgodnie z art. 221 ustawy 2.0, w terminie 12 tygodni od dnia otrzymania wniosku RDN wyznacza 4 członków komisji habilitacyjnej, a podmiot habilitujący, w terminie 6 tygodni od dnia otrzymania informacji o członkach komisji habilitacyjnej wyznaczonych przez RDN, powołuje komisję habilitacyjną. Czy termin na rejestrację w POL-onie tych 4 członków komisji wyznaczonych przez RDN biegnie od dnia wyznaczenia ich przez RDN, czy od powołania całej komisji przez podmiot habilitujący?

Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW, termin biegnie od dnia powołania całej komisji habilitacyjnej przez podmiot habilitujący.

Permalink

Który podmiot i kiedy powinien zarejestrować postępowanie o nadanie stopnia doktora habilitowanego w sytuacji, gdy podmiot wskazany przez kandydata nie wyraził zgody na przeprowadzenie postępowania?

Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW, w przypadku postępowania w sprawie nadania stopnia doktora habilitowanego, w którym (pierwszy) podmiot habilitujący wskazany przez kandydata odmówił jego przeprowadzenia, podmiot ten nie rejestruje postępowania awansowego.

14-dniowy obligatoryjny termin na wprowadzenie danych do Bazy dokumentów w postępowaniach awansowych powinien być w tym wypadku liczony od dnia wpływu wniosku do podmiotu wyznaczonego przez RDN na podstawie art. 221 ust. 3 ustawy 2.0. Podmiot ten nie może już bowiem odmówić przeprowadzenia postępowania

Permalink

Jeśli podmiot habilitujący podejmie oficjalną decyzję o wszczęciu postępowania o nadanie stopnia doktora habilitowanego, to czy może zarejestrować postępowanie w POL-onie wcześniej, tj. przed upływem 4 tygodni, o których mowa w art. 221 ust. 2 ustawy?

Stanowisko MNiSW:

Podmiot może zarejestrować postępowanie w dowolnym momencie od jego wszczęcia, byle przed upływem 14 dni liczonych od dnia po upływie 4 tygodni, o których mowa w art. 221 ust. 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.

Permalink

Co oznaczają „data wszczęcia postępowania” i „data złożenia wniosku” w przypadku postępowania o nadanie stopnia doktora habilitowanego? Od kiedy należy liczyć 14-dniowy termin na zarejestrowanie postępowania?

Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW, 14-dniowy obligatoryjny termin na wprowadzenie danych do Systemu POL-on powinien być liczony od dnia po upływie 4 tygodni, o których mowa w art. 221 ust. 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (w tym terminie podmiot może nie wyrazić zgody na przeprowadzenie postępowania w sprawie nadania stopnia doktora habilitowanego i zwrócić wniosek do RDN). 

W polu "Data wszczęcia postępowania" należy podać datę wpływu dokumentów z RDN do podmiotu habilitującego. 

W polu "Data złożenia wniosku" należy podać datę doręczenia wniosku przez kandydata do RDN. 

Permalink

Czy w polu „Nazwa podmiotu, we współpracy z którym prowadzone jest kształcenie” powinniśmy wpisać firmę doktoranta, który został przyjęty do szkoły doktorskiej w ramach programu doktorat  wdrożeniowy?

Stanowisko MNiSW:

Stosownie do art. 198 ust. 6 ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, kształcenie doktorantów może być prowadzone we współpracy z innym podmiotem, w szczególności przedsiębiorcą lub zagraniczną uczelnią lub instytucją naukową.

Wydaje się, że przedsiębiorca zatrudniający doktoranta biorącego udział w programie Doktorat wdrożeniowy współpracuje w kształceniu doktoranta – powinien więc zostać wpisany.

Permalink

Czy istnieje możliwość archiwizowania danych w module Osoby ubiegające się o stopień doktora? 

Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW, stosownie do § 11 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia ws. POL-on, rektor oznacza dane w wykazie osób ubiegających się o stopień doktora jako archiwalne w terminie 21 dni od dnia nadania stopnia albo skreślenia doktoranta z listy doktorantów.

W ust. 2 paragrafu określono, iż dane w wykazie przechowuje się przez okres 20 lat, liczony od roku następującego po roku, w którym nastąpiło oznaczenie tych danych jako archiwalne. Po upływie tego okresu rektor niezwłocznie usuwa dane archiwalne z wykazu.

Brzmienie przepisu wskazuje na konieczność archiwizowania danych w module.

Aktualnie funkcjonalność archiwizacji nie jest jeszcze dostępna w systemie. Zostanie ona dodana w przyszłości.

Permalink

Czy zmniejszenie wysokości stypendium doktoranckiego, wynikające z zawieszenia kształcenia, należy zarejestrować w systemie jako operację zmiany?

Tak.

Stanowisko MNiSW:

Stosownie do art. 345 ust. 1 pkt 10 ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, w wykazie osób ubiegających się o stopień doktora zamieszcza się informację o wysokości stypendium doktoranckiego.

W przypadku zmiany tej wysokości w czasie zawieszenia kształcenia, o którym mowa w art. 204 ust. 3 ustawy, zmiana powinna zostać odnotowana.

Informacja ta nie wpływa na okres pobierania stypendium przez doktoranta, o którym mowa w art. 209 ust. 2 ustawy 2.0., ponieważ, stosownie do art. 209 ust. 3 ustawy, do tego okresu nie wlicza się okresu zawieszenia, chociaż w praktyce doktorant otrzymywał będzie stypendium przez dłuższy okres niż 4 lata, o których mowa w art. 209 ust. 2.

Permalink

Czy postępowanie awansowe można usunąć?

Nie, nie ma możliwości usunięcia zarejestrowanego już postępowania awansowego, ponieważ zgodnie z art. 348 ust. 3 ustawy 2.0 dane o postępowaniach są powszechnie dostępne. Istnieje natomiast możliwość edycji danych takiego postępowania oraz jego zamknięcia. 

Permalink

Dlaczego nie widzę numeru PESEL/dokumentu tożsamości osoby, wobec której toczy się postępowanie awansowe?

Oznacza to, że nie posiadasz uprawnień pozwalających na dostęp do danych wrażliwych. Aby mieć dostęp do danych wrażliwych (numerów PESEL/danych dokumentów tożsamości) w postępowaniach awansowych w twojej instytucji, musisz mieć nadaną rolę:

• INST_DR_DRHAB (rola dla osób wprowadzających i edytujących dane) lub
• INST_DR_DRHAB_PODGLAD oraz dodatkowo INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE. 

Jeśli posiadasz tylko rolę INST_DR_DRHAB_PODGLAD, ale bez roli INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE, wówczas masz dostęp do danych postępowania awansowego z wyjątkiem danych wrażliwych osób. 

Więcej na temat ról i uprawnień do modułu Baza dokumentów w postępowaniach awansowych przeczytasz tutaj. 

Permalink

Jak należy uzupełnić pole „Podmiot zatrudniający” w sytuacji, gdy recenzent rozprawy doktorskiej lub członek komisji habilitacyjnej jest emerytem?

Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW, w przedstawionej sytuacji można wpisać np. „nie dotyczy”.

Permalink

Co oznaczają „data wszczęcia postępowania” i „data złożenia rozprawy” w przypadku postępowania o nadanie stopnia doktora – tryb eksternistyczny?

Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW, w przypadku tryby eksternistycznego datą wszczęcia postępowania w sprawie nadania stopnia doktora, jak również datą złożenia rozprawy doktorskiej, jest data doręczenia wniosku oraz rozprawy podmiotowi doktoryzującemu. Obie daty są tożsame.

Permalink

Co oznaczają „data wszczęcia postępowania” i „data złożenia rozprawy” w przypadku postępowania o nadanie stopnia doktora – tryb kształcenie doktorantów?

Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW, w takim przypadku, zgodnie z art. 189 ustawy 2.0 postępowanie w sprawie nadania stopnia doktora wszczyna się na wniosek osoby spełniającej wymagania określone w art. 186 ust. 1 pkt 1-3 albo ust. 2 ww. ustawy. Do wniosku dołącza się rozprawę doktorską wraz z pozytywną opinią promotora lub promotorów.

Wobec braku regulacji szczególnych zastosowanie znajdzie art. 61 § 3 k.p.a., zgodnie z którym datą wszczęcia postępowania na żądanie strony jest dzień doręczenia żądania organowi administracji publicznej. W związku z powyższym datą wszczęcia postępowania w sprawie nadania stopnia doktora jest data doręczenia wniosku podmiotowi doktoryzującemu.

Ponieważ do wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie nadania stopnia doktora dołącza się rozprawę doktorską, datą złożenia rozprawy będzie również data jej doręczenia podmiotowi doktoryzującemu.

Przepisu zawartego w art. 204 ust. 1 ustawy 2.0, zgodnie z którym kształcenie doktoranta kończy się złożeniem rozprawy doktorskiej, nie należy utożsamiać ze złożeniem rozprawy doktorskiej na podstawie art. 189 ww. aktu normatywnego. Są to dwie odrębne czynności. Baza dokumentów w postępowaniach awansowych dotyczy postępowań awansowych, a nie szkół doktorskich.

Permalink

Co oznaczają „data wszczęcia postępowania” i „data złożenia rozprawy” w przypadku postępowania o nadanie stopnia doktora – tryb studia doktoranckie?

Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW, w świetle art. 179 ust. 7 przepisów wprowadzających ustawę 2.0, w przypadku uczestników studiów doktoranckich ubiegających się o nadanie stopnia doktora na nowych zasadach, postępowanie w przedmiotowym zakresie wszczyna złożenie wniosku o wyznaczenie promotora lub promotorów - w podmiocie przeprowadzającym to postępowanie. Datą wszczęcia postępowania będzie zatem data doręczenia wniosku podmiotowi doktoryzującemu.

Natomiast datą złożenia rozprawy doktorskiej będzie (późniejsza) data jej doręczenia ww. podmiotowi.

Permalink

Co zrobić, jeśli błędnie zarejestrowałem oświadczenie pracownika?

W razie zarejestrowania oświadczenia o dyscyplinie lub oświadczenia o liczbie N błędnie, użytkownik może je skorygować w bardzo ograniczonym zakresie. W odniesieniu do oświadczenia o dyscyplinie, można w tym trybie zaznaczyć/odznaczyć checkbox "prowadzenie działalności naukowej we wskazanej dyscyplinie", zmienić udziały czasu pracy w dyscyplinach lub dodać nowe udziały. Ponadto można zmienić kolejność dyscyplin. W przypadku oświadczenia o liczbie N można jedynie dodać, usunąć lub zmienić termin zakończenia obowiązywania oświadczenia.

Innych poprawek, w szczególności co do wskazanych dyscyplin, użytkownik nie może dokonać samodzielnie. W razie pomyłki, należy wystąpić do MNISW z pisemną, uzasadnioną prośbą o umożliwienie dokonania korekty oświadczenia. Pisma w tej sprawie należy przekazywać do MNiSW wyłącznie w postaci elektronicznej poprzez ePUAP. Pismo należy zaadresować do Dyrektora Departamentu Nauki MNiSW, a także dołączyć kopie poświadczonych za zgodność z oryginałem oświadczeń. 

Wyrażenie zgody przez MNiSW powoduje usunięcie błędnego oświadczenia z systemu oraz odblokowanie możliwości wprowadzenia prawidłowego oświadczenia. Oświadczenia mogą zostać wprowadzone w ciągu 14 dni od wyrażenia zgody przez MNiSW.

Permalink

Co zrobić, jeśli nie zarejestrowałem oświadczenia pracownika w terminie?

Oświadczenie o dyscyplinie i oświadczenie o liczbie N należy zarejestrować w POL-onie w terminie 30 dni od dnia złożenia oświadczenia. Po upływie tego terminu system uniemożliwia rejestrację.

W takim wypadku należy wystąpić do MNISW z pisemną, uzasadnioną prośbą o umożliwienie rejestracji oświadczenia po terminie. Pisma w tej sprawie należy przekazywać do MNiSW wyłącznie w postaci elektronicznej poprzez ePUAP. Pismo należy zaadresować do Dyrektora Departamentu Nauki MNiSW, a także dołączyć kopie poświadczonych za zgodność z oryginałem oświadczeń. 

Wyrażenie zgody przez MNiSW powoduje odblokowanie możliwości wprowadzenia pracownikowi oświadczeń do systemu. Oświadczenia mogą zostać wprowadzone w ciągu 14 dni od wyrażenia zgody przez MNiSW.

Permalink

Czy wynikające z § 9 rozporządzenia ws. POL-on 21 dni na zarejestrowanie lub aktualizację danych pracownika oznacza dni  kalendarzowe czy robocze?

Dane należy zarejestrować lub zaktualizować w terminie 21 dni kalendarzowych.

Permalink

Jak prawidłowo powinien być zarejestrowany „stary” doktorant, który ma prowadzone studia doktoranckie przez uczelnię A, a doktorat broni na uczelni B?

Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW, studia doktoranckie powinny zostać zarejestrowane przez uczelnię A, natomiast rejestracji w module Osoby ubiegające się o stopień doktora dokonuje już uczelnia B.
W (starym) module Doktoranci nie wpisuje się danych dotyczących przewodu doktorskiego/postępowania o nadanie stopnia doktora. Dane do tego modułu wprowadzają jednostki prowadzące studia doktoranckie.
Do modułu Osoby ubiegające się o stopień doktora dane wprowadza jednostka prowadząca postępowanie w sprawie nadania stopnia (w nowym trybie). Osoba nie jest uczestnikiem kształcenia w szkole doktorskiej, więc wpisuje się tylko dane dotyczące postępowania. Do modułu nie wpisuje się danych studiów doktoranckich.

Permalink

Jak należy wykazać w sprawozdaniu o mobilności absolwenta, który w ramach tego samego cyklu studiów wyjeżdżał za granicę w celu studiowania oraz na praktyki (ta sama destynacja lub dwie różne)?

Zgodnie ze wskazaniami GUS, w sprawozdaniu o mobilności zawsze wykazujemy absolwenta tylko jeden raz. Kryterium dodatkowym jest długość pobytu. W przypadku różnych celów wyjazdów, należy wykazać tylko najdłuższy z nich.

Permalink

Jak należy wykazać w sprawozdaniu o mobilności absolwenta, który w ramach tego samego cyklu studiów wyjeżdżał za granicę w celu studiowania dwukrotnie, ale do dwóch różnych państw?

Zgodnie ze wskazaniami GUS, w sprawozdaniu o mobilności zawsze wykazujemy absolwenta tylko jeden raz. Kryterium dodatkowym jest długość pobytu. W przypadku wielokrotnych pobytów za granicą, należy wykazać tylko najdłuższy z nich.

Permalink

Czy w sprawozdaniu o mobilności za 2019 r. w ogóle nie należy wykazywać danych dotyczących filii, czy też należy je połączyć z danymi instytucji głównej?

W sprawozdaniu o mobilności należy wykazać wszystkich absolwentów, którzy uczestniczyli w mobilności podczas studiów. Sprawozdanie należy sporządzić dla całej uczelni, a więc uwzględnić w nim zarówno absolwentów instytucji głównej, jak i filii. 

Permalink

Czy w sprawozdaniu o mobilności za 2019 r. należy wykazać absolwentów, którzy obronili się w 2019 r. oraz uczestniczyli w mobilności w roku akademickim 2018/19, czy także w latach wcześniejszych?

W sprawozdaniu o mobilności należy podać liczbę tych absolwentów, którzy w ramach danego cyklu studiów przebywali za granicą przez co najmniej trzy miesiące nieprzerwanie lub ich pobyt wiązał się z uzyskaniem co najmniej 15 punktów ECTS. Cykl studiów oznacza cały okres kształcenia w ramach danego uruchomienia studiów na kierunku, od pierwszego do ostatniego roku studiów.  W związku z tym, na sprawozdaniu należy wykazać absolwentów, którzy obronili się w 2019 r. i uczestniczyli w mobilności również w latach wcześniejszych.

Permalink

Co mam zrobić, jeśli mój podmiot nie ma danych kwalifikujących się do sprawozdania o mobilności (S-M)?

Zgodnie ze wskazaniami GUS, w takiej sytuacji podmiot nie składa sprawozdania o mobilności. Sprawozdanie o mobilności wypełniają tylko podmioty, u których zaistniało zjawisko. Nie trzeba składać sprawozdania "negatywnego", informującego o braku danych do przekazania.

Permalink

Dlaczego dodając zawiadomienie o nadanym stopniu nie mam do wyboru jednostki, która nadała stopień, a jedynie instytucję główną?

Może to wynikać z faktu, że zgodnie z art. 179 ust. 3 pkt 2 przepisów wprowadzających ustawę 2.0 aktualnie stopnie może nadawać tylko jednostka główna, a nie jednostki podrzędne. W związku z tym w POL-onie obowiązują następujące reguły:

• Dla zawiadomień, w których "Data uchwały o nadaniu stopnia" jest wcześniejsza niż 1.10.2019 r., jako "Jednostka, która nadała stopień" możliwe jest wskazanie zarówno instytucji głównej, jak i jej jednostek podrzędnych.
• Dla zawiadomień, w których "Data uchwały o nadaniu stopnia" jest równa lub późniejsza niż 1.10.2019 r., jako "Jednostka, która nadała stopień" możliwe jest wskazanie jedynie instytucji głównej.

Permalink

Czy w przypadku osób przebywających na urlopach bezpłatnych lub wychowawczych należy wpisać jakąś wartość w sekcji pensum dydaktyczne, czy też należy zostawić pole bez wypełnienia?

Zgodnie z podaną odpowiedzią należy uwzględnić obniżenie pensum. System przyjmie wartość "0" dla danego roku akademickiego.

Permalink

Czy zestawienie rozszerzone pracowników mogłoby zawierać numer ORCID?

Na chwilę obecną nie mamy w bazie pracowników numerów ORCID. Planowane jest uzupełnienie.

Permalink

Zestawienia w Bazie wiedzy RAD-on są publicznie dostępne – czy można je pokazać w innych bazach dotyczących nauki?

Dane z hurtowni danych dostępne na platformie RAD-on są publiczne i mogą być ponownie wykorzystane w innych bazach/systemach. Dobrą praktyką w tym względzie jest podanie źródła.

Permalink

W Bazie wiedzy RAD-on w zestawieniu „Osoby ubiegające się o tytuł profesora – opinie recenzentów” jest tak mało osób (i recenzji)? Dlaczego?

Zestawienie dotyczy postępowań w sprawie nadania tytułu profesora wszczętych od 1.10.2019 r. Proces publikowania informacji o tych postępowaniach dzieli się na dwa etapy:

1. etap złożenia wniosku do RDN, w którym podawane są dane o kandydacie (w pliku xls "Dane postępowań") oraz udostępnienia wniosku o wszczęcie postępowania ("Wnioski o nadanie tytułu profesora");
2. etap sporządzenia recenzji, w którym w pliku xls aktualizowane są dane o powołanych recenzentach oraz udostępniane są sporządzone recenzje ("opinie recenzentów").

W związku z powyższym - liczba recenzji nie jest równa liczbie wszystkich osób, które złożyły wniosek o wszczęcie postępowania. Nowe recenzje są cyklicznie udostępniane, zgodnie z tokiem poszczególnych postępowań.

Permalink

Dlaczego w sytuacji, kiedy pracownik realizuje pewną pulę godzin na studiach licencjackich i na studiach magisterskich na tym samym kierunku wykazujemy godziny realizowane na studiach magisterskich?

W polu "Łączna liczba godzin zajęć określonych w programie studiów" (liczba godzin zajęć, moduł Kierunki) należy podać maksymalną liczbę godzin na danym kierunku studiów określoną w programie studiów. Ponieważ rejestrujemy liczbę godzin wynikającą z programu studiów na poziomie kierunków, a nie uruchomień, to w przypadku różnej liczby godzin na studiach z różnymi tytułami zawodowymi należy wykazać liczbę godzin zajęć według programu studiów z najwyższą liczbą godzin zajęć. Więcej informacji we wpisie pomocy.

Analogicznie należy postąpić w przypadku pola "Liczba godzin zajęć określonych w programie studiów realizowanych w danym roku akademickim" (liczba godzin zajęć, moduł Pracownicy). Więcej informacji we wpisie pomocy.

Permalink

Jak wykazać zwiększenie stanu funduszu wsparcia osób niepełnosprawnych w sprawozdaniu z wykonania planu rzeczowo-finansowego?

Stanowisko MNiSW: To, co chcecie Państwo wykazać jako zwiększenie stanu funduszu wsparcia osób niepełnosprawnych należy wpisać w zakładce „Dotacje”. Dane te zostaną przeniesione do odpowiedniej rubryki w sprawozdaniu. W kolejnym kroku proszę ponownie pobrać szablon lub poprawić odpowiednie pozycje w dotychczasowym szablonie, tak, aby były zgodne z danymi w zakładce „Dotacje”.

Permalink

Dlaczego nie mogę pobrać szablonu sprawozdania? System wyświetla błąd „Przed pobraniem szablonu należy wypełnić dane dotacji”.

W przypadku planu rzeczowo-finansowego i sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego przed pobraniem szablonu sprawozdania należy uzupełnić dane dotacji. W sekcji „Dotacje” należy uzupełnić wszystkie pola. W przypadku jeśli uczelnia nie otrzymała danej dotacji w odpowiednim miejscu należy wpisać „0”.

Permalink

Jak należy raportować liczbę godzin zajęć w module Pracownicy w przypadku, gdy kształcenie realizowane jest bez podziału na kierunki?

Zgodnie ze stanowiskiem MNISW, jeśli w ramach rekrutacji bez podziału na kierunki prowadzone są zajęcia, które są wspólne np. dla trzech kierunków, wówczas pracownikowi należy wykazać liczbę godzin zajęć w odniesieniu do tych trzech kierunków.

Permalink

Czy w liczbie godzin zajęć w module Pracownicy uwzględniamy też godziny ponadwymiarowe?

Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW,  w module „Pracownicy”, w kontekście liczby godzin zajęć prowadzonych na kierunkach studiów, należy wykazywać jedynie godziny określone dla danego pracownika zgodnie z programem studiów danego kierunku. W przypadku, gdy w programie studiów są ujęte godziny ponadwymiarowe, wówczas powinny one być wykazywane w liczbie godzin zajęć.

Nie należy natomiast utożsamiać czasu pracy nauczyciela (pensum) z liczbą godzin zajęć realizowanych przez nauczyciela na kierunkach studiów, przy ustalaniu warunków prowadzenia tego kierunku studiów.

Permalink

Czy jest możliwa zmiana danych osobowych pracowników (np. zmiana nazwiska po zmianie stanu cywilnego) za pomocą pliku xml?

Za pomocą importu pliku xml nie da się zarejestrować operacji zmiany danych osobowych pracowników. Za pomocą importu xml można jedynie wykonać operację korekty ostatniej wersji danych osobowych (najświeższej).

Zmiana danych osobowych jest możliwa za pomocą GUI (interfejsu użytkownika) lub API REST.

Permalink

Jak zmienić kolejność dyscyplin w oświadczeniu o liczbie N? Jest odwrotna niż w przypadku oświadczenia o dyscyplinach.

Nie ma możliwości dokonywania zmian w odniesieniu do oświadczenia o liczbie N. Generalnie kolejność dyscyplin na oświadczeniu N powinna odpowiadać kolejności na oświadczeniu o dyscyplinach.
Jeśli jest różna w różnych miejscach systemu, może to świadczyć jedynie o błędnej prezentacji w danym miejscu. W takiej sytuacji proszę zgłosić błąd do Helpdesku POL-on.

W przypadku oświadczenia o liczbie N kolejność dyscyplin nie ma merytorycznego znaczenia. Sama kolejność dyscyplin merytorycznie jest interpretowana zawsze według kolejności na oświadczeniu o reprezentowanych dyscyplinach i to ona ma znaczenie zasadnicze.

Zobacz też: https://polon.nauka.gov.pl/pomoc/faq/czy-kolejnosc-dyscyplin-wymienionych-w-sekcji-oswiadczenie-n-w-module-pracownicy-ma-znaczenie/.

Permalink

Jak należy zarejestrować pracownika zatrudnionego w dwóch grupach pracowniczych: w grupie badawczo-dydaktycznej w wymiarze ½ etatu oraz w grupie badawczo-technicznej w wymiarze ½ etatu? Jak zarejestrować mu oświadczenia, jeżeli prowadzi badania oraz złożył oświadczenie o liczbie N tylko w ramach zatrudnienia w grupie badawczo-dydaktycznej?

Jeśli w ramach obu części etatu pracownik wypełnia jakieś zadania określone przez art. 343 ust. 1 ustawy 2.0, to powinno się zarejestrować obie części etatu (jako dwa warunki zatrudnienia w ramach tego samego zatrudnienia). Jeśli natomiast zadania takie wypełniane są jedynie w kontekście etatu badawczo-dydaktycznego, to należy zarejestrować tylko 1/2 etatu w ramach tego zatrudnienia.

Należy zarejestrować oświadczenie o reprezentacji dyscyplin oraz oświadczenie N w ramach zatrudnienia w tym podmiocie niezależnie od tego, jak zostaną zarejestrowane warunki zatrudnienia (cały etat czy tylko 1/2).

Permalink

Czy należy rejestrować liczbę godzin zajęć z przedmiotów, które nie są przypisane do żadnego programu studiów, a są utworzone tylko dla studentów z wymian zagranicznych typu Erasmus?

Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW, godziny zajęć, które nie są ujęte w programie studiów nie powinny być wykazywane – dotyczy to np. zajęć w ramach programu Erasmus.

Permalink

Jak raportować liczbę godzin zajęć, jeżeli cykl kształcenia zaczyna się od semestru letniego (dotyczy to głównie studiów niestacjonarnych)? W związku z tym rok akademicki i rok studiów wynikający z programu studiów “rozjeżdżają się”. Np. pierwszy rok studiów wynikający z programu zaczyna się w roku akademickim 2019/2020 (I semestr), a kończy się w roku akademickim 2020/2021 (II semestr). Jak rozpisać takie sytuacje w POL-onie, skoro raportować można na lata akademickie, ale powinno się to robić zgodnie z programem studiów?

Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW, dane powinny być raportowane w ramach roku akademickiego, który trwa od 1 października do 30 września. W takim przypadku nie jest istotne, że studia zaczynają się od semestru letniego.

Permalink

Czy w przypadku cudzoziemców zatrudnionych jako inne osoby prowadzące zajęcia można wprowadzić informacje o kompetencjach w innym języku niż polski, np. po angielsku?

Zgodnie ze stanowiskiem MNISW, zasadne jest wprowadzanie informacji wyłącznie w języku polskim.

Permalink

Czy jako inne osoby prowadzące zajęcia należy rejestrować również osoby, które miały zawartą umowę na 2-5 godzin zajęć? Czy jest jakiś limit godzin?

Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW, inne osoby prowadzące zajęcia są to wszystkie osoby prowadzące zajęcia, ale niebędące zatrudnione na umowę o pracę lub ogólnie niezatrudnione wcale. Nie ma przewidzianych limitów godzin prowadzonych zajęć, aby zarejestrować takie osoby.

Permalink

Jak w module Pracownicy należy zarejestrować doktoranta, który jednocześnie jest zatrudniony na uczelni etacie?

Przede wszystkim należy mieć na względzie, że zgodnie z art. 343 ustawy 2.0 moduł Pracownicy zawiera wykaz nauczycieli akademickich, innych osób prowadzących zajęcia, osób prowadzących działalność naukową oraz osób biorących udział w jej prowadzeniu.  Zatem zatrudnienie na etacie powinno zostać zarejestrowane tylko, jeżeli jest spełniona któraś z powyższych przesłanek. Jeżeli tak jest i taka osoba wszystkie zajęcia ze studentami prowadzi w ramach etatu, to nie trzeba jej rejestrować dodatkowego warunku zatrudnienia jako doktorantowi.

Jeżeli jednak zajęcia prowadzi w ramach studiów doktoranckich/kształcenia w szkole doktorskiej, to należy zarejestrować dodatkowy warunek zatrudnienia jako innej osobie prowadzącej zajęcia oraz uzupełnić informacje o kompetencjach.

Permalink

Jakie nieobecności rejestrować w systemie POL-on? W rozporządzeniu jest mowa tylko o zasiłku chorobowym, natomiast pracownicy korzystają również z zasiłków opiekuńczych (np. na chore dziecko) – to też jest nieobecność, na którą otrzymuje się L4. Czy podawać ją do liczby nieobecności?

Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW, w rozporządzeniu w sprawie ewaluacji jakości działalności naukowej jest mowa o wszystkich zasiłkach, o których mowa w ustawie z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. t.j. z 2019 r. poz. 645, 1590, z 2020 r. poz. 568). Rozporządzenie nie wymienia konkretnych artykułów z ww. ustawy.

Permalink

Czy jeśli w planach studiów praktyki nie mają przypisanej liczby godzin, to nie należy ich raportować do POL-onu (w modułach Pracownicy i Kierunki)?

Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW, dane o wymiarze praktyk powinny być określone w programie studiów. W przypadku wymiaru innego niż liczba godzin (np. liczba tygodni) uczelnia powinna dokonać stosownego przeliczenia przyjętej miary na liczbę godzin zajęć.

Permalink

Czy każdy promotor musi być zarejestrowany w module Pracownicy w POL-onie?

Zgodnie z interpretacją MNiSW - tak.

Pełnienie funkcji promotora wiąże się z prowadzeniem zajęć, a co najmniej seminarium. W zakres obowiązków promotora wchodzi opieka nad studentem. W związku z tym, taka osoba powinna być wprowadzona do rejestru w systemie POL-on 2.0 jako „inna osoba prowadząca zajęcia”.

Permalink

Po pobraniu i otworzeniu wygenerowanego raportu dotyczącego niespójności między modułem studenci i kierunki (moduł Raporty) widzę pusty arkusz. Co mam przez to rozumieć?

Pusty plik oznacza, że uczelnia nie posiada niespójności między modułami.

Permalink

Do kiedy instytuty powinny dostosować w POL-onie stanowiska pracowników do nowej siatki stanowisk?

W przypadku instytutów badawczych i instytutów PAN nie było automatycznego mapowania stanowisk podczas migracji danych ze starego modułu Pracownicy do POL-onu 2.0. Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW, instytuty muszą samodzielnie wprowadzić pracownikom nowe stanowiska do POL-onu najpóźniej do 30 września 2020 r.

Permalink

Czy dla doktorantów należy wprowadzać informację o „Rocznym wymiarze zajęć dydaktycznych – pensum dydaktycznym”?

Pensum należy wykazać doktorantowi tylko w sytuacji, jeśli jest jednocześnie nauczycielem akademickim zatrudnionym w uczelni na podstawie umowy o pracę. W innym przypadku takiej informacji nie należy podawać.

Jeśli doktorant prowadzi zajęcia (również) w ramach praktyk zawodowych, o których mowa w art. 201 ust. 5 ustawy 2.0 i/lub na podstawie umowy cywilno-prawnej, nie należy ich uwzględniać w pensum.

Permalink

Do kogo można kierować pytania merytoryczne dotyczące ewaluacji jakości działalności naukowej?

Wszystkie merytoryczne pytania dotyczące ewaluacji należy zgłaszać mailowo na adres konstytucjadlanauki@nauka.gov.pl.

Permalink

Kto powinien wprowadzać do POL-onu informacje na temat liczby godzin zajęć w przypadku kierunków współprowadzonych przez kilka podmiotów?

W przypadku kierunków współprowadzonych przez kilka podmiotów, liczbę godzin zajęć w module Kierunki wprowadza instytucja wiodąca.

Natomiast w module Pracownicy liczba godzin zajęć powinna być wprowadzana przez instytucję, której pracownik faktycznie prowadzi dane zajęcia, nawet jeśli jest to instytucja współprowadząca.

Permalink

W którym miejscu należy uzupełnić pracownikowi informacje o pełnionych funkcjach kierowniczych w uczelni?

Funkcje kierownicze pełnione przez pracowników są obecnie dostępne w POL-on 1 w module Administracja - Instytucje w zakładce "Kierownictwo jednostki" tylko w trybie do odczytu.

W przyszłości planowane jest wdrożenie funkcjonalności rejestrowania funkcji kierowniczych w POL-onie 2.0.

Permalink

Czy należy rejestrować w POL-onie dodatkowe umowy cywilno-prawne pracowników instytutu badawczego zatrudnionych w oparciu o umowy o pracę? Umowy nie dotyczą prowadzenia zajęć, ale np. badań.

Nie, nie należy. Rejestracji podlegają tylko umowy cywilno-prawne dla osób prowadzących zajęcia. Natomiast pracowników naukowych należy rejestrować w zakresie stosunku pracy.

Permalink

Dlaczego w module Pracownicy nie widzę niektórych stopni lub tytułów, mimo że zawiadomienia o nich były wprowadzone w POL-onie 1?

Wynika to z faktu, że moduł Zawiadomienia nie został jeszcze zmigrowany do POL-onu 2.0. Aktualnie informacje o stopniach i tytułach pochodzą wyłącznie z metryczki pracownika. Chcąc uzgodnić dane pracownika dotyczące stopni i tytułów ze stanem faktycznym, użytkownik może zaczekać na migrację zawiadomień, która jest planowana w przyszłości, lub wprowadzić te dane samodzielnie z poziomu modułu Pracownicy w POL-onie 2.0.

Permalink

Czy jest planowane dostosowanie siatki stanowisk pracowników do potrzeb instytutów Sieci Badawczej Łukasiewicz?

Siatka stanowisk dedykowana instytutom Sieci Badawczej Łukasiewicz jest już dostępna w systemie, obok dotychczasowych stanowisk.

Permalink

Czy w przypadku pracowników badawczo-dydaktycznych posiadających osiągnięcia artystyczne należy przy oświadczeniu o dyscyplinie zaznaczyć checkbox „prowadzenie działalności naukowej we wskazanej dyscyplinie”?

W kwestii zaznaczania checkboxa "prowadzenie działalności naukowej we wskazanej dyscyplinie", w odniesieniu do pracowników posiadających osiągnięcia artystyczne należy stosować te same zasady, co do pozostałych pracowników rejestrowanych w module Pracownicy (zostały one opisane tutaj). A zatem pracownikowi takiemu należy zaznaczyć checkbox "prowadzenie działalności naukowej we wskazanej dyscyplinie", jeśli:

• złożył w danym podmiocie w danej dyscyplinie oświadczenie o zaliczeniu do liczby N
  lub
• jest zatrudniony na stanowisku, które wymaga prowadzenia działalności naukowej, tj.:
  • stanowisku badawczym lub badawczo-dydaktycznym – w uczelniach;
  • stanowisku naukowym – w instytutach (instytuty PAN oraz instytuty badawcze);
  • stanowisku naukowym, badawczym lub innym, jeżeli do obowiązków na tym stanowisku należy prowadzenie działalności naukowej – w PAU, innych podmiotach prowadzących głównie działalność naukową w sposób samodzielny i ciągły (art. 7 ust. 1 pkt 6 i 8 ustawy 2.0) oraz w Instytutach Sieci Badawczej Łukasiewicz.

Zgodnie bowiem z art. 4 ust. 1 ustawy 2.0, działalność naukowa obejmuje badania naukowe, prace rozwojowe oraz twórczość artystyczną.

Permalink

Jak należy uzupełnić pracownikowi stopień lub tytuł naukowy nadany przez zagraniczną instytucję? Nie ma takiej opcji do wyboru w POL-onie.

W POL-onie są dostępne do wyboru tylko krajowe stopnie i tytuły naukowe. Należy ustalić, czy rejestrowany stopień lub tytuł jest nostryfikowany lub autonostryfikowany. Informacje na temat uznawalności wykształcenia w Polsce można znaleźć na stronie https://nawa.gov.pl w zakładce „Uznawalność”.

W przypadku wątpliwości prosimy o kontakt z MNiSW (za pośrednictwem Systemu Zgłoszeń POL-on należy założyć zgłoszenie w kategorii Merytoryczne - Szkolnictwo wyższe).

Permalink

Czy w module Pracownicy można raportować informacje o osiągnięciach naukowych i artystycznych?

Nie, informacje te nie są i nie będą raportowane w module Pracownicy. W przyszłości planowane jest udostępnienie dedykowanych modułów w POL-onie 2.0.

Permalink

Czy w module Pracownicy należy zarejestrować osoby prowadzące zajęcia na podstawie umów cywilno-prawnych jako eksperci w ramach projektów UE?

Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW - tak, jeżeli osoby te mają przypisane zajęcia określone programem studiów, to należy je wykazać w module Pracownicy jako tzw. inne osoby prowadzące zajęcia.

Permalink

Jaki wymiar pensum należy wprowadzić osobie będącej na rocznym urlopie naukowym?

Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW, takiej osobie nie wprowadza się pensum z uwagi na brak prowadzenia zajęć dydaktycznych.

Permalink

Komu należy przypisać godziny zajęć w module Pracownicy w przypadku praktyk studenckich? Co w przypadkach, gdy umowa jest zawierana pomiędzy uczelnią a instytucją zatrudniającą opiekuna praktyk, np. szkołą, szpitalem?

Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW, liczbę godzin zajęć związaną z praktykami należy przypisać pracownikom uczelni lub innym osobom prowadzącym zajęcia, oddelegowanym przez uczelnię do prowadzenia tych zajęć, zgodnie z programem studiów. Zajęcia te mogą być przypisane tej osobie, która potwierdza w kartach okresowych osiągnięć studenta odbycie praktyk i uzyskanie zakładanych efektów uczenia się.

Zobacz też:

Czy w module Pracownicy trzeba rejestrować osoby, które opiekują się studentami odbywającymi praktyki? Co w przypadkach, gdy umowa jest zawierana pomiędzy uczelnią a instytucją zatrudniającą opiekuna praktyk, np. szkołą, szpitalem?

Permalink

Czy w przypadku zajęć ogólnouczelnianych (obieralnych) należy korygować pracownikowi liczbę godzin zajęć, jeżeli nie zapisał się na nie ani jeden student z danego kierunku?

Istnieją sytuacje, gdy pracownik prowadzi zajęcia obieralne, na które mogą zapisywać się studenci z różnych kierunków. Na początku roku akademickiego rejestruje mu się liczbę godzin zajęć dla wszystkich tych kierunków. Już po rozpoczęciu roku akademickiego może się okazać, że na te zajęcia nie zapisał się ani jeden student z danego kierunku.

Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW, w takiej sytuacji zasadnym wydaje się, aby takiemu pracownikowi, który miał zadeklarowaną na dany rok akademicki liczbę godzin zajęć, skorygować wartość na odpowiadającą stanowi faktycznemu. Nie są tą bowiem pojedyncze godziny z uwagi na drobne nieobecności, ale być może cały wymiar zajęć dydaktycznych danego pracownika w ramach tych kierunków.

Zobacz też:

• W jaki sposób wprowadzamy liczbę godzin zajęć nauczycielowi akademickiemu prowadzącemu wykład ogólnouczelniany/obieralny (np. prowadzi 30 godzin w roku w jednej grupie dla studentów różnych kierunków)?
• Jak raportować pracownikowi liczbę godzin zajęć ogólnouczelnianych prowadzonych dla studentów wszystkich kierunków (np. zajęcia z w-f lub języka obcego)?

Permalink

Jak przenieść studiujących studentów na nowe semestry poprzez edycję tabelaryczną?

Edycja tabelaryczna została zablokowana. Studentów można wprowadzić ręcznie (korzystając z interfejsu) lub za pomocą masowego importu danych.

Permalink

W jaki sposób umieścić w systemie POL-on informację o stwierdzeniu nieważności dyplomu ukończenia studiów?

W przypadku modułu Studenci taką informację można umieścić w notatce.

Permalink

W jaki sposób należy umieścić informacje w POL-on o studentach studiujących jednocześnie dwie lub więcej specjalności na tym samym kierunku, kończą studia w różnych terminach i należy im przypisać status absolwenta na kolejnych specjalnościach i wprowadzić dane o dyplomie skoro nie ma możliwości zarówno wykonania importu tych danych jak i wprowadzenia danych bezpośrednio w systemie?

Według stanowiska MNiSW student, który studiuje i kończy studia na kierunku, na którym uczelnia prowadzi specjalności – otrzymuje jeden dyplom ukończenia studiów (z wyłączeniem indywidualnych studiów międzydziedzinowych/międzyobszarowych, których program może przewidywać uzyskanie dyplomu na co najmniej jednym kierunku studiów, zgodnie z art. 59 ust. 2 ustawy 2.0) oraz suplement do dyplomu z informacją o ukończonej specjalności. System POL-on jest zaprojektowany zgodnie z obowiązującymi przepisami - uczelnia nie może zatem wprowadzić do POL-on kilku dat zakończenia studiów na danym kierunku (z wyjątkiem sytuacji, kiedy absolwent ponownie zostanie przyjęty na studia ten sam kierunek i je ukończy). W systemie uczelnie nie raportują studiów w podziale na specjalności.

Permalink

Otrzymaliśmy zgodę z MNiSW na utworzenie kierunku. Czy kierunek powinnam do systemu wprowadzić sama, czy zgłosić to OPI?

Jeżeli podstawą utworzenia kierunku jest decyzja ministra, należy zarejestrować zgłoszenie merytoryczne (Szkolnictwo wyższe). Jeżeli kierunek został utworzony uchwałą senatu, jego rejestrację w systemie POL-on wykonuje uczelnia poprzez operację „+Dodaj studia na kierunku” - przycisk dostępny w module Kierunki studiów w POL-on 2.0. Więcej informacji na ten temat znajduje się tu.

Permalink

Czy zmianę nazwy kierunku studiów uczelnia może wprowadzać sama, czy należy wysłać zgłoszenie do MNiSW?

Obecnie tylko MNSiW może zmienić nazwę kierunku. Należy zarejestrować zgłoszenie merytoryczne do MNiSW.

Permalink

Czy istnieje możliwość poprawy/edycji omyłkowo przesłanych dyscyplin podczas procesu migracji kierunków do POL-on 2.0?

W przypadku kierunków z podstawą prawną decyzja/pozwolenie ministra należy zwrócić się z prośbą do MNiSW o zmianę (wysyłając zgłoszenie merytoryczne). Tam, gdzie podstawą prawną jest uchwała senatu lub decyzja rektora, uczelnia może sama dokonać edycji. Więcej informacji znajduje się tu.

Permalink

Czy w module Kierunki studiów przy zliczaniu godzin prowadzonych zajęć należy uwzględnić tylko zajęcia „kontaktowe” takie jak: wykłady, ćwiczenia, konwersatoria i laboratoria czy także te prowadzone w e-learningu?

Według stanowiska MNiSW część efektów uczenia się objętych programem studiów może być uzyskana w ramach zajęć prowadzonych z wykorzystaniem metod i technik kształcenia na odległość. Jeśli zajęcia e-learningowe wynikają z programu studiów należy zliczyć je do liczby godzin zajęć w module Kierunki studiów.

Permalink

Czy mogę poprosić o dodanie starego kodu do uruchomienia?

Stare kody studiów widoczne w module kierunki zostały zamieszczone w celu ułatwienia poruszania się po nowym systemie, ale docelowo zostaną usunięte. Nowe uruchomienia rejestrujemy bez dodania starego kodu.

Permalink

Czy zmiana punktów ECTS na kierunku wymaga generowania nowego uruchomienia kierunku?

Nie, jeśli jedynym parametrem różnicującym jest ECTS w uruchomieniu wpisujemy najniższą liczbę, wymaganą do uzyskania kwalifikacji.

Permalink

Jaką opłatę należy wskazać w module kierunki, gdy mamy kilka wariantów czesnego (opłata roczna, semestralna, ratalna) i te kwoty są różne w zależności od wybranego wariantu studenta? W systemie istnieje możliwość jednokrotnego wyboru pola.

Według stanowiska MNiSW należy zarejestrować średnią opłatę za semestr.

Permalink

Jakie zasady należy zastosować przy opłatach podawanych w euro?

Według stanowiska MNiSW należy dokonać przeliczenia wysokości opłaty z euro na złotówki według kursu z dnia 30 września.

Permalink

Jakie opłaty należy wpisać w polu, jeżeli opłaty mogą różnić się w stosunku do studentów?

Według stanowiska MNiSW należy wprowadzić opłatę uśrednioną, wyliczoną przy wykorzystaniu średniej ważonej.

Permalink

Niektórzy doktoranci pobierają również stypendia w ramach projektów – czy należy tę kwotę dodać do stypendium doktoranckiego?

Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW, stosownie do art. 345 ust. 1 pkt 10 i 11 ustawy 2.0, w wykazie osób ubiegających się o stopień doktora zamieszcza się informacje dotyczące stypendium doktoranckiego. Stypendium doktoranckie to świadczenie, o którym mowa w art. 209 ustawy. W wykazie nie należy zamieszczać informacji dotyczących innych ewentualnych świadczeń otrzymywanych przez doktoranta.

Na temat relacji pomiędzy stypendium doktoranckim a stypendium z grantu czy też możliwości pokrywania wypłaty stypendium doktoranckiego ze środków otrzymanych z grantu można przeczytać w komunikacie MNiSW.

Permalink

Kiedy należy wprowadzić promotora w module Osoby ubiegające się o stopień doktora?

Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW, stosownie do § 11 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia ws. POL-on dane do wykazu osób ubiegających się o stopień doktora należy wprowadzić w terminie 21 dni od dnia przyjęcia doktoranta do szkoły doktorskiej. Natomiast zgodnie z § 11 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia ws. POL-on dane należy aktualizować w terminie 21 dni od dnia zaistnienia zmiany albo uzyskania informacji o zmianie. Zatem nie jest wymagane wypełnianie wszystkich danych w momencie przyjęcia doktoranta do szkoły doktorskiej, lecz w terminie późniejszym, gdy podmiot będzie posiadał taką wiedzę. Należy zauważyć, że zgodnie z art. 201 ust. 2 ustawy 2.0 doktorantowi wyznacza się promotora lub promotorów w terminie 3 miesięcy od dnia podjęcia kształcenia.

Uwaga! Do tej pory wprowadzenie promotora bez podania planowanego terminu złożenia rozprawy doktorskiej skutkowało wyświetleniem komunikatu o błędach. Informujemy, że pole dotyczące planowanego terminu złożenia rozprawy doktorskiej zostało usunięte z modułu Osoby ubiegające się o stopień doktora. Aktualnie informacja o promotorze jest wprowadzana niezależnie od innych danych.

Permalink

Kiedy i na jakich zasadach doktorant kształcący się w szkole doktorskiej może zmienić dyscyplinę, w której przygotowywana jest rozprawa doktorska?

Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW, stosownie do art. 202 ust. 1 ustawy 2.0 – doktorant ma 12 miesięcy od rozpoczęcia kształcenia na przedstawienie indywidualnego planu badawczego (IPB). IPB zawiera w szczególności harmonogram przygotowywania rozprawy doktorskiej. Termin na jego przedstawienie jest także terminem na określenie dyscypliny (dyscyplin/dziedziny), w której przygotowywana jest rozprawa doktorska. Ustawa 2.0 nie reguluje szczegółowo kwestii zmiany IPB. Decyzja w tej sprawie pozostaje w zakresie autonomii podmiotu prowadzącego szkołę doktorską.

Należy natomiast zauważyć, że stanowisko Ministerstwa ma walor doradczo-informacyjny, nie ma charakteru wiążącej wykładni prawa.

Należy przyjąć, iż IPB powinien charakteryzować się trwałością. Nie można jednak wykluczyć, iż w sytuacjach nadzwyczajnych konieczne byłoby dokonanie w nim zmian. Kwestia ta mogłaby być przedmiotem regulacji regulaminu szkoły doktorskiej, natomiast zmiany takie powinny zostać dokonane we właściwym trybie – takim jak uzgodnienie z promotorem lub promotorami, ewentualne zaopiniowanie przez promotora pomocniczego, przedstawienie podmiotowi prowadzącemu szkołę doktorską. Można założyć, iż istotną cezurą w zakresie dokonywania istotnych zmian w IPB byłaby ocena śródokresowa, w ramach której przeprowadzana jest ocena realizacji planu.

Permalink

Kiedy należy wprowadzić do modułu Osoby ubiegające się o stopień doktora dyscyplinę, w której przygotowywana jest rozprawa doktorska?

Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW, stosownie do § 11 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia ws. POL-on dane do wykazu osób ubiegających się o stopień doktora należy wprowadzić w terminie 21 dni od dnia przyjęcia doktoranta do szkoły doktorskiej. Natomiast zgodnie z § 11 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia ws. POL-on dane należy aktualizować w terminie 21 dni od dnia zaistnienia zmiany albo uzyskania informacji o zmianie.

Stosownie do art. 345 ust. 1 pkt 12 ustawy 2.0, wykaz osób ubiegających się o stopień doktora obejmuje dyscyplinę lub dyscypliny albo dziedzinę, w których jest przygotowywana rozprawa doktorska.

Należy jednak zwrócić uwagę, iż – stosownie do art. 202 ust. 1 ustawy 2.0 – doktorant ma 12 miesięcy od rozpoczęcia kształcenia na przedstawienie indywidualnego planu badawczego (IPB). IPB zawiera w szczególności harmonogram przygotowywania rozprawy doktorskiej. Termin na jego przedstawienie jest także terminem na określenie dyscypliny (dyscyplin/dziedziny), w której przygotowywana jest rozprawa doktorska.

Permalink

Czy w sytuacji, gdy z różnych powodów nie został w terminie powołany promotor, należy w module Osoby ubiegające się o stopień doktora wskazać opiekuna naukowego?

Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW, ustawa 2.0 nie przewiduje obowiązku wyznaczenia doktorantowi opiekuna naukowego. Stosownie do przepisów ustawy, w wykazie osób ubiegających się o stopień doktora nie zamieszcza się również informacji w tym zakresie.

Permalink

Czy w module Osoby ubiegające się o stopień doktora należy podać promotora pomocniczego, jeśli został powołany?

Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW, promotor pomocniczy nie podlega rejestracji. Możliwość jego dodania została usunięta z systemu POL-on.

Permalink

Czy doktorantom realizującym „Doktorat wdrożeniowy” należy w module Osoby ubiegające się o stopień doktora zarejestrować dane opiekuna pomocniczego?

