Z tego artykułu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych (INST_FIN) może wysłać raport z wykorzystania środków finansowych składany przez instytut Sieci Badawczej Łukasiewicz.
Proces przekazywania danych do sprawozdania obejmuje:
- Uzupełnienie sprawozdania (importowanie pliku PDF oraz uzupełnienie danych osoby do kontaktu)
- Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania do ministerstwa
- Weryfikację sprawozdania przez ministerstwo
Sprawozdanie może być odesłane do korekty. W takim przypadku dodatkowo proces obejmie:
- Wysłanie sprawozdanie do ministerstwa po korekcie
- Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo
Termin złożenia raportu z wykorzystania środków finansowych instytutu Sieci Łukasiewicz (według stanu na dzień 31.12) upływa 30 kwietnia. Niezbędna jest do tego rola edycyjna do modułu INST_FIN nadana na całość podmiotu.
Uzupełnienie sprawozdania
Zaloguj się do systemu. Wybierz moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych [1]. Ustaw właściwy rok sprawozdawczy [2], a następnie przejdź do wybranego sprawozdania [3].
Jeśli twój podmiot nie składa sprawozdania, zaznacz checkbox znajdujący się pod nazwą sprawozdania [1], a następnie potwierdź decyzję, korzystając z przycisku „Zaznacz” [2]. Status sprawozdania zmieni się na „Brak danych do zaraportowania”.
Jeśli twój podmiot składa sprawozdanie użyj przycisku „Importuj sprawozdanie” [1], załącz właściwy plik z komputera [2].
Raport musi być dodany jako jeden plik w formacie PDF. System nie umożliwia wgrania sprawozdania w innym formacie niż PDF.
Jeśli w wybranym katalogu nie widzisz danych, oznacza to, że plik został zapisany w innym miejscu lub jest w innym formacie niż PDF.
W zakładce „Błędy walidacji” możesz pobrać i zapoznać się ze zbiorczym raportem błędów.
Poprawione sprawozdanie możesz ponownie importować za pomocą przycisku „Importuj sprawozdanie”. Nowe sprawozdanie zastąpi dotychczasowe.
Potwierdź [3], gdy system poinformuje cię, że wcześniejsze dane zostaną nadpisane.
Taka sama ścieżka czynności obowiązuje, jeśli chcesz zamienić lub uzupełnić plik.
Wgrywanie kolejnych wersji pliku możliwe jest do momentu zatwierdzenia sprawozdania.
Zaimportowane sprawozdanie możesz pobrać [4].
Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania
Po uzupełnieniu raportu możesz zatwierdzić dane [1].
System sprawdzi czy uzupełniłeś dane we wszystkich częściach oraz czy w podsumowaniu zostały podane dane osoby do kontaktu w sprawie sprawozdania [2].
Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, musisz je uzupełnić w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie. W sekcji dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj” [3].
Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojego podmiotu, a następnie użyj przycisku zapisu [4].
Po pomyślnym przejściu walidacji możesz zatwierdzić sprawozdanie. Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych.
Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać dane do pliku [1] oraz wygenerować oświadczenia o zgodności danych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym [2].
Aby dokonać zmiany w sprawozdaniu po jego zatwierdzeniu, skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie” [3].
Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmiany trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie.
Po zatwierdzeniu, dane sprawozdania należy przesłać do ministerstwa [1].
Wysyłając sprawozdanie musisz do niego dołączyć oświadczenie o zgodności danych zawartych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia) [1].
Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu [2].
Oświadczenie może być podpisane przez dyrektora instytutu Sieci Łukasiewicz
- odręcznie lub
- elektronicznie.
Podpis odręczny
Wydrukuj pobrane oświadczenie, przekaż do podpisu, a następnie zeskanuj podpisane oświadczenie do pliku PDF.
Podpis elektroniczny
Pobierz oświadczenie, przekaż do podpisu elektronicznego (poza systemem). Podpisane elektronicznie oświadczenie powinno być w formacie PDF.
Załącz oświadczenie do formularza [1].
W kolejnym kroku jako jeden dodatkowy plik dołącz
- opinię Prezesa CŁ, sporządzoną poza systemem POL-on, jako plik w formacie PDF [2] lub
- ewentualne pisma lub wyjaśnienia (jeśli takie posiadasz) zarchiwizowane wraz z opinią Prezesa CŁ jako jeden plik ZIP.
Plik z oświadczeniem jest zawsze wysyłany oddzielnie. Nie należy go pakować do ZIP!
Po dołączeniu plików możesz pozostawić komentarz. Wyślij całość za pomocą przycisku „Wyślij sprawozdanie” [3].
Po wysłaniu sprawozdania jego status zmieni się na „Wysłany” [4].
Po wysłaniu sprawozdania tracisz możliwość jakiejkolwiek ingerencji w dane sprawozdania, do czasu odesłania przez ministerstwo sprawozdania do korekty (o ile będzie to konieczne).
Korekta sprawozdania po odesłaniu przez MNiSW i ponowne wysłanie
Jeśli ministerstwo odeśle sprawozdanie do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmieni się na „Zwrócony do korekty” [1]. W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo [2]. Zapoznaj się z nimi i wprowadź zmiany do sprawozdania.
Zaimportuj poprawione sprawozdanie i wyślij je zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej.
Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, upoważniona osoba w twojej instytucji powinna ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (zatwierdzić sprawozdanie, pobrać i podpisać oświadczenie oraz załączyć je do POL-onu zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej).
Ponowne wysłanie sprawozdania powoduje zmianę statusu na „Wysłane po korekcie” [3].
Zatwierdzenie sprawozdania
Po otrzymaniu sprawozdania – od razu albo po korekcie – Ministerstwo zatwierdza sprawozdanie. Status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone przez ministerstwo”.
Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 350 ust. 1 pkt 3, 5;
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) – § 16 ust. 1. pkt 4.