Podstawy prawne

Art. 345 ust. 1 ustawy 2.0
Wykaz osób ubiegających się o stopień doktora obejmuje:
(…) 12) dyscyplinę lub dyscypliny albo dziedzinę, w których jest przygotowywana rozprawa doktorska;
(…) 17) imiona i nazwisko promotora oraz numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało, oraz miejsce zatrudnienia.

Art. 190 ust. 1 ustawy 2.0
Opieka naukowa nad przygotowaniem rozprawy doktorskiej jest sprawowana przez promotora lub promotorów albo przez promotora i promotora pomocniczego.

Art. 201 ust. 2 ustawy 2.0
W terminie 3 miesięcy od dnia podjęcia kształcenia doktorantowi wyznacza się promotora lub promotorów.

Art. 202 ust. 1 ustawy 2.0
Doktorant, w uzgodnieniu z promotorem lub promotorami, opracowuje indywidualny plan badawczy zawierający w szczególności harmonogram przygotowania rozprawy doktorskiej i przedstawia go podmiotowi prowadzącemu szkołę doktorską w terminie 12 miesięcy od dnia rozpoczęcia kształcenia. W przypadku wyznaczenia promotora pomocniczego plan jest przedstawiany po zaopiniowaniu przez tego promotora.

Art. 204 ustawy 2.0
1. Kształcenie doktoranta kończy się złożeniem rozprawy doktorskiej.
2. Indywidualny plan badawczy określa termin złożenia rozprawy doktorskiej. Termin ten może być przedłużony, nie dłużej jednak niż o 2 lata, na zasadach określonych w regulaminie szkoły doktorskiej.

Komu rejestrujemy rozprawę doktorską?

Dane rozprawy doktorskiej należy uzupełnić wszystkim osobom rejestrowanym w module Osoby ubiegające się o stopień doktora: doktorantom kształcącym się w szkołach doktorskich, doktorantom, którzy są uczestnikami „starych” studiów doktoranckich oraz osobom ubiegającym się o stopień doktora eksternistycznie. Więcej na temat tego, kogo należy rejestrować w module Osoby ubiegające się o stopień doktora przeczytasz tutaj.

Kiedy należy zarejestrować rozprawę doktorską?

Obowiązują ogólne zasady rejestrowania danych w module Osoby ubiegające się o stopień doktora. Zgodnie z § 11 ust. 1 pkt 1 a) rozporządzenia ws. POL-on nowe osoby należy rejestrować w module w terminie 30 dni od dnia przyjęcia doktoranta do szkoły doktorskiej albo od dnia złożenia wniosku o nadanie stopnia doktora w trybie eksternistycznym (lub, analogicznie, w ciągu 30 dni od złożenia wniosku o wyznaczenie promotora lub promotorów w przypadku doktoranta kształcącego się na studiach doktoranckich). Natomiast zgodnie z § 11 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia ws. POL-on, dane w wykazie osób ubiegających się o stopień doktora należy aktualizować w terminie 21 dni od dnia zaistnienia zmiany albo uzyskania informacji o zmianie.

Zauważ, że moment uzupełniania danych w zakładce „Rozprawa doktorska” będzie się różnił w zależności od poszczególnych pól oraz będzie inny dla poszczególnych kategorii kandydatów na doktora.

W przypadku doktorantów kształcących się w szkołach doktorskich informacje o rozprawie doktorskiej mogą nie być znane w chwili rejestracji doktoranta (która następuje w ciągu 30 dni od dnia przyjęcia do szkoły doktorskiej).

Promotor lub promotorzy rozprawy doktorskiej takiego doktoranta powinni zostać wyznaczeni w terminie 3 miesięcy od dnia podjęcia przez niego kształcenia (art. 201 ust. 2 ustawy 2.0).

Wskazanie dyscypliny (dyscyplin), w której przygotowywana jest rozprawa doktorska może nastąpić w szczególności w indywidualnym planie badawczym, ten zaś jest składany w terminie 12 miesięcy od dnia rozpoczęcia kształcenia (art. 202 ust. 1 ustawy 2.0).

Natomiast tzw. starzy doktoranci oraz osoby przygotowujące rozprawę doktorską w trybie eksternistycznym podlegają rejestracji w module Osoby ubiegające się o stopień doktora dopiero od chwili – odpowiednio – złożenia wniosku o wyznaczenie promotora/promotorów lub wniosku o nadanie stopnia doktora w trybie eksternistycznym. Prawdopodobnie znany jest wówczas także promotor oraz dyscyplina (dyscypliny), w której przygotowywana jest rozprawa doktorska, a zatem dane te powinny zostać zarejestrowane.

Termin złożenia rozprawy odnosi się do faktycznego, a nie planowanego, złożenia rozprawy. Dotyczy to wszystkich kategorii kandydatów na doktora.

Dodawanie danych rozprawy doktorskiej

Aby zarejestrować dane rozprawy doktorskiej, wejdź w zakładkę „Rozprawa doktorska”. Znajdują się tam trzy sekcje, które można wypełnić niezależnie od siebie.