Doktoranci, którzy realizują kształcenie w ramach programu "Doktorat wdrożeniowy" mają wyznaczonego promotora i opiekuna pomocniczego (nie promotora pomocniczego). Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW, do wykazu osób ubiegających się o stopień doktora wprowadza się dane, o których mowa w art. 345 ust. 1 ustawy 2.0 oraz w rozporządzeniu ws. POL-on. Stosownie do przepisów, do wykazu nie wprowadza się danych opiekuna pomocniczego wyznaczanego doktorantowi w ramach programu „Doktorat wdrożeniowy”.

Permalink

Doktoranci w szkole doktorskiej współtworzonej przez kilka podmiotów są przypisani do różnych instytucji i to one opłacają ich stypendium. W POL-onie nie ma możliwości oznaczenia, do której z instytucji przypisany jest dany doktorant – wszystkich wprowadza instytucja wiodąca. Czy doktoranci zostaną przypisani instytucji wiodącej i uwzględnieni wyłącznie w jej algorytmie podziału środków finansowych?

Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW, wszyscy doktoranci kształcący się w takiej szkole doktorskiej w systemie POL-on są przypisani do instytucji wiodącej. Tym samym zostaną uwzględnieni tylko w składniku kadrowym algorytmu subwencji obliczonej dla instytucji wiodącej. Oznacza to, że nie zostaną zaliczeni w algorytmach pozostałych podmiotów. Podmioty te nie dostaną za nich środków.

Wynika to z art. 198 ust. 5 ustawy 2.0, stosownie do którego podmiot wiodący odpowiada za wprowadzenie danych do systemu POL-on i jest uprawniony do otrzymania środków na wspólne kształcenie w szkole doktorskiej. W umowie pomiędzy podmiotami prowadzącymi wspólnie szkołę doktorską, o której mowa w przepisie, powinien natomiast zostać określony sposób dystrybucji tych środków pomiędzy poszczególne podmioty.

Permalink

Gdzie należy wprowadzić dane o prowadzeniu zajęć dydaktycznych przez doktoranta?

Informacji o prowadzeniu zajęć dydaktycznych przez doktoranta nie rejestrujemy w module Osoby ubiegające się o stopień doktora ani w module Doktoranci. Natomiast, jeśli niezatrudniony na uczelni doktorant prowadzi na niej zajęcia dydaktyczne, wówczas należy go zarejestrować w module Pracownicy jako tzw. inną osobę prowadzącą zajęcia i uzupełnić sekcję "Informacje o prowadzonych zajęciach".

Zobacz też wpisy w Pomocy:

• Inne osoby prowadzące zajęcia,
• Dane pracownika – Informacje o prowadzonych zajęciach.

Permalink

Jaką datę należy przyjmować przy określaniu daty skreślenia doktoranta na potrzeby systemu POL-on?

Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW, za datę skreślenia doktoranta należy przyjąć datę wydania decyzji o skreśleniu. Natomiast skreślenie z listy możliwe jest z chwilą, gdy decyzja o skreśleniu stała się ostateczna, czyli jeśli nie służy od niej odwołanie w administracyjnym toku instancji lub wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy.

Permalink

Jak wprowadzić datę zakończenia sprawowania funkcji przez promotora rozprawy doktorskiej?

W module Osoby ubiegające się o stopień doktora wejdź w zakładkę „Rozprawa doktorska”. Przy nazwisku promotora kliknij w ikonę ze znakiem X (akcja „Zakończ pełnienie funkcji”). Uaktywni się pole „Data do”, w którym wpisz, do kiedy promotor pełnił swoją funkcję. Zaakceptuj datę klikając w znacznik z prawej strony.

Permalink

Co należy wpisać w polu „Data wszczęcia postępowania” w zakładce „Postępowanie awansowe” (moduł Osoby ubiegające się o stopień doktora) w przypadku trybu eksternistycznego?

Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW, w przypadku postępowań awansowych w sprawie nadania stopnia doktora realizowanych w trybie eksternistycznym jako "datę wszczęcia postępowania" należy przyjąć - w świetle art. 189 ustawy 2.0 - datę złożenia przez kandydata wniosku o wszczęcie postępowania (= wniosku o nadanie stopnia doktora w trybie eksternistycznym).

Permalink

Gdzie mogę znaleźć słownik błędów importu dla studentów?

Słownik błędów importu dla studentów można znaleźć w zestawieniu "Reguły biznesowe w obszarze studentów". Zestawienie jest dostępne do pobrania na stronie Pomocy POL-on: "Specyfikacja interfejsów masowej wymiany danych w systemie POL-on".

Permalink

Gdzie mogę znaleźć słownik błędów importu dla pracowników?

Słownik błędów importu dla pracowników można znaleźć w zestawieniu "Reguły biznesowe w obszarze pracowników". Zestawienie jest dostępne do pobrania na stronie Pomocy POL-on: "Specyfikacja interfejsów masowej wymiany danych w systemie POL-on".

Permalink

Dlaczego w module Osoby ubiegające się o stopień doktora widzę komunikat „Dokument jest niepoprawny – dane wymagają poprawy”, mimo że wszystkie dane są prawidłowe?

Jeśli pojawia się komunikat o błędzie, ale w szczegółowych danych osoby ubiegającej się o stopień doktora nie widać żadnego błędu, może to oznaczać, że błąd dotyczy danych historycznych. W tej sytuacji należy wejść w Historię zmian i skorygować wersję danych, w której występuje błąd.

Szczegółowe informacje, jak to zrobić znajdziesz we wpisie Pomocy "Nowe podejście do wprowadzania danych w module Osoby ubiegające się o stopień doktora", w akapicie "Błąd w danych historycznych".

Permalink

Jakie zestawienia mogę wygenerować samodzielnie z modułu Pracownicy? Jakie dane będą w nich zawarte?

Aktualnie w module Raporty POL-on 2.0 użytkownik z rolą INST_PR, INST_NAUK_PR może samodzielnie wygenerować:

1. Rozszerzone zestawienie pracowników zatrudnionych w podmiocie na dzień bieżący lub inny wskazany dzień, na 31 grudnia 2018 roku lub 31 grudnia 2019 roku. Więcej informacji tu.
2. Raport dla audytorów - część 1, zawierający m. in. dane o zatrudnieniu, prowadzonych badaniach i złożonych oświadczeniach. Więcej informacji tu.

Permalink

Jak zarejestrować promotora, który jest na emeryturze?

Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW, rejestrując dane takiego promotora (moduł Osoby ubiegające się o stopień doktora, zakładka "Rozprawa doktorska") należy w polu "Miejsce zatrudnienia" wybrać opcję "spoza systemu". Następnie w polu "Nazwa miejsca zatrudnienia" należy wpisać "emerytura". Nie trzeba w tym wypadku wypełniać pozostałych pól dotyczących zatrudnienia takiego promotora.

Nie jest planowane dodawanie odrębnego pola dotyczącego emerytury.

Permalink

Jaką podstawę przyjęcia i kształcenia cudzoziemców należy wskazać studentom, którzy wznawiają studia rozpoczęte przed 1 października 2019 r. lub kontynuują studia rozpoczęte przed 1 października 2019 r. na innym kierunku, profilu po skreśleniu?

Studentów cudzoziemców wznawiających studia oraz zmieniających kierunek studiów rozpoczętych przed rokiem akademickim 2019/2020 należy rejestrować w systemie POL-on z nową podstawą studiowania "decyzja administracyjna rektora" (PSC7). Do tych studentów mają zastosowanie przepisy dotychczasowej ustawy, tj. ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym.

Permalink

Czy „Rozszerzone zestawienie pracowników podmiotu” (moduł Raporty) może obejmować również informacje o oświadczeniach o liczbie N złożonych prze pracowników w innych podmiotach?

Aktualnie, zestawienie pracowników w module Raporty obejmuje informacje związane z zatrudnieniem w podmiocie generującym raport. W przyszłości planowane jest dodanie zestawienia obejmującego zatrudnienia oraz oświadczenia pracowników w innych podmiotach, w których zatrudniony jest pracownik (oprócz już dostępnego zestawienia). Prawdopodobny termin wdrożenia to druga połowa maja 2020 r.

Permalink

Jak prawidłowo zarejestrować zatrudnienie doktoranta w module Osoby ubiegające się o stopień doktora?

Zatrudnienie rejestrowane w danych osoby ubiegającej się o stopień doktora powinno dotyczyć tylko doktoranta kształcącego się w szkole doktorskiej, który jest uprawniony do pobierania stypendium.
Należy zarejestrować informacje o zatrudnieniu, jeżeli doktorant został zatrudniony jako nauczyciel akademicki lub pracownik naukowy w jednym z poniższych przypadków:

1. jako beneficjent przedsięwzięcia, programu lub konkursu ogłoszonego przez NAWA, NCBiR, NCN lub międzynarodowego konkursu na realizację projektu badawczego;
2. na czas realizacji projektu badawczego lub dydaktycznego finansowanego:
   a) ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej,
   b) przez inny podmiot przyznający grant.
3. po ocenie śródokresowej zakończonej wynikiem pozytywnym.

W przypadku (1) i (2) należy zarejestrować zatrudnienie w ramach projektu badawczego i podać tytuł tego projektu.

W przypadku (3) należy zarejestrować zatrudnienie w ramach etatu i podać wymiar etatu (wydaje się, że w tym przypadku nie ma znaczenia cel zatrudnienia). Informacja o wymiarze etatu pozwala określić wysokość stypendium, jakie od tego momentu otrzymuje doktorant (w przypadku zatrudnienia w wymiarze przekraczającym połowę pełnego wymiaru czasu pracy, wysokość stypendium wynosi 40% wysokości miesięcznego stypendium).

Zakres danych raportowanych dla zatrudnienia z podziałem na rodzaj zatrudnienia reguluje § 4 ust. 7 rozporządzenia ws. POL-on.

Permalink

Czy pracownik, do którego obowiązków należy prowadzenie działalności naukowej, długotrwale nieobecny w pracy, ma obowiązek składania oświadczenia o liczbie N?

Tak, pracownik taki pozostaje w stosunku pracy i jest objęty obowiązkiem złożenia oświadczenia, o którym mowa w art. 265 ust 5 ustawy 2.0 (o liczbie N).

Permalink

Dlaczego przy rejestracji szkoły doktorskiej nie wyświetlają mi się wszystkie dziedziny/dyscypliny?

W formatce rejestracji szkoły doktorskiej, w sekcji "Dyscypliny, w których prowadzone jest kształcenie" podczytują się tylko te dziedziny i dyscypliny, w których podmiot posiadał uprawnienia do nadawania stopnia co najmniej doktora na dzień utworzenia szkoły doktorskiej. Przy tym chodzi o posiadanie uprawnień przez instytucję główną, a nie wydział. Informacje na ten temat system POL-on pobiera z modułu Instytucje.

Uwaga! Decyzją MNiSW aktualnie umożliwiamy rejestrację szkoły doktorskiej z datą utworzenia wcześniejszą niż data przeniesienia uprawnienia z jednostek podrzędnych na instytucję główną, jeśli:

• data utworzenia znajduje się w przedziale 1 października 2018 r. – 30 kwietnia 2019 r.;
• w dacie utworzenia szkoły doktorskiej uprawnienia do nadawania stopnia posiadała jednostka podrzędna (np. wydział), a następnie decyzją Centralnej Komisji do Spraw Stopni i Tytułów uprawnienia te uzyskała instytucja główna (uczelnia, instytut).

Do wyboru jest tylko nowa lista dyscyplin, odpowiadająca tym, które zostały z dniem 30 kwietnia 2019 r. przeniesione na uczelnie/instytuty, ponieważ nie można utworzyć szkoły doktorskiej na podstawie starych dyscyplin.

Permalink

Dlaczego nie mogę zapisać szkoły doktorskiej? Wyświetla się komunikat „W celu utworzenia szkoły doktorskiej należy podać większą liczbę dyscyplin”

Jeśli przy zapisywaniu danych szkoły doktorskiej system wyświetlił błąd: "W celu utworzenia szkoły doktorskiej należy podać większą liczbę dyscyplin" upewnij się, że zatwierdziłeś wybraną dyscyplinę. Aby zatwierdzić wybraną dyscyplinę, kliknij zielony znacznik z prawej strony ekranu. Tak samo zrób przy kolejnej wybranej dyscyplinie.

Pamiętaj, że każda szkoła doktorska musi być prowadzona w co najmniej dwóch dyscyplinach. Wyjątek stanowią szkoły prowadzone w dyscyplinie w zakresie teologii albo kultury fizycznej, albo dyscyplinie artystycznej.

Dopiero po wybraniu i zatwierdzeniu w ten sposób każdej dyscypliny, możesz skorzystać z przycisku "Zapisz". Za jego pomocą zapisujesz całą kolekcję wybranych i zatwierdzonych uprzednio dyscyplin.

Prawidłowo zatwierdzoną dyscyplinę, w której podmiot prowadzi szkołę doktorską widać na poniższym zrzucie ekranu. W przypadku, gdy nie zatwierdzisz jednej dyscypliny, nie możesz dodać kolejnej.

Permalink

Do kiedy uczelnie powinny dostosować w POL-onie stanowiska pracowników do nowej siatki stanowisk?

W przypadku uczelni, podczas migracji modułu Pracownicy do POL-onu 2.0, zostało dokonane automatyczne mapowanie stanowisk ze starej siatki na nową w odniesieniu do grup: naukowych (obecnie: badawczych) i naukowo-dydaktycznych (obecnie badawczo-dydaktycznych) oraz w odniesieniu do stanowisk należących do tych grup.

Podstawa prawna: art.  247 ust. 1 pkt 1 i art. 250 przepisów wprowadzających ustawę 2.0.

W pozostałych przypadkach uczelnie powinny samodzielnie dostosować stanowiska do nowej siatki wynikającej z ustawy 2.0  najpóźniej do 30 września 2020 r.

Podstawa prawna: art. 249 ust. 3  przepisów wprowadzających ustawę 2.0.

Do tego czasu w POL-onie uczelnie mogą korzystać zarówno ze starej, jak i nowej siatki stanowisk.

Permalink

Do czego służy rola INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE?

Rola ta jest nową rolą, która rozszerza zakres danych prezentowanych przez role INST_PR_PODGLAD oraz INST_NAUK_PR_PODGLAD o dane wrażliwe.

Permalink

Jak poprawnie wprowadzić pracownikowi stopień naukowy nostryfikowany?

W polu „Rok uzyskania stopnia” należy wpisać rok uznania stopnia, tj. rok z zaświadczenia o nostryfikacji.

Do ustalenia klasyfikacji dziedziny i dyscypliny stopnia nostryfikowanego również powinna być brana pod uwagę data uznania stopnia.

Permalink

W jaki sposób zarejestrować fakt, że pracownik zatrudniony na umowę o pracę na czas określony pracował krócej niż wynika to z umowy o pracę?

Należy to zrobić za pomocą korekty warunków zatrudnienia. W tym celu wejdź w warunki zatrudnienia danego pracownika, skorzystaj z akcji "Koryguj warunki zatrudnienia" (ikona ołówka) i w formatce, która się otworzy zmień datę, do której obowiązuje warunek zatrudnienia.

Uwaga! POL-on nie jest systemem kadrowym, w którym rejestruje się umowy o pracę - służy on do odzwierciedlenia, kiedy dane warunki faktycznie obowiązywały.

Permalink

Kogo rejestrujemy w module Pracownicy? Czy rejestrujemy tam pracowników administracyjnych?

Nie. W module pracownicy rejestrujemy nauczycieli akademickich, inne osoby prowadzące zajęcia, osoby prowadzące działalność naukową oraz osoby biorące udział w jej prowadzeniu – w rozumieniu ustawy 2.0.

Podstawa prawna: art. 342 ust. 3 pkt 1 ustawy 2.0.

Permalink

Kto wprowadza do POL-onu tytuł profesora?

Docelowo będzie to robić RDN. Na razie tytuł profesora uczelnie mogą wprowadzać w metryczce pracownika (moduł Pracownicy), dopóki nie będzie gotowy moduł Baza dokumentów w postępowaniach awansowych. Uczelnie mogą tez wprowadzać wstecznie tytuły nadane wcześniej, aby zapewnić, że informacje w POL-onie są aktualna i prawdziwe.

Permalink

Czy informacje o finansowaniu stanowiska pracy mogą zostać dodane do już zarejestrowanych pracowników importem masowym za pomocą XML?

Tak, jest to możliwe.

Permalink

Czy informacje o finansowaniu stanowiska pracy można zaciągać przez API, np. z systemu kadrowego uczelni?

Tak, z tym że zebranie i przygotowanie danych do wysłania leży po stronie uczelni. Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj.

Permalink

Czy gdzieś w POL-onie rejestruje się informacje o stażach pracownika na innych uczelniach?

Nie, taka informacja nie podlega rejestracji w POL-onie. Kwestie te reguluje statut uczelni.

Permalink

Czy można istniejącemu użytkownikowi nadać drugi login do celów technicznych?

Nie ma takiej możliwości. Natomiast można założyć inne konto MCL i traktować je jako techniczne.

Permalink

Czy przez API jest możliwe wgrywanie pojedynczej danej dla wielu pracowników?

W przypadku API istnieje taka możliwość, pod warunkiem odpowiedniego napisania aplikacji korzystającej z API po stronie podmiotu wprowadzającego dane pracowników (uczelni, instytutu).

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj.

Permalink

Czy w polu „Źródło finansowania stanowiska pracy” w module Pracownicy trzeba uwzględnić tylko te źródła, które mają związek ze stosunkiem pracy? Co z finansowaniem wynikającym z umowy cywilno-prawnej?

W polu "Źródło finansowania stanowiska pracy" uwzględniamy tylko te, które mają związek ze stosunkiem pracy. W ramach umowy cywilnoprawnej taka osoba nie piastuje stanowiska i nie ma etatu w rozumieniu ustawy 2.0.

Permalink

Czy w module Pracownicy należy uwzględniać studia podyplomowe?

Nie, w pensum dydaktycznym i w liczbie godzin zajęć nie należy uwzględniać zajęć prowadzonych na studiach podyplomowych. W związku z tym nie należy rejestrować w module Pracownicy osób prowadzących zajęcia na studiach podyplomowych na podstawie umów cywilno-prawnych.

Permalink

Czy można za pomocą importu masowego XML zarejestrować jedynie informację o prowadzonych badaniach (zakładka „Oświadczenia”, sekcja „Oświadczenie o dyscyplinie”) dla wielu pracowników?

Tak, jest to możliwe.

Permalink

Czy można przez API zarejestrować jedynie informację o prowadzonych badaniach (zakładka „Oświadczenia”, sekcja „Oświadczenie o dyscyplinie”) dla wielu pracowników?

Tak, jest to możliwe.

Permalink

Czy w module Pracownicy trzeba rejestrować osoby, które opiekują się studentami odbywającymi praktyki? Co w przypadkach, gdy umowa jest zawierana pomiędzy uczelnią a instytucją zatrudniającą opiekuna praktyk, np. szkołą, szpitalem?

Tak, należy wykazać te osoby, jeśli uczelnia przewidziała je jako realizujące część programu studiów w danym roku akademickim, bez względu na to, w jakim stosunku dana osoba realizuje zajęcia (umowa zlecenie, wolontariat, działalność gospodarcza).

Zobacz też:

Komu należy przypisać godziny zajęć w module Pracownicy w przypadku praktyk studenckich? Co w przypadkach, gdy umowa jest zawierana pomiędzy uczelnią a instytucją zatrudniającą opiekuna praktyk, np. szkołą, szpitalem?

Permalink

Jak należy podać liczbę godzin zajęć w przypadku, gdy kierunek jest prowadzony tylko niestacjonarnie?

Jeśli uczelnia prowadzi jedynie program studiów niestacjonarnych, wówczas w module Kierunki studiów podajemy liczbę godzin zajęć wynikającą z tego programu. Również w module Pracownicy należy podać liczbę godzin zajęć wynikającą z tego programu.

Nie należy w tej sytuacji wpisywać pracownikowi liczby godzin zajęć w wysokości „0” – tak postępujemy jedynie w sytuacji jednoczesnego prowadzenia studiów stacjonarnych i niestacjonarnych na kierunku.

Permalink

Jak w systemie POL-on ująć liczbę godzin zajęć, które w programie studiów są określone jako samokształcenie?

Liczbę godzin zajęć należy odnosić do programu studiów.

Jeśli na danym kierunku program studiów przewiduje w standardzie kształcenia liczbę godzin zajęć przeznaczoną na samokształcenia, to w module Kierunki studiów należy uwzględnić kompletną liczbę godzin zajęć – uwzględniającą samokształcenie.

Natomiast w module Pracownicy należy podawać tylko liczbę godzin przypisaną do danego pracownika. Samokształcenie nie ma nauczyciela. Zatem w tym wypadku liczba godzin zajęć podana w module Kierunki będzie większa niż liczba godzin zajęć przypisana pracownikowi.

Permalink

Przy wyliczaniu ilości dni nieobecności pracownika, jak należy rozumieć pojęcie „zasiłek chorobowy”?

Pojęcie zasiłku chorobowego (podobnie jak świadczenia rehabilitacyjnego) należy rozumieć zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy oraz przepisami ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. Nr 60, poz. 636z późn. zm.) – chodzi zatem o okres powyżej 33 dni (lub, odpowiednio, 14 dni).

Permalink

Czy opłaty na poszczególnych kierunkach studiów należy wprowadzić tylko dla roku akademickiego bieżącego (2019/2020)?

W module Kierunki, w sekcji "Opłaty" należy zarejestrować opłaty za bieżący rok. W razie potrzeby dane te powinny być aktualizowane.

Więcej szczegółów znajdziesz w Pomocy.

Permalink

Czy stare zawiadomienia będą migrowane czy zostają w starym POL-onie?

Postępowania na starych zasadach są rejestrowane w starym POL-onie. W POL-onie 2.0 (w module Baza dokumentów w postępowania awansowych) rejestrowane są postępowania przeprowadzane na nowych zasadach z nowym zakresem danych. Stare zawiadomienia nie będą migrowane do modułu Baza dokumentów w postępowaniach awansowych. Pozostaną one w starym POL-onie.

Permalink

Skąd podmiot, który będzie prowadzić postępowanie habilitacyjne ma znać numery PESEL członków komisji habilitacyjnej?

Zgodnie z art. 221 ust. 4. ustawy 2.0 w terminie 12 tygodni od dnia otrzymania wniosku RDN wyznacza 4 członków komisji habilitacyjnej, w tym przewodniczącego i 3 recenzentów, spośród osób posiadających stopień doktora habilitowanego lub tytuł profesora oraz aktualny dorobek naukowy lub artystyczny i uznaną renomę, w tym międzynarodową, niebędących pracownikami podmiotu habilitującego ani uczelni, instytutu PAN, instytutu badawczego albo instytutu międzynarodowego, których pracownikiem jest osoba ubiegająca się o stopień doktora habilitowanego.

W ustępie 5 tego przepisu jest mowa, o tym, że "Podmiot habilitujący, w terminie 6 tygodni od dnia otrzymania informacji o członkach komisji habilitacyjnej wyznaczonych przez RDN, powołuje komisję habilitacyjną."

Na podstawie powyższego, można założyć, że RDN powinien przekazać niezbędne informacje na temat komisji do podmiotu habilitującego.

Permalink

Jak zarejestrować liczbę godzin zajęć w module Kierunki w przypadku przedmiotów obieralnych?

W przypadku zajęć wybieranych, w zakresie łącznej liczby godzin zajęć wykazywanej w POL-onie w module Kierunki, należy wskazać liczbę godzin zajęć określoną przez uczelnię do realizacji w programie studiów przez danego studenta.

Permalink

Jak należy podać łączną liczbę godzin zajęć wynikającą z programu studiów w module Kierunki, jeśli w planie studiów mamy inne godziny dla trzech różnych cykli kształcenia na jednym kierunku? Czy należy podać średnią liczbę godzin czy też najwyższą liczbę?

Informacje o liczbie godzin zajęć w danym roku akademickim należy podać według programu studiów obowiązującego na dany rok akademicki, aktualnego dla cyklu kształcenia rozpoczynającego się od tego roku. W roku akademickim  2018/2019 rejestrujemy liczbę godzin cyklu rozpoczynającego się w 2018 r., w roku akademickim 2019/2020 rejestrujemy liczbę godzin cyklu rozpoczynającego się w 2019 r. itd.

Więcej informacji znajdziesz we wpisie Pomocy.

Permalink

Czy osoby przygotowujące rozprawę doktorską w trybie eksternistycznym, które wszczęły przewód doktorski przed 30.04.2019 r. również powinny znaleźć się w wykazie osób ubiegających się o nadanie stopnia doktora?

Nie, takie osoby nie podlegają rejestracji w module Osoby ubiegające się o stopień doktora, ponieważ wszczęły przewód doktorski na "starych" zasadach (były to doktoraty przygotowywane i bronione z tzw. wolnej stopy).

Wyszczególnienie, kogo rejestrujemy w module Osoby ubiegające się o stopień doktora, znajduje się tutaj.

Permalink

Czy stypendium doktoranckie podajemy w kwocie brutto czy netto?

Wysokość stypendium doktoranckiego w module Osoby ubiegające się o stopień doktora należy podawać w kwocie brutto.

Permalink

Jak skorygować dane osobowe pracownika?

Aby skorygować dane osobowe, w szczegółach pracownika wejdź w zakładkę „Dane osobowe”. Możesz skorygować „Dane podstawowe” (imię, nazwisko, rok urodzenia itp.), ale również „Dane identyfikacyjne” (numer PESEL/dane dokumentu tożsamości). Przy interesującej cię sekcji kliknij w przycisk „Historia zmian”. Zobaczysz kolejne rekordy wprowadzone do systemu.

