W tym artykule znajdziesz informacje o tym, jakie akcje można wykonać w rekordach wzorów dokumentów, wzorów pieczęci i osób upoważnionych do podpisywania dokumentów w zależności od statusu rekordu. 

Rekordy w module Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów mogą przyjmować jeden ze statusów: 

  • Nowy 
  • Aktywny 
  • Unieważniony 

Akcje możliwe do wykonania w rekordzie zależą 
– od jego statusu 
– od wprowadzonych w nim informacji. 

Status Nowy 

Po wprowadzeniu rekordu do wykazu dokumentów, pieczęci lub osób upoważnionych przyjmuje on status Nowy.  

Ścieżki rejestracji danych uwierzytelniających znajdziesz pod poniższymi linkami: 

Rekord o statusie Nowy  

  • oznacza rekord w przygotowaniu (W przypadku osób upoważnionych do podpisywania dokumentów oznacza osobę, której upoważnienie nie zostało aktywowane) 
  • nie może być podstawą uwierzytelniającą.  
  • może być dowolnie modyfikowany (edytowany, usuwany) do aktywacji. 

Akcje dostępne dla nowo zarejestrowanego wzoru dokumentu, pieczęci lub osoby znajdziesz w kolumnie Akcje przy danym rekordzie.  

W rekordzie o statusie Nowy będą to [1]: 

  • Aktywuj, 
  • Koryguj, 
  • Usuń. 

Aby rekord mógł być podstawę uwierzytelniającą musi zostać aktywowany. Inaczej nie będzie widoczny w kontekście NAWA.  

Aktywuj 

Po kliknięciu w link Aktywuj [2], dostępny przy wybranym rekordzie, jego status zmieni się z Nowy na Aktywny. Po zmianie statusu rekord 

  • będzie widoczny w kontekście NAWA, 
  • może być podstawą uwierzytelnienia  
  • nie będzie mógł być usunięty. 

Koryguj 

Po kliknięciu w link Koryguj, dostępny przy wybranym rekordzie, nastąpi edycja formularza z wprowadzonymi danymi.  

Możesz  

  • poprawić wprowadzone informacje,  
  • uzupełnić rekord o nowy element lub  
  • usunąć wcześniej wprowadzony element.  

Wprowadzone zmiany będą wymagały ponownego zapisu.

Do momentu aktywacji rekordu możesz go usunąć. 

Usuń 

Po kliknięciu w link Usuń [3], dostępny przy wybranym rekordzie, system wymusi potwierdzenie usunięcia za pomocą przycisku „Tak” [4]. Po potwierdzeniu, wybrany rekord zostanie usunięty wraz z wszystkim podpiętymi do niego plikami i informacjami.  

Czynność usunięcia jest nieodwracalna. 

Status Aktywny 

Status Aktywny pojawia się przy danym rekordzie po aktywowaniu go przez użytkownika. Rekord Aktywny stanowi podstawę uwierzytelniającą we wskazanych granicach czasowych. 

W związku z ograniczoną lub niedostępną edycją wprowadzonych danych dla rekordu ze statusem Aktywny rekomendujemy by nie wprowadzać z wyprzedzeniem informacji o:
– Ustaniu ważności danych uwierzytelniających („Data do”, „Ważność do”) 
– Zakończeniu trwania kadencji („Kadencja do”)
– Zakończeniu powiązania danych z jednostką („Data do”). 

Daty „do” należy wprowadzać, gdy mamy pewność co do zaprzestania korzystania z danego wzoru / zaprzestania pełnienia kadencji / zakończeniu powiązania wzoru lub osoby ze wskazaną jednostką. 

Wyjątkiem od zasady niewprowadzania „dat do” z wyprzedzeniem jest „ważność certyfikatu do” wprowadzana obligatoryjnie w rekordzie osoby upoważnionej podczas rejestracji certyfikatu podpisu elektronicznego na potrzeby RDE. 

Akcje dostępne dla aktywnego wzoru dokumentu, pieczęci lub osoby upoważnionej obejmują [1]: 

  • Unieważnienie, za pomocą akcji „Unieważnij”. Akcja jest dostępna dla wszystkich danych uwierzytelniających. 
  • Zakończenie okresu ważności wzoru, za pomocą akcji „Zakończ”. Akcja ta dostępna jest dla wzorów dokumentów i pieczęci, w których nie wprowadzono daty w pole „Zakres ważności wzoru dokumentu do:” 
  • Edycję wskazanej sekcji formularza, za pomocą akcji „Edytuj…”. 

Dostępne akcje edycji zależą od rodzaju danych uwierzytelniających oraz zakresu informacji wymaganych w formularzu.

Są to: 

  • Edytuj jednostki –dla wzorów dokumentów i pieczęci. 
  • Edytuj uwagę –dla wzorów dokumentów. 
  • Edytuj funkcje –dla osób upoważnionych. 
  • Edytuj wzory podpisów –dla osób upoważnionych. 
  • Edytuj stopnie/tytuły – dla osób upoważnionych (dostępne na DEMO) 
  • Edytuj certyfikaty podpisów – dla osób upoważnionych do podpisu dyplomów elektronicznych (dostępne na DEMO) 
  • Edytuj rodzaje dokumentów – dla osób upoważnionych do podpisu dyplomów elektronicznych (dostępne na DEMO) 

Akcje edycji certyfikatów podpisów oraz edycji rodzajów dokumentów są dostępne dla użytkowników z włączonym logowaniem dwuetapowym (2FA). Więcej o logowaniu dwuetapowym przeczytasz tutaj.

