W tym artykule znajdziesz informacje jak osoba z rolą edycyjną do modułu (INST_DR_DRHAB) może dodać dane rozprawy doktorskiej w rekordzie postępowania o nadanie stopnia doktora.

Aby zarejestrować dane rozprawy doktorskiej zaloguj się do systemu. Wybierz z menu moduł Postępowania awansowe. Odszukaj rekord postępowania awansowego w zestawieniu postępowań przeprowadzanych na nowych zasadach [1] i przejdź do jego szczegółów [2].

Wybierz zakładkę „Rozprawa” [3].

Po rejestracji zakładka z rozprawą będzie oznaczona kolorem czerwonym – oznaczającym niekompletny lub niepoprawny stan danych. Więcej o weryfikacji poprawności danych postępowania przeczytasz tutaj.

Dane rozprawy

Zanim dodasz plik z rozprawą wprowadź jej dane:

  • tytuł [1]
  • datę złożenia [2].

Interpretację daty złożenia rozprawy w zależności od trybu jej przygotowywania znajdziesz w części „Materiały dodatkowe” na końcu tego wpisu.

Następnie wskaż formę rozprawy doktorskiej [3]: Do wyboru masz:

  • jest pracą pisemną,
  • nie jest pracą pisemną.

Jeżeli wybrałeś, że rozprawa jest pracą pisemną, wskaż język rozprawy [4]

  • język polski lub
  • język obcy.

Jeżeli wybrałeś, że rozprawa nie jest pracą pisemną, nie dodajesz języka rozprawy [5].

W kolejnym kroku możesz wskazać dodatkowe informacje dotyczące rozprawy.
Zaznacz właściwy checkbox przy informacji, jeśli dotyczy rejestrowanej pracy:

  • Rozprawa jest wydzieloną częścią pracy zbiorowej,
  • Rozprawa, której przedmiot objęty jest tajemnicą prawnie chronioną.

Jeśli zaznaczysz checkbox „Rozprawa jest wydzieloną częścią pracy zbiorowej” [1], uzupełnij pole z informacjami dodatkowymi (podaj nazwę wydawnictwa, datę wydania itp.) [2].

Jeśli zaznaczysz chceckbox „Rozprawa, której przedmiot objęty jest tajemnicą prawnie chronioną” [3], po zapisie przejdź do zakładki „Recenzenci” i dodaj w niej recenzje z wyłączeniem treści objętych tajemnicą.

Zatwierdź dane rozprawy przyciskiem zapisu [4].

Po zapisie możesz:

  • poprawić dane rozprawy (przyciskiem „Koryguj”) [1] lub
  • dodać treść rozprawy [2].

W przypadku rozprawy niebędącej pracą pisemną zamiast pliku z treścią rozprawy dodaje się pliki z opisem pracy w języku polskim i angielskim.

Treść rozprawy

Aby dodać plik z rozprawą, która jest pracą pisemną użyj przycisku „Dodaj” [1]. Następnie kliknij w „Wybierz” [2] i wskaż właściwy plik z komputera.

Wpisz nazwę pliku [3], pod jaką będzie on widoczny w bazie. Nazwa ta powinna być precyzyjna i jednoznaczna (jest to istotne zwłaszcza w przypadku rozpraw dodanych w wielu plikach).

Zatwierdź dodanie znacznikiem po prawej stronie [4]. System wprowadzi datę wgrania pliku.

Wymogi techniczne pliku rozprawy

  • Rozprawa nie musi być zawarta w jednym pliku. Możesz dodać maksymalnie do 10 plików o rozmiarze do 20 MB (każdy).
  • Format pliku, który możesz dołączyć to: .zip, .txt, .rtf, .pdf, xps, .odt, .ods, .odp, .doc, .xls, .ppt, .docx, .xlsx, .pptx, .csv.
  • Jeśli plik lub pliki z rozprawą doktorską przekraczają dostępny limit, spakuj je do formatu .zip. Pozwoli to zmniejszyć ich rozmiar i liczbę.

Przed dołączeniem pliku sprawdź czy nie ma w nim danych osobowych (takich jak np. numer PESEL, numer dokumentu tożsamości czy adres korespondencyjny), wyszukiwanych przez algorytm weryfikujący pliki w module.

Po dodaniu pliku możesz go

  • pobrać [1] lub
  • usunąć [2].

Aby usunąć wszystkie dodane pliki skorzystaj z przycisku „Usuń wszystkie” [3].

Streszczenie rozprawy będącej pracą pisemną

Jeżeli praca jest napisana w języku polskim, należy dodać jej streszczenie w języku angielskim.

Jeżeli praca jest napisana w języku obcym, należy dołączyć dwa streszczenia: w języku polskim i w języku angielskim (bez względu na to, w jakim języku obcym jest rozprawa).

Aby dodać plik streszczenia, kliknij w „Wybierz” [1] i wskaż właściwy plik z komputera.

