Poniższy wpis odnosi się w szczególności do użytkowników z uczelni oraz instytutów.

Aby wejść do modułu Baza dokumentów w postępowaniach awansowych, po zalogowaniu do POL-onu kliknij w niebieską ikonę spisu treści w lewym górnym rogu ekranu. W menu bocznym, które się pojawi wybierz pozycję „Postępowania awansowe”. Kliknij w kafel „Postępowania awansowe przeprowadzane na nowych zasadach”.

W nowym module Baza dokumentów w postępowaniach awansowych rejestrowane są jedynie postępowania o nadanie stopnia naukowego/tytułu naukowego, przeprowadzane na nowych zasadach, opisanych w ustawie 2.0.

Jeśli natomiast klikniesz w kafel „Postępowania awansowe przeprowadzane na starych zasadach”, zostaniesz przeniesiony do starego POL-onu.

Postępowania w mojej instytucji i w innych instytucjach

Domyślnie na zestawieniu postępowań zobaczysz postępowania prowadzone i współprowadzone przez swoją instytucję. Jeśli posiadasz odpowiedni zakres ról (w przypadku uczelni i instytutów: INST_DR_DRHAB lub  INST_DR_DRHAB_PODGLAD + INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE), będziesz mieć dostęp do wszystkich danych postępowania, a więc także danych wrażliwych (numerów PESEL, danych dokumentów tożsamości). Więcej na temat ról i uprawnień do Bazy dokumentów w postępowaniach awansowych przeczytasz tutaj.

Możesz zmienić ten widok na zestawienie postępowań awansowych prowadzonych również w innych instytucjach.

Podstawa prawna

Zgodnie z art. 343 ust. 3 ustawy 2.0., dane postępowań awansowych rejestrowane w POL-onie są powszechnie dostępne, z wyłączeniem numeru PESEL i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość.

W tym celu, w filtrze „Podmiot” wprowadź nazwę instytucji, której postępowania awansowe chcesz zobaczyć i zatwierdź przyciskiem „Szukaj”. Na zestawieniu zobaczysz postępowania, w których wybrana instytucja jest podmiotem prowadzącym lub współprowadzącym.

Jeżeli chcesz zobaczyć zestawienie wszystkich postępowań awansowych, bez względu na to, przez jaki podmiot są prowadzone, wyczyść pole „Podmiot” i kliknij w przycisk „Szukaj”.

W przypadku postępowań prowadzonych przez inne podmioty i niewspółprowadzonych przez twoją instytucję, nigdy nie zobaczysz danych wrażliwych (numerów PESEL, danych dokumentów tożsamości) ani danych dotyczących szkoły doktorskiej/studiów doktoranckich (dla postępowań na stopień doktora), bez względu na posiadane przez ciebie role.

Omawiane tu zestawienie obejmuje postępowania na doktora i doktora habilitowanego. Natomiast publicznie dostępne zestawienie postępowań na tytuł profesora będzie w przyszłości dostępne na platformie RAD-on.

Uwaga! Postępowania awansowe nie są dostępne w wykazie innych instytucji od razu, ale dopiero po wypełnieniu pewnego zakresu danych:

  • postępowanie na doktora – gdy wprowadzono dane osoby, dziedzinę, datę wszczęcia postępowania, dane dotyczące rozprawy (tytuł, data złożenia, forma rozprawy, język, czy jest częścią rozprawy zbiorowej, informacje dodatkowe) oraz załączono wszystkie wymagane dla danej rozprawy pliki;
  • postępowanie na doktora habilitowanego – gdy wprowadzono dane osoby, dziedzinę i dyscyplinę, datę wszczęcia postępowania, dane dotyczące wniosku o wszczęcie postępowania (nazwa, data) oraz załączono plik z wnioskiem.

Wykaz postępowań

Wykaz postępowań awansowych jest prezentowany w formie tabeli. Zawiera ona następujące kolumny:

  • Stan – odnosi się do stanu poprawności i kompletności wprowadzonych do systemu danych postępowania. Innymi słowy, w tej kolumnie widzimy informację, czy dane postępowania – na obecnym etapie ich uzupełniania – są kompletne i poprawne. Stan jest przedstawiany za pomocą jednego z poniższych symboli:
    • Zielony znacznik – oznacza, że dokument zawiera poprawne dane. Uwaga! Chodzi o poprawność danych z formalnego punktu widzenia. Nie musi to oznaczać, że wszystkie dane postępowania są uzupełnione. O tym, czy powinieneś je uzupełnić, decydują okoliczności faktyczne i regulacje prawne.
    • Czerwony trójkąt ostrzegawczy – oznacza, że dane wymagają poprawy lub uzupełnienia.
  • Nazwisko.
  • Imię.

Zwróć uwagę, że jest to wykaz postępowań awansowych, a nie wykaz osób. Jeśli w stosunku do danej osoby toczy/toczyło się więcej niż jedno postępowanie, pojawi się ona na wykazie kilkukrotnie.

