W tym artykule znajdziesz informacje o tym, jak osoba z rolą edycyjną do modułu Osoby upoważniane do podpisywania dokumentu może zarejestrować wzór dokumentu podlegającego uwierzytelnieniu oraz zarządzać jego danymi. 

Dane o wzorach dokumentów podlegających uwierzytelnieniu wraz ze wzorami pieczęci widocznych na tych dokumentach wraz z danymi osób upoważnionych do ich podpisywania wprowadza się do systemu i aktualizuje niezwłocznie po zaistnieniu wydarzenia lub zmiany w wydarzeniu. Wprowadzonych rekordów nie usuwa się (§ 15 ust. 1-2 rozporządzenia w sprawie POL-on).  

Duplikaty oraz suplementy zgodnie z zapisami ustawy nie muszą być obligatoryjnie wprowadzane do systemu (jest to opcja fakultatywna), ale podpisy osób umieszczone na duplikatach bądź suplementach powinny znaleźć się w wykazie Osób upoważnionych do podpisywania dokumentów. 

Aby zarejestrować wzór dokumentu podlegający uwierzytelnieniu zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów [1]. Następnie wybierz wykaz osób upoważnionych do podpisywania dokumentów w twoim podmiocie [2].  W domyślnej zakładce Wzory dokumentów kliknij w przycisk „+ Dodaj” [3].

  Reguły rejestracji wzoru dokumentu 

  • Wzór dokumentu musi posiadać przynajmniej jedno powiązanie z jednostką (może posiadać więcej).  
  • Jednostka, z którą powiązany jest wzór dokumentu musi należeć do obszaru instytucji, do której zalogowany jest użytkownik. 
  • Wzór dokumentu musi posiadać przynajmniej jeden element graficzny .jpg (może posiadać więcej). 
  • Wielkość jednego pliku .jpg nie może przekraczać 1MB. 
  • Wzór dokumentu w statusie „Nowy” nie stanowi podstawy uwierzytelniającej. 
  • Dany wzór może być podstawą uwierzytelniającą dopiero po aktywacji przez użytkownika (status „Aktywny”). 
  • Status „Unieważniony” oznacza rekord błędny. 

Uzupełnij formularz od góry do dołu wprowadzając informacje z klawiatury lub wybierając właściwą pozycje z rozwijanego menu. Informacje obowiązkowe zostały oznaczone gwiazdką (*) przy danym atrybucie. 

W sekcji „Podstawowe dane wzoru dokumentu” wprowadź lub wskaż: 

  • nazwę wzoru dokumentu [1] 

Wprowadzona nazwa będzie oficjalną nazwę elementu, która będzie wyświetlana jako link aktywny. 

  • rodzaj wzoru [2] 

Do wyboru masz: 

  • Dyplom ukończenia studiów wraz z suplementami 
  • Odpis dyplomu ukończenia studiów wraz z suplementami (w tym odpisy w języku obcym) 
  • Świadectwo ukończenia studiów podyplomowych 
  • Duplikat dyplomu ukończenia studiów wraz z suplementami 
  • Duplikat świadectwa ukończenia studiów podyplomowych 
  • Zaświadczenie o ukończeniu studiów 
  • Zaświadczenie o ukończeniu studiów podyplomowych 
  • Dyplom habilitacyjny 
  • Duplikat dyplomu doktorskiego 
  • Odpis dyplomu doktorskiego w języku polskim lub w języku obcym 
  • Odpis dyplomu habilitacyjnego w języku polskim lub w języku obcym 
  • Zaświadczenie o uzyskaniu stopnia 
  • zakres ważności wzoru dokumentu (data) od [3]. 

„Zakres ważności wzoru od” oznacza datę od kiedy podmiot posługuje się danym wzorem. 
„Zakres ważności wzoru do” [4] oznacza datę zaprzestania korzystania z danego wzoru. 

Datę ustania ważności wzoru dokumentu wprowadź niezwłocznie po zaistnieniu wydarzenia jakim jest zaprzestanie korzystania przez podmiot z danego wzoru. 

Nie wprowadzaj z wyprzedzeniem daty ustania ważności danych uwierzytelniających. Dla statusu aktywnego nie będziesz mógł skorygować tej informacji. 