Wpisz nazwę pliku [2], pod jaką będzie on widoczny w bazie. Nazwa ta powinna być precyzyjna i jednoznaczna. Wskaż datę złożenia streszczenia [3] i zapisz dane przyciskiem [4].

Wymogi techniczne pliku streszczenia

  • Streszczenie musi być zawarte w jednym pliku o rozmiarze maksymalnie 5 MB.
  • Format pliku, który możesz dołączyć to: .txt, .rtf, .pdf, xps, .odt, .ods, .odp, .doc, .xls, .ppt, .docx, .xlsx, .pptx, .csv.

Po dodaniu pliku możesz go

  • pobrać [1] lub
  • usunąć [2].

Opis rozprawy niebędącej pracą pisemną

Po wskazaniu, iż rozprawa nie stanowi pracy pisemnej (w danych rozprawy) możesz dodać pliki z opisem pracy w języku polskim i angielskim. Dodanie pliku z opisem przebiega tak samo jak, dodanie pliku streszczenia rozprawy pisemnej opisane powyżej.

Wymogi techniczne pliku opisu

  • Opis rozprawy, która nie jest pracą pisemną musi być zawarty w jednym pliku o rozmiarze maksymalnie 5 MB.
  • Format pliku, który możesz dołączyć to: .txt, .rtf, .pdf, xps, .odt, .ods, .odp, .doc, .xls, .ppt, .docx, .xlsx, .pptx, .csv.

Po dodaniu pliku możesz go

  • pobrać lub
  • usunąć.

Jeśli wszystkie wymagane dane w tym pliki zostały dodane poprawnie, tytuł zakładki „Rozprawa” zmieni się z czerwonego na czarny.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 348 ust. 1 pkt 1c, art. 187 ust 3-4; art. 188 ust 3.
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) – § 14 ust. 1 pkt 1a, 2.

Materiały dodatkowe

Termin wprowadzenia rozprawy do POL-on

Stanowisko Ministerstwa:

W zakresie terminu wprowadzania do Zintegrowanego Systemu Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on rozprawy doktorskiej będącej pracą pisemną wraz z jej streszczeniem albo opisu rozprawy doktorskiej niebędącej pracą pisemną oraz recenzji zastosowanie znajduje art. 188 ust. 1 i ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2020 r. poz. 85, z późn. zm., dalej: p.s.w.n.). Zgodnie z brzmieniem przywołanych regulacji dokumenty zamieszcza się w Systemie POL-on niezwłocznie po ich udostępnieniu przez podmiot doktoryzujący w Biuletynie Informacji Publicznej na swojej stronie podmiotowej. Przepis zawarty w § 14 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403)  należy interpretować jako regulację określającą termin zamieszczania w bazie dokumentów w postępowaniu awansowym innych danych, o których mowa w art. 348 ust. 1 p.s.w.n., co do których nie przewiduje ona rozwiązań analogicznych do przyjętych w art. 188 p.s.w.n. Ponadto w świetle brzmienia art. 188 ust. 1 p.s.w.n. przyjąć należy, że udostępnieniu w Biuletynie Informacji Publicznej podmiotu doktoryzującego – a w dalszej konsekwencji zamieszczeniu w Systemie POL-on – podlega jedynie taka rozprawa lub opis, które zostały dopuszczone do obrony.

Data złożenia rozprawy

Data złożenia rozprawy jest tożsama lub różna od daty wszczęcia postępowania o nadanie stopnia doktora w zależności od trybu przygotowywania rozprawy doktorskiej.

  • Tryb kształcenie doktorantów (szkoła doktorska) – zgodnie z art. 189 ustawy p.s.w.n., rozprawę doktorską dołącza się do wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie nadania stopnia doktora. Datą złożenia rozprawy będzie data jej doręczenia podmiotowi doktoryzującemu. Będzie ona tożsama z datą złożenia wniosku o wszczęcie postępowania.

Zgodnie ze stanowiskiem ministerstwa przepisu zawartego w art. 204 ust. 1 ustawy p.s.w.n., zgodnie z którym kształcenie doktoranta kończy się złożeniem rozprawy doktorskiej, nie należy utożsamiać ze złożeniem rozprawy doktorskiej na podstawie art. 189. Są to dwie odrębne czynności. Baza dokumentów w postępowaniach awansowych dotyczy postępowań awansowych, a nie szkół doktorskich.

  • Tryb eksternistyczny – datą wszczęcia postępowania w sprawie nadania stopnia doktora, jak również datą złożenia rozprawy doktorskiej, jest data doręczenia wniosku oraz rozprawy podmiotowi doktoryzującemu. Obie daty są tożsame.
  • Tryb studia doktoranckie – w tym wypadku datą złożenia rozprawy doktorskiej jest data jej doręczenia podmiotowi doktoryzującemu.

Interpretacje Ministerstwa: