Aby uzupełnić dane postępowania o nadanie stopnia doktora wejdź w szczegóły danego postępowania i przejdź do zakładki „Dane postępowania”.

Jeżeli nie uzupełniałeś tej zakładki wcześniej, to zaraz po rejestracji postępowania ma ona kolor czerwony. Ponadto zobaczysz komunikat informujący o konieczności uzupełnienia danych. Wynika to z nowego podejścia do rejestracji danych w POL-onie (zastosowanego również w module Osoby ubiegające się o stopień doktora). Zgodnie z tym podejściem, do zarejestrowania postępowania wystarczy podać minimalny zakres danych. Następnie zarejestrowany dokument jest weryfikowany pod kątem poprawności i kompletności danych i w razie potrzeby system wyświetla komunikat o niepoprawnym i/lub niekompletnym dokumencie (jest to tzw. walidacja miękka). Więcej na ten temat przeczytasz tutaj. Do wymaganych danych należą te rejestrowane w zakładce „Dane postępowania”, oznaczone gwiazdką.

Przez pojęcie „dokument” rozumiemy rekord dotyczący danego postępowania wraz ze wszystkimi zgromadzonymi w nim danymi (również danymi historycznymi).

Uwaga! Dane o:

  • wszczęciu postępowania awansowego na stopień doktora,
  • nadaniu stopnia doktora,
  • pozbawieniu stopnia doktora z powodu unieważnienia decyzji o nadaniu stopnia

są przekazywane do modułu Osoby ubiegające się o stopień doktora po uprzednim powiązaniu postępowania awansowego z kandydatem na doktora. Powiązania dokonuje się z poziomu modułu Osoby ubiegające się o stopień doktora. Więcej informacji znajdziesz tutaj.

Dziedzina i dyscyplina są już uzupełnione na podstawie danych podanych w chwili rejestracji postępowania (ale możesz je zmienić). Zwróć uwagę, że pole „Dyscyplina” nie jest wymagane. Wynika to z faktu, że w pewnych sytuacjach stopień doktora może być nadany tylko w dziedzinie. Podstawa prawna:

Art. 177 ustawy 2.0.
ust. 2. Stopień naukowy nadaje się w dziedzinie nauki i dyscyplinie naukowej. Stopień naukowy doktora może być nadany w dziedzinie.
ust. 5. Jeżeli rozprawa doktorska albo osiągnięcia, o których mowa w art. 219 ust. 1 pkt 2, obejmują zagadnienia naukowe z więcej niż jednej dyscypliny, wskazuje się dyscyplinę, w której nadaje się stopień doktora albo stopień doktora habilitowanego.
ust. 6. Jeżeli rozprawa doktorska obejmuje zagadnienia naukowe z więcej niż jednej dyscypliny naukowej zawierającej się w danej dziedzinie nauki i nie jest możliwe wskazanie dyscypliny, o której mowa w ust. 5, stopień doktora nadaje się w dziedzinie nauki.

Z rozwijanej listy wybierz rodzaj stopnia: w zakresie nauki lub w zakresie sztuki.

Z rozwijanej listy wybierz tryb przygotowania rozprawy doktorskiej:

  • Kształcenie doktorantów – jeśli osoba jest doktorantem w szkole doktorskiej (tzw. nowym doktorantem).
  • Eksternistyczny – jeśli osoba przygotowuje rozprawę doktorską eksternistycznie, na podstawie art. 197 pkt 2 ustawy 2.0.
  • Studia doktoranckie – jeśli osoba jest doktorantem kształcącym się na studiach doktoranckich (tzw. starym doktorantem).

W przypadku wybrania opcji „Kształcenie doktorantów” otworzy się dodatkowa formatka, w której należy zaznaczyć szkołę doktorską, w której kształcił się kandydat na doktora. System podpowiada ją na podstawie danych z modułu Osoby ubiegające się o stopień doktora. Może to być zarówno szkoła prowadzona przez twoją instytucję, jak i przez inny podmiot. Jeśli doktorant kształcił się w więcej niż jednej szkole doktorskiej, wybierz tę, w ramach której ubiega się o stopień doktora. Jeśli pomyliłeś się w wyborze szkoły doktorskiej, skorzystaj z przycisku „Wyczyść”, a następnie wskaż właściwą szkołę.

