W module Baza dokumentów w postępowaniach awansowych zostało zastosowane nowe podejście do wprowadzania danych, które można zaobserwować w postaci dodatkowych oznaczeń i komunikatów. Podobne podejście zastosowano w module Osoby ubiegające się o stopień doktora, ale z pewnymi różnicami, opisanymi poniżej.

Nowe podejście polega na tym, że podzieliliśmy walidację wprowadzanych danych na tzw. walidację twardą i  miękką.

Walidacja twarda weryfikuje, czy dodano minimalny zakres danych wymagany do zarejestrowania postępowania w bazie.

Walidacja miękka dotyczy najczęściej danych, których wymagalność wynika z ustaw i rozporządzeń lub decyzji MNiSW. Dane objęte walidacją miękką są weryfikowana w drugim etapie, już po zarejestrowaniu postępowania. Brak tych danych lub niepoprawne ich podanie są prezentowane jako błąd, wymagający działania ze strony użytkownika.

Dane objęte walidacją twardą

Walidacja twarda polega na tym, że do zarejestrowania postępowania w module wystarczy podać minimalny zakres danych. Są to:

  • PESEL lub dane dokumentu tożsamości (w zależności od tego, czy mamy do czynienia z obywatelem polskim, czy cudzoziemcem),
  • nazwisko,
  • imię,
  • dziedzina lub dziedzina i dyscyplina, w których osoba ubiega się o stopień/tytuł.

Dodatkowo, w chwili rejestracji postępowania wybierasz, jakiego stopnia/tytułu ono dotyczy.

Na tym etapie system weryfikuje tylko, czy powyższe pola są wypełnione oraz poprawność numeru PESEL. Po pozytywnej weryfikacji, postępowanie zostaje zarejestrowane i jest widoczne na zestawieniu. Jeśli nie, zarejestrowanie postępowania jest niemożliwe.

Dzięki takiemu podejściu nie trzeba od razu poprawnie uzupełniać dużej liczby danych, aby w ogóle możliwe było zarejestrowanie postępowania. Do tej pory, w innych modułach, braki lub błędy przy rejestrowaniu danych powodowały nieraz, że trzeba było od początku uzupełniać całą formatkę. Aktualne rozwiązanie ma być wygodniejsze i bardziej ergonomiczne.

Pozostałe dane można uzupełnić od razu lub w późniejszym czasie.

Dane objęte walidacją miękką

Walidacja miękka jest przeprowadzana w drugim etapie, już po zarejestrowaniu postępowania. Dotyczy najczęściej danych, których wymagalność wynika z ustaw i rozporządzeń lub decyzji MNiSW.

Walidacja miękka obejmuje dwa aspekty – system sprawdza:

  • kompletność danych – czy zostały uzupełnione wszystkie wymagane pola oraz
  • poprawność danych – czy uzupełnione pola zawierają prawidłowe dane. Oczywiście, chodzi o poprawność z formalnego punktu widzenia. System nie sprawdza, czy dane są zgodne z prawdą, ale czy zostały spełnione przyjęte założenia, wynikające z przepisów prawnych i wymogu spójności pomiędzy modułami systemu. Przykład niepoprawnych danych: jeśli podasz, że data pozbawienia stopnia jest wcześniejsza niż data jego nadania.

Jeśli w danych postępowania występują błędy i/lub braki, system wyświetla odpowiedni komunikat o niepoprawności i/lub niekompletności dokumentu.

Zauważ, że komunikaty dotyczące stanu dokumentu w module Baza dokumentów w postępowaniach awansowych są bardziej rozbudowane niż w module Osoby ubiegające się o stopień doktora, ponieważ wyraźnie rozróżniają kwestie poprawności i kompletności.

Uwaga! Inaczej niż w module Osoby ubiegające się o stopień doktora, w przypadku Bazy dokumentów w postępowaniach awansowych dokumenty niepoprawne i/lub niekompletne są widoczne na zestawieniu MNiSW i innych podmiotów. Komunikat o stanie dokumentu jest informacją dla podmiotu rejestrującego postępowanie, że musi pewne dane poprawić i/lub uzupełnić, ale nie wpływa na ich widoczność.

Przez pojęcie „dokument” rozumiemy rekord danego postępowania wraz ze wszystkimi zgromadzonymi w nim danymi (również danymi historycznymi).

Po uzupełnieniu/poprawieniu wymaganych danych, stan dokumentu zmienia się na „Poprawny”.

Gdzie są widoczne informacje o stanie dokumentu?

To, że dokument jest niepoprawny i/lub niekompletny system sygnalizuje w kilku miejscach:

  • Na zestawieniu postępowań, w kolumnie „Stan”. Jeśli widnieje w niej czerwony trójkąt ostrzegawczy oznacza to, że dokument jest niepoprawny i/lub niekompletny. Aby dowiedzieć się, jakie dokładnie braki/błędy zawiera, musisz wejść w szczegóły danego postępowania. Jeśli dokument jest w całości poprawny i kompletny, zobaczysz symbol zielonego haczyka.
  • W komunikacie widocznym w szczegółach postępowania, pod nagłówkiem. Po kliknięciu w ten komunikat rozwinie się lista błędów, która zawiera:
    • kody błędów,
    • komunikaty (wyjaśnienie, na czym polega błąd/brak),
    • nazwę zakładki, w której wystąpił błąd; kliknięcie w nazwę zakładki na liście błędów spowoduje przejście do tej zakładki.
  • Nazwy zakładek, w których występują błędy/braki, są zaznaczone na czerwono.
  • W szczegółach postępowania, bezpośrednio przy polu, które trzeba uzupełnić/poprawić, wyświetla się czerwony trójkąt ostrzegawczy. Po najechaniu na niego myszką, pojawia się podpowiedź wyjaśniająca, na czym polega błąd/brak.

Ponadto, masz możliwość filtrowania postępowań, których dane trzeba uzupełnić i/lub poprawić lub które już są poprawne. W tym celu skorzystaj z filtra „Stan dokumentu”.

Uwaga! Stan dokumentu nie jest sprawdzany dla postępowań, które mają status „zamknięte”.