Treść tego artykułu jest przeznaczana dla użytkowników, którzy posiadają rolę edycyjną do modułu Studenci (INST_PR_WS) oraz tych, którzy chcą poznać proces rejestracji w POL-on studenta nieposiadającego obywatelstwo polskiego.

Rejestracja studenta nieposiadajacego polskie obywatelstwo obejmuje:

Po rejestracji można będzie podać dodatkowe informacje dotyczące studiów np. informację o zwolnieniu z opłat lub pomoc materialną (o ile dotyczą).

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Studenci, a następnie kliknij w kafel „Wykaz studentów” [1].

Aby zarejestrować nowego studenta nieposiadającego polskiego obywatelstwa, kliknij w przycisk „Zarejestruj rozpoczęcie studiów” [3], który znajdziesz nad zestawieniem zarejestrowanych studentów.

Dane identyfikacyjne

Obowiązkowym sposobem identyfikacji studenta w POL-on jest:
– PESEL dla studentów posiadających obywatelstwo polskie
– PESEL dla cudzoziemców (o ile mają go nadany) lub numer dokumentu tożsamości.
W przypadku identyfikacji numerem dokumentu tożsamości (dotyczy osób, które nie posiadają numeru PESEL) będziesz musiał podać dodatkowo typ dokumentu, jego numer oraz kraj wydania.

Rejestrując cudzoziemca posiadającego numer PESEL wskaż identyfikację „PESEL”, a następnie wprowadź numer PESEL. Kliknij w przycisk „Dane osobowe”.

Wpisuj PESEL jako ciąg 11 cyfr, bez spacji i myślników.
System sprawdza format numeru PESEL to znaczy, że nie pozwoli
– wpisać za małej/dużej liczby cyfr,
– wprowadzić spacji lub myślników (separatorów) oraz wprowadzić liter.
Dodatkowo podczas zapisu system zweryfikuje zgodność numeru PESEL z podanym rokiem urodzenia i płcią osoby.

Rejestrując cudzoziemca nieposiadającego numeru PESEL wskaż identyfikację „dokument tożsamości” [1]. Wskaż typ dokumentu [2], a następnie wprowadź numer dokumentu tożsamości [3] i jego kraj wydania (wartość słownikowa) [4].

Jako rodzaj dokumentu możesz wskazać:

  • Dowod osobisty
  • Paszport
  • Karta pobytu
  • Polski dokument podróży dla cudzoziemca
  • Tymczasowy polski dokument podróży dla cudzoziemca
  • Polski dokument tożsamości cudzoziemca.

Numer dokumentu identyfikującego osobę w systemie:
– może zawierać litery i cyfry,
– nie może być pusty, zawierać wyłącznie białych znaków lub spacji.

Kliknij w przycisk „Dane osobowe” [5].

System sprawdzi, czy osoba o podanym identyfikatorze była wcześniej zarejestrowana w kontekście Twojej uczelni.

Jeśli student nie był wcześniej rejestrowany, w kolejnym kroku uzupełnij jego dane osobowe. Pola obowiązkowe są oznaczone gwiazdką (*).

Dane osobowe

Korzystając z klawiatury wprowadź:

  • Nazwisko [1]
  • Imię [2]

W przypadku, gdy student cudzoziemiec oficjalnie (zgodnie z dokumentem tożsamości, np. paszportem) nie posiada imienia lub nazwiska, a system wymaga jego uzupełnienia, to w odpowiednie pole (Imię Pierwsze lub Nazwisko) wprowadź znak łącznika (’-’).

Zgodnie z komunikatem przedrostki nazwisk (np. von, van, de, de la) są traktowane jako integralna część nazwiska, dlatego wprowadzaj je do pola Nazwisko wraz z nazwiskiem właściwym (nawet jeśli w formularzu istnieje osobne pole Przedrostek).

Więcej o zasadach zapisu przedrostków przeczytasz w Materiałach dodatkowych na końcu wpisu.

W przypadku cudzoziemców nieposiadających numeru PESEL uzupełnij

  • Rok urodzenia
  • Płeć

W przypadku cudzoziemców posiadających numer PESEL rok urodzenia i płeć są uzupełniane przez system na podstawie danych z numeru.

Po wpisaniu nazwy obywatelstwa [3] system podpowie ci wartość słownikową. Wskaż obywatelstwo zaznaczając checkbox przy danej wartości [4].

Wprowadź

  • Państwo urodzenia (wartość słownikowa) [5].

Zaznacz, czy cudzoziemiec ma:

  • Kartę Polaka
    • nie (jeśli jej nie posiada) [1]
    • tak (jeśli, ją posiada) [2]
    • nie dotyczy.