Aby wyświetliły się podpowiedzi szkoły doktorskiej, osoba, wobec której toczy się postępowanie awansowe musi być zarejestrowana również w module Osoby ubiegające się o stopień doktora.

Jeżeli nie wyświetla się właściwa szkoła doktorska może to oznaczać, że:

  1. Kandydat na doktora nie został zarejestrowany w module Osoby ubiegające się o stopień doktora. W tym wypadku, po kliknięciu w belkę z komunikatem o niepoprawnym dokumencie, zobaczysz komunikat o błędzie POL_2402 „Osoba o podanych danych identyfikacyjnych musi znajdować się w Wykazie osób ubiegających się o stopień doktora”. Należy zarejestrować kandydata na doktora również w module Osoby ubiegające się o stopień doktora. Jak to zrobić, przeczytasz tutaj. Po wykonaniu tej czynności, komunikat POL_2402 w Bazie dokumentów w postępowaniach awansowych zniknie. W razie potrzeby odśwież stronę.
  2. Kandydat na doktora został zarejestrowany w module Osoby ubiegające się o stopień doktora, ale w danych kształcenia nie została wskazana właściwa szkoła doktorska. Jeżeli jest to szkoła doktorska prowadzona przez twoja instytucję, to w module Osoby ubiegające się o stopień doktora należy odszukać doktoranta, a następnie sprawdzić, czy w zakładce „Kształcenie doktorantów” ma wskazaną właściwą szkołę doktorską. W razie potrzeby należy dodać lub skorygować informację o szkole. Jeżeli problem dotyczy szkoły doktorskiej prowadzonej przez inną instytucję, wyślij zgłoszenie do Helpdesku. Być może będziesz musiał skontaktować się też  bezpośrednio z podmiotem prowadzącym szkołę doktorską, żeby wyjaśnić tę sprawę.

Po uzupełnieniu danych w module Osoby ubiegające się o stopień doktora, wróć do modułu Baza dokumentów w postępowaniach awansowych i wybierz zakładkę „Dane postępowania”. Kliknij w przycisk „Koryguj”. W sekcji „Szkoła doktorska” powinna już być widoczna właściwa szkoła. Wybierz ją, a następnie zatwierdź przyciskiem „Zapisz”. Analogicznie, jeśli rozprawa doktorska przygotowywana jest w trybie studiów doktoranckich, otworzy się formatka, w której należy wybrać właściwe studia doktoranckie. Podpowiedzi podczytują się na podstawie modułu Studia doktoranckie w POL-onie 1.

Natomiast jeśli rozprawa doktorska jest  przygotowywana eksternistycznie, dodatkowa formatka się nie pojawi i możesz od razu przejść do kolejnych sekcji.

Z rozwijanej listy wybierz status postępowania:

  • Postępowanie w toku – od momentu wszczęcia postępowania, w trakcie jego trwania aż do chwili nadania stopnia/tytułu bądź umorzenia/zakończenia postępowania;
  • Nadano – jeżeli postępowanie awansowe zakończyło się nadaniem stopnia/tytułu, od chwili jego nadania;
  • Pozbawiano – jeżeli osobę pozbawiono posiadanego stopnia/tytułu w oficjalnej procedurze.

Podaj datę wszczęcia postępowania. Chodzi o datę faktycznego wszczęcia postępowania, wynikającą z przepisów prawnych i dokumentów, a nie o datę rejestracji tego faktu w POL-onie.

Data wszczęcia postępowania różni się w zależności od trybu przygotowywania rozprawy doktorskiej. Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW”