Uwaga! Korekta zawsze obejmuje określoną wersję danych osobowych (rekord). Aby skorygowane przez ciebie dane były aktualnie widoczne w POL-onie, musisz wprowadzić korektę (przynajmniej) w najnowszej wersji danych.

Przy wybranej wersji danych osobowych kliknij w przycisk „Koryguj”. Otworzy się formatka edycji danych. Po wprowadzeniu poprawek kliknij w przycisk „Zapisz”. Możesz powtórzyć tę operację również w starszych wersjach danych osobowych. Dane zostaną podmienione bezpośrednio w korygowanym rekordzie; nie zostaną dodane jako kolejny rekord.

Uwaga! Operacja „Korekta” służy do poprawienia błędnie wprowadzonych danych. Natomiast do odzwierciedlenia zmian w stanie faktycznym dotyczącym pracownika (np. zmiana nazwiska, zmiana obywatelstwa) służy operacja „Zmień”.

 

Permalink

Co w sytuacji, gdy pracownik cudzoziemiec zmienił obywatelstwo na polskie? Czy należy mu usunąć informację o kraju urodzenia?

Nie ma konieczności usuwania takiemu pracownikowi informacji na temat kraju urodzenia.

Permalink

Od jakiego terminu będzie obowiązywało zgłaszanie „ciągłe” i w którym POL-on 1.0 czy 2.0 będzie ono dokonywane?

Okres przejściowy został wydłużony do 28.04. 2020 r. Od tego momentu będzie obowiązywało raportowanie ciągłe. Dane dotyczące studentów (do momentu migracji danych) wprowadzamy w starej aplikacji.

Permalink

Od kiedy będzie obowiązkowe zgłaszanie studentów tylko w POL-on 2.0 XSD 8.0?

Obecnie nie jesteśmy w stanie podać dokładnego terminu. Zmiany schematów i terminy ich wdrożenia będą systematycznie publikowane na stronach pomocy.

Permalink

Czy osoby podsiadające polskie pochodzenie z ustawy o repatriacji również powinny być uwzględniani jako posiadacze Karty Polaka?

W polu „Karta Polaka” należy wykazać wyłącznie studentów cudzoziemców, którzy posiadają ważną Kartę Polaka.

Permalink

Jaką podstawę należy wybrać w przypadku studentów przyjętych na podstawie tzw. ustawy „przejściowej” (art. 222) na zasadach bez odpłatności i świadczeń stypendialnych od roku akademickiego 2019/2020?

Ta sytuacja dotyczy tylko „ostatnich” stypendystów Programów NAWA (wygaszanych z końcem 2018 r.), realizowanych na podstawie zadania zleconego NAWA przez Ministra. Wobec tego uczelnia powinna wskazać jako podstawę przyjęcia: ”decyzja właściwego ministra”.

Permalink

Czy w module Osoby ubiegające się o stopień doktora należy zarejestrować doktorantów studiów doktoranckich, którzy złożyli wniosek o wszczęcie postępowania w sprawie nadania stopnia doktora na nowych zasadach?

Tak, osoby takie powinny być rejestrowane w module Osoby ubiegające się o stopień doktora w POL-onie 2.0, ze wskazaniem, że  przygotowywanie rozprawy doktorskiej odbywa się w trybie "Studia doktoranckie".

Należy je zarejestrować dopiero po otwarciu formalnego postępowania ws. uzyskania stopnia doktora.

Wyszczególnienie, kogo rejestrujemy w module Osoby ubiegające się o stopień doktora, znajduje się tutaj.

W module Osoby ubiegające się o stopień doktora nie podaje się informacji na temat odbywanych przez "starych" doktorantów studiów doktoranckich. Te informacje znajdują się w starym POL-onie.

Permalink

Czy w module Studenci należy rejestrować studenta cudzoziemca, studenta innej uczelni, który realizuje studia kończące się uzyskaniem podwójnego dyplomu? Taki student spędza na uczelni polskiej semestr lub rok. Czy powinien zostać zarejestrowany na okres pobytu?

Powinien zostać zarejestrowany, jeśli jego pobyt na uczelni wynosi co najmniej jeden rok akademicki.

Permalink

Jaką podstawę przyjęcia i studiowania należy wpisać cudzoziemcom, którzy zostali przyjęci decyzją administracyjną rektora na podstawie umowy między uczelniami? Umowy zawartej z podmiotami zagranicznymi przez uczelnię czy decyzji administracyjnej rektora?

Należy wpisać podstawę: "umowa zawarta z podmiotami zagranicznymi przez uczelnię".

Permalink

Jaką podstawę zwolnienia z opłat należy wpisać cudzoziemcom, którzy zostali przyjęci (wpisem na listę studentów) na kierunek odpłatny, prowadzony w języku angielskim w przypadku, gdy cudzoziemiec jest z Unii Europejskiej?

Należy wpisać podstawę: "decyzja administracyjna rektora".

Permalink

Jak zgłosić studenta na ostatnim roku studiów kierunku, który jest wygaszany, a nie ma tego kierunku w nowym POL-onie? Student obroni się dopiero w semestrze letnim.

Nie można studiować w roku akademickim 2019/2020 na kierunku, który nie został zmigrowany do POL-onu 2.0. Jeżeli studenci nadal studiują na kierunku zawieszonym, to kierunek powinien trafić do nowej wersji systemu. Sytuację należy wyjaśniać z MNiSW.

Permalink

Czy „starzy” doktoranci, którzy mają wszczęte (ale jeszcze niezakończone) przewody doktorskie w starym trybie powinni być rejestrowani w module Osoby ubiegające się o stopień doktora?

Nie, takie osoby nie podlegają rejestracji w module Osoby ubiegające się o stopień doktora. W module tym należy rejestrować tylko tych spośród "starych" doktorantów, którzy wszczęli postępowanie o nadanie stopnia doktora już na nowych zasadach (począwszy od 1.10.2019 r.).

Wyszczególnienie, kogo rejestrujemy w module Osoby ubiegające się o stopień doktora, znajduje się tutaj.

Permalink

Czy jeśli student nie posiada podstawy do zwolnienia z opłat, ale złoży wniosek do rektora o częściowe lub całkowite zwolnienie z opłat, a rektor go zwolni (np. z powodu ciężkiej sytuacji materialnej), to czy w podstawie zwolnienia z opłat studentów zagranicznych zaznaczamy decyzję administracyjną rektora, a jeśli tak, to kiedy? (Czy jest to uzależnione od wysokości zwolnienia, np.: 20%, 60%, 100%)? Czy dotyczy to tylko cudzoziemców przyjętych od 1.10.2019 r.?

W polu „Podstawa zwolnienia z opłat cudzoziemca” należy uwzględniać wyłącznie studentów cudzoziemców zwolnionych z opłat za kształcenie zgodnie z art. 324 ustawy 2.0. Natomiast cudzoziemcy, którzy wnoszą opłaty za kształcenie w wysokości pomniejszonej zgodnie z decyzją uczelni, nie powinni być uwzględniani w tym polu. Dotyczy to tylko cudzoziemców, którzy rozpoczęli kształcenie w roku akademickim 2019/2020.

Permalink

Czy mam rejestrować w POL-onie, a jeżeli tak, to gdzie, doktorantów ze szkoły doktorskiej?

Tak, doktoranci kształcący się w ramach szkół doktorskich powinni być rejestrowani w module Osoby ubiegające się o stopień doktora w POL-onie 2.0, ze wskazaniem, że przygotowywanie rozprawy doktorskiej odbywa się w trybie "Kształcenie doktorantów". Zgodnie bowiem z ustawą 2.0., kształcenie w szkole doktorskiej kończy się złożeniem rozprawy doktorskiej. Tym samym podjęcie kształcenia w szkole doktorskiej jest jedną ze ścieżek ubiegania się o stopień doktora.

Wyszczególnienie, kogo rejestrujemy w module Osoby ubiegające się o stopień doktora, znajduje się tutaj.

Permalink

W którym momencie rejestrujemy w POL-onie osobę ubiegającą się o stopień doktora w trybie eksternistycznym (w chwili złożenia przez nią wniosku o wyznaczenie promotora czy wniosku o wszczęcie postępowania o nadanie stopnia doktora)?

Stanowisko MNiSW:

Dane do wykazu osób ubiegających się o stopień doktora powinny być wprowadzane w terminie 21 dni od dnia złożenia wniosku o nadanie stopnia doktora w trybie eksternistycznym - zgodnie z § 11 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz. U. z 2019 r. poz. 496).

Tym samym traci aktualność stanowisko wyrażone w dniu 9 kwietnia br., zgodnie z którym „w przypadku postępowań prowadzonych w trybie eksternistycznym informacje do nowego wykazu osób ubiegających się o stopień doktora systemu POL-on 2.0 powinny być wprowadzane od momentu złożenia przez kandydata wniosku o wyznaczenie promotora lub promotorów.”

Równocześnie zwracamy uwagę, że wobec braku odmiennych uregulowań zawartych w ustawie z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2020 r. poz. 85, z późn. zm. - dalej PSWiN) odpowiednie zastosowanie znajdą przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego (zob. art. 178 ust. 3 PSWiN). Zgodnie z art. 61 § 3 Kpa datą wszczęcia postępowania na żądanie strony jest dzień doręczenia żądania organowi administracji publicznej. Postępowanie w sprawie nadania stopnia doktora jest postępowaniem wszczynanym na żądanie strony, na co wskazuje art. 189 PSWiN. W związku z powyższym - w opinii resortu - wszczęcie postępowania w sprawie nadania stopnia doktora nie wymaga wydania postanowienia (uchwały).

Permalink

Gdzie wprowadzać osiągnięcia naukowe i artystyczne osoby obiegającej się o stopień doktora?

Informacje o osiągnięciach naukowych i artystycznych będą wprowadzane do odrębnych modułów. Aktualnie trwają prace, których celem jest umożliwienie rejestracji tych danych. Do modułu Osoby ubiegające się o stopień doktora dane będą pobierane z tych modułów.

Permalink

Czy w przypadku osoby ubiegającej się o stopień doktora eksternistycznie należy wypełnić zakładkę „Zatrudnienie”?

Nie, zakładkę "Zatrudnienie" w module Osoby ubiegające się o stopień doktora wypełniamy tylko w przypadku doktorantów kształcących się w szkole doktorskiej.

Podstawa prawna: art. 209 ust. 10 w zw. z art. 345 ust. 1 pkt 18 ustawy 2.0.

Permalink

Czy dane z modułu Pracownicy będą w jakiś sposób połączone z modułem Osoby ubiegające się o stopień doktora?

Aktualnie z poziomu modułu Osoby ubiegające się o stopień doktora udostępniliśmy możliwość wyszukania promotora spośród pracowników instytucji.

Permalink

Gdzie dla doktorantów kształcących się w szkole doktorskiej można uzupełnić numer ORCID?

Aktualnie nie ma jeszcze takiej możliwości. Zostanie ona udostępniona w późniejszym czasie.

Permalink

Czy doktoranta szkoły doktorskiej wprowadza do modułu Osoby ubiegające się o stopień doktora instytucja wiodąca czy może instytucja współprowadząca szkołę doktorską?

Doktoranta kształcącego się w szkole doktorskiej rejestruje w module Osoby ubiegające się o stopień doktora wyłącznie instytucja wiodąca, która zgodnie z umową podpisaną z podmiotami współprowadzącymi szkołę doktorską odpowiada za wprowadzanie danych do systemu POL-on.

Podstawa prawna:

Art. 198 ust. 5 ustawy 2.0. Szkoła doktorska może być prowadzona wspólnie przez uczelnie akademickie, instytuty PAN, instytuty badawcze lub instytuty międzynarodowe, z których każde posiada kategorię naukową A+, A albo B+ w co najmniej 1 dyscyplinie. Szczegółowy podział zadań związanych z prowadzeniem szkoły doktorskiej oraz sposób ich finansowania określa umowa zawarta w formie pisemnej, która wskazuje również podmiot odpowiedzialny za wprowadzanie danych do systemu, o którym mowa w art. 342 ust. 1, i uprawniony do otrzymania środków finansowych na wspólne kształcenie w szkole doktorskiej.

Permalink

Czy podanie danych stypendium w module Osoby ubiegające się o stopień doktora jest obowiązkowe?

Zgodnie z ustawą 2.0 te dane podlegają rejestracji w systemie POL-on, jednak z uwzględnieniem faktu, czy danej osobie przysługuje stypendium. Co do zasady wszystkie osoby kształcące się w szkołach doktorskich są uprawnione do pobierania stypendium, jednak z wyjątkiem osób, które już posiadają stopień doktora.

Zatem jeśli wprowadzamy dane doktoranta uprawnionego do stypendium, to dla niego należy te dane uzupełnić. Jeśli osoba już ma stopień doktora i ponownie rozpoczęła kształcenie w ramach szkoły doktorskiej, wówczas nie ma podstaw prawnych, aby pobierała stypendium, a tym samym w jej przypadku brak jest danych o stypendium, które można by zarejestrować.

Podstawa prawna:

Art. 209 ust. 1 ustawy 2.0. Doktorant nieposiadający stopnia doktora otrzymuje stypendium doktoranckie.

Art. 345 ust. 1 pkt 10 i 11 ustawy 2.0. Wykaz osób ubiegających się o stopień doktora obejmuje (...)

10) informację o wysokości stypendium doktoranckiego;

11) informację o zwiększeniu stypendium doktoranckiego, o którym mowa w art. 209 ust. 7.

Permalink

Czy w „starym” module Doktoranci „zakończenie realizacji studiów doktoranckich” jest równoznaczne z nadaniem stopnia doktora czy z zakończeniem kształcenia na studiach – uwzględniając/nie uwzględniając okresu przedłużenia studiów?

Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 10 i 18h ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. z 2017 r. poz. 2183, z późn. zm.) studia doktoranckie kończą się uzyskaniem kwalifikacji trzeciego stopnia, tj. stopnia naukowego doktora w określonej dziedzinie nauki w zakresie dyscypliny nauki (lub doktora sztuki określonej dziedziny sztuki w zakresie dyscypliny artystycznej).
I uzyskanie stopnia, zgodnie z powyższym, powinno nastąpić w czasie trwania studiów doktoranckich (określony w akcie o utworzeniu tych studiów lub wynikający z decyzji o przedłużeniu okresu odbywania).
Taka definicja obowiązuje od 1.10.2011 r. - rozwinięcie znajduje się w komunikacie dostępnym tutaj.

Permalink

Dlaczego przy rejestracji osoby ubiegającej się o stopień doktora system wymaga podania zarówno numeru PESEL, jak i danych dokumentu tożsamości?

Rejestrując osobę ubiegającą się o stopień doktora, w przypadku zaznaczenia opcji "Obywatel Polski" system wymaga podania wyłącznie numeru PESEL. Nie blokujemy możliwości podania danych dokumentu tożsamości, ale nie są one wymagane.

Natomiast w przypadku zaznaczenia opcji "Cudzoziemiec" system wymaga podania numeru PESEL lub danych dotyczących dokumentu tożsamości. Jeśli nie wypełnimy nic, system podświetli wszystkie pola (to dotyczące numeru PESEL oraz te dotyczące dokumentu tożsamości). Jednak nie oznacza to, że wszystkie są wymagane, a jedynie, że system nie wie, które dane identyfikacyjne cudzoziemca zamierzamy podać.

Permalink

Czy będzie możliwość rejestracji doktorantów kształcących się w szkole doktorskiej w module Osoby ubiegające się o stopień doktora za pośrednictwem masowego importu danych?

W zakresie masowego importu danych dla modułu Osoby ubiegające się o stopień doktora od 8.04.2020 r. jest dostępna usługa API.

Permalink

Czy obowiązek uzupełnienia danych w module Osoby ubiegające się o stopień doktora przed 15.04.2020 r. dotyczy również zakładki „rozprawa doktorska”?

Zgodnie z ustawą 2.0 w Wykazie osób ubiegających się o stopień doktora powinny się znaleźć również informacje o rozprawie doktorskiej, jednak ich wymagalność jest różna w czasie. Dla osoby, która rozpoczęła kształcenie w szkole doktorskiej zwykle nie będą znane informacje o rozprawie w ciągu 21 dni od rozpoczęcia kształcenia. Podmioty mają obowiązek rejestrować zmiany danych w terminie 21 dni od dnia zaistnienia zmiany albo uzyskania informacji o zmianie.

Podstawa prawna: § 11 ust. 1 rozporządzenia ws. POL-on

Permalink

Dlaczego przy szkole doktorskiej widzę symbol zamkniętej kłódki?

Symbol zamkniętej kłódki oznacza, że mój podmiot nie ma możliwości edycji, a jedynie podglądu danych szkoły doktorskiej. Wynika to z faktu, że inny podmiot zarejestrował szkołę doktorską i wskazał moją instytucję jako współprowadzącą. Podstawa takiego działania leży w umowie zawartej pomiędzy podmiotami, dotyczącej wspólnego prowadzenia szkoły doktorskiej. W umowie strony wskazują, który z podmiotów ma charakter instytucji wiodącej i jest odpowiedzialny za wprowadzanie danych do systemu POL-on. Tylko instytucja wiodąca rejestruje w systemie dane dotyczące szkoły doktorskiej i kształcących się w niej doktorantów.

Podstawa prawna: art. 198 ust. 5 ustawy 2.0.

Permalink

Dlaczego nie mogę dodać szkoły doktorskiej utworzonej z określoną datą pomimo tego, że uczelnia posiadała wtedy uprawnienia wystarczające do jej utworzenia?

System sprawdza uprawnienia instytucji do nadawania stopnia co najmniej doktora na dzień utworzenia szkoły doktorskiej. Problem mógł wynikać z tego, że na wskazaną datę uprawnienie do nadawania stopnia doktora przysługiwało wydziałowi, a nie uczelni, co początkowo uniemożliwiało pozytywne zweryfikowanie uprawnień.

Uwaga! Decyzją MNiSW, aktualnie system weryfikuje również, czy uprawnienie, które obecnie posiada instytucja główna wcześniej było na wydziale. Jeśli tak, umożliwia utworzenie szkoły na podstawie tych uprawnień. Data utworzenia szkoły nie może być wcześniejsza niż 1.10.2018 r. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.

 

Permalink

Czy jeżeli jednego dnia usunę szkołę doktorską i od razu wpiszę ją ponownie (w module Szkoły doktorskie), to muszę uzupełnić dane w module Osoby ubiegające się o stopień doktora?

Tak, w takiej sytuacji w module Osoby ubiegające się o stopień doktora trzeba ponownie wybrać szkołę doktorską, w której kształci się doktorant (nawet jeżeli usunięcie i dodanie szkoły w module Szkoły doktorskie nastąpiło w ciągu jednego dnia). Wynika to z faktu, że nowa szkoła doktorska ma inny identyfikator, więc trzeba podpiąć właściwą szkołę do doktoranta.

Permalink

Dlaczego po dodaniu/usunięciu szkoły doktorskiej w module Szkoły doktorskie nie widzę tej informacji w module Osoby ubiegające się o stopień doktora?

Wynika to z faktu, że dane dotyczące szkoły doktorskiej i programu kształcenia muszą zostać odświeżone w module Osoby ubiegające się o stopień doktora (zaciągnięte z modułu Szkoły doktorskie). Jeśli dane nie zostaną odświeżone w ciągu doby, prosimy o zgłoszenie tego faktu na Helpdesk OPI PIB.

Permalink

Kto rejestruje szkołę doktorską w przypadku szkoły doktorskiej prowadzonej przez kilka podmiotów?

Szkołę doktorską powinna zarejestrować instytucja wiodąca. To, który z podmiotów współprowadzących jest wiodący i odpowiada za wprowadzanie danych do systemu POL-on wynika z umowy zawartej przez podmioty współprowadzące szkołę doktorską.

Podstawa prawna:

Art. 198 ust. 5 ustawy 2.0. Szkoła doktorska może być prowadzona wspólnie przez uczelnie akademickie, instytuty PAN, instytuty badawcze lub instytuty międzynarodowe, z których każde posiada kategorię naukową A+, A albo B+ w co najmniej 1 dyscyplinie. Szczegółowy podział zadań związanych z prowadzeniem szkoły doktorskiej oraz sposób ich finansowania określa umowa zawarta w formie pisemnej, która wskazuje również podmiot odpowiedzialny za wprowadzanie danych do systemu, o którym mowa w art. 342 ust. 1, i uprawniony do otrzymania środków finansowych na wspólne kształcenie w szkole doktorskiej.

Permalink

Czemu wszyscy lekarze w POL-on widnieją jako mgr?

System POL-on nie wylicza jeszcze w pełni informacji o poziomie wykształcenia danego pracownika. Zostanie to osiągnięte dopiero po wdrożeniu nowego procesu awansowego.

Permalink

Zgodnie z rozporządzeniem ws. POL-on w wykazie pracowników zamieszcza się następujące informacje: 1) nazwę szkoły doktorskiej; 2) nazwę albo zakres programu kształcenia w szkole doktorskiej; 3) liczbę godzin w semestrze przeznaczonych na kształcenie doktorantów. Proszę o informację, w którym miejscu dane te należy przypisać do pracownika?

System POL-on jeszcze nie oferuje tej funkcjonalności, więc na razie nie należy rejestrować tych danych. Będzie ona dodana do modułu Pracownicy.

Permalink

Do kogo w MNiSW należy zwrócić się z prośbą o edycję błędnie wprowadzonego oświadczenia?

Prośbę o korektę błędnie wprowadzonych oświadczeń adresujemy do Dyrektora Departamentu Nauki MNiSW wraz z kopią poświadczonych za zgodność z oryginałem oświadczeń.

Permalink

Czy wprowadza się godziny w ramach prowadzenia zajęć w szkole doktorskiej?

Nie. Na te chwilę rejestrujemy zajęcia realizowane na studiach I i II stopnia.

Permalink

Co w sytuacji, gdy pracownik był na stanowisku badawczo-dydaktycznym i w związku z tym złożył dwa oświadczenia: o dyscyplinie i o liczbie N? Następnie przeszedł na stanowisko dydaktyczne, zaprzestał prowadzenia działalności naukowej, zatem automatycznie straciło ważność oświadczenie o N. W systemie pozostało oświadczenie o dyscyplinie. Czy trzeba podjąć jakiekolwiek działania, aby wygasić to oświadczenie, czy też ono pozostając w systemie nie ma wpływu na cokolwiek?

Nie robimy nic, ponieważ ustawa 2.0 nie przewiduje żadnych działań w opisanym przypadku - oświadczenie o dyscyplinie trwa dalej i wygasa samoistnie wraz z ustaniem zatrudnienia (jako całości) lub wraz ze złożeniem nowego oświadczenia o dyscyplinie (jest to możliwe po upływie dwóch lat od złożenia pierwszego oświadczenia).

Permalink

Wysłanie zmiany do istniejących warunków zatrudnienia (np. dodanie źródeł finansowania) po rozluźnieniu walidacji siatki stanowisk jest teraz blokowane przez komunikat o podstawowym miejscu pracy. Kiedy można się spodziewać poprawy?

Blokada taka występuje, ponieważ najprawdopodobniej dochodzi do rejestracji innego stanowiska niż jest to zarejestrowane w systemie POL-on. Część stanowisk  została podczas migracji zmieniona automatycznie na stanowiska wymagane przez nową ustawę (stanowiska profesorskie, naukowe, naukowo-dydaktyczne).

Rozluźnienie walidacji nic nie zmienia w tym zakresie poza możliwością wprowadzenia zarówno nowych, jak i starych stanowisk. W celu zaimportowania poprawnie stanowiska ze starej siatki przy współistniejącym stanowisku nowej siatki (pochodzącym z migracji) należy usunąć stanowisko, które jest aktualnie w POL-on i które blokuje tę operację. Najlepiej tej operacji dokonać za poprzez GUI lub API REST.

Permalink

Czy wszystkie inne osoby prowadzące zajęcia muszą mieć uzupełnione informacje o kompetencjach, czy tylko te, które mają 5-letnie doświadczenie?

Wszystkie inne osoby prowadzące zajęcia powinny mieć uzupełnioną w systemie POL-on zakładkę "Kompetencje".

Permalink

Inne osoby prowadzące zajęcia – wykwalifikowani bibliotekarze – prowadzą zajęcia (ćwiczenia) z informacji naukowej. Są etatowcami na uczelni, nie mają podpisanych żadnych dodatkowych umów. Czy te osoby mają być wpisane do systemu POL-on?

W opisanym przypadku nie mamy do czynienia z innymi osobami prowadzącymi zajęcia, ale z pracownikami uczelni i jako takich należy ich rejestrować w POL-onie.

Permalink

Czy jeśli doktorant kończy studia w 2021 r., to czy możemy mu w kompetencjach zakończyć okres zatrudnienia rokiem 2020? Czy w przyszłym roku trzeba będzie pojedynczo dodać rok 2020-2021?

Jako "Okres zatrudnienia" w zakładce "Kompetencje" system nie pozwala na wpisanie roku przyszłego, można wpisać tylko rok z przeszłości albo rok bieżący. Wartość tę można zaktualizować później lub dodać nowy wpis o kompetencjach.

