W module Osoby ubiegające się o stopień doktora należy rejestrować osoby:

  • kształcące się w szkołach doktorskich,
  • ubiegające się o stopień doktora w trybie eksternistycznym,
  • kształcące się na dotychczasowych studiach doktoranckich, które wszczęły postępowanie o nadanie stopnia doktora na nowych zasadach (po 30 września 2019 r.).

Więcej szczegółowych informacji na temat tego, kogo i w jakim czasie rejestrujemy w module, znajdziesz tutaj.

Uwaga! W przypadku, gdy szkoła doktorska jest prowadzona wspólnie przez kilka podmiotów, rejestracji kandydatów w module Osoby ubiegające się o stopień doktora dokonuje uczelnia prowadząca szkołę doktorską (zgodnie z art. 198 ust. 5 ustawy 2.0 – instytucja wskazana w umowie jako instytucja odpowiedzialna za wprowadzanie danych do systemu POL-on). Instytucje współprowadzące widzą takich doktorantów na swoim zestawieniu osób ubiegających się o stopień doktora, mają możliwość podglądu ich danych, ale nie mogą ich edytować. Na zestawieniu instytucji współprowadzącej tacy kandydaci są oznaczeni symbolem zamkniętej kłódki.

Więcej na temat szkół doktorskich współprowadzonych przed kilka podmiotów przeczytasz tutaj.

Podstawa prawna

Art. 345 ust. 1 ustawy 2.0. Wykaz osób ubiegających się o stopień doktora obejmuje:
1) imiona i nazwisko;
2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało; (…)
4) obywatelstwo;
5) informację o trybie przygotowywania rozprawy doktorskiej, o którym mowa w art. 197; (…)
7) w przypadku cudzoziemców:
a) nazwę państwa urodzenia,
b) informacje o przyjęciu do szkoły doktorskiej i odbywaniu w niej kształcenia,
c) informacje o posiadaniu Karty Polaka;
8) rok urodzenia;
9) płeć (…).

§ 4 ust. 3 rozporządzania ws. POL-on
W zakresie danych, o których mowa w art. 345 ust. 1 pkt 7 ustawy, w wykazie osób ubiegających się o stopień doktora zamieszcza się następujące informacje:
1) nazwę państwa urodzenia; (…)
3) o posiadaniu Karty Polaka.

Jak zarejestrować osobę ubiegającą się o stopień doktora?

Aby zarejestrować kandydata na doktora w module Osoby ubiegające się o stopień doktora wybierz kafel „Wykaz osób ubiegających się o stopień doktora”. Wejdziesz do Wykazu osób ubiegających się o stopień doktora w twojej instytucji. Kliknij w przycisk „+ Dodaj osobę ubiegającą się o stopień doktora”. Otworzy się formatka, którą należy wypełnić. Obejmuje ona:

  • dane osobowe,
  • informację o trybie przygotowywania rozprawy doktorskiej.

Dane osobowe obejmują następujące pola:

  • Wybór, czy osoba jest obywatelem Polski, czy cudzoziemcem. Domyślnie ustawioną opcją jest „Obywatel Polski”.
  • Numer PESEL.
  • Dane dokumentu tożsamości: typ, numer i państwo wydania dokumentu tożsamości.
    W przypadku obywatela polskiego obowiązkowe jest podanie numeru PESEL. Natomiast jeśli kandydat na doktora jest cudzoziemcem, należy podać numer PESEL (jeśli posiada) lub dane dokumentu tożsamości.
  • Imię.
  • Pozostałe imiona – opcjonalnie.
  • Przedrostek nazwiska – opcjonalnie.
  • Nazwisko.
  • Płeć.
  • Rok urodzenia.
  • Obywatelstwo – zacznij wpisywać, a pokaże się lista podpowiedzi, z której należy wybrać właściwą pozycję. W przypadku osoby, u której wskazałeś pochodzenie „Obywatel Polski” domyślenie wpisane jest obywatelstwo polskie, ale możesz wpisać inne.
  • Kraj urodzenia – w przypadku cudzoziemców. Zacznij wpisywać, a pokaże się lista podpowiedzi, z której należy wybrać właściwą pozycję.
  • Informacja, czy osoba posiada Kartę Polaka – w przypadku cudzoziemców.

W polu „Tryb przygotowania rozprawy” masz do wyboru trzy opcje, które odpowiadają trzem typom kandydatów na doktora:

  • Kształcenie doktorantów – zaznacz w przypadku tzw. nowego doktoranta, kształcącego się w szkole doktorskiej.
  • Eksternistyczny – zaznacz w przypadku osoby, która ubiega się o stopień doktora eksternistycznie na podstawie art. 197 pkt 2 ustawy 2.0.
  • Studia doktoranckie – zaznacz w przypadku tzw. starego doktoranta, który wszczął postępowanie o nadanie stopnia doktora na nowych zasadach (po 30 września 2019 r.).

