Pracę w module umożliwia posiadanie roli edycyjnej – INST_PATENTY_ADM w POL-on. System przewiduje rolę podglądową do modułu tj. INST_PATENTY_PODGLAD. Obie role należy nadać na całą instytucję.

Aby dokonać powiązania twórcy z pracownikiem lub doktorantem jednostki, a następnie dodać dane o oświadczeniu upoważniającym do zaliczenia osiągniecia do ewaluacji nie trzeba posiadać żadnej dodatkowej roli w systemie.

Zakres danych w zakresie patentu na wynalazek (§ 2. ust. 10, pkt 1 Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on oraz Rozporządzenia Ministra Edukacji I Nauki z dnia 22 grudnia 2020 r.  zmieniające rozporządzenie w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on) obejmuje:

  • tytuł wynalazku,
  • nazwę podmiotu lub podmiotów, które uzyskały patent,
  • numer patentu,
  • nazwę podmiotu udzielającego patent,
  • nazwy państw, na terytorium których uzyskano ochronę,
  • datę ogłoszenia w „Wiadomościach Urzędu Patentowego” lub równoważnym biuletynie za granicą,
  • datę i numer zgłoszenia w Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej lub we właściwym urzędzie za granicą,
  • datę i kraj uprzedniego pierwszeństwa oraz numer zgłoszenia lub oznaczenie wystawy,
  • streszczenie opisu wynalazku,
  • datę złożenia tłumaczenia patentu europejskiego na język polski, w którym Rzeczpospolita Polska została wyznaczona jako kraj ochrony,
  • dyscyplinę naukową, o której mowa w art. 265 ust. 13 ustawy 2.0
  • nazwę podmiotu upoważnionego w oświadczeniu, o którym mowa w art. 265 ust. 13 ustawy 2.0
  • imiona i nazwiska pozostałych współtwórców wynalazku oraz – jeżeli są znane – numery ORCID.

Zakres danych o osiągnieciach wynikający z Rozporządzenia w sprawie POL-on z 6 marca 2019 r. (§ 9 ust. 3; § 11 ust. 1) powinien być wprowadzony do systemu POL-on w terminie do dnia 31.12 roku następującego po roku zaistnienia zmiany.

W przypadku osiągnięć naukowych uzyskanych w roku poprzedzającym rok przeprowadzenia ewaluacji jakości działalności naukowej dane dotyczące tych osiągnięć wprowadza się w terminie do dnia 15.01 roku, w którym ewaluacja jest przeprowadzana.

Wsteczne uzupełnianie danych za okres od 1.01.2017 roku należy wykonać do 30.06.2021 roku.

Ze względu na zmieniony zakres danych i na słabą jakość danych zgromadzonych w starej aplikacji – dane wprowadzone do POL-on 1.0 nie będą migrowane!

Zamiast migracji danych z POL-on 1.0 (pracując za pomocą interfejsu) będzie można zaciągnąć dane ze źródeł referencyjnych: ​

  • w przypadku patentu z OPS (Open Patent Service), ​
  • w przypadku prawa ochronnego z UPRP (Urząd Patentowy Rzeczpospolitej Polskiej).​

Ułatwi to proces rejestracji i zagwarantuje wysoką jakość danych!​

Jeśli uczelnia dysponuje własną bazą danych zgromadzonych w POL-on 1.0 będzie mogła przesłać informacje o osiągnięciach za pomocą API (dot. danych od 1.01.2017)  i dokonać uzupełniania w zakresie danych wymaganych aktualnymi przepisami.

Aby dodać nowy patent do wykazu, wybierz z menu POL-on 2.0 moduł Patenty i prawa ochronne. Następnie wybierz odpowiedni wykaz.

Kliknij w przycisk „+ Dodaj patent lub prawa ochronne”, znajdujący się pod nazwą wykazu, a następnie wybierz „Dodaj nowy patent na wynalazek”.

Otworzy się formatka, którą należy wypełnić.

Wykaz urzędów patentowych, dla których będą zbierane patenty na wynalazek

Nazwa Podmiotu udzielającego ochrony Kod regionu
EPO – Europejski Urząd Patentowy EP
OECD – Urząd Patentowy jednego z krajów OECD Kod kraju
UPRP – Urząd Patentowy Rzeczpospolitej Polskiej PL lub Pat
ARIPO – Afrykańska Regionalna Organizacja Własności Intelektualnej AP
EAPO – Euroazjatycka Organizacja Patentowa EA
OAPI – Afrykańska Organizacja Własności Intelektualnej OA
WIPO – Światowa Organizacja Własności Intelektualnej WO
GCC – Urząd Patentowy przy Radzie Współpracy Zatoki Perskiej GC

Kraje należące do OECD

Kod kraju Nazwa kraju
AU Australia
AT Austria
BE Belgia
CL Chile
CZ Czechy
DK Dania
EE Estonia
FI Finlandia
FR Francja
GR Grecja
ES Hiszpania
NL Holandia
IE Irlandia
IS Islandia
IL Izrael
JP Japonia
CA Kanada
KR Korea Południowa
LT Litwa
LU Luksemburg
LV Łotwa
MX Meksyk
DE Niemcy
NO Norwegia
NZ Nowa Zelandia
PL Polska
PT Portugalia
SK Słowacja
SI Słowenia
US Stany Zjednoczone
CH Szwajcaria
SE Szwecja
TR Turcja
HU Węgry
GB Wielka Brytania
IT Włochy

Jeśli patent na wynalazek został opublikowany w Open Patent Service (OPS) możesz pobrać dane zgromadzone w zewnętrznej bazie do POL-onu.