Permalink

Jeśli doktorant jest zatrudniony na etat i jednocześnie zaczął studia doktoranckie, to co wpisujemy w kompetencjach? Czy jako datę zakończenia zatrudnienia podajemy rok obecny?

W zakładce "Kompetencje" należy wpisać informacje o kompetencjach i doświadczeniu pozwalających na prawidłową realizację zajęć w ramach programu studiów (zgodnie z art. 343 ust. 1 pkt 17 ustawy 2.0.). System POL-on nie przewiduje tu żadnych dodatkowych walidacji.

W polu "Okres zatrudnienia" system nie pozwala na wpisanie roku przyszłego, można wpisać tylko rok z przeszłości albo rok bieżący. Wartość tę można zaktualizować później lud dodać nowy wpis o kompetencjach.

Permalink

Jaki box należy zaznaczyć przy uczelni nadającej tytuł/stopień (podmiot istniejący czy historyczny), gdy obecnie ma ona inną nazwę, ale nadal istnieje? Np. KUL im. Jana Pawła II – nie miał rozszerzonej nazwy, gdy pracownik uzyskał stopień.

Jeśli uczelnia dalej istnieje, to należy ją wybrać z listy istniejących podmiotów.

Permalink

Czy w każdej chwili możliwa jest zmiana udziału czasu pracy we wskazanych dyscyplinach, np z 50% i 50% zmiana na 75% i 25%? Czy można takiej zmiany dokonać z datą wsteczną?

System nie kontroluje takich zmian i są one możliwe. Jednocześnie należy nadmienić, iż korygowanie takich danych po złożeniu oświadczenia o zgodności danych przez rektora stanowi korektę oświadczonego stanu danych historycznych - powinno być to skonsultowane indywidualnie z MNiSW.

Permalink

Czy data utworzenia szkoły doktorskiej to dzień wydania zarządzenia o utworzeniu szkoły czy data rozpoczęcia kształcenia 1.10.2019 r.?

Data utworzenia szkoły doktorskiej wynika z dokumentów i decyzji podmiotu o jej utworzeniu. Może być wcześniejsza niż 1.10.2019 r.

Jeśli wcześniej system nie przepuszczał szkoły doktorskiej z datą sprzed 1.10.2019 r., to będzie możliwość jej zmiany po udostępnieniu funkcjonalności edycji danych szkoły doktorskiej, która jest planowana na koniec kwietnia 2020 r.

Permalink

Nowa nazwa grupy pracowniczej obowiązuje od 1.10.2018 r. (np. badawczo-dydaktyczni), a nowa nazwa stanowiska, zgodnie ze statutem uczelni, od 1.10.2019 r. Czy należy to wprowadzić jako dwie oddzielne pozycje?

Tak, ponieważ do pewnego momentu było to inne stanowisko. W związku z rozluźnieniem walidacji dotyczącej ram czasowych na „nowe” stanowiska, aktualnie bezwzględną datą przejścia na nową siatkę stanowisk jest dzień 30.09.2020 r.

Permalink

Jaką datę zatrudnienia należy wpisać w sytuacji, gdy inna osoba prowadząca zajęcia nadal pracuje w danej instytucji?

Jeśli inna osoba prowadząca zajęcia aktualnie pracuje w instytucji, to nie rejestrujemy jej kolejnego zatrudnienia w tej instytucji, ale dodajemy kolejny warunek zatrudnienia (zakładka "Zatrudnienie", sekcja "Warunki zatrudnienia").

Permalink

Czy w module Pracownicy w zakładce „Nieobecności” trzeba wpisywać „0” w przypadku, gdy pracownik nie był na żadnej z absencji wymienionych w § 2 ust. 5 pkt 4 rozporządzenia ws. POL-on?

Nie da się wpisać liczby dni nieobecności równej „0”. Jeśli w danym roku pracownik nie miał nieobecności podlegających raportowaniu w POL-onie, nie należy uzupełniać formatki dla tego roku.

Permalink

U osób, które miały korygowane oświadczenie o dyscyplinach, np. zmieniały udział czasy pracy w dyscyplinach, obecnie nie ma możliwości zaznaczenia checkboxa „prowadzone badania”. Wyświetla się komunikat” „Data obowiązywania pierwszego udziału musi być zawsze równa dacie złożenia oświadczenia”. Co zrobić w tej sytuacji?

W takim przypadku należy wprowadzić pierwszy udział czasu pracy w dyscyplinach z datą równą dacie oświadczenia. Jeśli udziały nie były notowane od początku oświadczenia, użytkownik musi uzupełnić ten udział.

Permalink

Czy do zakładki „Kompetencje” dla innej osoby prowadzącej zajęcia można wprowadzić poprzednie zatrudnienie na umowę zlecenia w tej uczelni?

Zgodnie z art. 343 ust. 1 pkt 17 ustawy 2.0 należy podać informacje o kompetencjach i doświadczeniu pozwalających na prawidłową realizację zajęć w ramach programu studiów. Do uczelni należy ocena, jakie kompetencje i doświadczenie spełniają ten warunek. System tego w żaden sposób nie waliduje.

Permalink

Czy informacje o źródłach finansowania należy wpisać od 2017 r.?

Należy podawać tylko aktualną informację na temat źródeł finansowania. Jednak dla każdego warunku zatrudnienia, który trwał w dniu 1.10.2018 r. lub później należy tę wartość uzupełnić wartością bieżącą na dzień dzisiejszy lub na dzień zakończenia takiego warunku zatrudnienia.

Permalink

Czy dla osoby ubiegającej się o stopień doktora w polu „Wysokość stypendium” podajemy wartość podstawową stypendium czy sumę wartości podstawowej i wynikającej ze zwiększenia stypendium?

Podajemy tylko wartość podstawową stypendium. Dodatkowo zaznaczamy, czy osobie przysługuje również zwiększenie stypendium (bez podawania jego wartości).

Permalink

Czy osoba, która nie prowadzi już badań i nie składa oświadczeń, ale nadal pracuje w podmiocie powinna mieć nadal trwające zatrudnienie czy należy jej zakończyć zatrudnienie?

Jeśli nie wypełnia już żadnych zadań, które określa art. 343 ust 1 ustawy 2.0 to znaczy, że należy zakończyć zatrudnienie takiego pracownika w POL-onie (ale oczywiście nie w uczelni – to nie jest to samo).

Permalink

Czy dla osób zatrudnionych na umowę cywilno-prawną wprowadzamy każdą umowę oddzielnie mimo ciągłości zatrudnienia (np osoba zatrudniona od 1.10.2018 r. ma odnawianą umowę zlecenia co semestr), czy wystarczy data początkowa pierwszej umowy?

Jeśli jest zachowana ciągłość zatrudnienia, to wystarczy skorzystać z opcji "Koryguj warunek zatrudnienia" i skorygować datę, do której obowiązuje warunek zatrudnienia (przedłużyć).

Można jednakże także rejestrować każdą taką umową, na co system aktualnie także pozwala.

Permalink

Data zatrudnienia innej osoby prowadzącej zajęcia obejmuje okres od 5.03.2020 r. do 12.07.2020 r. Czy dopiero w lipcu mogę zamknąć zatrudnienie takiej osoby ze względu na to, że aktualnie jest to data z przyszłości?

Tak, zatrudnienie będzie można zamknąć dopiero po dacie ustania zatrudnienia. Natomiast datę końca obowiązywania umowy można zarejestrować w zakładce "Warunki zatrudnienia".

Permalink

Czy jest obowiązek wprowadzenia danych tzw. profesorów wizytujących z zagranicy, którzy byli zatrudnieni krótkookresowo (3 miesiące) i realizowali godziny w roku akademickim 2018/2019?

Tak. Ustawa nie przewiduje żadnych wyjątków w tej kwestii.

Permalink

Czy w module Doktoranci można zarejestrować doktoranta przeniesionego?

Tak, zgodnie z decyzją MNiSW (z którą można się zapoznać tutaj) w POL-onie 1 może zostać zarejestrowany doktorant przyjęty na studia w wyniku przeniesienia. Chodzi o sytuacje, gdy doktorant studiował w ramach "starych" studiów doktoranckich w jednej jednostce organizacyjnej i przeniósł na inne "stare" studia doktoranckie w innej jednostce organizacyjnej, przy czym nie było przerwy w studiowaniu. Decyzja o przyjęciu doktoranta na studia doktoranckie w wyniku przeniesienia jest autonomiczną decyzją jednostki prowadzącej studia doktoranckie. Jednostka taka powinna zwrócić się do Helpdesku OPI PIB z wnioskiem o zarejestrowanie doktoranta, ponieważ od 1.10.2019 r. podmioty nie mają możliwości samodzielnego rejestrowania nowych osób w module Doktoranci.

Permalink

Ustawa 2.0 nie przewiduje stanowiska „profesora wizytującego”. Czy więc osoby z zagranicy pełniące taką funkcję, zatrudnione na umowę cywilno-prawną na okres np. 3 miesięcy, powinny być wpisywane do systemu? W jaki sposób określić ich kwalifikacje, jeśli nie nostryfikowały w Polsce swojego dyplomu (do tej pory nie miały takiego obowiązku)?

W przypadku innych osób prowadzących zajęcia nie podaje się stanowiska, kwestia ta nie ma zastosowania w systemie.

Jeśli chodzi o kompetencje, to zgodnie z art. 343 ust. 1 pkt 17 ustawy 2.0 należy podać informacje o kompetencjach i doświadczeniu pozwalających na prawidłową realizację zajęć w ramach programu studiów. Do uczelni należy ocena, jakie kompetencje i doświadczenie spełniają ten warunek. System tego w żaden sposób nie waliduje.

Permalink

Czy można zobaczyć w POL-onie listę doktorantów – innych osób prowadzących zajęcia (z modułu Pracownicy)?

Istnieje możliwość filtrowania wykazu pracowników z zastosowaniem kryterium "inne osoby prowadzące zajęcia".

Permalink

Co zrobić, jeżeli przy rejestracji programu kształcenia w szkole doktorskiej w polu „Klasyfikacja ISCED” nie ma do wyboru takiej opcji, która odpowiada programowi?

Zasady wprowadzania klasyfikacji ISCED w systemie POL-on związane są z wymogami GUS. Decyzja o wyborze określonego kodu pozostaje w zakresie kompetencji podmiotu prowadzącego szkołę doktorską..

Więcej na temat klasyfikacji ISCED przeczytasz tutaj.

Permalink

Czy w module Doktoranci można zarejestrować doktoranta, który od 1.10.2019 r. wznowił studia doktoranckie, po przerwie w studiowaniu? Wcześniej doktorant został skreślony ze studiów doktoranckich.

Zgodnie z decyzją MNiSW (z którą można się zapoznać tutaj: https://polon2.opi.org.pl/informacje/komunikaty/o/30/komunikat-w-sprawie-rejestracji-doktorantow-w-pol-on/493379) nie rejestrujemy wznowień studiów doktoranckich. Podmiot prowadzący studia doktoranckie nie może zarejestrować takiego doktoranta samodzielnie ani za pośrednictwem OPI PIB.

Permalink

Czy jest możliwość sprawdzenia konkretnych błędów w plikach importowych?

Istnieje możliwość pobrania błędnych danych (plików XML), wewnątrz których umieszczona jest informacja o błędach.

Permalink

Jak zarejestrować studentów na kierunkach wygaszanych? System POL-on przy przesyle takich studentów zwraca błąd: „Nie można zarejestrować studenta na kierunku wygaszanym”.

Na kierunku wygaszanym mogą być rejestrowani studenci, którzy kontynuują kształcenie. Na kierunku wygaszanym nie mogą być rejestrowani nowi studenci, którzy po 1 października 2019 rozpoczynają kształcenie na 1 roku studiów.

Permalink

Dlaczego system nie przyjmuje danych starych studentów na kierunkach wygaszanych?

Obecnie system umożliwia wskazywanie kontynuacji studiów na kierunku wygaszonym. W dniu 27 marca wdrożyliśmy wersję, która odblokowała możliwość wskazywania kontynuacji na kierunku wygaszonym. Jeżeli uczelnia nadal nie może wskazać kontynuacji może to wynikać z faktu, iż nie zmigrowała kierunku do Systemu POL-on 2.0.

Permalink

Do kiedy będzie dostępne zgłaszanie studentów przez POL-on 1.0 w formacie XSD 7.6?

Obecnie w obszarze studentów obowiązuje wersja schematu oznaczona jako 7.6.1, która będzie wykorzystywana w roku akademickim 2019/2020. W tym roku akademickim nie są planowane istotne modyfikacje schematu, choć dopuszczamy wprowadzenie drobnych zmian w postaci dodatkowych, nieobowiązkowych pól. Schemat pliku importowego może ulec modyfikacjom w związku z planowaną przebudową systemu. Informacja o proponowanych zmianach zostanie umieszczona na stronach pomocy z odpowiednim wyprzedzeniem.

Permalink

Czy istnieje możliwość przypisania jednocześnie decyzji Rektora oraz decyzji Dyrektora NAWA jako podstawy studiowania studenta zagranicznego?

Zgodnie ze stanowiskiem Departamentu Współpracy Międzynarodowej MNiSW, jeżeli student został przyjęty na drodze rekrutacji i jednocześnie otrzymał decyzję Dyrektora NAWA, należy wskazać tylko jedną podstawę przyjęcia i kształcenia cudzoziemca. W opisanej sytuacji zalecane jest podanie jako podstawy przyjęcia na studia decyzji Dyrektora NAWA. Dodatkowo zalecana jest korekta podstawy przyjęcia i kształcenia cudzoziemca, jeżeli po zarejestrowaniu studenta przyjętego na podstawie decyzji administracyjnej rektora w Systemie POL-on, otrzyma on decyzję Dyrektora NAWA, która obowiązuje w roku akademickim rozpoczęcia kształcenia.

Permalink

Co zrobić w przypadku, gdy nie ma listy uprawnień do kierunku chociaż była w starym POL-onie?

Jeżeli kierunek nie jest dostępny w wykazie studentów 2019/2020, należy sprawdzić czy jest dostępny w module kierunków w Systemie POL-on 2.0. Jeżeli kierunku nie ma w wykazie kierunków w Systemie POL-on 2.0 oznacza to, że nie został zmigrowany lub dostosowany do nowej ustawy. W takiej sytuacji należy zwrócić się do MNiSW z prośbą o wyjaśnienie braku kierunku.

Permalink

Co wpisać w przypadku posiadania przez pracownika lub studenta podwójnego obywatelstwa?

W przypadku pracownika można podać tylko jedno obywatelstwo. Jeśli pracownik posiada podwójne obywatelstwo, w tym obywatelstwo polskie, należy wpisać obywatelstwo polskie. Jeśli pracownik-cudzoziemiec posiada dwa obywatelstwa, ale żadne z nich nie jest obywatelstwem polskim, pracownik powinien wskazać, które obywatelstwo ma zostać zarejestrowane.

W przypadku studentów-cudzoziemców istnieje możliwość wpisania kilku obywatelstw.

Permalink

Czy po zatwierdzeniu sprawozdania będzie jeszcze możliwość dokonywania w nim korekty?

Analogicznie jak w poprzednich latach jest przewidziany mechanizm odsyłania do korekty sprawozdań, w których już po ich zatwierdzeniu zostały wykryte błędy.

Permalink

Czy jest przewidywane składanie sprawozdań mobilności absolwentów za rok 2019?

Tak, jest przewidywane składanie sprawozdań mobilności absolwentów za rok 2019. Ostateczny termin składania tych sprawozdań nie został jeszcze ustalony.

Permalink

W jaki sposób mogę uwzględnić w sprawozdaniu studentów kierunków współprowadzonych przez moją uczelnię?

Jeśli kierunek jest prowadzony przez kilka uczelni, studenci są wykazywani w sprawozdaniach GUS wyłącznie przez uczelnię, która została wskazana jako główna prowadząca. Inne uczelnie współprowadzące nie powinny ich wykazywać w swoich sprawozdaniach.

Permalink

Jak mogą sprawdzić, czy wyliczenia zostały już odświeżone po wprowadzonych przeze mnie zmianach (uzupełnieniu rejestrów źródłowych lub zaimportowaniu pliku dla działu)?

Data i czas ostatnich wyliczeń wyświetlana jest:

- w nagłówku sprawozdania, w polu: „Data wyliczenia danych”,
- w nagłówku pobranego raportu z danych statycznych,
- w nagłówku pobranego raportu z błędów walidacyjnych,
- w nagłówku pobranego raportu z danych źródłowych.

Permalink

Choć mogę pobrać dane statyczne dla wybranego działu, nie mogę jednak pobrać całości sprawozdania. Co robić?

Przyczyna najpewniej leży w braku odpowiednich uprawnień (uprawnienia do poszczególnych akcji opisane są tu). Jednak należy pamiętać, że plik zawierający całość sprawozdania, zawiera dokładnie te same dane, co raporty z danych statystycznych dla poszczególnych działów. Toteż pobranie danych statystycznych z poziomu poszczególnych działów daje ten same efekt.

Permalink

Mam wątpliwość odnośnie osoby, cudzoziemca z I roku, który ma obywatelstwo i pochodzenie niemieckie, nie ma obywatelstwa polskiego, ale jego kraj urodzenia to Polska. Czy tego studenta uwzględniamy w sprawozdaniu jako Polaka czy cudzoziemca?

Taka osoba powinna być zliczana jako cudzoziemiec, a jako kraj urodzenia wskazana jest Polska.

Permalink

Jakie jest kryterium zaliczenia cudzoziemców do sekcji 3 lub 4 w sprawozdaniu S-10?

Tym kryterium jest wyłącznie odpowiednia podstawa studiowania cudzoziemca.

Permalink

Nie mam dostępu do importu danych wybranego działu/pobrania danych dla danego działu/pobrania całości sprawozdania. System wyświetla komunikat o braku uprawnień. Co mogę z tym zrobić?

Do poszczególnych akcji (importu, pobrania danych) wymagane jest posiadanie odpowiednich ról w systemie POL-on. Role te opisano w załączonym pliku:

Uprawnienia

Permalink

W importowanym szablonie brakuje kierunku na liście kierunków prowadzonych przez naszą uczelnię, czy mam go dopisać ręcznie do importowanego pliku?

Nie. Zawsze należy wyjaśnić przyczyny tego braku. Mogą być one następujące:

- szablon został pobrany przed dodaniem kierunku do wykazu. W takiej sytuacji należy ponownie pobrać szablon, powinien zawierać on już zaktualizowany słownik,
- kierunek jest prowadzony przez kilka uczelni, a nasza uczelnia nie jest główną prowadzącą. W takiej sytuacji studenci będą wykazywani przez uczelnię, która została wskazana jako główna prowadząca, nie należy ich wykazywać na naszym sprawozdaniu,
- kierunek ma wskazany jako kod ISCED „Obszar nieznany (9999)”. Występował problem z generowaniem takich kierunków na liście, który jednak został już rozwiązany. Należy ponownie pobrać szablon, kierunek powinien już być uwzględniony na liście,
- jeśli żadna z tych przyczyn nie ma zastosowania, należy zgłosić ten problem poprzez system zgłoszeń.

Nigdy nie należy dopisywać kierunku nie uwzględnionego na pobranej liście.

Permalink

Chciałbym poprawić błędnie zaimportowane dane w wybranym dziale. Jak mam to zrobić?

Dane należy skorygować we wcześniej importowanym pliku (jeśli wymagana jest aktualizacja słownika kierunków, należy ponownie pobrać szablon zawierający aktualny słownik) i zaimportować go ponownie. Następnie należy zaczekać na odświeżenie danych statystycznych.

Permalink

Co mam zrobić, jeśli w mojej uczelni nie ma osób, które mogę uwzględnić w danych importowanych dla działu?

W takiej sytuacji nie należy importować dla tego działu żadnych danych. Natomiast po uaktywnieniu przycisku zatwierdzającego dane działu należy zatwierdzić dział.

Permalink

Dlaczego dla danego działu nie jest dostępny raport z danych statystycznych?

Jeśli dany dział jest uzupełniany automatycznie, na podstawie rejestrów źródłowych (wykazu, studentów, doktorantów, pracowników) przyczyną może być brak danych w odpowiednim wykazie.

Jeśli dany dział jest uzupełniany poprzez import, przyczyną może być brak zaimportowanego pliku.

Permalink

Dlaczego w raporcie z danych źródłowych nie ma informacji dotyczących niektórych działów/niektórych kolumn w dziale?

Przyczyny takiej sytuacji mogą być następujące:

- dane kolumny lub dany dział nie są wyliczane przez system, ale uzupełniane poprzez import. W takiej sytuacji nie może być dla nich raportu z danych źródłowych, ponieważ system nie bazuje na źródłowym rejestrze, tylko na zaimportowanych danych,

- dla danego działu lub danej kolumny nie zostały wprowadzone żadne dane w rejestrze źródłowym (wykazie studentów, doktorantów lub pracowników). W takiej sytuacji należy uzupełnić rejestr źródłowy i poczekać na odświeżenie wyliczeń.

Permalink

W raporcie z danych statystycznych działu została uwzględniona mniejsza liczba niż faktyczna liczba studentów kierunku prowadzonego przez naszą uczelnię. Jaka jest tego przyczyna?

W przypadku rozbieżności pomiędzy danymi statycznymi a danymi faktycznymi sposób postępowania zależy od tego:

• czy problem dotyczy danych wyliczanych automatycznie przez system,
• czy też problem dotyczy danych importowanych przez użytkownika.

W pierwszym przypadku należy przede wszystkim zweryfikować raport z danych źródłowych, aby określić którzy z faktycznych studentów danego kierunku nie zostali uwzględnieni w wyliczeniach i dlaczego. Przyczyny mogą być następujące:

- dana osoba nie została zarejestrowana jako student tego kierunku na wykazie studentów w semestrze zimowym bieżącego roku sprawozdawczego. Wtedy należy uzupełnić wykaz studentów i poczekać na odświeżenie wyliczeń – wyliczenia zostaną skorygowane, a zarejestrowana osoba będzie uwzględniona w raporcie z danych źródłowych
- dana osoba studiuje na danym kierunku, ale w ramach studiów międzyobszarowych. Jest widoczna wtedy na raporcie z danych źródłowych w wierszu odpowiadającym studiom miedzyobszarowym, nie jest natomiast widoczna w wierszu odpowiadającym kierunkowi składowemu i tak samo jest ujęta w wyliczeniach statystycznych. Jest to prawidłowa sytuacja i nie wymaga korekty.

W drugim przypadku (rozbieżność dotyczy zaimportowanych danych) przyczyną może być błędnie wprowadzona wartość w pliku importowym. Aby to sprawdzić:

- sprawdzić, jakie dane zostały zaimportowane (korzystając z opcji „Pobierz zaimportowany plik”
- w razie potrzeby skorygować błędne dane i zaimportować plik ponownie,
- poczekać na odświeżenie danych.

Permalink

W raporcie z danych statystycznych działu została uwzględniona większa liczba niż liczba osób widoczna w raporcie z danych źródłowych. Jaka jest tego przyczyna?

Porównując wyliczone dane statystyczne z raportem z danych źródłowych należy zwrócić uwagę nie tylko na liczbę osób uwzględnionych w raporcie z danych źródłowych, ale także na krotność zliczania danej osoby. W raporcie z danych źródłowych jest widoczne, czy dana osoba została zliczona tylko raz, czy więcej w danym wierszu i w danej kolumnie.

Przykład:

Jeśli Jan Kowalski, Polak, studiuje stacjonarnie na dwóch różnych kierunkach prowadzonych przez uczelnię, z tego:
-  na kierunku A studiuje na pierwszym roku
- na kierunku B studiuje na drugim roku
to:
-  dla działu 1 sekcja 1 forma Stacjonarne sprawozdania S-10 będzie uwzględniony dwa razy w kolumnie „Ogółem”  (w raporcie z danych źródłowych dla tego studenta w tej kolumnie pojawi się liczba dwa)
-  dla działu 1 sekcja 1 forma Stacjonarne sprawozdania S-10 będzie uwzględniony raz w kolumnie „Z liczby ogółem studenci I roku studiów razem”  (w raporcie z danych źródłowych dla tego studenta w tej kolumnie pojawi się liczba jeden).

Permalink

Czemu służy przycisk „Zatwierdź dane działu”? Dlaczego jest wyszarzony?

Przycisk zostanie aktywowany po zakończeniu okresu sprawozdawczego. Ma służyć potwierdzeniu, że praca nad uzupełnieniem danego działu została zakończona przez uczelnię. Dopiero po zatwierdzeniu wszystkich działów, będzie istniała możliwość zatwierdzenia całości sprawozdania (funkcjonalność zatwierdzania całości sprawozdania także zostanie udostępniona dopiero po zakończeniu okresu sprawozdawczego). Jedynie zatwierdzone sprawozdania będą uwzględnione w statystykach GUS oraz przy naliczaniu dotacji.

Permalink

Jak zarejestrować studenta oczekującego na obronę?

Rozliczenie takiego studenta, zależy od decyzji podjętych na uczelni.
Jeżeli student:

• rozpoczął kształcenie przed 1.10.2019 r.
• nie został skreślony z listy studentów
• oczekuje na obronę (np. na podstawie decyzji o przedłużeniu terminu składania pracy)
• nie jest rejestrowany na kolejny semestr roku akademickiego tj. na semestr zimowy 2019/2020

wówczas możliwe jest wprowadzenie informacji o obronie w starym wykazie studentów, na kierunku niedostosowanym do wymogów nowej ustawy.

