Dane pracownika są podzielone na zakładki:

    • Dane podstawowe,
    • Zatrudnienie,
    • Stopnie i tytuły,
    • Oświadczenia,
    • Prowadzone zajęcia,
    • Kompetencje,
    • Nieobecności.

Po kliknięciu w zakładkę „Zatrudnienie” rozwinie się lista trzech sekcji:

  •   Dane zatrudnienia – rejestrujemy tu zatrudnienie systemowe; zawiera informacje na temat miejsca i ram czasowych zatrudnienia;
  •   Warunki zatrudnienia – szczegółowe cechy zatrudnienia, m.in. podstawa nawiązania stosunku pracy (jaka umowa) i okres jej obowiązywania;
  •   Zgody na dodatkowe zatrudnienie.

Sekcja „Dane zatrudnienia”

Sekcja „Dane zatrudnienia” pozwala na zarejestrowanie pracownikowi tzw. zatrudnienia systemowego. Wyjaśnienie, jak należy rozumieć zatrudnienie systemowe, znajduje się tutaj.

Sekcja „Dane zatrudnienia” informuje, w jakich podmiotach i w jakich ramach czasowych pracownik:

  • jest zatrudniony (zakładka „Aktualne”),
  • był zatrudniony (zakładka „Nieaktualne”).

Zatrudnienie pracownika w twojej instytucji podczytuje się automatycznie na podstawie informacji podanych w chwili rejestracji pracownika.

Dane zatrudnienia:

  • uzupełniamy rejestrując pracownika albo
  • możemy mu dodać samo zatrudnienie bez dodatkowej rejestracji, jeśli pracownik już jest w POL-onie.  W takim przypadku można go wyszukać na liście.

Więcej na temat rejestracji pracownika przeczytasz tutaj.

Kończenie zatrudnienia

W przypadku aktualnego zatrudnienia podana jest tylko informacja o dacie podjęcia zatrudnienia. „Data ustania zatrudnienia” oznacza datę faktycznego (a nie planowanego, np. na skutek umowy na czas określony) zakończenia zatrudnienia pracownika. Należy ją uzupełnić dopiero po tym, jak osoba przestanie być zatrudniona w twoim podmiocie (do tej pory data końca zatrudnienia ustawiała się dynamicznie na podstawie dat warunków zatrudnienia).

Uwaga! Wyjątkowo możliwe jest zakończenie zatrudnienia systemowego pomimo trwania uproszczonych warunków zatrudnienia (a więc w stosunku do tzw. innych osób prowadzących zajęcia). Natomiast w przypadku „zwykłych” warunków zatrudnienia (osób pozostających w stosunku pracy) zakończenie zatrudnienia systemowego wiąże się z zakończeniem tychże warunków zatrudnienia. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.

Kliknij przycisk „Zakończ zatrudnienie”, a następnie podaj datę zakończenia zatrudnienia (wybierz ją po kliknięciu ikony kalendarza albo wpisz ręcznie).

Potwierdź klikając przycisk „Zakończ zatrudnienie”. Zatrudnienie zostanie przeniesione do zakładki „Nieaktualne”.

W przypadku próby wybrania daty przyszłej lub dnia bieżącego, pojawi się komunikat o niemożliwości przeprowadzenia takiej operacji.

Na możliwość zakończenia zatrudnienia wpływają też warunki zatrudnienia. Nie można zakończyć zatrudnienia pracownika z określoną datą, jeśli na tę datę ma on aktywne warunki zatrudnienia.

Uwaga! Nie dotyczy to uproszczonych warunków zatrudnienia (w przypadku tzw. innych osób prowadzących zajęcia), które mogą trwać nawet pomimo zakończenia zatrudnienia systemowego. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.

W praktyce oznacza to, że w warunkach zatrudnienia pracownika jest zarejestrowana umowa o pracę na czas określony, która kończy się później niż data zakończenia zatrudnienia, którą próbujesz ustawić. Musisz najpierw odpowiednio zmienić datę warunków zatrudnienia.

Przykład: Malwina Testowa w warunkach zatrudnienia ma podaną umowę na czas określony od 1.10.2018 do 30.09.2020. Jednak zakończyła pracę w Uniwersytecie X wcześniej – z dniem 17.01.2020. W dniu 22.01.2020 chcesz zanotować w POL-onie informację o zakończeniu pracy przez Malwinę Testową. Aby to zrobić, najpierw wejdź w sekcję „Warunki zatrudnienia” i zmień datę końcową ich obowiązywania na 17.01.2020. Dopiero po tym wejdź w zakładkę „Dane zatrudnienia” i skorzystaj z opcji „Zakończ zatrudnienie” podając datę 17.01.2020.

W przypadku danych zmigrowanych ze starego POL-onu może być ustawiona data zakończenia zatrudnienia w przyszłości. W takiej sytuacji należy ją ręcznie wyczyścić lub ustawić datę z przeszłości.

