Dane pracownika są podzielone na zakładki:

    • Dane podstawowe,
    • Zatrudnienie,
    • Stopnie i tytuły,
    • Oświadczenia,
    • Prowadzone zajęcia,
    • Kompetencje,
    • Nieobecności.

Zakładka „Dane podstawowe” zawiera dane osobowe i dane identyfikacyjne. Zaliczają się one do zakresu danych, które trzeba podać, aby pracownik został rejestrowany.

Dane identyfikacyjne to numer PESEL (w przypadku obywatela polskiego lub cudzoziemca posiadającego taki numer) lub informacje o dokumencie tożsamości (w przypadku cudzoziemca).

Dane podstawowe obejmują: nazwisko, imię, płeć, pochodzenie, obywatelstwo, rok urodzenia, a także (nieobowiązkowo) przedrostek nazwiska i pozostałe imiona. W przypadku osoby będącej cudzoziemcem obowiązkowo należy podać również kraj urodzenia.

W starym POL-onie nie było pola „Obywatelstwo”, a jedynie pole „Pochodzenie”. Zawierało ono informację, czy pracownik jest obywatelem polskim czy cudzoziemcem. Dane te zostały zmigrowane do POL-onu 2.0. Ponadto w starym POL-onie była informacja o państwie pochodzenia pracownika. Jednak w związku z przepisami ustawy 2.0. dane te nie są już gromadzone i nie zostały zmigrowane do nowego systemu.

Natomiast w POL-onie 2.0 rejestrując nowego pracownika podajemy:

  • pochodzenie (czy mamy do czynienia z obywatelem polskim, czy z cudzoziemcem),
  • obywatelstwo (nowe pole),
  • kraj urodzenia (w przypadku cudzoziemca).

Rozwiązanie to ma na celu uniknięcie wątpliwości, jakie niekiedy towarzyszyły interpretacji wyrażenia „kraj pochodzenia”.

A zatem dane pracowników zmigrowanych ze starego POL-onu, którzy zakończyli zatrudnienie przed wejściem w życie ustawy 2.0 (przed 1.10.2018), nie będą zawierały obywatelstwa, a jedynie ogólną informację o pochodzeniu (obywatel polski czy cudzoziemiec).

Zmiana danych osobowych

Aby dokonać zmian w danych osobowych, kliknij przycisk „Zmień”. Wprowadź zmiany lub wpisz nowe dane w odpowiednie pola.

Zmian lub korekt danych osobowych można dokonać tylko przy wykorzystaniu GUI lub API REST (import XML takiej możliwości nie daje).

Wymagane jest podanie daty, od której zmiana obowiązuje. Datę wybierz z kalendarza, który pojawi się po kliknięciu w ikonę kalendarza albo wpisz ją ręcznie. Nie można wskazać daty przyszłej – należy raportować jedynie zmiany faktycznie dokonane.

W naszym przykładzie zmieniamy nazwisko pracownika z „Testowa” na „Testowa-Nowak”. Jako datę obowiązywania zmiany podajemy datę, kiedy faktycznie doszło do zmiany nazwiska, a nie dzień, w którym dokonujemy wpisu w systemie.

Zatwierdź zmiany za pomocą przycisku „Zapisz”.

Wyświetli się komunikat potwierdzający dokonanie zmian.

Historia zmian

Aby prześledzić, jakie zmiany były kolejno dokonywane w danych osobowych pracownika skorzystaj z przycisku „Historia zmian”.

Zmiany domyślnie są wyświetlane w kolejności od najnowszych do najstarszych. Możesz odwrócić tę kolejność wybierając odpowiednią opcję z rozwijanej listy w polu „Sortuj”.

Aby ponownie wyświetlić aktualne dane, kliknij w komendę „<Powrót”.

Korekta danych osobowych

Operacja „Zmień” powinna być używana, aby odnotować rzeczywistą zmianę danych pracownika. Chodzi więc o zdarzenia, które zaszły w świecie rzeczywistym, np. zmiana nazwiska. Dlatego należy podać datę, od której zmiana obowiązuje.

Natomiast jeśli omyłkowo wprowadziliśmy błędne dane i chcemy jej poprawić, powinniśmy skorzystać z operacji „Koryguj”.

Aby skorygować dane osobowe wybierz przycisk „Historia zmian” w sekcji „Dane osobowe”. Następnie kliknij przycisk „Koryguj”.

Zwróć uwagę, że możliwość korekty dotyczy wybranej wersji danych (rekordu) – przy każdym rekordzie jest osobny przycisk „Koryguj”. Upewnij się, że korygujesz właściwą wersję danych.

Otworzy się formularz, w którym możesz edytować dane osobowe pracownika. W naszym przykładzie poprawiliśmy rok urodzenia pracownika z 1989 na 1981, a także płeć z „mężczyzna” na „kobieta”.

Wprowadzone zmiany zatwierdź przyciskiem „Zapisz”. Wyświetli się komunikat potwierdzający, że wersja danych osobowych została skorygowana.

Korekta przenosi się na inne wersje danych tylko wtedy, gdy korygujesz rok urodzenia lub kraj urodzenia. Jeśli korygujesz inne dane, nie zostaną one przeniesione na pozostałe rekordy (wynika to z faktu, że można na nich dokonywać operacji zmiany). Jeśli chcesz mieć poprawne dane we wszystkich rekordach, musisz dla każdego z nich dokonać operacji korekty w sposób opisany powyżej.

Dane identyfikacyjne

Analogiczne czynności („Zmień”, „Historia zmian”, „Koryguj”) możesz wykonać w odniesieniu do danych identyfikacyjnych pracownika.


Zobacz też:

Zatrudnienie Rejestracja pracownika