Ale jeżeli student:

• rozpoczął kształcenie przed 1.10.2019 r.
• został skreślony z listy studentów
• obronił się po wznowieniu

wówczas możliwe jest wprowadzenie informacji o obronie w nowym wykazie studentów (2019/2020), na kierunku dostosowanym do wymogów nowej ustawy.

 

Permalink

Jaką podstawę studiowania należy zarejestrować studentom, którzy rozpoczęli studia przed 1.10.2019 r.?

Dla studentów zagranicznych, którzy rozpoczęli studia przed 1.10.2019 r. nie należy zmieniać podstawy przyjęcia i kształcenia. Podstawa przyjęcia i kształcenia takiego cudzoziemca może przyjmować jedną z dwóch wartości: „Przyjęcie na studia na podstawie umów międzynarodowych oraz na podstawie decyzji właściwego ministra” lub „Podjęcie i odbywanie studiów na zasadach obowiązujących obywateli polskich”, albo pozostać pusta.

Permalink

Czy należy wprowadzać informacje o Karcie Polaka i państwie urodzenia dla cudzoziemców, którzy rozpoczęli studia przed 1.10.2019 r.?

Nowe wymagane pola (państwo urodzenia, Karta Polaka) dotyczą tylko tych studentów, którzy rozpoczęli studia na nowych zasadach od 1.10.2019 r. Dane te można wprowadzić, ale nie jest to konieczne do wykazania kontynuacji studiów.

Permalink

Kto ma obowiązek wprowadzania danych studentów ze studiów wspólnych?

Uczelnia odpowiedzialna za kierunek ma obowiązek wprowadzać dane studentów do systemu POL-on. Uczelnia odpowiedzialna może jednak nadać uprawnienia pracownikom innych uczelni współprowadzących do wprowadzania tych danych. Tylko użytkownicy uprawnieni przez podmiot odpowiedzialny mogą wprowadzać dane studentów.

Permalink

Co oznacza „miejsce zamieszkania studenta”? (miasto/wieś)

Miejsce zamieszkania studenta (miasto/wieś) dotyczy miejsca zamieszkania, które zostało wskazane przez kandydata na studia w podaniu (ankiecie) rekrutacyjnej. Wartość ta nie zmienia się w wyniku wznowienia studiów, zmiany formy bądź kierunku studiów.

Permalink

Za jaki okres należy uzupełnić dane dotyczące liczby godzin zajęć w modułach Pracownicy i Kierunki?

Dane te należy uzupełnić wstecznie począwszy od 1 października 2018 r., czyli od dnia wejścia w życie ustawy 2.0.

Permalink

W jaki sposób wprowadzamy liczbę godzin zajęć nauczycielowi akademickiemu prowadzącemu wykład ogólnouczelniany/obieralny (np. prowadzi 30 godzin w roku w jednej grupie dla studentów różnych kierunków)?

W kontekście modułu Pracownicy nauczycielowi akademickiemu należy wskazać wszystkie kierunki, na których prowadzi zajęcia w ramach danego przedmiotu wraz ze wskazaniem liczby godzin zajęć prowadzonych w ramach tych kierunków (w zaprezentowanym przypadku należy wykazać po 30 godzin zajęć na każdym z kierunków, w ramach którego nauczyciel akademicki prowadzi zajęcia – o ile na zajęcia te uczęszcza co najmniej jeden student z danego kierunku).

Zobacz też:

• Jak raportować pracownikowi liczbę godzin zajęć ogólnouczelnianych prowadzonych dla studentów wszystkich kierunków (np. zajęcia z w-f lub języka obcego)?
• Czy w przypadku zajęć ogólnouczelnianych (obieralnych) należy korygować pracownikowi liczbę godzin zajęć, jeżeli nie zapisał się na nie ani jeden student z danego kierunku?

Permalink

W jaki sposób wprowadzamy liczbę godzin zajęć z poprzedniego roku akademickiego na kierunku, który został wygaszony?

Przepisy wskazują na obowiązek uzupełnienia danych za okres od dnia 1 października 2018 r.

Jeśli kierunek, który został wygaszony, został zmigrowany do nowej wersji systemu POL-on, zasadnym jest uzupełnienie informacji o liczbie godzin zajęć za rok akademicki 2018/2019 (zarówno w module Kierunki studiów, jak i module Pracownicy). Jeśli natomiast kierunek wygasł i nie został zmigrowany do POL-onu 2.0, wówczas nie będzie możliwości odzwierciedlenia w POL-onie informacji w tym zakresie.

Zwracamy uwagę, że w pierwszej kolejności należy przede wszystkim uzupełniać informacje w zakresie kierunków prowadzonych, natomiast w dalszej kolejności w zakresie kierunków wygaszonych.

Permalink

Czy w zakładce „Roczny wymiar zajęć dydaktycznych” doliczamy godziny (braki z poprzedniego roku akademickiego)?

W zakładce "Roczny wymiar zajęć dydaktycznych" należy wskazać planowany dla danego pracownika wymiar pensum na dany rok akademicki. Nie ma możliwości doliczania godzin za poprzedni rok akademicki, gdyż pensum jest ustalane oddzielnie na każdy rok akademicki. „Przesuwanie pensum” nie jest ponadto zgodne z obowiązującymi przepisami.

Permalink

Przy dodawaniu stopnia zagranicznego nie wyświetla się w podpowiedziach uczelnia zagraniczna, która go nadała. Co należy zrobić w tej sytuacji?

Taki problem może się pojawić tylko przy stopniach autonostryfikowanych, ponieważ w odniesieniu do nich istnieje słownik instytucji. Jeżeli w słowniku tym brakuje uczelni zagranicznej należy zgłosić jej brak do MNiSW za pośrednictwem Helpdesku POL-on. Natomiast w przypadku stopni nostryfikowanych nie ma słownika, instytucję nadającą należy wprowadzić ręcznie.

Permalink

Jaką liczbę godzin zajęć wpisać pracownikowi w module Pracownicy, jeśli w ramach kierunku prowadzi on zajęcia na studiach niestacjonarnych, ale nie prowadzi zajęć na studiach stacjonarnych?

Jeśli w ramach danego kierunku studiów dany pracownik realizuje tylko zajęcia w ramach studiów niestacjonarnych, należy go przypisać do tego kierunku, w ramach którego realizuje te zajęcia, ale w polu, „Liczba godzin zajęć” należy przy tej osobie wpisać „0”.

UWAGA! Jednocześnie informujemy, że zgodnie z decyzją MNiSW w szczególnych przypadkach, gdy uczelnia już wprowadziła informacje za rok 2018/2019 lub 2019/2020 bez uwzględnienia powyższej zasady (tj. podania liczby godzin zajęć o wartości „0” dla studiów niestacjonarnych, jeśli pracownik nie prowadzi zajęć na studiach stacjonarnych na tym samym kierunku), to nie ma konieczności dokonywania korekt. Jest to dozwolone pod warunkiem, że uczelnia prawidłowo wykaże liczbę godzin zajęć w kontekście modułu „Kierunki studiów” – zgodnie z trybem stacjonarnym. JEDNAKŻE W PRZYPADKU ROKU AKADEMICKIEGO 2020/2021 NALEŻY KONIECZNIE POSTĘPOWAĆ ZGODNIE Z PRZEDSTAWIONYMI WYTYCZNYMI.

Permalink

Jaką liczbę godzin zajęć wpisać pracownikowi w module Pracownicy, jeśli prowadzi on zajęcia na kierunku zarówno na studiach stacjonarnych, jak i niestacjonarnych?

W sekcji „Informacje o prowadzonych zajęciach” nie ma możliwości rozróżnienia na studia stacjonarne i niestacjonarne. Jeżeli w ramach kierunku studiów pracownik realizuje więcej niż jeden program studiów (np. stacjonarne i niestacjonarne lub licencjackie i inżynierskie), to w polu "Liczba godzin zajęć" należy podać największą z wartości wynikającą z programu zajęć studiów. Nie należy sumować godzin zajęć na studiach stacjonarnych i niestacjonarnych.

Permalink

Dla kogo rejestrujemy liczbę godzin zajęć określonych w programie studiów realizowanych w danym roku akademickim (moduł Pracownicy)?

Informację tę podajemy w odniesieniu do pracowników – nauczycieli akademickich (bez względu na to, czy uczelnia stanowi ich podstawowe miejsce pracy, czy nie), a także w odniesieniu do tzw. innych osób prowadzących zajęcia.

Permalink

Czy informację o „liczbie godzin zajęć określonych w programie studiów realizowanych w danym roku akademickim” należy podawać tylko dla pracowników zatrudnionych w uczelni jako w podstawowym miejscu pracy?

Nie, „liczba godzin zajęć określonych w programie studiów realizowanych w danym roku akademickim” jest to informacja, którą podajemy w odniesieniu do wszystkich nauczycieli akademickich i innych osób prowadzących zajęcia, bez względu czy pracują w uczelni jako w podstawowym miejscu pracy.

Zauważ, że liczbę godzin zajęć (nieco odmiennie ujmowaną) należy wprowadzać w POL-onie w kilku miejscach:

• łączna liczba godzin zajęć określonych w programie studiów (podstawa prawna: § 5 ust. 2 pkt 16 rozporządzenia w sprawie POL-on) – rejestrujemy w module Kierunki;
• liczba godzin zajęć określonych w programie studiów realizowanych przez nauczycieli akademickich zatrudnionych w uczelni jako podstawowym miejscu pracy (podstawa prawna: § 5 ust. 2 pkt 17 rozporządzenia w sprawie POL-on) – również rejestrujemy w module Kierunki;
• liczba godzin zajęć określonych w programie studiów realizowanych w danym roku akademickim (podstawa prawna: art. 343 ust. 1 pkt 9 ustawy 2.0​, § 2 ust. 2 pkt 5 rozporządzenia w sprawie POL-on) – rejestrujemy w module Pracownicy.

Zwróć uwagę, aby nie pomylić ze sobą powyższych sekcji.

Więcej na ten temat przeczytasz również w komunikacie MNiSW oraz w infografice dostępnych tutaj.

Permalink

Czy w POL-onie należy rejestrować osoby, które prowadzą zajęcia ze studentami i które za wykonaną usługę wystawiają rachunki w ramach działalności gospodarczej?

W module Pracownicy należy wykazywać wszystkie osoby prowadzące zajęcia, w tym osoby prowadzące samodzielną działalność gospodarczą w tym kierunku – jako tzw. inne osoby prowadzące zajęcia.

Permalink

Czy liczba godzin zajęć w modułach Pracownicy i Kierunki ma dotyczyć od razu obu semestrów, czy też można ją modyfikować w czasie – w semestrze zimowym podać liczbę za ten semestr, a w semestrze letnim powiększyć o liczbę godzin zajęć w semestrze letnim?

Liczba godzin zajęć rejestrowana w module Pracownicy powinna dotyczyć całego roku akademickiego.

Natomiast liczba godzin zajęć rejestrowana w module Kierunki powinna dotyczyć całego planowanego cyklu kształcenia. Wskazać przy tym należy, że może się ona zmieniać rok do roku akademickiego. Np. na rok akademicki 2019/2020 uczelnia podaje w POL-onie liczbę 2000 godzin, a w kolejnym roku akademickim 2020/2021, w przypadku zmiany programu studiów, może zmienić tę wartość na np. 2100 godzin.

Permalink

Jak raportować pracownikowi liczbę godzin zajęć ogólnouczelnianych prowadzonych dla studentów wszystkich kierunków (np. zajęcia z w-f lub języka obcego)?

Pracownikowi należy przypisać wszystkie godziny zajęć z każdego kierunku, w ramach którego dane zajęcia są przez niego prowadzone.

Zobacz też:

• W jaki sposób wprowadzamy liczbę godzin zajęć nauczycielowi akademickiemu prowadzącemu wykład ogólnouczelniany/obieralny (np. prowadzi 30 godzin w roku w jednej grupie dla studentów różnych kierunków)?
• Czy w przypadku zajęć ogólnouczelnianych (obieralnych) należy korygować pracownikowi liczbę godzin zajęć, jeżeli nie zapisał się na nie ani jeden student z danego kierunku?

Permalink

Czy rejestrując liczbę godzin zajęć (w modułach Pracownicy i Kierunki) należy wliczać takie zajęcia jak praktyki zawodowe, laboratoria, konwersatoria itp.?

Należy uwzględnić wszystkie rodzaje zajęć określone w programie studiów (np. zajęcia dydaktyczne, praktyki zawodowe, ćwiczenia, laboratoria, konwersatoria , lektoraty).

Permalink

Czy dane w module Pracownicy należy aktualizować na bieżąco czy wystarczy po zakończeniu semestru?

Poza wartościami deklaratywnymi (liczba godzin zajęć, pensum dydaktyczne) dane w module Pracownicy należy aktualizować na bieżąco, tj. zgodnie z przepisami w terminie do 21 dni od dnia zaistnienia zmiany albo uzyskania informacji o zmianie. Wyjątek to sytuacje, gdy przepisy jasno określają inne terminy (np: nieobecności pracownika rejestrujemy raz na rok według stanu na 31 grudnia).

Podstawa prawna: § 9 rozporządzenia ws. POL-on

Permalink

Za jaki okres należy wprowadzić dane (w tym kompetencje) innych osób prowadzących zajęcia?

Dane innych osób prowadzących zajęcia, w tym ich kompetencje i doświadczenie, należy uzupełnić dla osób zatrudnionych (lub prowadzących zajęcia na innej podstawie) w dniu 1 października 2018 r. i okresach późniejszych (przy czym początek obowiązywania umowy cywilno-prawnej, na podstawie której zatrudniona jest lub była taka osoba może dotyczyć daty wcześniejszej niż 1 października 2018 r.)

Permalink

W którym momencie należy wprowadzać liczbę godzin zajęć oraz pensum dydaktyczne w module Pracownicy? Według stanu na jaki dzień?

Dane o liczbie godzin zajęć oraz o pensum dydaktycznym są podawane deklaratywnie, jako zatwierdzone przez rektora przed rozpoczęciem roku akademickiego. Należy je więc wprowadzić przed rozpoczęciem roku akademickiego bądź z jego początkiem według ówczesnego stanu.  Nie należy aktualizować tych danych w czasie, o ile nie nastąpiły istotne zmiany w przydziale zajęć poszczególnym pracownikom.

Permalink

Czy jest jakieś ograniczenie ilościowe dotyczące uzupełniania pól „Doświadczenie” i „Kompetencje” w module Pracownicy?

Tak, każde z czterech pól w zakładce "Kompetencje" ma limit 2000 znaków (liczonych ze spacjami).

Permalink

Jak uzupełnić informacje o kompetencjach i doświadczeniu w przypadku doktorantów, których rejestrujemy w module Pracownicy jako inne osoby prowadzące zajęcia?

Zasadniczo doktoranci, jako inne osoby prowadzące zajęcia, nie posiadają jeszcze znacznego doświadczenia zawodowego. W takiej sytuacji zasadnym jest, aby w POL-onie podać jedynie minimum informacji. Np. jako okres zdobytego doświadczenia wystarczy wskazać okres odbywania studiów doktoranckich/kształcenia w szkole doktorskiej. Jako kompetencje wystarczające jest wskazanie, że osoba jest doktorantem. W przypadku pola „Zakres zdobytego doświadczenia” można wskazać, jakiego rodzaju doświadczenie zawodowe doktorant już posiada lub podać informację o braku doświadczenia.

Permalink

Czy kolejność dyscyplin wymienionych w sekcji „Oświadczenie N” w module Pracownicy ma znaczenie?

W aspekcie ewaluacji kolejność dyscyplin wymienionych w oświadczeniu o liczbie N nie ma znaczenia.

Nieco inaczej sprawa wygląda z technicznego punktu widzenia:

• Pierwsza z wymienionych dyscyplin będzie domyślnie przypisywana do nowo dodanego osiągnięcia pracownika naukowego (np. do publikacji); jednak w razie potrzeby będzie ją można zmienić na drugą wymienioną dyscyplinę.
• Będzie ona również przypisana do wszystkich publikacji autora w przypadku akcji masowych – np. migracji (także tutaj będzie możliwa weryfikacja).

Celem tego rozwiązania jest optymalizacja pracy z danymi. Chodzi o to, aby nie trzeba było przypisywać dyscypliny przy każdym osiągnięciu pracownika, a jedynie dokonać weryfikacji tam, gdzie przypisana jest dyscyplina o drugorzędnym znaczeniu.

Permalink

Dlaczego nie mogę usunąć ostatniego zatrudnienia pracownika w podmiocie?

Jest to niemożliwe, ponieważ łączy ono pracownika z danym podmiotem. Usunięcie ostatniego zatrudnienia spowodowałoby usunięcie całego pracownika z podmiotu.

Jeśli chcesz całkowicie usunąć pracownika z podmiotu, skorzystaj z opcji "Usuń pracownika".

Uwaga! Operacja usunięcia spowoduje trwałe usunięcia pracownika oraz danych jego zatrudnienia we wskazanym podmiocie. Jest to czynność nieodwracalna.

Permalink

Czy można wpisać pracownikowi podwójne obywatelstwo?

Nie, w jednym czasie pracownik może mieć wpisane jedno obywatelstwo. W przypadku osoby z podwójnym obywatelstwem należy dokonać wyboru, które obywatelstwo wpisać do systemu.

Permalink

Jak usunąć pracownika omyłkowo wprowadzonego do POL-onu?

Opcja usuwania pracownika z modułu Pracownicy została wdrożona w maju 2020 r. Aby z niej skorzystać, wejdź w szczegóły danego pracownika i kliknij w przycisk "Usuń pracownika" widoczny pod jego nazwiskiem.

Uwaga! Operacja usunięcia powoduje trwałe usunięcia pracownika oraz danych jego zatrudnienia we wskazanym podmiocie. Jest to czynność nieodwracalna.

Permalink

Dlaczego nie mogę dodać przyszłej daty ustania zatrudnienia pracownika, wynikającej z umowy na czas określony?

W sekcji "Dane zatrudnienia" ("Cechy zatrudnienia") rejestrujemy tylko daty faktycznego zatrudnienia pracownika w podmiocie. Oznacza to, że podajemy tylko datę faktycznego zakończenia zatrudnienia pracownika. Natomiast informacje o umowie na czas określony i datach jej obowiązywania podajemy w sekcji "Warunki zatrudnienia".

Permalink

Jeśli pracownik jest zatrudniony w dwóch podmiotach, jakie dane pracownika w jednym pomiocie widać w drugim podmiocie?

Aktualnie widać: zatrudnienia, warunki zatrudnienia, oświadczenia o dyscyplinie, oświadczenie o liczbie N. W przyszłości planowane jest uwidocznienie pozostałych elementów.

Permalink

Jaką liczbę godzin należy wpisać w sekcji „Roczny wymiar zajęć dydaktycznych” (pensum dydaktyczne)? Tę wynikającą ze stanowiska czy należy uwzględniać np. zniżki pensum?

Roczny wymiar zajęć dydaktycznych jest to wartość zatwierdzona przez władze uczelni w zakresie przydziału zajęć dydaktycznych na dany rok akademicki. Należy w tym miejscu wpisać całe planowane pensum, w którym zawarta będzie już informacja o tym, czy ktoś w danym roku akademickim będzie miał zwiększone pensum z racji wykonywania godzin ponadwymiarowych (zastępując innego nauczyciela akademickiego będącego, np. na urlopie dla poratowania zdrowia), czy też zmniejszone z racji pełnienia funkcji.

Wartość tą należy wpisać przed rozpoczęciem roku akademickiego. Jest to zatem wartość planowana (deklaratywna). Jeżeli w ciągu roku dojdzie do jakichś zmian w wymiarze zajęć, uczelnia potem tego nie koryguje.

Permalink

Pracownikowi zmieniono grupę stanowisk z badawczo-dydaktycznej na dydaktyczną, a przed zmianą miał złożone oświadczenie o zaliczeniu do liczby N. Czy należy zamknąć dla niego to oświadczenie? Czy wystarczy nie zaznaczać pracownikowi opcji „TAK” w polu „Prowadzone badania”? Czy data zakończenia obowiązywania oświadczenia będzie tożsama z datą zakończenia umowy?

Data zakończenia oświadczenia N nie musi (chociaż może) pokrywać się z datą zakończenia stanowiska, ale nie jest to związane z przejściem na inne stanowisko. Data zakończenia oświadczenia N jest związana z zaprzestaniem prowadzenia badań w danej dyscyplinie w danej jednostce (prowadzenie badań może być realizowane także przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach niewymagających prowadzenia badań).

Informacja o prowadzonych badaniach powinna być zaznaczona, jeśli w ramach danego oświadczenia o dyscyplinie była przez dowolny czas prowadzona działalność naukowa.

Permalink

Czy przy każdej nowej umowie o pracę trzeba zbierać od pracownika nowe oświadczenie i rejestrować je w POL-onie?

Nie, jeśli jest zachowana ciągłość zatrudnienia, to nie trzeba. To jednak zależy od kontekstu i jeśli zmienia się stanowisko, to zatrudnienie można zakończyć, jednak nie ma takiej konieczności. Tu podejście jest dość elastyczne.

Permalink

Kto to są „inne osoby prowadzące zajęcia”?

Są to wszystkie osoby prowadzące zajęcia, ale niebędące zatrudnione na umowę o pracę lub ogólnie niezatrudnione wcale. Mogą to być osoby zatrudnione na podstawie umów cywilno-prawnych, niezatrudnieni na uczelni doktoranci prowadzący zajęcia.

Permalink

Czy przedłużenie umowy na czas określony należy zarejestrować jako nowy warunek zatrudnienia czy korektę daty końca obowiązywania dotychczasowej umowy?

Taką sytuację można zarejestrować jako nowy warunek zatrudnienia lub korektę warunku zatrudnienia.

Zależy to od tego, co się zmieniło. Jeśli zmieniła się tylko data końcowa umowy, to można skorygować tylko ten parametr lub zarejestrować go jako nowy warunek zatrudnienia. Jeśli jednak jednocześnie zmienia się np.: rozmiar etatu lub stanowisko, to trzeba zarejestrować nowy warunek zatrudnienia.

Permalink

Do czego będą służyć informacje o prowadzonych zajęciach?

Do weryfikacji warunku, jaki procent (50% lub 75%) zajęć dydaktycznych prowadzonych jest przez nauczycieli akademickich zatrudnionych w uczelni jako w podstawowym miejscu pracy.

Permalink

Co zrobić w sytuacji, gdy ze starego POL-onu zmigrowała się przyszła data ustania zatrudnienia pracownika?

Datę taką należy usunąć, ponieważ zasadą POL-onu 2.0 jest rejestrowanie jedynie daty faktycznego ustania zatrudnienia pracownika, a zatem rejestrowanie tego zdarzenia po fakcie. Aby to zrobić kliknij przycisk "Zakończ zatrudnienie". Następnie kliknij w ikonę kalendarza przy dacie ustania zatrudnienia. Otworzy się kalendarz. U dołu kliknij w komendę "Wyczyść", a następnie kliknij przycisk "Zakończ zatrudnienie". W rezultacie data ustania zatrudnienia zostanie usunięta z sekcji "Dane zatrudnienia".

Permalink

Dlaczego po migracji danych pracownika ze starego systemu, w POL-onie 2.0 jego stanowisko pracy zmieniło się również wstecznie?

Jest to spowodowane błędem, który wystąpił podczas migracji. Zgodnie z ustawą 2.0, w odniesieniu do dawnych grup stanowisk naukowych i naukowo-dydaktycznych na uczelniach, siatka stanowisk powinna się automatycznie zaktualizować za okres od 1 października 2018 r. Jednak w wyniku błędu u pracowników, którzy mieli trwające zatrudnienia w dniu 1 października 2018 r. , "stare" stanowiska zmieniły się na "nowe" również za okres sprzed tej daty. Naprawa powyższego błędu jest planowana na czerwiec 2020 r.

Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.

Permalink

Jak poprawnie wprowadzić pracownikowi stopień naukowy autonostryfikowany?

Do ustalenia dziedziny i dyscypliny stopnia autonostryfikowanego powinna być brana pod uwagę data ustalenia (w tym przypadku data zatrudnienia danej osoby w podmiocie) - a nie data uzyskania stopnia za granicą. W związku z tym dostępne są klasyfikacje dziedzin i dyscyplin, które zawierają się w ramach całego zatrudnienia pracownika w podmiocie. To użytkownik prowadzający dane wybiera odpowiednią klasyfikację dla danego przypadku.

Permalink

Dla kogo należy wypełniać zakładkę „Kompetencje” w module Pracownicy?

Pole powinno być uzupełniane tylko dla tzw. innych osób prowadzących zajęcia. Nie należy go wypełniać nauczycielom akademickim. Jeśli dana osoba jest jednocześnie zatrudniona na etacie jako nauczyciel akademicki i na podstawie umowy cywilno-prawnej jako inna osoba prowadząca zajęcia, to należy wypełnić zakładkę "Kompetencje", o ile w ramach umowy cywilno-prawnej taka osoba prowadzi zajęcia – w innym przypadku sama rejestracja umów cywilno-prawnych nie powinna być odzwierciedlona w systemie.

Permalink

Dlaczego w zakładce „Stopnie i tytuły” nie zmigrowały się wydziały ani nie da się ich wprowadzić z poziomu interfejsu?