OPS obejmuje dane o patentach wydanych przez następujące podmioty udzielające ochrony na wynalazek:

  • EPO – Europejski Urząd Patentowy
  • OECD – Urząd Patentowy jednego z krajów OECD
  • UPRP – Urząd Patentowy Rzeczpospolitej Polskiej
  • ARIPO – Afrykańska Regionalna Organizacja Własności Intelektualnej
  • EAPO – Euroazjatycka Organizacja Patentowa
  • OAPI – Afrykańska Organizacja Własności Intelektualnej
  • WIPO – Światowa Organizacja Własności Intelektualnej
  • GCC – Urząd Patentowy przy Radzie Współpracy Zatoki Perskiej.

W celu wyszukania patentu w zewnętrznej bazie wpisz kilka podstawowych danych o patencie do formularza (np. numer patentu, nazwę podmiotu udzielającego patent, kraj), a następnie kliknij w przycisk „Szukaj”.

Po odnalezieniu rekordu w bazach zewnętrznych będziesz mógł pobrać dane. Formatka uzupełni się automatycznie w części lub całości.

Jeżeli patent o takich samych danych znajduje się w dostępnej bazie zewnętrznej zostanie ci wyświetlony w osobnym oknie. Aby zaciągnąć dane do formatki z bazy zewnętrznej kliknij w przycisk „Wybierz”, znajdujący się po prawej stronie rekordu.

Zapisanych danych pochodzących ze źródeł referencyjnych nie można edytować.

Uzupełnienie danych pobranych ze źródła referencyjnego możliwe jest do momentu dodania danych do wykazu osiągnięć.

Zaleca się uzupełnienie danych referencyjnych o brakujące dane, w zakresie danych których nie można było pobrać z zewnętrznej bazy oraz uzupełnienie danych o instytucje szkolnictwa wyższego i nauki, powiązanie twórcy z pracownikiem lub osobą ubiegające się o stopień doktora instytucji.

W okno Numer patentu należy wprowadzić same cyfry.

System pozwala na wprowadzanie wybranych znaków specjalnych „.”, „/”, „-„, jednakże do wyszukania patentu w OPS wystarczy wprowadzenie samych cyfr.

 

Jeśli chcesz uzupełnić dane zaciągnięte z bazy zewnętrznej np. dodać kolejny podmiot i twórcę – pracownika twojej uczelni, przejdź do właściwej sekcji.

Użyj przycisków „+…”, a następnie wprowadź lub wyszukaj podmiot i pracownika. Szczegółowy opis jak dodać podmiot uprawniony i twórcę patentu został umieszczony w dalszej części wpisu.

Zatwierdź dane w poszczególnych sekcjach. W celu dodania danych do wykazu osiągnięć użyj przycisku „Zapisz” znajdującego się na dole strony. System poinformuje cię o ewentualnych błędach komunikatem na górze ekranu.

Jeżeli nie odnalazłeś patentu w bazie zewnętrznej (nie zostały one jeszcze opublikowane w OPS, natomiast zostały opublikowane w biuletynie przez odpowiedni urząd) wprowadź dane w kolejnych sekcjach.

Dane patentu

Wprowadź ręcznie lub wybierz z rozwijanego menu odpowiednie informacje:

  • Datę zgłoszenia,
  • Numer zgłoszenia,
  • Datę ogłoszenia,
  • Numer patentu,
  • Nazwę podmiotu udzielającego ochrony.

Po uaktywnieniu pól dodatkowo podaj:

  • Kraj,
  • Państwa, na terytorium których uzyskano ochronę,
  • Datę złożenia tłumaczenia (pole opcjonalne).

Uprzednie pierwszeństwo

Informacja o uprzednim pierwszeństwie informuje czy uzyskany patent na wynalazek był pierwszym zgłoszeniem ochrony.

W przypadku oznaczenia „Nie” (Nie było to pierwsze zgłoszenie ochrony) będziesz musiał wypełnić dodatkowo:

  • Datę pierwszeństwa (figurującą w dokumentach),
  • Kraj pierwszeństwa,
  • Numer pierwszeństwa lub
  • Oznaczenie wystawy.

Dane te powinny pokrywać się z informacjami pierwszego zgłoszenia patentu.