O rejestracji danych na potrzeby RDE w rekordach osób upoważnionych dowiesz się z poniższych wpisów: 

Unieważnij 

Nie unieważniaj rekordu
– po zakończeniu ważności wzoru, 
– ustaniu powiązania jednostki ze wzorem,
– po zakończeniu kadencji lub zatrudnienia!  

W takich przypadkach należy wprowadzić „datę do” do rekordu, tj. zakończyć 
– ważność wzoru,  
– powiązanie z jednostką,  
– okres trwania kadencji lub zatrudnienia.

W tych przypadkach status rekordu powinien pozostać Aktywny i stanowić podstawę uwierzytelnienia we wskazanych granicach czasowych. 

Status Unieważniony dotyczy wyłącznie rekordu błędnego. Aby unieważnić rekord wzoru dokumentu, wzoru pieczęci czy osoby upoważnionej będziesz musiał podać powód unieważnienia. 

Po kliknięciu w link Unieważnij [2], dostępny przy wybranym rekordzie, wprowadź powód unieważnienia [3] i zapisz informację [4]. Status rekordu zmieni się z Aktywny na Unieważniony. Po zmianie statusu 

  • rekord nadal będzie widoczny w kontekście NAWA (wraz z powodem unieważnienia), 
  • nie może być podstawą uwierzytelnienia, chyba że w uzasadnieniu unieważnienia wyjaśniono, w jakim zakresie lub w jakim przedziale czasowym dane z unieważnionego rekordu pozostają poprawne.  

Zakres akcji na takim rekordzie w przypadku wzorów pieczęci i osób upoważnionych zostaje zablokowany, a w przypadku wzorów dokumentów ograniczony (do Edycji uwagi). 

Zakończ 

Po kliknięciu w link Zakończ [1], dostępny przy wybranym rekordzie, system wymusi wprowadzenie daty zakończenia ważności wzoru. Wprowadź datę ustania ważności [2] i zapisz dane [3]. Akcja ta jest jednorazowa – długość ważności wzoru (od – do) w rekordzie Aktywny nie podlega edycji. 

Rekord będzie stanowić podstawę uwierzytelnienia we wskazanych granicach czasowych [4]. 

Edytuj jednostki 

Po kliknięciu w link Edytuj jednostki [1] jednostki, dostępny przy wybranym rekordzie, możesz: 

  • Dodać kolejną jednostkę powiązaną z wzorem [2] 
  • Dodać datę ustania powiązania jednostki z wzorem (jeśli nie wprowadziłeś jej na etapie wypełniania formularza), akcją korekty (ikona ołówka) [3]. 

Sposób dodania powyższych informacji przebiega analogicznie do wprowadzania tych informacji na etapie rejestracji wzoru dokumentu lub pieczęci. Po wprowadzeniu informacji użyj przycisku zapisu, znajdującego się na dole strony [4]. 

Edytuj uwagę 

Po kliknięciu w link Edytuj uwagę [1], dostępny przy wybranym rekordzie, możesz wprowadzić własny komentarz [2]. Po wprowadzeniu informacji użyj przycisku zapisu [3]. 

Edytuj funkcje 

Po kliknięciu w link Edytuj funkcje [1], dostępny przy wybranym rekordzie, możesz: 

  • Dodać kolejną jednostkę powiązaną (wraz z nazwą funkcji i kadencją) [2], 
  • Dodać datę ustania funkcji „Kadencja do” (jeśli nie wprowadziłeś jej na etapie wypełniania formularza), akcją korekty (ikona ołówka) [3]. 

Sposób dodania powyższych informacji przebiega analogicznie do wprowadzania tych informacji na etapie rejestracji osoby upoważnionej. Po wprowadzeniu informacji użyj przycisku zapisu, znajdującego się na dole strony [4]. 

Edytuj wzory podpisów  

Po kliknięciu w link Edytuj wzory podpisów [1], dostępny przy wybranym rekordzie, możesz: 

  • Dodać kolejny plik [2], 
  • Dodać datę ustania ważności „Ważność do” (jeśli nie wprowadziłeś jej na etapie wypełniania formularza), akcją korekty (ikona ołówka) [3]. 

Sposób dodania powyższych informacji przebiega analogicznie do wprowadzania tych informacji na etapie rejestracji osoby upoważnionej. Po wprowadzeniu informacji użyj przycisku zapisu, znajdującego się na dole strony [4]. 

Status Unieważniony 

Status Unieważniony odnosi się do wzorów lub osób, których upoważnienie zostało cofnięte. Taki rekord podlega bardzo wąskiej edycji (wzór dokumentu) lub jest dostępny tylko do podglądu (wzór pieczęci, osoby upoważnione). 

Akcja dostępna dla unieważnionego wzoru dokumentu to edycja uwagi. Akcja ta przebiega analogicznie do ścieżki opisanej powyżej dla statusu Aktywny.