Zgodnie z decyzją MNiSW podczas migracji danych ze starego POL-onu do POL-onu 2.0 stopnie i tytuły zostały przepisane na jednostki główne. Informacje o wydziałach zostały w starym systemie. Aktualnie stopnie i tytuły są nadawane przez instytucje, a nie ich jednostki podrzędne.

Permalink

Czy i gdzie można pobrać raporty dotyczące pracowników?

Możliwość samodzielnego generowania i pobierania raportów dotyczących pracowników jest dostępna w nowym module Raporty w POL-onie 2.0. O tym, jak to zrobić, przeczytasz tutaj Więcej na temat modułu Raporty przeczytasz tutaj.

Permalink

Inna osoba prowadząca zajęcia jest zatrudniana na umowy cywilno-prawne rok po roku, ale z racji wakacji występuje 3-miesięczna przerwa pomiędzy kolejnymi umowami. Czy można utrzymywać to w systemie jako jedno zatrudnienie i dodawać kolejne umowy jako nowe warunki zatrudnienia?

Jeśli jest przerwa w świadczeniu pracy, to powinno być zakończone poprzednie zatrudnienie i otworzone nowe.

Chyba że w trakcie umów cywilno-prawnych taka osoba jest także pracownikiem, np.: w ramach osobnej umowy o pracę. W takim wypadku trwa ciągłość zatrudnienia i nie należy przerywać zatrudnienia, a jedynie dodać nowy warunek zatrudnienia przy zawarciu kolejnej umowy cywilno-prawnej.

Permalink

Inna osoba prowadząca zajęcia podpisuje z uczelnią kilka umów cywilno-prawnych w ciągu roku akademickiego. Czy należy rejestrować każdą umowę jako kolejne zatrudnienie albo kolejny warunek zatrudnienia?

Każdą umowę należy zarejestrować jako osobne warunki zatrudnienia, jeśli zachowana jest ciągłość zatrudnienia. Jeśli ciągłość zatrudnienia jest przerwana, to powinny być rejestrowane nowe zatrudnienia.

Permalink

Czy jest możliwa korekta oświadczenia o dyscyplinie reprezentowanej przez pracownika?

W tym celu należy napisać prośbę do MNiSW, które podejmie indywidualną decyzję. MNiSW, po pozytywnym rozpatrzeniu danej prośby, usunie oświadczenie.

Prośbę należy skierować do MNiSW na piśmie, a nie przez Helpdesk OPI PIB.

Permalink

Co w sytuacji, gdy pracownik ma nową umowę o pracę, następującą od razu po poprzedniej umowie, a wszystkie pozostałe warunki zatrudnienia są takie same?

Nie jest to nowe zatrudnienie. Jest to nowy warunek zatrudnienia lub ewentualnie korekta warunku zatrudnienia. Zależy to od tego, co się zmieniło. Jeśli zmieniła się tylko umowa z czasu określonego na czas nieokreślony, to można skorygować tylko ten parametr lub zarejestrować tę umowę jako nowy warunek zatrudnienia. Jeśli jednak jednocześnie wraz ze zmianą umowy zmienia się np.: rozmiar etatu lub stanowisko, to taka umowę trzeba zarejestrować jako nowy warunek zatrudnienia.

Permalink

Co z zatrudnieniem, jeśli pracownikowi skończy się okres obowiązywania warunków zatrudnienia i nie zostaną wprowadzone nowe?

W przyszłości system wyświetli powiadomienie o tym fakcie. Aktualnie należy takie kwestie kontrolować jeszcze bez użycia systemu.

Permalink

Czy nieobecności pracownika zliczamy w roku akademickim czy kalendarzowym?

W roku kalendarzowym, ponieważ zgodnie z § 2 ust. 5 pkt 4 rozporządzenia ws. POL-on należy je podawać według stanu na dzień 31 grudnia.

Permalink

Czy w liczbie dni nieobecności pracownika należy podawać dni robocze czy kalendarzowe?

Dni kalendarzowe.

Permalink

Jak należy rejestrować osobę, która pracuje na podstawie stosunku pracy oraz umowy cywilno-prawnej?

Nie należy rejestrować dwukrotnie zatrudnienia takiej osobie, ale należy w ramach tego samego zatrudnienia dodać jej warunek zatrudnienia w postaci umowy cywilno-prawnej. Zatem w ramach jednego zatrudnienia może być zarejestrowana umowa cywilno-prawna, jaki i umowa o pracę jednocześnie.

Nowe zatrudnienie należy zarejestrować, jeśli nastąpiła przerwa we współpracy danej osoby z podmiotem (przy czym chodzi o współpracę związaną z działalnością naukową lub dydaktyczną, jako podlegającą rejestracji na mocy ustawy 2.0).

Permalink

Czy w pensum w module Pracownicy uwzględniamy też godziny ponadwymiarowe?

Roczny wymiar zajęć dydaktycznych jest to wartość zatwierdzona przez władze uczelni w zakresie przydziału zajęć dydaktycznych na dany rok akademicki. Należy w tym miejscu wpisać całe planowane pensum, w którym zawarta będzie już informacja o tym, czy ktoś w danym roku akademickim będzie miał zwiększone pensum z racji wykonywania godzin ponadwymiarowych (zastępując innego nauczyciela akademickiego będącego, np. na urlopie dla poratowania zdrowia).

Permalink

Czy należy zmieniać zadeklarowaną liczbę godzin zajęć pracownika, jeśli po fakcie (np. na koniec roku akademickiego) okaże się, że były zastępstwa i jeden przedmiot prowadziło w rzeczywistości kilku nauczycieli?

Nie, pojedyncze nieobecności lub zastępstwa nic nie zmieniają. Do POL-onu wpisujemy liczbę godzin zajęć wynikającą z programu zajęć na dany rok. Jest to wartość planowana, a nie zrealizowana. Chodzi o maksymalne uproszczenie wprowadzania danych. Nie należy odwzorowywać stanu faktycznego po fakcie, a więc późniejsze zdarzenia typu zastępstwa nie wpływają na konieczność modyfikacji wartości zadeklarowanych – gdy np. jeden nauczyciel akademicki zastępuje innego nauczyciela jedynie sporadycznie (pojedyncze zajęcia).

Uwaga! Zgodnie z aktualnymi wytycznymi z MNiSW w przypadku ewentualnego wystąpienia istotnych zmian w reprezentacji godzin przez poszczególnych pracowników danego kierunku (np. choroba pracownika i przejęcie znacznej części lub nawet wszystkich zajęć w dłuższym okresie czasu przez innego pracownika), dopuszczalna jest korekta liczby godzin zajęć celem prawidłowego odzwierciedlenia liczby godzin zajęć w Systemie POL-on.

Więcej informacji na temat liczby godzin zajęć znajdziesz tutaj.

Permalink

Czy w polu „Informacje o prowadzonych zajęciach” w module Pracownicy mają być wprowadzane informacje o planowanych zajęciach w całym roku akademickim? Według jakiego stanu należy podawać te informacje?

Tak, chodzi o informacje o planowanych zajęciach w całym roku akademickim. Należy je podawać według stanu z początku roku akademickiego.

Permalink

Jak prawidłowo dokonać sprostowania danych osobowych studenta, u którego nastąpiła zmiana płci?

W przypadku, gdy zmiana płci ma dowiązywać od konkretnej daty w trakcie trwania studiów należy zarejestrować zmianę danych osobowych i identyfikacyjnych studenta.

Aby to zrobić odnajdź studenta w Wykazie studentów. Kliknij w nazwisko studenta. Użyj przycisku "Edytuj dane". Wejdź w zakładkę "Imię, nazwisko, płeć". Wybierz przycisk „Zmień”. Wpisz nowe dane osobowe studenta z datą zmiany od kiedy obowiązuje. Przejdź do sekcji "Dane identyfikacyjne". Użyj przycisku „Zmień” aby wpisać nowy numer PESEL również z datą zmiany.

W przypadku, gdy zmiana płci ma obowiązywać wstecznie tj. dotyczyć całego okresu studiowania, to można dokonać korekty danych osobowych i identyfikacyjnych studenta poprzez akcję "Koryguj".

Opcja korygowania ma zastosowanie, gdy urzędowa zmiana płci skutkuje nadaniem nowego numeru PESEL, wydaniem nowego świadectwa urodzenia, oraz świadectw szkolnych i dyplomów uczelni wyższych.

Permalink

Czy niezatrudniony na uczelni doktorant powinien być rejestrowany jako inna osoba prowadząca zajęcia?

Tak, jeżeli doktorant nie jest zatrudniony przez uczelnię, ale prowadzi na niej zajęcia, powinien zostać zarejestrowany w module Pracownicy jak tzw. inna osoba prowadząca zajęcia.

Permalink

Jakie dane są niezbędne do wykazania kontynuacji studentowi, który rozpoczął studia przed 1 października 2019 r.?

Zasadniczo potrzebne są: stary i nowy kod uruchomienia oraz data rozpoczęcia studiów. Szczegółowy zakres danych niezbędnych do raportowania takich studentów jest przedstawiony w specyfikacji importu dostępnym tutaj: https://polon.nauka.gov.pl/pomoc/knowledge-base/specyfikacja-interfejsow-masowej-wymiany-danych-w-systemie-pol-on-w-wersji-2-0/

Należy pamiętać, że nie można wskazać kontynuacji studiów na uruchomieniu, jeżeli student nie był zarejestrowany na semestr letni 2018/2019 i nie jest aktywnym studentem na studiach, które wskazywane są jako kontynuowane w chwili raportowania.

Permalink

Czy w pliku XML dla studentów będą dwa kody: stary kierunek ID i kod uruchomienia?

Tak. Jeśli student nie kontynuuje studiów w roku akademickim 2019/2020, rozliczamy go za pomocą kodu kierunek ID. Jeżeli kontynuuje - posługujemy się starym kodem kierunek ID oraz kodem uruchomienia. Jeżeli są to nowe studia, rozpoczęte w roku akademickim 2019/2020 posługujemy się tylko kodem uruchomienia.

Permalink

Co się dzieje ze „starymi” studentami?

Dotychczasowi studenci, którzy nie kontynuują studiów w roku akademickim 2019/2020 pozostają w Wykazie studentów.

W przypadku studentów kontynuujących studia zrealizowane semestry są widoczne w Wykazie studentów, a semestry 2019/2020 w Wykazie studentów 2019/2020.

Permalink

Czy API REST będzie miało tłumaczenie nazw angielskich na polskie?

W przyszłości planowane jest zamieszczenie na stronach Pomocy opisu w języku polskim.

Permalink

Do kiedy i według stanu na jaki dzień należy raportować studentów?

W systemie POL-on do końca marca 2020 r. uczelnia ma obowiązek zaraportowania danych wstecznie, począwszy od 1 października 2018 r.

Od 1 kwietnia 2020 r. uczelnie mają obowiązek raportowania danych studenta na bieżąco.

Statystyki GUS będą wyliczane na podstawie stanu na dzień 31 grudnia.

Podstawa prawna: art. 219 ust. 6 przepisów wprowadzających; art. 354 ust. 2, 4 i 5 ustawy 2.0; § 10 ust. 1 rozporządzenia ws. POL-on.

Permalink

Co zrobić ze studentem, który zgodnie z regulaminem studiów ma prawo dokończyć studia na „starym” kierunku studiów, który nie zostanie zmigrowany do POL-onu 2.0 (po decyzji MNiSW)?

Jeżeli student nie jest rejestrowany na nowy semestr (czeka tylko na obronę pracy dyplomowej), to po obronie należy zaktualizować dane studenta w dotychczasowym wykazie studentów (data obrony, uzyskany tytuł, numer dyplomu).

Jeżeli student jest rejestrowany na nowy semestr w roku akademickim 2019/2020, to wówczas musi być zarejestrowany na kierunku dostosowanym lub zmigrowanym.

Permalink

Czy należy rejestrować w POL-onie osoby, które na dzień 31 grudnia 2019 r. nie były studentami, ale zostały przyjęte na studia i złożyły ślubowanie na dzień 1 października 2019 r., a następnie zostały skreślone do 30 grudnia 2019 r.?

Tak - do końca marca 2020 r. uczelnia ma obowiązek zaraportowania danych wstecznie, począwszy od 1 października 2018 r.

Podstawa prawna: art. 219 ust. 6 przepisów wprowadzających.

Permalink

Czy i jak należy rejestrować osoby, które zostały przyjęte na studia, ostatecznie ich nie podjęły, ale na dzień 1 października 2019 r. nie były skreślone?

Rejestracji w systemie POL-on podlegają studenci po immatrykulacji (ślubowaniu). Jeżeli osoba została zrekrutowana, ale nie złożyła ślubowania, a tym samym nie nabyła uprawnień studenta, nie podlega rejestracji w POL-onie.

Permalink

Jak rejestrować studentów z rekrutacji bez podziału na kierunki w roku akademickim 2019/2020 ?

Do tej pory studenci z rekrutacji bez podziału na kierunki byli skreślani po pierwszym roku studiów z listy studentów i zapisywani na docelowy kierunek.

Aktualnie, dla studentów, którzy rozpoczęli kształcenie po 1 października 2018 r., w POL-onie 1 został udostępniony mechanizm wskazywania rekrutacji bez podziału na kierunki poprzez podanie informacji o poziomie, formie, jednostce prowadzącej studia bez konieczności rejestrowania konkretnego kodu uruchomienia.

Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW w jednym czasie student może studiować tylko na jednych studiach bez przypisania do kierunku.

 

Permalink

Kiedy zostanie udostępniona edycja tabelaryczna (semestrów i pomocy materialnej) dla wykazu studentów?

Nie planujemy wdrożyć edycji tabelarycznej w module Studenci dla nowego wykazu studentów 2019/2020.

Permalink

Jak mogę wprowadzić studentów na rok 2019/2020 do systemu POL-on?

W roku akademickim 2019/2020 studenci raportowani są do starego systemu POL-on, który został dostosowany do wymogów nowej ustawy. W systemie POL-on 1 została udostępniona możliwość rejestrowania nowych studentów rozpoczynających kształcenie od roku akademickiego 2019/2020 oraz mechanizm wskazywania kontynuacji studiów już rozpoczętych. W systemie POL-on 1 został udostępniony oddzielny wykaz studentów na rok akademicki 2019/2020. Po uruchomieniu modułu Studenci w POL-onie 2.0 dane z wspomnianego wykazu zostaną przeniesione do nowego systemu automatycznie. Więcej na ten temat zobacz:

Rejestracja nowego studenta na rok akademicki 2019/2020

Rejestracja studenta kontynuującego studia na rok akademicki 2019/2020

Rejestracja nowego studenta studiów międzyobszarowych na rok akademicki 2019/2020

Rejestracja nowego studenta z rekrutacji bez podziału na kierunki na rok akademicki 2019/2020

Permalink

W jaki sposób mają być raportowani absolwenci kierunków wygaszanych, którzy nie będą już raportowani na rok akademicki 2019/2020?

Jeżeli absolwent nie będzie już rejestrowany na kolejny semestr akademicki 2019/2020 (co wiązałoby się z koniecznością przypisania do nowego kierunku), ale będzie się bronił w okresie od października 2019 r., wystarczy uzupełnić informacje o uzyskaniu tytułu zawodowego w dotychczasowym systemie.

Permalink

W jakich częściach systemu POL-on wykorzystuje (przetwarza) się dane osobowe, np. numer PESEL?

PESEL wprowadzany jest do systemu w modułach:

• studenci
• doktoranci
• pracownicy
• stopień dr/dr hab.

Dane te wprowadzają osoby z rolą upoważniająca do edycji danych.

Permalink

Kiedy będzie możliwość korzystania z identyfikatora zewnętrznego w odniesieniu do studentów?

Ponieważ w roku akademickim 2019/2020 studenci raportowani są do starego systemu POL-on, który został dostosowany do wymogów nowej ustawy, identyfikator zewnętrzny nie jest używany w tym systemie. Obowiązującym identyfikatorem studenta jest UID, nadawany przez system.

Permalink

Do kiedy należy uzupełnić informacje o projektach i komercjalizacjach?

Dane o działalności naukowej instytucji (tj. projekty) należy aktualizować w ciągu 21 dni od dnia zaistnienia zmiany.

Dane o przychodach z komercjalizacji wyników działalności naukowej lub know-how związanego z tymi wynikami należy aktualizować do dnia 15 stycznia następnego roku, według stanu na dzień 31 grudnia.

(Podstawa prawna: § 12 ust. 1 pkt 2 a) i c) rozporządzenia ws. POL-on.)

Należy pamiętać , że dane te są gromadzone również na potrzeby ewaluacji.

Permalink

Od jakiego zdarzenia liczy się termin na zarejestrowanie postępowania awansowego?

14-dniowy termin na zarejestrowanie postępowania awansowego należy liczyć od dnia wszczęcia tego postępowania.

Ponadto dane w Bazie dokumentów w postępowaniach awansowych należy aktualizować niezwłocznie po zaistnieniu zmiany albo po uzyskaniu informacji o zmianie.

(Podstawa prawna: § 14. ust. 1 rozporządzenia ws. POL-on).

Permalink

Czy dane z modułu Baza dokumentów w postępowaniach awansowych będą wykorzystywane do algorytmu na potrzeby ewaluacji?

Nie bezpośrednio. Dane o stopniach i tytułach będą uzupełniały dane w module Pracownicy w odniesieniu do pracowników, którzy są uwzględniani w ewaluacji.

Permalink

Czy dla modułów Szkoły doktorskie i Osoby ubiegające się o stopień doktora są przewidziane nowe role?

Dla modułu Szkoły doktorskie są przewidziane nowe role: INST_SZKOLY_DR_ADM, INST_SZKOLY_DR_PODGLAD.

Natomiast moduł Osoby ubiegających się o stopień doktora został oparty na tych samych rolach, co moduł Doktoranci w POL-onie 1.

W obu przypadkach dane należy wprowadzać na poziomie instytucji głównej.

 

Permalink

Czy w POL-onie 1 w module Doktoranci będzie zmieniony słownik dyscyplin na nowe dyscypliny?

Zgodnie z ustaleniami z MNiSW w POL-onie 1.0 w modułach: Studia doktoranckie i Doktoranci pozostaną stare dyscypliny.

 

Komunikat w sprawie dyscyplin wykazywanych na studiach doktoranckich kontynuowanych na dotychczasowych zasadach

Jeśli doktorant, kontynuujący studia doktoranckie na dotychczasowych zasadach, wszczął przewód doktorski w okresie:

• od 01.10.2018 do 30.04.2019 i do 30.04.2019 został mu nadany stopień doktora - zarówno do studiów doktoranckich, jak i do stopnia stosuje się dotychczasowe dyscypliny;

• od 01.10.2018 do 30.04.2019, ale stopień doktora został mu nadany po 30.04.2019 - do studiów doktoranckich stosuje się dotychczasowe dyscypliny, a do stopnia nowe.

Jeśli doktorant, kontynuujący studia doktoranckie na dotychczasowych zasadach, wszczął postępowanie w sprawie nadania stopnia doktora:

• po 30.09.2019 - do studiów doktoranckich stosuje się dyscypliny dotychczasowe, a w postępowaniu o nadanie stopnia doktora nowe.

Podstawa Prawna:

Zgodnie z art. 279 ust. 1 przepisów wprowadzających ustawę 2.0 studia doktoranckie rozpoczęte przed rokiem akademickim 2019/2020 prowadzi się na zasadach dotychczasowych, jednak nie dłużej niż do dnia 31 grudnia 2023 r.

Zgodnie z art. 179 ust 3 pkt 1 przepisów wprowadzających ustawę 2.0, jeżeli postępowanie o nadanie stopnia doktora zostało wszczęte na zasadach dotychczasowych, ale stopień doktora został nadany po 30 kwietnia 2019 r. to stopień nadaje się w nowych dyscyplinach.

Permalink

Czy zmiana grupy pracowniczej wywołuje skutki prawne dla złożonych oświadczeń pracownika (oświadczenia o reprezentowaniu dyscyplin i oświadczenia o liczbie N)?

Nie ma w taj chwili żadnej walidacji systemowej łączącej stanowisko pracownika ze złożonym oświadczeniem i nie jest ona przewidywana.

Permalink

Jak należy zarejestrować studenta, który broni się w październiku 2019 r.?

Jeżeli student nie jest rejestrowany na nowy semestr (czeka tylko na obronę pracy dyplomowej), to po obronie należy zaktualizować dane studenta w dotychczasowym wykazie studentów (data obrony, uzyskany tytuł, numer dyplomu).

Jeżeli student jest rejestrowany na nowy semestr w roku akademickim 2019/2020, to wówczas musi być zarejestrowany na kierunku dostosowanym lub zmigrowanym.

Permalink

Czy w nowym systemie można podawać stare kody świadczeń dla studentów?

Co do zasady nie, walidacja nowego systemu  nie przyjmie ich. Ze starych kodów zostały tylko te dla świadczeń socjalnych i zapomogi.

Permalink

Czy w XSD jest jakiś znacznik dla osób biorących udział w prowadzeniu działalności naukowej?

Nie ma dedykowanego znacznika dla osób biorących udział w prowadzeniu działalności naukowej. Istnieje natomiast znacznik dla osób prowadzących działalność naukową we wskazanej dyscyplinie. Szczegółowe informacje znajdują się w Specyfikacji XSD dostępnej tutaj.

Permalink

Dlaczego w schematach XSD dotyczących pracowników nie ma numerów ORCID, funkcji kierowniczych, kar dyscyplinarnych? Dlaczego brakuje informacji technicznych do plików?

W schematach XSD nie ma numerów ORCID ze względu na regulamin organizacji ORCID. Wymusił on zmianę jeśli chodzi o przepływ danych. Numer ORCID są aktualnie rejestrowane i potwierdzane przez użytkownika w systemie PBN. System POL-on jedynie odzwierciedla tę informację w swoich strukturach.

Informacje o funkcjach kierowniczych i karach dyscyplinarnych będą wprowadzane z poziomu API i GUI. Nie będzie możliwości importowania tych danych do systemu POL-on 2 drogą XML.

Permalink

Czy nieobecności powinny być uzupełnione również dla pracowników zatrudnionych w poprzednich latach?

Informacje o nieobecnościach pracownika należy zaraportować wstecznie począwszy od roku 2017. Dane te należy uzupełnić również w odniesieniu do byłych pracowników instytucji.

Permalink

Czy osoba prowadząca zajęcia na studiach niestacjonarnych, zatrudniona na umowę cywilno-prawną powinna zostać zarejestrowana w wykazie nauczycieli akademickich?

Tak, osoby takie traktowane są jako inne osoby prowadzące zajęcia i powinny być rejestrowane w Wykazie nauczycieli akademickich, innych osób prowadzących zajęcia, osób prowadzących działalność naukowa oraz osób biorących udział w jej prowadzeniu, znajdującym się w module Pracownicy.

Permalink

Czy dane o kompetencjach i doświadczeniu innych osób prowadzących zajęcia powinny być rejestrowane także wstecznie za 2018 r.?

Tak, dane te powinny być uzupełnione także dla osób zatrudnionych w 2018 r.

Permalink

Jak wskazać jednostkę o nazwie: Rada Dyscyplin Naukowych, która nadała stopień doktora lub doktora habilitowanego od 1.10.2019 r. (moduły: Zawiadomienia i Baza dokumentów w postępowaniach awansowych)?

W świetle aktualnych przepisów, to uczelnia jest posiadaczem uprawnień do nadawania stopni naukowych. W konsekwencji, w zawiadomieniach o nadaniu stopnia naukowego, dla których data uchwały o nadaniu stopnia to 1.10.2019 r. lub późniejsza należy wybrać nazwę uczelni, a nie jednostki organizacyjnej.

Podstawa prawna: art. 221 ust. 12 ustawy 2.0: Na podstawie uchwały, o której mowa w ust. 10 tego przepisu, podmiot habilitujący, w terminie miesiąca od dnia jej otrzymania, nadaje stopień doktora habilitowanego albo odmawia jego nadania. Podmiot habilitujący odmawia nadania stopnia, w przypadku gdy opinia, o której mowa w ust. 10, jest negatywna.

Dodatkowo (opcjonalnie) w rubryce "informacje dodatkowe" można wpisać nazwę organu.

Podstawa prawna: art. 178 ust. 1 ustawy 2.0: Stopień naukowy albo stopień w zakresie sztuki nadaje, w drodze decyzji administracyjnej:

1) w uczelni – senat lub inny organ uczelni, o którym mowa w art. 28 ust. 4;

2) w instytucie PAN, w instytucie badawczym oraz w instytucie międzynarodowym – rada naukowa.

Przypominamy, że dostęp do danych powiązanych z instytucją główną posiadają jedynie użytkownicy, którzy dysponują rolą nadaną na najwyższym poziomie instytucji (instytucji głównej). Dlatego prosimy o przyznanie ról na właściwym poziomie, aby edycja danych w dalszym ciągu była możliwa (dostęp do danych całej instytucji i jej jednostek organizacyjnych).

Permalink

Do 31.12.2023 r. będą działały równolegle dwa systemy: stary i nowy. Co się stanie po tym terminie?

