Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów

Poniższe pytania są umieszczone w kolejności chronologicznej. Najnowsze wpisy znajdują się na górze listy.

Jak należy uaktualnić rekord osoby upoważnionej do podpisywania dokumentów w przypadku zmiany nazwiska – i co za tym idzie – zmiany wzoru podpisu, pieczęci imiennej i parafy?

Czy w przypadku błędnego unieważnienia rekordu w module Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów (czynność nieodwracalna) należy ponownie wprowadzić rekord do wykazu z właściwym statusem (tj. aktywny)?

Czy można zamieścić pusty druk – jedynie z nazwą uczelni, bez żadnych danych typu kierunek, dyscyplina, forma?

Co z podpisem promotora w przewodzie doktorskim? Na wzorze dyplomu doktorskiego jest taki podpis, a w każdym przewodzie promotor jest inny, czasem z uczelni zewnętrznej. Czy w obowiązującym wzorze należy systematycznie uzupełniać wzory podpisów promotora?

Czy we wzorze musi być oddzielnie podpis i oddzielnie parafa, czy wystarczy taki wzór, jakim dana osoba podpisuje się na dokumentach?

W przypadku podpisu/parafy/pieczątki imiennej osoby upoważnionej, czy chodzi o to, żeby przystawić pieczątkę na kartce i zeskanować w jpeg? I analogicznie z podpisem?

Jak ma wyglądać wzór pieczęci suchej? Czy może to być forma graficzna, jaką dostaliśmy od producenta?

Jak rozumieć „Elementy wzoru dokumentu/pieczęci”? Na wzorze dyplomu znajdują się dwa elementy graficzne: logo instytutu i znak PRK8. Czy poprawne jest, żeby załączyć wzór dokumentu jako całość, czy należy oddzielnie zamieścić znaki graficzne?

Na naszym dyplomie jest podpis przewodniczącego rady naukowej, dyrektora, promotora i promotora pomocniczego. Kogo trzeba zarejestrować?

Jeżeli dane w module Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów obejmują stan od 1 października 2018 r., to czy data ważności pieczęci urzędowej może być wcześniejsza (pieczęć jest z lat wcześniejszych)? Analogicznie w przypadku osoby upoważnionej, np. dyrektora jednostki – czy okres kadencji jest od momentu pełnienia tej funkcji, np. 1 października 2015 r. (a nie od 1 października 2018 r.)?

Z jakich przepisów wynika obowiązek niezwłocznego uzupełnienia danych za okres od 1 października 2018 r.?

Jeżeli wzór dyplomu z 2018/2019 r. przewidywał podpisy promotorów i promotorów pomocniczych, to czy jednostka ma obowiązek wprowadzić odwzorowanie tych podpisów do modułu Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów? Czy wystarczy odwzorowanie podpisu dyrektora jednostki?

Jeśli wzór został unieważniony, a powinien być zakończony, to jakie działania trzeba podjąć?

W polu „Okres ważności wzoru dokumentu” wpisana jest tylko data „od” – 1 września 2016 r. Jednocześnie w polu „Instytucje/jednostki powiązane z wzorem dokumentu” wprowadzono daty od 2016 r. do 2020 r. Czy to znaczy, że ten wzór dokumentu już nie obowiązuje? 

Czy wprowadzamy wzory dokumentów Niestacjonarnych Studiów Doktoranckich (trwa ostatnia edycja), czy moduł Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów dotyczy tylko szkół doktorskich według ustawy 2.0?

Do czego odnosi się „Okres ważności wzoru pieczęci”? Chodzi o pieczęć ogólną jednostki czy z zakresu studiów doktoranckich, nadawania stopni naukowych, tj. Rady Naukowej?

Czy osoba upoważniona do podpisywania dokumentów oznacza osobę upoważnioną do podpisywania dokumentów z zakresu studiów doktoranckich, nadawania stopni naukowych? Czy chodzi o osoby wskazane w KRS jednostki?

Co oznacza zakres ważności wzoru dokumentu? Czy jako datę „do” należy przyjąć datę nadania stopnia? Dyplom wydawany jest później.

Co rozumiemy pod pojęciem kadencja dla funkcji: promotor i przewodniczący dyscypliny ? Funkcja promotora i przewodniczącego Komisji nie jest powiązana z jednostką tylko z osobą osoby ubiegającej o nadanie stopnia naukowego

Czy funkcja osoby upoważnionej do podpisywania dokumentów jest dokładniej sprecyzowana?

Jak należy postąpić, gdy osoba upoważniona do podpisywania dokumentów kończy pełnienie funkcji albo przestaje być pracownikiem jednostki? Czy należy unieważnić jej podpis?

Czy wzór, który nie ma wpisanej „daty do” obowiązywania, ale ma czasowe przypisanie do jednostki, nadal obowiązuje?

Czy jest jakieś archiwum, w którym możemy zobaczyć osoby unieważnione?

Czy jednostki, które nie mają szkoły doktorskiej, a jedynie uprawnienia do przeprowadzenia przewodu doktorskiego też są zobowiązane do korzystania z modułu Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów?

Jak rozumieć okres ważności wzoru pieczęci? Okres, kiedy jednostka znajduje się pod danym adresem? Kiedy działa pod daną nazwą? Jako okres kadencji studiów/rady naukowej?

Co należy zrobić, jeśli wprowadzimy od razu datę końca kadencji, a dana osoba wcześniej zakończy pełnienie funkcji? 

W którym momencie mamy wprowadzić wzór podpisu promotora, przewodniczącego – czy w momencie powołania na tę funkcję? 

Czy jeśli w wyniku migracji wszystkie pieczątki imienne znalazły się w wykazie wzorów pieczęci, to należy je wprowadzić ponownie dla każdej osoby w zakładce Osoby upoważnione?

Czy w wykazie pieczęci umieszcza się jedynie pieczęcie urzędowe, czyli np. metalowe wytarzane przez mennicę?

Jeśli po zakończeniu kadencji jako prodziekan dana osoba zostaje dziekanem, to czy tę zmianę wprowadzamy w tym samym wpisie? Podajemy datę końcową funkcji prodziekana i dodajemy nową funkcję dziekana?

Czy w przypadku kolejnej kadencji organu, należy ponownie dodać wzór podpisu? Przy wprowadzonej „dacie do” nie ma możliwości zmiany zakresu jego ważności.

Jaka jest różnica między „unieważnieniem” (wzoru lub osoby upoważnionej) a „usunięciem”?

Czym różni się status „zakończ” od statusu „unieważnij” w rekordach w module Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów?

Jeśli jednostka do tej pory nie wprowadzała informacji gromadzonych w module Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów, to za jaki okres wstecz i w jakim terminie należy uzupełnić dane?

Czy osoby, które podpisują zaświadczenia o statusie studenta (pracownicy dziekanatu) powinny być wprowadzone do modułu jako osoby upoważnione?

Kto powinien być rejestrowany jako osoba upoważniona do podpisywania dokumentów w POL-on? O jakie dokumenty chodzi?