W tym celu kliknij przycisk „Zakończ zatrudnienie”. W formatce, która się otworzy, kliknij ikonę kalendarza w polu „Data ustania zatrudnienia”. Pod kalendarzem, który się rozwinie, kliknij komendę „Wyczyść” albo ustaw datę z przeszłości. Na koniec kliknij przycisk „Zakończ zatrudnienie”.

Korekta informacji o zatrudnieniu

Aby poprawić błąd, który widnieje w danych kliknij przycisk „Koryguj”. Za jego pomocą możesz poprawić:

  • datę podjęcia zatrudnienia – w przypadku zatrudnienia aktualnego;
  • datę podjęcia lub datę ustania zatrudnienia – w przypadku zatrudnienia nieaktualnego.

W tym celu podaj datę zakończenia zatrudnienia (wybierz ją po kliknięciu ikony kalendarza albo wpisz ręcznie). Potwierdź przyciskiem „Zapisz”.

Przypominamy, że jeśli musisz usunąć datę zakończenia zatrudnienia pochodzącą z przyszłości (ponieważ taka data zmigrowała się ze starego POL-onu), należy użyć nie opcji korekty, ale „Zakończ zatrudnienie”. Opis, jak należy to zrobić krok po kroku znajduje się we wcześniejszej części tego artykułu.

Historia korekt

Dzięki przyciskowi „Historia korekt” podejrzysz zmiany wprowadzane w datach zatrudnienia.

Usuwanie zatrudnienia

Przycisk „Usuń zatrudnienie” spowoduje usunięcie w całości danego zatrudnienia pracownika. Skorzystaj z niego, jeśli wprowadziłeś dane o zatrudnieniu omyłkowo, np. nie temu pracownikowi, któremu zamierzałeś.

Usunięcie zatrudnienia spowoduje również usunięcie wszystkich powiązanych z nim danych (wpisy o prowadzonych zajęciach, pensum, zgodach na dodatkowe zatrudnienie). Zatrudnienia nie będzie ani w zakładce „Nieaktualne”, ani w historii korekt.

Jeśli jesteś pewien co do swojej decyzji, potwierdź za pomocą przycisku „Usuń zatrudnienie”.

Nie można usunąć ostatniego zatrudnienia pracownika w podmiocie.

Nie można usunąć zatrudnienia, jeśli są na nim zapisane oświadczenia.

 

Przechodzenie do warunków zatrudnienia

Z uwagi na to, że z poszczególnymi zatrudnieniami ściśle wiążą się ich warunki, możesz je szybko podejrzeć za pomocą przycisku „Przejdź do warunków zatrudnienia”.

Sekcja „Warunki zatrudnienia”

W sekcji „Warunki zatrudnienia” podajesz szczegółowe cechy tego zatrudnienia. Ich zakres różni się w zależności od tego, czy mamy do czynienia z nauczycielem akademickim, czy tzw. inną osobą prowadzącą zajęcia. Ponieważ w tym drugim przypadku zbierany jest wąski zakres danych, nazywamy je wówczas uproszczonymi warunkami zatrudnienia.

Aby zarejestrować pracownikowi warunki zatrudnienia kliknij w przycisk „+ Zarejestruj warunek zatrudnienia”.

Otworzy się formatka, którą należy wypełnić. Pola oznaczone gwiazdką są obowiązkowe. Są to:

  • data, od której obowiązuje warunek zatrudnienia,
    • jeśli pracownik jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas określony, to konieczne jest też podanie daty, do której obowiązuje warunek zatrudnienia
  • charakter pracy,
  • grupa stanowisk,
  • stanowisko,
  • podstawa nawiązania stosunku pracy,
  • rodzaj umowy,
  • wymiar czasu pracy.

Pola ze skierowaną w dół niebieską strzałką są polami wyboru. Po kliknięciu w takie pole rozwinie się lista, z której wybierz właściwą opcję. Takich pól nie da się wypełnić ręcznie.

Pola: „Okres obowiązywania warunku zatrudnienia”, „Charakter pracy”, „Grupa stanowisk” i „Stanowisko” muszą być uzupełniane dokładnie w tej kolejności. W zależności od tego, jak wypełnimy pole wcześniejsze, podczyta nam się odpowiednia lista opcji do wyboru w następnym polu.

W polu „Jednostka” możemy zawęzić, do jakiego wydziału lub innej jednostki organizacyjnej uczelni chcemy przypisać danego pracownika. W tym polu wpisz ręcznie początek nazwy danej jednostki. Następnie wybierz ją z listy podpowiedzi, która się wyświetli.

W POL-onie 2.0 przypisanie pracownika do jednostki stanowi tylko informację dla użytkownika, nie jest w żaden sposób interpretowane przez system.

Pola „Inna osoba prowadząca zajęcia” i „Podstawowe miejsce pracy” mają charakter checkboxów – zaznacz je, jeśli pracownik spełnia zawarty w nich kierunek.

Jeśli zaznaczysz checkbox „Inna osoba prowadząca zajęcia”, formatka rejestracji warunku zatrudnienia skróci się tylko do pól wymaganych w odniesieniu do tych osób.

Pole „Notatka” jest nieobowiązkowe i nie ma wytycznych, czy i jak je wypełniać. Pozostaje ono do dyspozycji uczelni.

Pole „Źródła finansowania umowy” jest polem wielokrotnego wyboru. Zaznacz checkbox przy źródle, z którego jest finansowane stanowisko pracy pracownika. Zawarta w tym miejscu lista źródeł finansowania pochodzi z § 2 ust. 4 pkt 9 rozporządzenia ws. POL-on. Możesz w tym samym czasie zaznaczyć kilka checkboxów, jeśli stanowisko jest finansowane jednocześnie z kilku źródeł.

Uwaga! W związku z nowelizacją rozporządzenia ws. POL-on (nowelizacja z dnia 22 grudnia 2020 r., Dz.U. z 2021 r. poz. 71), lista źródeł finansowania stanowiska pracy dostępna w POL-onie została rozszerzona o dwie pozycje:

  • Stanowisko pracy w instytucie Sieci Łukasiewicz albo Centrum Łukasiewicz jest finansowane z subwencji, o której mowa w art. 365 pkt 2a ustawy;
  • Stanowisko pracy w instytucie Sieci Łukasiewicz albo Centrum Łukasiewicz jest finansowane z subwencji, o której mowa w art. 365 pkt 13a ustawy. 

W POL-onie zbieramy informację tylko o bieżącym źródle finansowania umowy. Jeśli to źródło ulegnie zmianie, należy wprowadzić do POL-onu aktualną informację na ten temat. Zauważ, że nie zbieramy historii wcześniejszych źródeł finansowania umowy.

Jeśli chcesz wprowadzić aktualne źródło finansowania umowy (a nie zmieniły się żadne inne warunki zatrudnienia poza tym źródłem) nie rejestruj nowego warunku zatrudnienia. Skorzystaj z ikony ołówka („Koryguj warunki zatrudnienia”). W formatce edycji, która się otworzy, zakliknij checkbox (lub checkboxy) z aktualnym źródłem finansowania i odkliknij te nieaktualne. Potwierdź przyciskiem „Zapisz”. Nie trzeba rejestrować tej informacji za pomocą przycisku „+ Zarejestruj nowy warunek zatrudnienia”.

Dostępne akcje

Przycisk „Koryguj warunki zatrudnienia” (ikona ołówka) – służy do poprawienia błędnie wpisanych do systemu informacji. Ponadto za pomocą tej akcji możesz:

  •   zmienić datę obowiązywania umowy o prace na czas określony;
  •   wprowadzić aktualną informację o źródłach finansowania stanowiska pracy.

Przycisk „Usuń warunki zatrudnienia” (ikona kosz na śmieci) – służy do usunięcia błędnie dodanego warunku zatrudnienia. Warunek zatrudnienia zostanie usunięty całkowicie, nie znajdziesz go nawet w zakładce „Nieaktualne”.

Przycisk „Zakończ warunki zatrudnienia” (ikona znaku X) – służy do ustawienia daty końca obowiązywania warunków zatrudnienia. Przycisk ten jest dostępny tylko dla warunków zatrudnienia, które nie mają zdefiniowanego czasu obowiązywania. Jeśli chcesz zakończyć wcześniej warunki zatrudnienia w przypadku umowy na czas określony, skorzystaj z opcji „Koryguj” i zmień datę końcową warunków.

Sekcja „Zgody na dodatkowe zatrudnienie”

Aby zarejestrować zgodę na dodatkowe zatrudnienie pracownika w innej instytucji, kliknij przycisk „+ Dodaj zgodę”. Otworzy się formatka, w której pola oznaczone gwiazdką są obowiązkowe. Należy podać datę, od której zgoda obowiązuje. Nie może to być data z przyszłości. Zgoda może być bezterminowa lub (opcjonalnie) można podać datę końca jej obowiązywania.

W pole „Zgoda wydana dla podmiotu” zacznij wpisywać nazwę tego podmiotu. Wyświetli się lista z podpowiedziami, z której należy wybrać właściwa instytucję.

Potwierdź klikając przycisk „Dodaj zgodę”.

Pracownik nie może mieć więcej niż jednej zgody obowiązującej w tym samym czasie wydanej przez ten sam podmiot.

Zgodę na dodatkowe zatrudnienie można:

  • edytować, korzystając z przycisku „Koryguj zgodę na dodatkowe zatrudnienie” (ikona ołówka) lub
  • usunąć, korzystając z przycisku „Usuń zgodę na dodatkowe zatrudnienie” (ikona kosza na śmieci).

Zobacz też:

Rejestracja pracownika Dane pracownika Inne osoby prowadzące zajęcia

 

Siatka stanowisk