W tym artykule znajdziesz informacje o tym, co znajduje się w module Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów.

Baza osób upoważnionych do podpisywania dokumentów, o których mowa w art. 78 ust. 3, art. 163 ust. 4 i art. 180 ust. 1 obejmuje osoby, które w ramach podmiotu zgodnie z przepisami prawa są upoważnione do podpisania wskazanych dokumentów. ​

  • w wykazie dokumentów umieszcza się wzory tych dokumentów.​
  • w wykazie pieczęci umieszcza się pieczęci urzędowe umieszczane na tych dokumentach. ​
  • w wykazie osób upoważnionych rejestrowane są funkcje i wzory podpisów osób upoważnionych do ich podpisywania, pieczątki imienne i parafy.

Wszystkie wzory są ważne w granicach czasowych.
Interpretacje ministerstwa w zakresie modułu znajdziesz tutaj.

Duplikaty oraz suplementy zgodnie z zapisami ustawy nie muszą być obligatoryjnie wprowadzane do systemu (jest to opcja fakultatywna), ale podpisy osób umieszczone na duplikatach bądź suplementach powinny znaleźć się w wykazie Osób upoważnionych do podpisywania dokumentów.

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów [1]. Następnie wybierz wykaz osób upoważnionych do podpisywania dokumentów w twoim podmiocie [2]. 

Moduł Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów jest dostępny dla osób z rolą edycyjną INST_UWIERZYTELNIANIE_DOK_EDYTOR lub FED_UWIERZYTELNIANIE_DOK_EDYTOR nadaną na całość podmiotu.

Rejestracja danych dla osób upoważnionych w kontekście Repozytorium Dyplomów Elektronicznych, czyli:
– rodzaju podpisywanego dokumentu elektronicznego
– certyfikatu podpisu elektronicznego
wymaga (poza rolą edycyjną do modułu) włączonego logowania dwuetapowego (2FA).
Aktualnie czynności te można wykonać jedynie na środowisku DEMO.

Z instrukcją jak włączyć logowanie dwuskładnikowe zapoznasz się tutaj.

Wygląd modułu

Rejestr danych uwierzytelniających został przedstawiony w postaci trzech tabel, do których przejdziesz po kliknięciu we właściwą zakładkę [1]:

  • Wzory dokumentów
  • Wzory pieczęci instytucji
  • Osoby upoważnione

W każdym rejestrze w widoku tabelarycznym zobaczysz: filtry zestawienia i wyszukiwarkę (w lewej kolumnie) [2] oraz listę wprowadzonych rekordów [3].

Po lewej stronie nad zestawieniem znajdziesz przycisk rejestracji nowego wzoru/ nowej osoby [4].

Filtrowanie/wyszukiwanie

Aby wyszukać konkretny rekord, przejdź do właściwego rejestru [1], a następnie we właściwą wyszukiwarkę wprowadź nazwę wzoru dokumentu, pieczęci albo imię i nazwisko osoby [2]. Możesz wypełnić inne pola filtrów, jeśli te informacje są ci znane.

  • Zarejestrowane wzory dokumentów możesz filtrować po rodzaju wzoru dokumentu, instytucji/jednostce powiązanej ze wzorem, statusie, dacie ważności.
  • Zarejestrowane wzory pieczęci możesz filtrować instytucji/jednostce powiązanej ze wzorem, statusie, dacie ważności.
  • Osoby upoważnione wprowadzone do systemu można filtrować po statusie.

Na koniec kliknij przycisk „Szukaj”. Pomiędzy wyszukiwanymi pamiętaj o czyszczeniu filtra. [3]

Wyczyść filtry pomiędzy jednym a drugim wyszukiwaniem/filtrowaniem [4].

Sortowanie wyników

Wyniki w zestawieniu kierunków możesz posortować alfabetycznie rosnąco lub malejąco. Domyślnie ustawione jest sortowanie po nazwach w kolejności rosnącej.

Rekordy i strony

Rekordy wykazu możesz wyświetlić w liczbie 10, 25, 50 i 100 na stronę.

W przypadku wielu rekordów w wykazie, aby przejść do dalszych stron możesz:

  • kliknąć w przycisk „Następna” lub
  • wpisać numer strony i nacisnąć „Enter”.

Rejestracja wzorów i osób oraz zarządzanie rekordami

Jeśli posiadasz rolę edycyjną do modułu możesz m.in.:

  • Zarejestrować wzór dokumentu podlegającego uwierzytelnieniu
  • Zarejestrować wzór pieczęci widocznej na tym wzorze
  • Zarejestrować osobę upoważnioną do podpisywania dokumentów, których wzory znajdują się w module
  • Aktywować rekord wzoru dokumentu lub pieczęci lub rekord osoby upoważnionej do podpisywania dokumentów
  • Zakończyć ważność wzoru dokumentu lub pieczęci lub rekordu osoby upoważnionej do podpisywania dokumentów
  • Unieważnić wzór w przypadku błędu

Rejestracja nowego rekordu w danych rejestrze wymaga kliknięcia w przycisk “Dodaj” [1].

Z dostępnymi akcjami możliwymi do wykonania na danym rekordzie możesz zapoznać się klikając w ikonę w kolumnie “Akcje” [2] w wierszu z rekordem.

Informacje o tych czynnościach znajdziesz w osobnych wpisach tutaj.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art.  349 ust. 1-3;
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U.2024 poz.1403) – § 6 pkt 1-9, § 15 ust. 1-2
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów (Dz.U.2023.2787) – § 32 pkt 11 i 13, § 22 ust.1, § 23 ust. 2.
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 21 września 2018 r. w sprawie dyplomów doktorskich, dyplomów habilitacyjnych i legitymacji doktoranta (Dz.U.2021.676) – § 2 pkt 8-9, § 3 pkt 8-9, § 4 ust. 2 pkt 3-4, § 5 ust. 3 pkt 3-4.