Treść tego artykułu jest przeznaczana dla użytkowników, którzy posiadają rolę edycyjną do modułu Osoby ubiegające się o stopień doktora (INST_PR_DROKTORANCI) oraz tych, którzy chcą poznać proces rejestracji kandydata w POL-on.
W module Osoby ubiegające się o stopień doktora zarejestrujesz kandydata:
- kształcącego się w szkołach doktorskich (tryb kształcenie doktoranta),
- ubiegającego się o stopień doktora w trybie eksternistycznym (tryb eksternistyczny),
- kształcącego się na dotychczasowych studiach doktoranckich, które wszczął postępowanie o nadanie stopnia doktora na nowych zasadach to jest po 30 września 2019 r. (tryb studia doktoranckie).
Aby zarejestrować doktoranta twojej jednostki przejdź do modułu Osoby ubiegające się o stopień doktora i wybierz kafel Wykaz osób ubiegających się o stopień doktora [1]. Kliknij w przycisk „Dodaj osobę ubiegającą się o stopień doktora” [2].
Wskaż czy rejestrowany doktorant to Obywatel Polski czy Cudzoziemiec [3].
W zależności od wskazania pojawi się inny formularz do uzupełnienia.
Zakres danych rejestrowany doktorantowi wynika z przepisów. Chociaż system przyjmie formularz z minimalnym zakresem (dane osobowe, dane identyfikacyjne, tryb przygotowania rozprawy), należy go uzupełnić. Do momentu uzupełnienia rekordu o dane wymagane przepisami będzie on oznaczony stanem danych „niepoprawny”, nie będzie widoczny w sprawozdaniu ministerstwa i uwzględniony w sprawozdawczości GUS.
Jeśli twoja jednostka współprowadzi szkołę doktorską, to w umowie zawartej w formie pisemnej znajdziesz informację czy twój podmiot jest odpowiedzialny za raportowanie danych do POL-on. Jeśli twoja jednostka nie raportuje do POL-on, to i tak będziesz mieć dostęp do rekordów doktorantów wspólnej szkoły doktorskiej – w trybie podglądu. Rekordy te będą oznaczone w systemie symbolem kłódki.
Obywatel Polski
Doktorant posiadający polskie obywatelstwo jest identyfikowany w systemie numerem PESEL. Nie ma potrzeby wprowadzać mu danych dokumentu tożsamości.
Po zaznaczeniu Obywatel Polski [1] wprowadź:
- PESEL [2]
- Imię,
- Nazwisko,
- Rok urodzenia,
- Płeć,
W polu obywatelstwo system wpisze „polskie” [3].
Cudzoziemiec
Doktorant, który nie posiada obywatelstwa polskiego może być identyfikowany w systemie numerem PESEL – jeśli go posiada lub dokumentem tożsamości – jeśli nie posiada numeru PESEL.
Po zaznaczeniu Cudzoziemiec [1] wprowadź:
- Numer PESEL lub typ dokumentu tożsamości z jego numerem i krajem wydania [2],
- Imię,
- Nazwisko,
- Rok urodzenia,
- Płeć,
- Obywatelstwo (jedno, wartość słownikowa – podpowiadana przez system) [3]
oraz dane wymagane tylko dla cudzoziemca [4]
- Kraj urodzenia (wartość słownikowa – podpowiadana przez system)
- Karta Polaka (tak, nie).
Zgodnie z komunikatem przedrostki nazwisk (np. von, van, de, de la) są traktowane jako integralna część nazwiska, dlatego wprowadzaj je do pola Nazwisko wraz z nazwiskiem właściwym (nawet jeśli w formularzu istnieje osobne pole Przedrostek). Więcej informacji znajdziesz w Materiałach dodatkowych.
Jeśli zaznaczysz „tak”, wprowadź [5]:
- numer Karty Polaka,
- datę ważności Karty Polaka.
Zgodnie z komunikatem dotyczącym nowelizacji rozporządzenia o POL‑on, rozszerzony zakres danych dotyczących Karty Polaka należy uzupełnić do końca drugiego kwartału 2025 r.
Tryb przygotowania rozprawy
Każdemu doktorantowi wskaż tryb przygotowania rozprawy. Do wyboru masz [1]:
- Kształcenie doktorantów
- Eksternistyczny
- Studia doktoranckie
Przed zapisem danych („Zapisz”) upewnij się, że prawidłowo oznaczyłeś tryb. Po wysłaniu formularza do wykazu pozycja ta nie podlega korekcie!
Więcej o trybie przygotowania rozprawy przeczytasz tutaj.
Po kliknięciu przycisku „Zapisz” [2] system zweryfikuje, czy pola obowiązkowe zostały wypełnione w minimalnym zakresie oraz jeśli wprowadzono numer PESEL, czy jest on poprawny. Po pozytywnej weryfikacji, osoba zostaje zapisana zestawieniu uczelni.