  • Rodzaj postępowania – mogą się tu pojawić następujące wartości:
    • Dr – w przypadku postępowania awansowego na stopień doktora,
    • Dr hab. – w przypadku postępowania awansowego na stopień doktora habilitowanego,
    • Prof. – w przypadku postępowania awansowego na tytuł profesora (przy czym te postępowania widzą jedynie użytkownicy z RDN i ministerstwa).
  • Status postępowania – mogą się tu pojawić następujące wartości:
    • Postępowanie w toku – od momentu wszczęcia postępowania, w trakcie jego trwania aż do chwili nadania stopnia/tytułu bądź umorzenia/zakończenia postępowania;
    • Nadano – jeżeli postępowanie awansowe zakończyło się nadaniem stopnia/tytułu, od chwili jego nadania;
    • Pozbawiano – jeżeli osobę pozbawiono posiadanego stopnia/tytułu w oficjalnej procedurze;
    • Zamknięte – jeśli postępowanie awansowe zostało zamknięte bez nadania stopnia/tytułu.
  • Nazwa podmiotu prowadzącego postępowanie – może to być twoja instytucja lub inny podmiot. Jeżeli przeglądasz tylko postępowania w swojej instytucji i wyświetla się ona w kolumnie „Nazwa podmiotu prowadzącego postępowanie”, oznacza to, że twoja instytucja prowadzi to postępowanie jako jedyna albo jest instytucją wiodącą w przypadku postępowań współprowadzonych. Natomiast jeśli w tej kolumnie widnieje inny podmiot, oznacza to, że twoja instytucja jest instytucją współprowadzącą takie postępowanie. Inaczej sytuacja wygląda wówczas, gdy przeglądasz postępowania również z innych instytucji. Wówczas ich zakres będzie odpowiednio szerszy.
  • Data wszczęcia postępowania awansowego.
  • Data nadania stopnia/tytułu.
  • Dziedzina/dyscyplina – w której osoba ubiega się o stopień/tytuł naukowy.

Kliknięcie w dane postępowanie spowoduje przejście do szczegółowych informacji na jego temat.

Sortowanie wyników

Pozycje w wykazie postępowań możesz posortować alfabetycznie rosnąco lub malejąco. Dostępne jest sortowanie po imionach lub po nazwiskach osób ubiegających się o stopień/tytuł naukowy. Domyślnie ustawione jest sortowanie po nazwiskach w kolejności rosnącej.

Rekordy i strony

W górnej części wykazu znajduje się informacja, ile pozycji (rekordów) zawiera wykaz postępowań w twojej instytucji przy zadanych kryteriach wyszukiwania (pozycja „Wszystkich” oraz następująca po niej liczba).

Widoczna jest także informacja, ile rekordów jest wyświetlanych jednocześnie na stronie. Ustawienie to możesz zmienić klikając w strzałkę i wybierając jedną z opcji na rozwijanej liście.

Aby przejść do dalszych stron wykazu możesz:

  • kliknąć w przycisk „Następna” lub
  • wpisać numer interesującej cię strony i nacisnąć „Enter”.

Wyszukiwanie i filtrowanie wyników

Z lewej strony wykazu znajdują się wyszukiwarka i filtry. Aby wyszukać konkretne postępowanie awansowe, wpisz we właściwe pole wyszukiwarki odpowiednio: nazwisko lub imię lub PESEL/numer dokumentu tożsamości osoby, której dotyczy postępowanie. Możesz wypełnić niektóre albo wszystkie te pola naraz. Na koniec kliknij w przycisk „Szukaj”.

System wyszukuje wyniki:

  • identyczne z zadaną frazą,
  • zawierające zadaną frazę.

W naszym przykładzie szukaliśmy nazwiska „Test”. W wynikach otrzymaliśmy zarówno osoby o dokładnie tym nazwisku, jak również o nazwiskach „Testowy”, „Testowa”, „Testowa-Nowak”.

Podczas wyszukiwania domyślnie jest zaznaczony  checkbox „Uwzględnij dane historyczne osoby”. Dzięki temu przeszukując bazę system sprawdza również nieaktualne dane: imię, nazwisko, numer PESEL, dane dokumentu tożsamości. Jeśli odznaczysz checkbox, system przeszuka tylko dane aktualne.

Możesz przeszukiwać wykaz za pomocą filtrów:

  • Stopień/Tytuł: doktor, doktor habilitowany, profesor;
  • Rodzaj stopnia: w zakresie nauki, w zakresie sztuki;
  • Status postępowania: postępowanie w toku, nadano, pozbawiono, zamknięte;
  • Data wszczęcia postępowania;
  • Data nadania stopnia/tytułu;
  • Dziedzina, w której osoba ubiega się o nadanie stopnia/tytułu;
  • Dyscyplina, w której osoba ubiega się o nadanie stopnia/tytułu – przy czym, aby możliwe było wskazanie dyscypliny, musisz najpierw wybrać dziedzinę;
  • Stan dokumentu (więcej na ten temat przeczytasz tutaj).

Uwaga! System zapamiętuje zadane filtry i kryteria wyszukiwania i sumuje je.

W naszym przykładzie dodaliśmy filtr „Stopień/Tytuł: doktor habilitowany”, więc system wyszukał osobę, która ma w nazwisku frazę „Test” oraz ubiega się o stopień doktora habilitowanego.

Jeśli chcesz zmienić kryteria i zacząć wyszukiwanie od nowa, kliknij w komendę „Wyczyść”, widoczną nad listą filtrów. W przeciwnym razie dodasz dodatkowe kryterium wyszukiwania do już zadanego.

Rejestracja nowego postępowania awansowego

Pod nagłówkiem „Postępowania awansowe przeprowadzane na nowych zasadach” jest widoczny przycisk „+ Dodaj postępowanie…”. Po kliknięciu w niego rozwinie się menu, w którym możesz wybrać rodzaj postępowania awansowego, które chcesz zarejestrować:

Zostaniesz przeniesiony do formularza dodawania danego typu postępowania.

Uwaga! Formularz rejestracji różni się w zależności od rodzaju postępowania awansowego. Nie możesz w trakcie lub po zakończeniu rejestracji zmienić rodzaju postępowania awansowego.