Jeżeli wskażesz „tak” uzupełnij [3]:

  • Numer Karty Polaka,
  • Datę ważności Karty Polaka.

Pola Numer Karty Polaka i Data ważności Karty Polaka są wymagane dla studentów aktywnych i posiadających Kartę Polaka w dniu 25.09.2024 roku i później. Jeśli nie uzupełnisz informacji (podczas rejestracji lub edycji rekordu) system nie przyjmie zapisu.

Jeśli student był wcześniej zarejestrowany, system automatycznie uzupełni dane osobowe na podstawie informacji z poprzednich studiów [1].

Jeśli wyświetlone dane różnią się od tych, które chcesz wprowadzić, sprawdź, czy numer identyfikacyjny został wpisany poprawnie.

Na każdym etapie rejestracji możesz przerwać proces [2]. Porzucenie rejestracji musisz potwierdzić [3].

Po uzupełnieniu danych osobowych kliknij w przycisk „Kierunek studiów” [4].

Kierunek studiów

Aby przypisać studenta do kierunku, poziomu i profilu studiów, wskaż rodzaj rekrutacji.

Do wyboru masz [1]:

  • kierunek (rekrutacja na dany kierunek studiów)
  • bez przypisania do kierunku (rekrutacja bez wskazania danego kierunku studiów)

W tym wpisie została przedstawiona rekrutacja na kierunek studiów.
Jeśli chcesz zarejestrować studenta pochodzącego z rekrutacji bez przypisania do kierunku, zapoznaj się z osobnym wpisem.

Aby przypisać studentowi właściwe uruchomienie studiów, wyszukaj je po nazwie [2] lub kodzie [3]. Wybierz sposób wyszukiwania, a następnie wpisz nazwę albo kod uruchomienia.

  • Jeśli wpiszesz nazwę, system wyświetli listę pasujących uruchomień. Wybierz właściwe [4].
  • Jeśli wpiszesz poprawny kod, system wskaże jednoznacznie pasujące uruchomienie.

Jeśli studia mają charakter międzydziedzinowy postępuj zgodnie ze ścieżką opisaną tutaj.

Po uzupełnieniu danych o kierunku, kliknij w przycisk „Semestr studiów” [5].

Parametry rozpoczęcia studiów

Dodaj informacje o semestrze studenta wskazując z kalendarza

  • Datę rozpoczęcia studiów [1].

Następnie zaznacz właściwy [2]:

Wskaż czy student [3]:

  • realizuje kształcenie przygotowujące do wykonywania zawodu nauczyciela (tak, nie),
  • realizuje kształcenie na studiach wspólnych (tak, nie).

Kliknij w przycisk „Punkty ECTS” [4].

Punkty ECTS

Wprowadź liczbę uzyskanych od początku punktów ECTS [1].

Dla nowo rejestrowanego studenta wartość ta wynosi 0. Punkty ECTS odpowiadające zaliczonym przedmiotom zostaną dodane po zakończeniu semestru.

W formularzu możesz także podać liczbę punktów ECTS uznanych w procesie potwierdzania efektów uczenia się [2]. Informacja ta dotyczy tylko pierwszego semestru, na który student został przyjęty.

Liczba punktów uznana w procesie potwierdzenia efektów uczenia się powinna być uwzględniona w sumie liczby punktów uzyskanych od początku studiów.

Kliknij w przycisk „Podstawy studiowania” [3], aby wprowadzić podstawę przyjęcia i kształcenia cudzoziemca.

Podstawa przyjęcia i kształcenia cudzoziemca

Zasady rejestracji podstawy kształcenia zostały opisane osobno tutaj.

Proces ten obejmuje wskazanie:

  • jednej z dostępnych podstaw [1] oraz
  • okresu jej obowiązywania (wartość od) [2].

Po wprowadzeniu podstawy przyjęcia i kształcenia możesz:

  • dodać podstawę zwolnienia z opłat (jeśli dotyczy) [3]. Szczegóły znajdziesz tutaj.
  • zapisać rekord przyciskiem „Zapisz” i zakończyć rejestrację [4].

Podczas zapisu rekordu – w przypadku studentów przyjętych na studia po 1.07 2025 r. – system zweryfikuje, czy student został wpisany do wykazu cudzoziemców. W przypadku braku rekordu, wyświetli komunikat o konieczności dodania studenta w module Cudzoziemcy [5] na potrzeby prowadzenia postępowań w sprawie wydania, cofnięcia lub unieważnienia wizy krajowej przez minister spraw zagranicznych i konsulów.

Po rejestracji możesz dodać studentowi informacje o uzyskanej pomocy materialnej.
Zarejestrowanego studenta, który nie powinien znaleźć się w wykazie, możesz usunąć zgodnie z procedurą opisaną tutaj.