W razie potrzeby możesz skorzystac z pola „Uwagi wzoru dokumentu”, będącego komentarzem do danych rekordu. 

Aby dodać pliki graficzne wzoru dokumenty w sekcji „Elementy wzoru dokumentu” kliknij w przycisk „+Dodaj kolejny plik” [1] i załącz plik z komputera. Następnie wprowadź oficjalną nazwę elementu [2] i zatwierdź dane znacznikiem zapisu po prawej stronie [3]. 

System zweryfikuje czy dodany plik ma format .jpg oraz nie przekracza wielkości 1MB 

Dodaj kolejne elementy wzoru dokumentu (np. kolejne strony) w ten sam sposób.  

Po zapisie możesz: 

  • edytować [1] lub  
  • usunąć [2] 

każdy z dodanych elementów. 

Aby powiązać jednostkę z wprowadzonym wzorem w sekcji „Jednostki powiązane z wzorem dokumentu” kliknij w przycisk „+ Dodaj kolejną jednostkę powiązaną” [1]. Wprowadź pierwsze litery nazwy jednostki [2]. System podpowie ci pasującą nazwę.

Po wskazaniu jednostki, wskaż datę od kiedy jednostka jest powiązana ze wzorem [3], a następnie zapisz informcję znacznikiem zapisu po prawej stronie [4].

„Data od” oznacza datę od kiedy wskazana jednostka posługuje się danym wzorem. 
„Data do” oznacza datę zaprzestania posługiwania się wzorem przez jednostkę. 

Nie wprowadzaj z wyprzedzeniem daty zaprzestania posługiwania się wzorem. Dla statusu aktywnego nie będziesz mógł skorygować tej informacji. 

Wzór może być przypisany zarówno do jednostki głównej jak i (jednocześnie) do jednostek podrzędnych.  

Aby dodać kolejną jednostkę powtórz powyżej opisaną ścieżkę. 

Po zapisie możesz: 

  • edytować [1] lub  
  • usunąć [2] 

każdy z dodanych elementów.  

Po wprowadzeniu wszystkich wymaganych informacji – zapisz cały formularz przyciskiem na dole strony [3].

 Po zapisie status rekordu przyjmie wartość „Nowy”. 

Rekord o statusie Nowy nie stanowi podstawy uwierzytelniającej i nie jest widoczny po stronie podmiotów, które uwierzytelniają dokumenty (NAWA) i wymaga aktywowania. 

Aktywowanie zarejestrowanego wzoru dokumentu 

Aby aktywować zarejestrowany rekord o statusie „Nowy” odnajdź go we właściwym wykazie za pomocą filtrów zestawienia [1]. Kliknij w ikonę w kolumnie Akcje, a następnie w link „Aktywuj” [2]. 

Po aktywacji  

  • status rekordu zmieni się na Aktywny [3] 
  • stanie się on widoczny po stronie NAWA 
  • stanie się podstawą uwierzytelniającą we wskazanych granicach czasowych. 

W rekordzie dokumentu o statusie Aktywny możesz: 

  • Zakończyć ważność wzoru (tylko dla rekordów bez wprowadzonej daty ustania ważności „do”) 
  • Dodać nową jednostkę powiązaną ze wzorem lub  
  • Zakończyć powiazanie jednostki ze wzorem (tylko dla rekordów bez wprowadzonej daty ustania powiązania „do”) 
  • Zmienić status na Unieważniony (tylko w przypadku błędów w rekordzie) 
  • Edytować uwagę. 

Więcej o statusach i akcjach możliwych do wykonania w rekordzie przeczytasz tutaj.
Przeczytaj rekomendacje NAWA w zakresie rejestracji wzorów w module osób upoważnionych.

Podstawy prawne: 
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art.  349 ust. 1-3; 
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U.2024 poz.1403) – § 6 pkt 1-9, § 15 ust. 1-2 
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów (Dz.U.2023.2787) – § 32 pkt 11 i 13, § 22 ust.1, § 23 ust. 2.
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 21 września 2018 r. w sprawie dyplomów doktorskich, dyplomów habilitacyjnych i legitymacji doktoranta (Dz.U.2021.676) – § 2 pkt 8-9, § 3 pkt 8-9, § 4 ust. 2 pkt 3-4, § 5 ust. 3 pkt 3-4.