System udostępniania dokumentacji działalności naukowej i artystycznej (STUDNIA) jest odrębnym systemem od systemu POL-on 2.0. Na potrzeby pracy w systemie Studnia użytkownik musi mieć w systemie POL-on 2.0 przypisaną rolę INST_DZIALANOSC_NAUKOWA. Jest to konieczne, aby zalogować się do tego systemu oraz zarejestrowania w nim pliku stanowiącego dowód wpływu, który następnie będzie wykorzystany przy rejestracji opisów wpływu.

Korzystanie z systemu STUDNIA jest konieczne do prawidłowej rejestracji Opisu dowodu wpływu w systemie POL-on 2.0. Kolejność pracy w obu systemach jest dowolna, jednak wszystkie pliki, które powinny być uwzględnione w Opisie wpływu powinny być  dodane w Studni i powiązanie go z odpowiednim Opisem wpływu w POL-on 2.0 przed zatwierdzeniem Opisu wpływu.

Uwaga: Maksymalna dopuszczalna wielkość pliku umieszczanego w systemie STUDNIA to 500 megabajtów. Natomiast dopuszczalne formaty to: .pdf, .mp3, .mp4, .mpeg4 lub .avi.

Strona logowania do systemu STUDNIA:

Po zalogowaniu się do systemu STUDNIA użytkownik może przeglądać listę plików umieszczonych tam przez jego uczelnię lub instytucję naukową.

    1. System udostępnia możliwość filtrowania tej listy według:
      • roku ewaluacji,
      • nazwy pliku,
      • daty dodania pliku,
      • słów kluczowych przypisanych do pliku,
      • tytułu opisu wpływu przypisanego do pliku,
      • tytułu dowodu wpływu przypisanego do pliku,
      • dyscypliny naukowej przypisanej do pliku,
      • lub też pozwala ograniczyć tę listę wyłącznie do plików dodanych przez zalogowanego użytkownika.
    2. pozwala też sortować listę według nazwy pliku, daty jego dodania, tytułu opisu wpływu lub tytułu dowodu wpływu;
    3. pobrać wybrany plik;
    4. usunąć wybrany plik;
    5. dodać nowy plik;
    6. edytować metadane dodanego wcześniej pliku.

    Podczas dodawania nowego pliku do systemu, użytkownik ma możliwość:

  1. zdefiniowania dla niego do 10 słów kluczowych. Może wprowadzić nowe słowo kluczowe lub wybrać słowo kluczowe dodane wcześniej przez innego użytkownika z jego instytucji. Jest to czynność opcjonalna. Słowa kluczowe ułatwiają wyszukiwania i kategoryzację plików;
  2. przypisanie do pliku tytułu opisu wpływu;
  3. przypisanie do pliku tytułu dowodu wpływu;
  4. przypisanie do pliku dyscypliny naukowej.

System pozwala dodać jedynie pliki w formatach określonych w prawie.

Po zatwierdzeniu operacji przyciskiem „Dodaj plik”, nowy plik pojawia się na liście i jest możliwy do wskazania z poziomu rejestracji opisów wpływu.