Inne pomocne wpisy to:

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U.2024.1571) – Art. 342 ust. 3 pkt 2, art. 344 ust. 1;
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 16 czerwca 2026 r. (Dz.U.2026.811) –§ 3 ust. 1-3, § 10 ust. 1.

Materiały dodatkowe

Zapis przedrostków

Wprowadzając przedrostek w pole Nazwisko:

  • Zachowaj oryginalny zapis – w tym spację lub brak spacji pomiędzy przedrostkiem a nazwiskiem (np. von der Leyen, McCarthy).
  • Jeśli przedrostek jest połączony z nazwiskiem za pomocą apostrofa („’”) lub grawisu („`”) wprowadź je zgodnie z dokumentem (O’Brien, D’Angelo, D`Amico).  Inne znaki wprowadzone w tym polu nie zostaną zapisane.

Zasady zapisu danych osobowych cudzoziemców

Jeżeli cudzoziemiec posiada numer PESEL, wpisz dane dokładnie tak, jak są zapisane w rejestrze PESEL.
Jeżeli cudzoziemiec nie posiada numeru PESEL, wpisz dane zgodnie z dokumentem tożsamości.

Jeśli imię i nazwisko są zapisane alfabetem łacińskim (np. w języku angielskim, niemieckim, francuskim, wietnamskim):

  • wpisz je dokładnie tak, jak w dokumencie (np. dokumencie tożsamości),
  • nie zmieniaj pisowni i nie stosuj polskich odpowiedników imion (np. Jan zamiast John),
  • nie spolszczaj nazwisk (np. Szmidt zamiast Schmidt),
  • zachowuj wszystkie obce znaki diakrytyczne (np. ü, é, ç), jeżeli widnieją one w polskim dokumencie, o ile należą do katalogu znaków obsługiwanych przez System Rejestrów Państwowych. Katalog znaków dopuszczonych przez polski System Rejestrów Państwowych znajdziesz na końcu tego wpisu.

W przypadku języków korzystających z alfabetu łacińskiego wzbogaconego o znaki specjalne (np. tonalne znaki w języku wietnamskim), co do zasady należy zachować oryginalną pisownię według treści dokumentu tożsamości. Jeżeli w polskich dokumentach zastosowano zapis uproszczony zgodnie z decyzją kierownika USC, należy używać właśnie tego zapisu.

Kierownik USC może uprościć zapis obcych danych osobowych (bez ich zmiany), gdy technicznie nie da się wiernie odwzorować zapisu z zagranicznego aktu (np. znaki tonalne, nietypowe diakrytyki, litery spoza zestawu obsługiwanego przez polskie rejestry na podstawie art. 37 ust. 2 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego).

Jeśli dane są zapisane alfabetem innym niż łaciński (np. cyrylica, grecki, arabski, chiński), stosuj zapis widniejący w polskim dokumencie lub w dokumencie, zawierającym zapis zromanizowany. Będzie to zapis po transliteracji (zapis litera po literze) lub transkrypcji (zapis fonetyczny, oddający brzmienie) na alfabet łaciński.

  • Dla języków azjatyckich (np. chińskiego, japońskiego, koreańskiego), stosuje się ustandaryzowane metody zapisu języków niełacińskich alfabetem łacińskim (np. Hanyu Pinyin dla chińskiego, Hepburna dla japońskiego, Revised Romanization of Korean dla koreańskiego). Systemy te mają na celu ułatwienie pisowni i wymowy, tak, by były jak najbliższej oryginalnej pisowni lub brzmieniu. Paszporty wydawane w tych państwach zwykle zawierają już zapis zromanizowany.

W przypadku danych zapisanych alfabetem innym niż łaciński zawsze korzystaj z dokumentów zawierających zapis zromanizowany, nigdy nie wykonuj samodzielnie transliteracji lub transkrypcji.

Zachowanie w przypadku rozbieżności

Rozbieżności w pisowni w różnych dokumentach tej samej osoby mogą wynikać ze stosowania różnych norm transliteracji w różnych krajach, zmian uregulowań prawnych w Polsce lub pierwotnych błędów urzędowych.

  • Wpisuj dane dokładnie tak, jak widnieją w polskim dokumencie urzędowym – nawet jeśli różnią się od zagranicznego oryginału. Jeśli w polskich dokumentach zastosowano formę uproszczoną, użyj właśnie tej wersji.
  • W przypadku odnalezienia wielu rekordów tej samej osoby (z odmiennym zapisem danych osobowych) zweryfikuj ich poprawność i dokonaj scalenia danych.

Katalog znaków dopuszczonych w Systemie Rejestrów Państwowych