Trybu przygotowywania rozprawy nie można zmienić ani skorygować po tym, jak osoba ubiegająca się o stopień doktora została zarejestrowana w POL-onie. Jest to bowiem jeden z atrybutów identyfikujących daną osobę w systemie. W razie pomyłki należy usunąć kandydata na doktora z wykazu i zarejestrować go ponownie, już z właściwym trybem przygotowywania rozprawy.

Na koniec kliknij w przycisk „Zapisz”. Osoba zostanie zarejestrowana. Pozostałe dane wprowadzisz po zarejestrowaniu osoby, w szczegółowych zakładkach.

Zgodnie z art. 200 ust. 7 ustawy 2.0. jednocześnie można być doktorantem tylko w jednej szkole doktorskiej. System sprawdza, czy rejestrowany doktorant nie kształci się już w innej szkole doktorskiej. Jeśli tak, pojawia się komunikat o błędzie: „Osoba o podanym numerze PESEL aktualnie kształci się w szkole doktorskiej…”. Jeśli ta sytuacja budzi twoje wątpliwości, skontaktuj się z rejestrowanym doktorantem lub instytucją prowadzącą szkołę doktorską, w której jest on zarejestrowany.

Nowe podejście do wprowadzania danych

Uwaga! W module Osoby ubiegające się o stopień doktora zastosowaliśmy nowe podejście do wprowadzania danych. Zgodnie z nim, do zarejestrowania kandydata na doktora wystarczy podać minimalny zakres danych:

  • imię,
  • nazwisko,
  • numer PESEL lub dane dokumentu tożsamości,
  • tryb przygotowania rozprawy.

Dane te są objęte tzw. twardą walidacją. Oznacza to, że system weryfikuje tylko, czy powyższe pola są wypełnione oraz poprawność numeru PESEL. Jeśli te warunki są spełnione, to osoba zostaje zarejestrowana i jest widoczna na zestawieniu uczelni. Jeśli nie, zarejestrowanie osoby jest niemożliwe.

Minimalny zakres danych do zarejestrowania osoby pokrywa się z danymi prezentowanymi na zestawieniu osób ubiegających się o stopień doktora w podmiocie, a tym samym ich podanie umożliwia wyświetlenie osoby na tym zestawieniu.

Jeśli jednak zarejestrujesz kandydata na doktora jedynie z minimalnym zakresem danych, wówczas wyświetli się komunikat, że stan dokumentu jest „Niepoprawny” oraz że należy uzupełnić pozostałe dane osobowe. Taki kandydat jest widoczny wyłącznie na zestawieniu twojej instytucji. Dopiero po uzupełnieniu pozostałych wymaganych danych, stan dokumentu zmieni się na „Poprawny” i osoba będzie widoczna również na zestawieniu Ministerstwa oraz w innych systemach, np. w sprawozdawczości GUS.

Takie podejście nazywamy walidacją miękką.

Podsumowując, możesz od razu wprowadzić wszystkie dane osobowe kandydata na doktora albo możesz na początek podać tylko minimalny zakres danych niezbędnych do rejestracji, a pozostałe dane uzupełnić później (ale do tego czasu dany kandydat na doktora będzie widoczny tylko dla twojej instytucji).

Więcej na temat nowego podejścia do wprowadzania danych do modułu przeczytasz tutaj.

Dzięki takiemu podejściu nie trzeba od razu poprawnie uzupełniać dużej liczby danych na temat kandydata na doktora, aby w ogóle możliwe było jego zarejestrowanie. Do tej pory, w innych modułach, braki lub błędy przy rejestrowaniu danych powodowały nieraz, że trzeba było od początku uzupełniać całą formatkę. Aktualne rozwiązanie ma być, w założeniu, wygodniejsze i bardziej ergonomiczne.

„Kształcenie doktorantów” – komunikat o niepoprawnym dokumencie

Uwaga! W przypadku, gdy zarejestrujesz osobę przygotowującą rozprawę doktorską w trybie kształcenia doktorantów, od razu po rejestracji pojawi się komunikat informujący, że trzeba wypełnić zakładkę „Kształcenie doktorantów” (a w niej sekcję „Dane kształcenia” i informacje o stypendium).

Zgodnie z ogólną zasadą, wymagalność poszczególnych danych w module jest zależna od: trybu, w jakim osoba ubiega się o stopień doktora, czasu oraz pozostałych okoliczności, w szczególności od zaistnienia faktu podlegającego rejestracji. Ponieważ tzw. nowych doktorantów należy rejestrować w terminie 30 dni od dnia przyjęcia do szkoły doktorskiej (§ 11 ust. 1 pkt 1 a) rozporządzenia ws. POL-on), jest to również moment, kiedy znane są i powinny być uzupełnione dane dotyczące kształcenia w tej szkole doktorskiej.

Dopóki tego nie zrobisz, taki doktorant nie będzie widoczny na zestawieniu Ministerstwa ani w innych systemach (np. w sprawozdawczości GUS).

Na temat zakładki „Kształcenie doktorantów” przeczytasz tutaj.


Zobacz też:

Kogo rejestrujemy Nowe podejście do wprowadzania danych

 

Kształcenie doktorantów Role umożliwiające dodawanie osób

 

Dane osobowe kandydata na doktora