Pozostałe wymagane dane kandydata na doktora możesz wypełnić od razu lub później.
W związku z uchyleniem art. 345 ust. 1 pkt 18 ustawy p.s.w.n. w brzmieniu „Wykaz osób ubiegających się o stopień doktora obejmuje: (…) 18) informację o zatrudnieniu, o którym mowa w art. 209 ust. 10 pkt 1 i 2.” od 1.10.2023 r. w POL-on 2.0 nie gromadzi się już danych o zatrudnieniu doktoranta.
Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U.2026.1362) – Art. 345 ust. 1 pkt 1-9;
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 16 czerwca 2026 r. (Dz.U.2026.811) – § 4, ust. 3 pkt 1 i 3.
Materiały dodatkowe
Zapis przedrostków
Wprowadzając przedrostek w pole Nazwisko:
- Zachowaj oryginalny zapis – w tym spację lub brak spacji pomiędzy przedrostkiem a nazwiskiem (np. von der Leyen, McCarthy).
- Jeśli przedrostek jest połączony z nazwiskiem za pomocą apostrofa („’”) lub grawisu („`”) wprowadź je zgodnie z dokumentem (O’Brien, D’Angelo, D`Amico). Inne znaki wprowadzone w tym polu nie zostaną zapisane.
Zasady zapisu danych osobowych cudzoziemców
Jeżeli cudzoziemiec posiada numer PESEL, wpisz dane dokładnie tak, jak są zapisane w rejestrze PESEL.
Jeżeli cudzoziemiec nie posiada numeru PESEL, wpisz dane zgodnie z dokumentem tożsamości.
Jeśli imię i nazwisko są zapisane alfabetem łacińskim (np. w języku angielskim, niemieckim, francuskim, wietnamskim):
- wpisz je dokładnie tak, jak w dokumencie (np. dokumencie tożsamości),
- nie zmieniaj pisowni i nie stosuj polskich odpowiedników imion (np. Jan zamiast John),
- nie spolszczaj nazwisk (np. Szmidt zamiast Schmidt),
- zachowuj wszystkie obce znaki diakrytyczne (np. ü, é, ç), jeżeli widnieją one w polskim dokumencie, o ile należą do katalogu znaków obsługiwanych przez System Rejestrów Państwowych. Katalog znaków dopuszczonych przez polski System Rejestrów Państwowych znajdziesz na końcu tego wpisu.
W przypadku języków korzystających z alfabetu łacińskiego wzbogaconego o znaki specjalne (np. tonalne znaki w języku wietnamskim), co do zasady należy zachować oryginalną pisownię według treści dokumentu tożsamości. Jeżeli w polskich dokumentach zastosowano zapis uproszczony zgodnie z decyzją kierownika USC, należy używać właśnie tego zapisu.
Kierownik USC może uprościć zapis obcych danych osobowych (bez ich zmiany), gdy technicznie nie da się wiernie odwzorować zapisu z zagranicznego aktu (np. znaki tonalne, nietypowe diakrytyki, litery spoza zestawu obsługiwanego przez polskie rejestry na podstawie art. 37 ust. 2 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego).
Jeśli dane są zapisane alfabetem innym niż łaciński (np. cyrylica, grecki, arabski, chiński), stosuj zapis widniejący w polskim dokumencie lub w dokumencie, zawierającym zapis zromanizowany. Będzie to zapis po transliteracji (zapis litera po literze) lub transkrypcji (zapis fonetyczny, oddający brzmienie) na alfabet łaciński.
- Dla języków azjatyckich (np. chińskiego, japońskiego, koreańskiego), stosuje się ustandaryzowane metody zapisu języków niełacińskich alfabetem łacińskim (np. Hanyu Pinyin dla chińskiego, Hepburna dla japońskiego, Revised Romanization of Korean dla koreańskiego). Systemy te mają na celu ułatwienie pisowni i wymowy, tak, by były jak najbliższej oryginalnej pisowni lub brzmieniu. Paszporty wydawane w tych państwach zwykle zawierają już zapis zromanizowany.
W przypadku danych zapisanych alfabetem innym niż łaciński zawsze korzystaj z dokumentów zawierających zapis zromanizowany, nigdy nie wykonuj samodzielnie transliteracji lub transkrypcji.
Zachowanie w przypadku rozbieżności
Rozbieżności w pisowni w różnych dokumentach tej samej osoby mogą wynikać ze stosowania różnych norm transliteracji w różnych krajach, zmian uregulowań prawnych w Polsce lub pierwotnych błędów urzędowych.
- Wpisuj dane dokładnie tak, jak widnieją w polskim dokumencie urzędowym – nawet jeśli różnią się od zagranicznego oryginału. Jeśli w polskich dokumentach zastosowano formę uproszczoną, użyj właśnie tej wersji.
- W przypadku odnalezienia wielu rekordów tej samej osoby (z odmiennym zapisem danych osobowych) zweryfikuj ich poprawność i dokonaj scalenia danych.