Promotor

Ponieważ zwykle najpierw znany jest promotor, zaczniemy od tej sekcji.

Uwaga! W POL-onie rejestrujemy tylko promotora głównego (lub promotorów głównych). Nie rejestrujemy promotora pomocniczego.

Początkowo było to możliwe, jednak MNiSW wycofało się ze zbierania tych danych w POL-onie z uwagi na brak podstawy prawnej do przetwarzania danych promotora pomocniczego, w szczególności jego numeru PESEL. W związku z tym, w trakcie edycji danych osoby ubiegającej się p stopień doktora może pojawić się błąd POL_2123” z komunikatem: W danych rozprawy można dodać tylko promotora. Należy usunąć dane promotora pomocniczego”.  Oznacza to, że najprawdopodobniej u danej osoby dodano dane promotora pomocniczego. W takim przypadku należy usunąć z listy promotora, który był dodany jako promotor pomocniczy.

Kliknij w przycisk „+ Dodaj promotora”. Otworzy się formatka, w której należy uzupełnić dane osobowe oraz miejsce zatrudnienia promotora.

Dane osobowe promotora możesz uzupełnić na dwa sposoby.

Sposób 1

Jeżeli promotor jest zatrudniony w twojej instytucji, nie musisz wypełniać ręcznie wszystkich pól. Zamiast tego możesz skorzystać z opcji „Wyszukaj osobę wpisując PESEL lub nr dokumentu tożsamości”. Wpisz powyższe dane w przeznaczonym do tego polu i kliknij „Wybierz”. Podczyta się propozycja konkretnej osoby. Kliknij w nią, a formatka uzupełni się jej danymi osobowymi i informacją o miejscu zatrudnienia. Dane te można edytować. Jedyne pole, które musisz jeszcze uzupełnić, to „Data rozpoczęcia”. Podaj w nim datę wyznaczenia osoby na promotora. Możesz wybrać datę z kalendarza lub wpisać ją ręcznie. Na koniec kliknij w przycisk „Zapisz”. Dane promotora zostaną zapisane.

Sposób 2

Jeżeli nie chcesz skorzystać z tej opcji lub jeżeli promotor nie jest zatrudniony w twojej instytucji, uzupełnij wszystkie pola ręcznie.

Jeżeli promotor jest obywatelem polskim, podaj jego numer PESEL. Jeżeli jest cudzoziemcem podaj jego numer PESEL (o ile go posiada) albo dane dokumentu tożsamości (przy braku numeru PESEL).

Uwaga! W tym wypadku numer PESEL wpisujesz w pole „*PESEL”, a nie w pole „Wpisz PESEL lub nr dokumentu tożsamości”.

W polu „Stopień/tytuł” wybierz właściwą pozycję z rozwijanej listy. Masz do wyboru następujące opcje: doktor, doktor habilitowany, profesor. Podstawa prawna: art. 190 ust. 4 ustawy 2.0. Promotorem i recenzentem może być osoba posiadająca stopień doktora habilitowanego lub tytuł profesora, a promotorem pomocniczym – osoba posiadająca stopień doktora.

W przypadku cudzoziemca pole to nie jest wymagane, ponieważ może się zdarzyć, że osoba nie posiada powyższych stopni ani tytułu. Podstawa prawna: art. 190 ust. 5 ustawy 2.0. Promotorem i recenzentem może być osoba niespełniająca warunków określonych w ust. 4, która jest pracownikiem zagranicznej uczelni lub instytucji naukowej, jeżeli organ, o którym mowa w art. 178 ust. 1, uzna, że osoba ta posiada znaczące osiągnięcia w zakresie zagadnień naukowych, których dotyczy rozprawa doktorska.

W polu „Data rozpoczęcia” podaj datę wyznaczenia osoby na promotora. Możesz ją wybrać z kalendarza lub wpisać ręcznie.

W sekcji „Miejsce zatrudnienia” wskaż, czy promotor jest zatrudniony w instytucji „z systemu POL-on” czy „spoza systemu”.

Miejsce zatrudnienia z systemu POL-on

Wybierz pierwszą opcję, jeśli promotor jest zatrudniony w pomiocie, który figuruje w POL-onie – czyli w szczególności w uczelni publicznej lub niepublicznej, w instytucie PAN, instytucie badawczym lub instytucie Sieci Łukasiewicz. Dzięki temu w polu „Nazwa podmiotu zatrudniającego” wystarczy, że zaczniesz wpisywać tę nazwę. Podczyta się lista podpowiedzi, z której wybierz właściwą pozycję.

Miejsce zatrudnienia spoza systemu POL-on

Natomiast jeśli promotor jest zatrudniony w podmiocie, który nie podlega rejestracji w POL-onie (np. uczelnia zagraniczna), wybierz opcję „spoza systemu”. Rozwinie się formatka, w której uzupełnij dane miejsca zatrudnienia promotora.

W każdym wypadku na koniec kliknij w przycisk „Zapisz”. Dane promotora zostaną zapisane.