  • Tryb kształcenie doktorantów (szkoła doktorska) – zgodnie z art. 189 ustawy 2.0 postępowanie w sprawie nadania stopnia doktora wszczyna się na wniosek osoby spełniającej wymagania określone w art. 186 ust. 1 pkt 1-3 albo ust. 2 ustawy 2.0. Do wniosku dołącza się rozprawę doktorską wraz z pozytywną opinią promotora lub promotorów. Wobec braku regulacji szczególnych zastosowanie znajdzie art. 61 § 3 k.p.a., zgodnie z którym datą wszczęcia postępowania na żądanie strony jest dzień doręczenia żądania organowi administracji publicznej. W związku z powyższym datą wszczęcia postępowania w sprawie nadania stopnia doktora jest data doręczenia wniosku podmiotowi doktoryzującemu.
  • Tryb eksternistyczny – datą wszczęcia postępowania w sprawie nadania stopnia doktora (jak również datą złożenia rozprawy doktorskiej), jest data doręczenia wniosku oraz rozprawy podmiotowi doktoryzującemu (obie daty są tożsame).
  • Tryb studia doktoranckie – w świetle art. 179 ust. 7 przepisów wprowadzających ustawę 2.0, w przypadku uczestników studiów doktoranckich ubiegających się o nadanie stopnia doktora na nowych zasadach, postępowanie w przedmiotowym zakresie wszczyna złożenie wniosku o wyznaczenie promotora lub promotorów – w podmiocie przeprowadzającym to postępowanie. Datą wszczęcia postępowania będzie zatem data doręczenia wniosku podmiotowi doktoryzującemu.

Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW, w przypadku osób ubiegających się o stopień doktora w trybie studiów doktoranckich kwestia, czy dany podmiot doktoryzujący zaakceptuje zaproponowanego przez doktoranta kandydata na promotora, czy też odrzuci konkretną kandydaturę wskazując inną osobę, ma znaczenie drugorzędne. Datą wiążącą jest data doręczenia podmiotowi doktoryzującemu wniosku o wyznaczenie promotora (lub promotorów). To ona stanowi datę wszczęcia postępowania i to od niej liczony jest termin na zarejestrowanie postępowania.

Jeżeli postępowanie o nadanie stopnia doktora jest prowadzone jedynie przez twoją instytucję, pomiń sekcję „Jednostki”. Jeżeli postępowanie jest prowadzone wspólnie z inną instytucją lub instytucjami, kliknij w przycisk „+ Dodaj”. Otworzy się formatka, w której zacznij wpisywać nazwę instytucji współprowadzącej. System podczyta listę podpowiedzi, z której wybierz właściwy podmiot. Jeżeli jednostek współprowadzących jest więcej, ponownie kliknij w przycisk „+ Dodaj” i powtórz czynność.

Jako jednostkę współprowadzącą postępowanie możesz wskazać również podmiot zagraniczny z systemu POL-on. Jeśli jest to podmiot ze słownika jednostek autonostryfikujących stopnie systemu POL-on, zacznij wpisywać jego nazwę i wybierz właściwą opcję z dostępnych podpowiedzi. Jeżeli podmiot nie znajduje się w słowniku jednostek autonostryfikujących, zgłoś potrzebę jego dodania do POL-onu za pośrednictwem systemu Helpdesk (przycisk „Zgłoś uwagę” w prawym górnym rogu ekranu).

Pole „Informacje dodatkowe” jest nieobowiązkowe i przeznaczone do dyspozycji instytucji prowadzącej postępowanie.

Zakończ przyciskiem „Zapisz”. Dane postępowania zostaną zapisane. Jeżeli wszystkie wymagane dane zostaną uzupełnione i będą one poprawne, tytuł zakładki zmieni kolor z czerwonego na czarny.

Korekta danych postępowania

Aby skorygować dane postępowania, skorzystaj z przycisku „Koryguj”. Formatka z danymi otworzy się w trybie edycji. Popraw dane tam, gdzie to niezbędne.

Uwaga! Operacja korekty służy do poprawienia błędnie podanych danych lub uzupełnienia danych. Nie służy do zarejestrowania zmiany w stanie faktycznym dotyczącym postępowania.

W naszym przykładzie skorygowaliśmy dyscyplinę, datę wszczęcia postępowania i dodaliśmy notatkę w polu „Informacje dodatkowe”.

Na koniec zatwierdź przyciskiem „Zapisz”.

Nadanie/pozbawienie stopnia

Z poziomu zakładki „Dane postępowania” możesz również zarejestrować informację o nadaniu lub pozbawienia stopnia. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.

Zmiana jednostki prowadzącej postępowanie o nadania stopnia doktora

Z poziomu zakładki „Dane postępowania” możesz zmienić jednostkę prowadzącą postępowanie o nadanie stopnia doktora, a także podejrzeć historię zmian jednostki prowadzącej postępowanie. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.