Korzystając z przycisku „+ Dodaj tytuł wynalazku” uzupełnij w formatce tytuł i kod języka. Kod języka wybierz z rozwijanego menu. Aktualnie masz do wyboru 56 języków. Zatwierdź dane za pomocą zielonego znacznika.

W puste okno wprowadź streszczenie opisu wynalazku. Nie może ono zwierać więcej niż 2014 znaków ze spacjami.

Dodanie podmiotu

Aby dodać podmiot uprawniony kliknij w przycisk „+ Dodaj podmiot uprawniony”. Wprowadź nazwę podmiotu jaka figuruje bezpośrednio na dokumencie patentu lub  zaznacz checkbox jeśli podmiotem jest instytucja szkolnictwa wyższego i nauki. Odblokuje się pole Nazwa instytucji szkolnictwa wyższego i nauki. Wpisz kilka liter podmiotu lub pełną nazwę przedmiotu. Jeśli nazwa podmiotu znajduje się w systemie POL-on zostanie on podpowiedziany.  Zatwierdź dane używając zielonego znacznika po prawej stronie.

 

Dodanie twórcy

W kolejnym kroku dodaj twórcę używając przycisku „+ Dodaj twórcę”.

Możesz dodać dwa rodzaje twórców

  1. Bez powiązania z pracownikiem lub doktorantem,
  2. Z powiązaniem z pracownikiem lub doktorantem (Powiązanie związane jest z przeszukiwaniem wykazu pracowników i doktorantów w twojej jednostce. W tym celu będziesz potrzebował danych identyfikacyjnych: imienia i nazwiska lub numeru PESEL/dokumentu twórcy).

Dodanie twórcy bez powiązania z pracownikiem lub doktorantem

Ścieżka ta jest dedykowana dla dodawania twórców, którzy nie są powiązani z twoją instytucją i którym nie będziesz dodawać oświadczenia upoważniającego podmiot do wykazania osiągniecia twórcy w procesie ewaluacji.

Dodaj twórcę używając przycisku „+ Dodaj twórcę”.​ Następnie uzupełnij jego dane w formatce wybierając jego tytuł, wpisując dane osobowe i (jeśli jest ci znany) numer ORCID. Zatwierdź dane korzystając ze znacznika zapisu.

Po wpisaniu danych twórcy możesz dokonać jego powiązania z pracownikiem lub doktorantem. W tym celu kliknij w ikonę lupy, która pojawi się po zatwierdzeniu danych twórcy.

Dodanie twórcyi powiązanie go z pracownikiem lub doktorantem

Ścieżka ta jest dedykowana dla dodawania twórców, którzy mają być powiązani z twoją instytucją i którym będziesz mógł dodać oświadczenie upoważniające podmiot do wykazania jego osiągniecia w procesie ewaluacji.

Aby powiązać twórcę z pracownikiem lub doktorantem twojej jednostki wpisz jego imię i nazwisko w odpowiednie okna, a następnie kliknij przycisk „Wyszukaj”.

Możesz wyszukać pracownika lub doktoranta także za pomocą jego danych identyfikacyjnych (PESEL lub dokument tożsamości). Po kliknięciu w przycisk „Wyszukaj” formatka poszerzy się o pole „PESEL/nr dokumentu”.

Dane powiązanego twórcy z pracownikiem/doktorantem prezentowane są w nawiasach.

Jeśli pracownik o wpisanych danych znajduje się w wykazie POL-on jego rekord zostanie ci wyświetlony w wyniku wyszukiwania.

Potwierdź decyzję zaciągnięcia danych z wykazu za pomocą checkboxa „Akcje”, a następnie kliknij w przycisk „Zapisz”.

Po dodaniu nowego patentu możesz:

  • usunąć zapisany rekord,
  • edytować dane zapisanego rekordu.

Uwaga! Przy usuwaniu patentu od razu zostaną usunięte oświadczenia pracowników lub osób ubiegających się o stopień doktora.

Powiązanie twórcy z pracownikiem  lub doktorantem umożliwi ci dodanie mu oświadczenia o upoważnieniu podmiotu do wykazania osiągniecia twórcy w procesie ewaluacji. Proces ten został opisany w osobnym wpisie.

Wprowadzone dane o patentach możesz zweryfikować w zewnętrznych źródłach.

Dane o patentach wydanych przez Urząd Patentowy Rzeczpospolitej Polskiej można zweryfikować w e-wyszukiwarce UPRP, który znajduje się na stronie: https://ewyszukiwarka.pue.uprp.gov.pl/search/simple-search?lng=pl

Aby znaleźć wprowadzony patent w UPRP w wyszukiwarce przed numerem patentu dodaj przedrostek „Pat.”

Dane o patentach wydanych przez różne urzędy patentowe (w tym również UPRP) można zweryfikować w Espacenet pod adresem: https://worldwide.espacenet.com/patent/

Aby znaleźć wprowadzony patent numerem patentu dodaj region bądź kod kraju z jakiego pochodzi patent, np. PL123654, EP1236547