Jeśli kandydat na doktora ma więcej niż jednego promotora, ponownie skorzystaj z przycisku „+ Dodaj promotora” i powtórz całą procedurę z kolejną osobą.

Zwróć uwagę, że jeśli uzupełnisz tylko informację o promotorze, pojawi się komunikat, że dokument jest niepoprawny oraz że należy uzupełnić dyscyplinę, w której przygotowywana jest rozprawa.

Termin złożenia rozprawy należy uzupełnić dopiero po jej faktycznym złożeniu. Dlatego nieuzupełnienie tego pola nie generuje komunikatu o błędzie.

Zakończenie pełnienia funkcji przez promotora

Może się zdarzyć, że kandydat na doktora zmienia promotora rozprawy doktorskiej. Należy wówczas przy dotychczasowym promotorze podać datę, do której sprawował swoją funkcję. W tym celu kliknij w opcję „Zakończ pełnienie funkcji” (ikona X w kółku). Uaktywni się pole „Data do”. Możesz wybrać datę z kalendarza lub wpisać ją ręcznie. Zaakceptuj wprowadzone zmiany klikając w znacznik z prawej strony.

Następnie za pomocą przycisku „+ Dodaj promotora” wprowadź dane nowego promotora.

Jeśli nie dochodzi do zmiany promotora, nie musisz uzupełniać daty zakończenia pełnienia funkcji, nawet po obronie rozprawy doktorskiej.

Korekta danych promotora

W razie wprowadzenia błędnych danych promotora, kliknij w akcję „Koryguj dane promotora” (ikona ołówka). Otworzy się formatka danych osobowych i miejsca zatrudnienia promotora. Możesz w niej edytować dane. Zatwierdź zmiany przyciskiem „Zapisz”.

Usuwanie promotora

Jeśli dodałeś promotora omyłkowo (np. wprowadziłeś nie tego promotora, co trzeba; dodałeś go niewłaściwemu kandydatowi na doktora; wprowadziłeś promotora dwa razy) skorzystaj z akcji „Usuń promotora” (ikona kosza na śmieci). Otworzy się okno dialogowe, w którym system prosi o potwierdzenie twojej decyzji. Jeśli jesteś jej pewien, kliknij w przycisk „Usuń promotora”.

 Uwaga! Usunięcie promotora jest czynnością nieodwracalną.

Dyscyplina (-y)

Zwykle od razu z promotorem lub w następnej kolejności znana jest dyscyplina lub dyscypliny, w których przygotowywana jest rozprawa doktorska. Kliknij w przycisk „+ Dodaj dyscyplinę”. Pojawi się formatka w postaci tabeli. W polu „Dziedzina” kliknij w strzałkę. Z rozwijanej listy wybierz właściwą pozycję. Po wskazaniu dziedziny uaktywni się pole „Dyscyplina”. Kliknij w strzałkę i wskaż właściwą dyscyplinę z rozwijanej listy.

W polach „Dziedzina” i „Dyscyplina” podczytują się do wyboru dziedziny i dyscypliny, w których twoja instytucja posiada uprawnienia do nadawania stopnia co najmniej doktora.

Na koniec zatwierdź wybraną dyscyplinę klikając w zielony znacznik z prawej strony. Dyscyplina zostanie dodana.

Możesz dodać kolejną dyscyplinę, ponownie klikając w przycisk „+ Dodaj dyscyplinę” i powtarzając powyższe kroki.

Jeśli chcesz usunąć dyscyplinę, kliknij w ikonę kosza na śmieci.

Po dodaniu zarówno promotora, jak i dyscypliny, w której przygotowywana jest rozprawa doktorska pojawi się zielony komunikat, że dokument jest poprawny (o ile w pozostałych zakładkach nie ma błędów lub braków).

Termin  złożenia rozprawy

Pole „Termin złożenia rozprawy” należy uzupełnić po faktycznym złożeniu rozprawy przez kandydata na doktora. W związku z tym nie może to być data z przyszłości. Aby to zrobić, kliknij w przycisk „+ Dodaj termin rozprawy”. Datę możesz wybrać z kalendarza lub wpisać ręcznie. Zatwierdź przyciskiem „Zapisz”.

Możesz poprawić błędnie wpisaną datę złożenia rozprawy klikając w przycisk „Koryguj termin rozprawy” i zapisując dokonane zmiany.

Możesz usunąć podany termin złożenia rozprawy klikając w ikonę kosza na śmieci.

Usuwanie danych rozprawy doktorskiej

Jeśli chcesz wyczyścić wszystkie dane z zakładki „Rozprawa doktorska” skorzystaj z przycisku „Usuń dane rozprawy”. Otworzy się okno dialogowe, w którym system poprosi cię o potwierdzenie twojej decyzji. Jeśli jesteś jej pewien, kliknij w przycisk „Usuń”. Rozprawa zostanie usunięta.

Uwaga! Usunięcie danych rozprawy doktorskiej jest czynnością nieodwracalną.


Zobacz też:

Postępowanie awansowe kandydata na doktora Ocena śródokresowa

 

Zakończenie kształcenia Nowe podejście do wprowadzania danych