Do końca 2023 r. będą funkcjonowały równolegle dwa moduły: w starym (moduł Doktoranci)  i nowym (moduł Wykaz osób ubiegających się o stopień doktora) systemie. Obydwa bedą dostępne w trybie edycji i odczytu. W starym POL-onie będą wprowadzani doktoranci kształcący się na dotychczasowych studiach doktoranckich. W nowym POL-onie znajdą się osoby:

• kształcące się w szkołach doktorskich,
• ubiegające się o stopień eksternistycznie,
• starzy doktoranci ubiegający się o stopień na nowych zasadach.

Od stycznia 2024 r. moduł Doktoranci w POL-onie 1 pozostanie już tylko do odczytu (jako dane archiwalne). Aktywny będzie wyłącznie Wykaz osób ubiegających się o stopień doktora w POL-onie 2.0.

Permalink

Czy jeżeli słuchacz studiów doktoranckich rozpocznie postępowanie o nadanie stopnia doktora po 30.09.2019 r., to należy raportować go zgodnie z terminami określonymi w rozporządzeniu o POL-on?

Tak, aktualnie (tj. po zakończeniu okresu przejściowego na uzupełnienie danych w nowym POL-onie, wynikającego z art. 219 ust. 6 przepisów wprowadzających ustawę 2.0) podmioty powinny raportować dane takiego doktoranta zgodnie z terminami wynikającymi z § 11 ust. 1 rozporządzenia ws. POL-on. 

Permalink

Czy jakakolwiek zmiana w parametrach kierunku generuje nowe uruchomienie?

Tak. Jeżeli w parametrach kierunku nic się nie zmienia, to studenci są cały czas przyjmowani na to uruchomienie. Jeżeli zmienia się np. tytuł zawodowy czy ilość semestrów, to powstaje nowe uruchomienie i studenci rejestrowani są na nowym uruchomieniu. Wtedy wiemy, że mamy np. N studentów na uruchomieniu 8-semestralnym i N studentów na uruchomieniu 9-semestralnym. (Wyjątek: zmiana punktów ECTS na kierunku, która nie wymaga generowania nowego uruchomienia kierunku).

Permalink

Na jakich zasadach przypisywać języki kształcenia na uruchomieniach?

Dla wszystkich studiów, zarówno filologicznych, jak i zwykłych wymagane jest, aby na poziomie poszczególnych uruchomień określić język kształcenia. Dla danego uruchomienia można wskazać tylko jeden język kształcenia.

Dla studiów dotyczących filologii obcej dodatkowo należy określić:

• listę języków obcych (na poziomie studiów na kierunku);
• język filologii obcej nauczany na danym uruchomieniu studiów. Co do zasady należy wskazać jeden taki język. Jedynie w przypadkach, kiedy studenci na danym uruchomieniu nauczani są jednocześnie kilku języków, można określić więcej niż jeden. Dla danego uruchomienia można wskazać tylko te języki filologii obcej, które znajdują się na liście określonej na poziomie studiów na kierunku powiązanych z danym uruchomieniem.

Permalink

Czy dane z modułu „Patenty i prawa ochronne”, które zgodnie z ustawą 2.0 nie są już gromadzone w POL-onie, nie muszą być już uzupełniane?

Podmioty nie mają obowiązku uzupełniania danych z zakresu:

• wykorzystanych praw autorskich,
• wdrożeń,
• efektów praktycznych,
• aplikacji produktu.

Powyższe dane nie będą przenoszone do nowego systemu, ponieważ zgodnie z ustawą 2.0 nie są już częścią informacji gromadzonych w systemie POL-on.

Do systemu POL-on 2.0 zostaną zmigrowane następujące dane z modułu Patenty i dokonania:

• produkty typu: wynalazek, wzór użytkowy, odmiana rośliny,
• posiadające ochronę typu: patent otrzymany, prawo ochronne, wyłączne prawo do odmiany rośliny.

Migrowane dane będą dotyczyły okresu od 1.01.2017 r.

Permalink

Czy pracownikowi, któremu kończy się umowa, ale otrzymuje następną, należy zamknąć zatrudnienie i wprowadzić kolejne?

Decydującym kryterium jest utrzymanie ciągłości pracy pracownika w podmiocie.

Jeżeli pracownik, w ramach trwającego stosunku pracy u danego pracodawcy, zmienia warunki zatrudnienia (np. stanowisko, wymiar etatu), wówczas należy zakończyć bieżące warunki zatrudnienia i wprowadzić kolejne (w ramach tego samego zatrudnienia).

Jeżeli z pracownikiem rozwiązywany jest stosunek pracy i zawierany jest zupełnie nowy stosunek pracy w tym samym podmiocie (np. przypadek emerytów), wówczas należy zakończyć bieżące warunki zatrudnienia wprowadzając informację o dacie ustania zatrudnienia, a następnie wprowadzić nowe zatrudnienie i warunki zatrudnienia.

Permalink

Co w przypadku, gdy kierunek „odpadł” na walidacji, decyzja MNiSW o dodaniu kierunku jest negatywna, a na kierunku wciąż są studenci?

Obsługa takich kierunków jest uzgadniana indywidualnie pomiędzy uczelnią a MNiSW.

Permalink

W jaki sposób należy obsłużyć kierunki studiów, które mają tę samą nazwę?

Obsługa takich kierunków jest uzgadniana indywidualnie pomiędzy uczelnią a MNiSW.

Permalink

Jak zarządzać jednostkami po likwidacji wydziałów?

Wydziały na uczelni mogą pozostać jako techniczne jednostki organizacyjne, zachowując dotychczasowe powiązania z kierunkami i studentami. Uczelnie mogą również ustalić dowolny inny techniczny podział organizacyjny.

Permalink

Jakimi zasadami kierować się przy przypisaniu udziału dyscyplin w kierunkach?

Należy określić dla każdej z dyscyplin procentowy udział liczby punktów ECTS w ogólnej liczbie punktów ECTS określonej dla studiów na kierunku. Udziały procentowe powinny być liczbami całkowitymi i powinny sumować się do 100.

Permalink

Czy po wdrożeniu POL-onu 2.0 będzie można korygować dane w „starym” POL-onie?

Edycja danych w starym POL-onie będzie sukcesywnie blokowana.
Dla modułów, które zostaną przeniesione do POL-onu 2.0 edycja możliwa będzie jedynie w nowym systemie.

Moduły, które obowiązywały do 2018 r. zostaną zarchiwizowane. Dane w nich mogą być nieaktualne. Zgodnie z ustawą 2.0, dane te nie są częścią informacji gromadzonych w systemie POL-on.

Szczegółowa lista modułów jest dostępna tutaj oraz na pulpicie użytkownika dostępnym po zalogowaniu do systemu POL-on 2.0.

Permalink

Jak zmienić procentowy udział dyscyplin oświadczonych przez pracownika?

W tym celu w danych interesującego nas pracownika należy wejść w zakładkę „Oświadczenia”, a następnie w sekcję „Oświadczenie o dyscyplinie”. Następnie kliknij akcję „Koryguj oświadczenie o dyscyplinie” (ikona ołówka). System wejdzie w szczegóły oświadczenia. W sekcji „Udział czasu pracy” kliknij przycisk „+ Dodaj kolejny udział”. Wyświetli się formatka, w której należy podać datę, od której obowiązują wprowadzone dane oraz procentowy udział czasu pracy w poszczególnych dyscyplinach.

Uwaga! W ten sposób należy zaraportować stan faktyczny, polegający na oświadczeniu pracownika co do udziału czasu pracy w reprezentowanych dyscyplinach.

Aby jedynie poprawić wartości błędnie wprowadzone do systemu, należy w powyższej formatce wyedytować wcześniej wprowadzone dane (a nie dodawać kolejny udział).

 

Permalink

Jakie przeglądarki są wspierane przez POL-on 2.0?

Lista wspieranych przeglądarek dostępna jest na stronie: Wspierane przeglądarki

Permalink

Czy złożone w systemie oświadczenie o tzw. liczbie N może przestać obowiązywać?

Obowiązywanie oświadczenia o liczbie N może zostać jawnie zakończone w systemie. Należy wejść w podświetloną na niebiesko datę i wprowadzić datę końca obowiązywania oświadczenia.

W przypadku popełnienia błędu,  korekty wprowadzonych danych można dokonać tylko poprzez usunięcie oświadczenia z systemu. Może to zrobić tylko pracownik MNiSW. W tym celu należy złożyć stosowne pismo do MNiSW z prośbą o usunięcie błędnie wprowadzonych oświadczeń z podaniem powodu takiej decyzji. Pismo takie należy przekazać za pośrednictwem platformy ePUAP.

Permalink

Jak wprowadzać dane w polu „Kompetencje” w module Pracownicy?

Dane te będą wprowadzane w polach tekstowych, w których należy opisać ogólny zakres kompetencji i doświadczenia danej osoby (pola te dotyczą tzw. innych osób prowadzących zajęcia). Zgodnie z art. 343 ust. 1 pkt 17 ustawy 2.0 należy podać informacje o kompetencjach i doświadczeniu pozwalających na prawidłową realizację zajęć w ramach programu studiów.
Dane będą wprowadzane w rozbiciu na następujące informacje:

• zakres zdobytego doświadczenia,
• zakres posiadanych kompetencji naukowych,
• zakres posiadanych kompetencji dydaktycznych,
• zakres posiadanych kompetencji praktycznych.

Permalink

Pracownik uzyskał akt mianowania. Czy trzeba zakończyć dla niego zatrudnienie na poprzednim stanowisku i dodać nowe? Czy potrzebne są nowe oświadczenia o reprezentacji dyscyplin i o liczbie N?

W przypadku, gdy zatrudnienie pracownika nie ustało, jest możliwość kontynuacji zatrudnienia przez opcję „Dodaj warunki zatrudnienia” i rejestrację nowego stanowiska pracownika.
Zmiana stanowiska pracownika nie ma przełożenia na złożone oświadczenia o reprezentacji dyscyplin oraz o liczbie N dopóki nieprzerwanie trwa stosunek pracy (zatrudnienie) pracownika w danym podmiocie. Dopiero całkowite zakończenie zatrudnienia może wymagać złożenia nowych oświadczeń o reprezentowanej dyscyplinie oraz o liczbie N.

Permalink

Okazało się, że po połączeniu kont POL-on i MCL użytkownik ma wprowadzony błędny adres e-mail. Co należy zrobić w tej sytuacji?

Adresy e-mail rejestrowane w systemie POL-on i systemie MCL to dwie różne informacje, niezależne od siebie. Mogą (choć nie muszą) wskazywać na ten sam adres e-mail.

Poniżej przedstawiamy podstawowe rozwiązania tego problemu:

• Jeśli błędny adres e-mail został wprowadzony na poziomie systemu POL-on - to adres może zmienić administrator systemu lub sam użytkownik.
• Jeśli błędny adres e-mail został wprowadzony w systemie MCL - to jego poprawa może być wykonana jedynie przez samego użytkownika. Mogą tu wystąpić następujące przypadki:
  • Użytkownik pamięta swoje hasło do konta MCL.
    • Jeśli problem dotyczy aktywnego konta MCL, wówczas użytkownik musi jedynie zmienić adres e-mail z poziomu panelu użytkownika MCL.
    • Jeśli problem dotyczy konta MCL, które jeszcze nie zostało potwierdzone, wówczas należy się skontaktować z działem Helpdesk OPI PIB.
  • Użytkownik nie pamięta swojego hasła do konta MCL. W tej sytuacji użytkownik musi wysłać prośbę o pomoc do Helpdesku OPI PIB. jest to droga ostateczna i każdy przypadek będzie rozstrzygany odrębnie. Nie każdy przypadek (ze względu na bezpieczeństwo systemu) będzie rozwiązany pozytywnie.

Permalink

Czy złożone w systemie oświadczenie o reprezentowaniu dyscyplin może przestać obowiązywać?

Oświadczenie o dyscyplinie nie może być zakończone bezpośrednio. Oświadczenie takie traci ważności w dwóch przypadkach:

• pracownik zakończył zatrudnienie w danym podmiocie lub
• pracownik złożył nowe oświadczenie o reprezentowaniu dyscyplin w danym podmiocie (może to zrobić po upływie dwóch lat od złożenia poprzedniego oświadczenia w danym podmiocie).

W przypadku popełnienia błędu,  korekty wprowadzonych danych można dokonać tylko poprzez usunięcie oświadczenia z systemu . Może to zrobić tylko pracownik Ministerstwa. W tym celu należy złożyć stosowne pismo do MNiSW z prośbą o usunięcie błędnie wprowadzonych oświadczeń z podaniem powodu takiej decyzji.

Permalink

Czy można zmienić login użytkownika w POL-onie i w MCL?

Nazwa użytkownika (login) w MCL jest niezmienna. Można jedynie założyć inne konto w MCL.

Od chwili połączenia kont POL-on i MCL nazwa użytkownika w MCL staje się jednocześnie loginem do systemu POL-on. Dlatego login w POL-onie można zmienić jedynie przez podłączenie innego konta MCL - taką możliwość ma każdy użytkownik systemu POL-on 2.0.

Należy pamiętać, że jedno konto MCL może być w tym samym czasie podłączone tylko do jednego użytkownika POL-onu 2.o.

Permalink

Po zmianie hasła w MCL i ponownej próbie zalogowania system zgłasza błąd hasła. Co należy zrobić w tej sytuacji?

Możliwe są następujące rozwiązania:

• Należy zmienić hasło ponownie.
• Przyczyną problemu może być to, że mamy ustawioną opcję zapamiętywania haseł w przeglądarce internetowej. System pamięta stare hasło, które de facto już zmieniliśmy. Należy wyczyścić pamięć podręczną przeglądarki. Robi się to za pomocą odpowiedniego skrótu klawiszowego, w zależności od używanej przeglądarki:
  • Internet Explorer – przytrzymujemy klawisz Shift i klikamy odśwież lub używamy skrótu: Shift+F5,
  • Firefox – skrót: Ctrl+F5,
  • Chrome – skrót: Ctrl+F5.
• Jeżeli powyższe działania nie rozwiążą problemu, należy wysłać zgłoszenie na Helpdesk OPI PIB.

Permalink

W jaki sposób zmienić konto osoby, która zakończyła pracę w Ministerstwie i rozpoczęła pracę w instytucji nadzorowanej przez Ministerstwo?

Osoba posiadająca rolę MIN_ADM musi usunąć uprawnienia związane z Ministerstwem z konta takiego użytkownika (ewentualnie zawiesić jego konto). Następnie w nowej instytucji osoba z rolą INST_ADM lub INST_NAUK_ADM rejestruje temu użytkownikowi uprawnienia w nowej jednostce (podczas rejestracji nowego użytkownika identyfikacja zachodzi po adresie e-mail podanym w formularzu rejestracji).

Permalink

Czy administrator podmiotu przejmowanego przez inny podmiot może nadal logować się do systemu?

Logowanie jest możliwe, jednak administrator jednostki przejmującej musi nadać temu użytkownikowi prawa administratora (lub inne) w nowej jednostce. W przeciwnym razie użytkownik może się zalogować, jednak nie będzie miał żadnych uprawnień, a więc nie wykona żadnych czynności w systemie.

Permalink

W jaki sposób wykazać kierunki studiów, które są prowadzone w formie studiów dualnych? Co w przypadku, gdy kierunek studiów o tej samej nazwie jest prowadzony zarówno jako studia dualne, jak i studia zwykłe?

Informacja, że studia są prowadzone w trybie dualnym jest rejestrowana na poziomie wybranego uruchomienia danych studiów na kierunku. W tym celu podczas dodawania albo korekty uruchomienia należy zaznaczyć pole "Czy dualne?".

Jeśli dane studia są prowadzone zarówno jako studia dualne, jak i jako studia zwykłe powinny mieć powiązane z nimi dwa uruchomienia - jedno oznaczone jako studia dualne, drugie zaś nie.

Permalink

Czy wszystkie pliki migracyjne powinny być spakowane? Jak należy nazywać pliki?

Wszystkie pliki migracyjne powinny być spakowane programem Zip.

Nazewnictwo spakowanego pliku .zip jest dowolne i zależy od uczelni.

Wyjątkiem są kierunki uzgodnione z MNiSW. Pliki, które ich dotyczą nazywamy w następujący sposób:

• StudiaNaKierunku_KodUczelni_DataUzupełnienia_UzgodnioneMNiSW(dla uprawnień)
• UruchomieniaStudiów_KodUczelni_DataUzupełnienia_UzgodnioneMNiSW(dla uruchomień)

Permalink

Czy zmiany organizacyjne w strukturze uczelni należy wprowadzić w starym czy nowym POL-onie?

Takie zmiany należy wprowadzić już w POL-onie 2.0.

Permalink

Czy zmiany w kierunkach studiów, które obowiązują od 1 października 2019 r. należy wprowadzać w starym POL-onie (i pliku migracyjnym) czy w POL-onie 2.0?

Takie zmiany należy wprowadzić już w POL-onie 2.0.

Permalink

Czy planowana jest rozbudowa API REST dla wszystkich modułów?

Tak, API REST będzie prezentowane sukcesywnie wraz z dostarczaniem kolejnych modułów w POL-onie 2.0.

Permalink

Na jakich zasadach jest dostępne API REST po uruchomieniu POL-onu 2.0?

Aktualnie API REST jest uwierzytelniane tylko poprzez konta centralne MCL (tokeny openid)
Docelowo aktualne API REST zostanie zastąpione przez API REST działające w ramach systemu POL-on 2.0.
W pierwszej fazie (do końca 2019 r.) API dla modułu "Pracownicy" zostanie w całości zastąpione nowym API REST.
Inne moduły będą migrowały w stronę nowych rozwiązań w najbliższym możliwym czasie.

Permalink

Nie zdążyłem połączyć kont POL-on i MCL, ponieważ wygasł link aktywacyjny w e-mailu. Co należy zrobić w tej sytuacji?

Jeśli użytkownik nie zdążył aktywować konta POL-on (= połączyć konta POL-on i MCL) w ciągu 24 godzin od otrzymania e-maila z linkiem, administrator POL-on powinien ponownie wygenerować mu e-mail aktywacyjny. Zrobi to klikając w przycisk „Podłącz konto” w profilu tego użytkownika. Użytkownik powinien niezwłocznie odebrać nowego e-mail i kliknąć w otrzymany link aktywacyjny.

Procedura podłączania konta została szczegółowa opisana pod poniższymi linkami:

• Z perspektywy użytkownika - przypadek 2 lub 4.
• Z perspektywy administratora.

Permalink

Jak wprowadzać informacje o finansowaniu stanowiska pracy (w związku z możliwymi zmianami źródeł finansowania lub jednoczesnym finansowaniem z kilku źródeł)?

W systemie POL-on należy podać źródło lub źródła finansowania stanowiska pracy, których katalog został zdefiniowany przez § 2 ust. 4 pkt 9 rozporządzenia z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie POL-on.
System przechowuje tylko bieżącą informację o źródle finansowania dla danego stanowiska. Jeśli źródło finansowania dla danego stanowiska się zmieni, to należy zaktualizować tę informację w systemie. Należy to zrobić za pomocą operacji "Koryguj warunki zatrudnienia". Nie ma konieczności, aby rejestrować tę zmianę jako nowy warunek zatrudnienia.
Można w danym czasie określić więcej niż jedno źródło finansowania dla wskazanego stanowiska.

 

 

Permalink

Jak należy rejestrować dane dotyczące postępowań awansowych (stopnie doktora i doktora habilitowanego oraz tytuły profesora)?

Postępowania awansowe przeprowadzane na starych zasadach, tj. wszczęte do 30.04.2019 r. należy rejestrować w starym POL-onie z dotychczasowym zakresem danych.

Postępowania awansowe przeprowadzane na nowych zasadach, tj. wszczęte od 1.10.2019 r. należy rejestrować w POL-onie 2.0 z nowym zakresem danych.

Przez postępowania awansowe rozumiemy postępowania o nadanie stopnia doktora,stopnia doktora habilitowanego oraz tytułu profesora.

Permalink

Kogo obejmuje „Wykaz osób ubiegających się o stopień doktora” w POL-onie 2.0?

Wykaz osób ubiegających się o stopień doktora (w POL-onie 2.0) z mocy ustawy 2.0 obejmuje:

• doktorantów (nowych) kształcących się w szkołach doktorskich,
• osoby przygotowujące rozprawę doktorską w trybie eksternistycznym (na nowych zasadach przewidzianych w ustawie 2.0 - czyli od 1.10.2019 r.)

oraz, na mocy ustaleń z MNiSW:

• doktorantów (starych), którzy kształcą się na studiach doktoranckich na starych zasadach, ale wszczęli postępowanie o nadanie stopnia doktora na nowych zasadach (od 1.10.2019 r.).

W dalszym ciągu zestawienie doktorantów realizujących kształcenie na starych zasadach jest dostępne w starym POL-onie (do 2023 r.), z możliwością podglądu i edycji danych.

Permalink

Jak wprowadzać nieobecności pracownika?

Należy wprowadzić zbiorczą liczbę dni nieobecności danego pracownika (bez szczegółów dotyczących przyczyn nieobecności) według stanu na dzień 31 grudnia.

Rodzaje tych nieobecności określa § 2 ust. 5 pkt 4 rozporządzenia ws. POL-on. Są to: urlop bezpłatny, urlop macierzyński, urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlop ojcowski, urlop wychowawczy, urlop rodzicielski, urlop dla poratowania zdrowia, okres, za który pracownik pobierał zasiłek chorobowy lub świadczenie rehabilitacyjne.

 

Permalink

Czy do jednego kształcenia można przypisać wiele języków filologii obcej?

System dopuszcza przypisania wielu języków filologii obcej do jednego uruchomienia (patrz Instrukcja uzupełniania wygenerowanych plików). Ta możliwość powinna być jednak wykorzystywana w wyjątkowych przypadkach, kiedy program studiów dotyczy nauki jednocześnie kilku języków obcych (np. francuski z arabskim, hiszpański z włoskim, itp).

Permalink

Czy do jednego uruchomienia można przypisać wiele języków, w których jest prowadzone kształcenie?

Nie. Do jednego uruchomienia może być przypisany tylko jeden język, w którym jest prowadzone kształcenie (w znacznej większości przypadków będzie to język polski).

Permalink

Jak przypisać nowe dyscypliny do kierunków studiów?

Zasady przyporządkowania kierunków prowadzonych studiów do dyscyplin z nowej klasyfikacji są opisane w komunikacie MNiSW: https://konstytucjadlanauki.gov.pl/przyporzadkowanie-kierunkow-prowadzonych-studiow-do-dyscyplin-z-nowej-klasyfikacji

Permalink

Czy w nowym module Kierunki studiów będzie można zmianić przypisanie dyscyplin do studiów, w związku ze zmianą programu studiów?

Tak, docelowo w nowym module kierunków studiów przewidywana jest taka funkcjonalność.

Permalink

Dla studiów nie będzie prowadzona rekrutacja od roku akademickiego 2019/2020. Jaki udział procentowy dla dyscypliny wiodącej powinien być określony?

Udział procentowy dyscypliny wiodącej powinien odpowiadać jej faktycznemu udziałowi w kształceniu. Dla studiów, dla których od roku akademickiego 2019/2020 nie będzie już prowadzonej rekrutacji nie jest wymagane, aby udział procentowy dyscypliny wiodącej wynosił co najmniej 51%

Permalink

Czy jeśli dodaję kolejne dyscypliny do kierunku, to w kolumnie „Numer kolejny w ramach kodu uprawnienia” powinienem wprowadzić kolejne numery?

Nie. Jeśli są to dyscypliny tych samych studiów na kierunku, w to w kolumnie 'Numer kolejny w ramach kodu uprawnienia' powinien znajdować się ten sam numer.

Permalink

Jaką wartość należy wybrać w kolumnie „Czy studia przygotowują do wykonywania zawodu nauczyciela?”, jeśli część studentów tego kierunku przygotowuje do zawodu nauczyciela, a część nie?

Należy wybrać wartość „Tak”. Informacja, którzy studenci tego kierunku faktycznie przygotowują się w jego ramach do wykonywania zawodu nauczyciela będzie rejestrowana na poziomie danych konkretnego studenta.

Permalink

Co w przypadku, gdy uczelnia posiada kierunki studiów, na których znajdują się studenci (wyższych lat), ale kierunek nie został uwzględniony w migracji danych, ponieważ nie spełnił warunku rekrutacji w okresie następujących po sobie 2 lat?

Nie będą migrowane następujące uprawnienia do prowadzenia studiów na kierunku:

• uprawnienia dotyczące kierunków, na których nie przyjęto studenta w okresie 2 następujących po sobie lat od roku akademickiego 2014/2015 do roku akademickiego 2018/2019 włącznie

Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa każdy tego typu przypadek rozstrzygany będzie indywidualnie.

Jeżeli pojawi się przypadek, gdzie według uczelni kierunki powinny zostać uwzględnione przy migracji lecz nie znalazły się w wygenerowanym pliku prosimy o podanie rekordu/rekordów w oddzielnym pliku zgodnie z szablonami migracji właściwej (piki .xlsx) (Instrukcja uzupełniania wygenerowanych plików) i przesłanie jako załącznik poprzez opcję „Zgłoś uwagę” w dotychczasowej aplikacji, z obszarem zgłoszenia „Migracja kierunków studiów„. Zgłoszenie musi zawierać plik według wspomnianego szablonu oraz wyjaśnienie dlaczego dane studia lub uruchomienie powinno zostać uwzględnione w migracji.

Permalink