W module Osoby ubiegające się o stopień doktora zastosowaliśmy nowe podejście do wprowadzania danych, które można zaobserwować w postaci dodatkowych oznaczeń i komunikatów.

Podejście to polega na tym, że podzieliliśmy dotychczasową jednolitą walidację na tzw. walidację twardą  miękką.

Walidacja twarda weryfikuje, czy dodano minimalny zakres danych wymagany do zarejestrowania osoby w bazie.

Walidacja miękka dotyczy najczęściej danych, których wymagalność wynika z ustaw i rozporządzeń lub decyzji MNiSW. Dane objęte walidacją miękką są weryfikowana w drugim etapie, już po zarejestrowaniu osoby. Brak tych danych lub niepoprawne ich podanie są prezentowane jako błąd, wymagający akcji ze strony użytkownika.

Dane objęte walidacją twardą

Walidacja twarda polega na weryfikacji, czy podany został minimalny zakres danych. Chodzi o dane prezentowane na zestawieniu osób ubiegających się o stopień doktora, a tym samym umożlwiające wyświetlenie na tym zestawieniu rejestrowanej osoby.

Są to następujące dane:

  • imię,
  • nazwisko,
  • numer PESEL lub dane dokumentu tożsamości,
  • tryb przygotowania rozprawy.

Na tym etapie system weryfikuje tylko, czy powyższe pola są wypełnione oraz poprawność numeru PESEL. Po pozytywnej weryfikacji, osoba zostaje zarejestrowana i jest widoczna na zestawieniu uczelni. Jeśli nie, zarejestrowanie osoby jest niemożliwe.

Pozostałe dane kandydata na doktora możemy wypełnić od razu lub później.

Dane objęte walidacją miękką

Walidacja miękka jest przeprowadzana w drugim etapie, już po zapisaniu osoby. Dotyczy najczęściej danych, których wymagalność wynika z ustaw i rozporządzeń lub decyzji MNiSW. Walidacja miękka ma dwa aspekty – system zaznacza:

  • brak wymaganych danych i/lub
  • niepoprawne dane.

Jeśli w danych kandydata na doktora występują błędy/braki wynikające z walidacji miękkiej, dokument ma wskazany stan „Niepoprawny”. W konsekwencji, taki kandydat jest widoczny wyłącznie na zestawieniu twojej instytucji.

Uwaga! Taki kandydat na doktora nie jest widoczny w zestawieniu Ministerstwa ani nie jest brany pod uwagę w innych systemach, np. w sprawozdawczości GUS.

Po uzupełnieniu/poprawieniu danych wymaganych, stan dokumentu zmienia się na „Poprawny”. Wówczas kandydat na doktora jest widoczny na zestawieniu twojej instytucji oraz Ministerstwa, jest też brany pod uwagę w innych systemach, np. w sprawozdawczości GUS.

Przez pojęcie „dokument” rozumiemy rekord danej osoby wraz ze wszystkimi zgromadzonymi w nim danymi (również danymi historycznymi).

Dzięki takiemu podejściu nie trzeba od razu poprawnie uzupełniać dużej liczby danych, aby w ogóle możliwe było zarejestrowanie osoby. Do tej pory, w innych modułach, braki lub błędy przy rejestrowaniu danych powodowały nieraz, że trzeba było od początku uzupełniać całą formatkę. Aktualne rozwiązanie ma być, w założeniu, wygodniejsze i bardziej ergonomiczne.

Wymagalność danych

Zauważ, że brak trójkąta ostrzegawczego, komunikatów i/lub podświetlenia zakładki na czerwono nie oznacza bynajmniej, że nie trzeba uzupełniać pozostałych danych. W wykazie osób ubiegających się o stopień doktora należy uzupełnić wszystkie dane, których wymagają przepisy:

  • art. 345 ust. 1 ustawy 2.0,
  • § 4 rozporządzenia ws. POL-on

i dla których przewidziane są odpowiednie pola w module.

Wymagalność poszczególnych danych jest zależna od: trybu, w jakim osoba ubiega się o stopień doktora, czasu oraz pozostałych okoliczności, w szczególności od zaistnienia faktu podlegającego rejestracji. Np. kształcenie doktoranta w szkole doktorskiej kończy się złożeniem rozprawy doktorskiej (art. 204 ust. 1 ustawy 2.0). Zatem informację co do terminu złożenia rozprawy należy wprowadzić do systemu dopiero po zakończeniu kształcenia, a nie od razu przy rejestrowaniu doktoranta. Dane o zatrudnieniu doktoranta wprowadzamy tylko w jednym z przypadków, o których mowa w art. 209 ust. 10 pkt 1 i 2 ustawy 2.0. Dane dotyczące oceny śródokresowej dodajemy dopiero po jej przeprowadzeniu.

Zgodnie z § 11 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia ws. POL-on dane w wykazie osób ubiegających się o stopień doktora należy aktualizować w terminie 21 dni od dnia zaistnienia zmiany albo uzyskania informacji o zmianie.

Kiedy więc pojawi się komunikat o niepoprawnym dokumencie?

  • Jeśli zarejestrujesz osobę (bez względu na tryb przygotowania rozprawy) jedynie z minimalnym zakresem danych, pojawi się komunikat o konieczności uzupełnienia pozostałych danych osobowych (są to: płeć, rok urodzenia, a w przypadku cudzoziemca również: obywatelstwo, kraj urodzenia, informacja o posiadaniu Karty Polaka).

  • W przypadku, gdy zarejestrujesz osobę przygotowującą rozprawę doktorską w trybie kształcenia doktorantów, od razu po rejestracji pojawi się komunikat informujący, że trzeba wypełnić zakładkę „Kształcenie doktorantów(a w niej sekcję „Dane kształcenia” i informacje o stypendium).

  • W pozostałych przypadkach komunikaty o tym, że dokument jest niepełny lub niepoprawny mogą pojawić się, gdy zaczniemy wypełniać/wypełnimy poszczególne formatki z danymi.

Gdzie są widoczne informacje o niepoprawnym wypełnieniu dokumentu?

To, że dokument jest niepoprawny (zawiera braki i/lub błędy) system sygnalizuje w kilku miejscach:

  • W komunikacie „Dokument jest niepoprawny – dane wymagają poprawy, widocznym w danych szczegółowych osoby, pod nazwiskiem. Po kliknięciu w ten komunikat rozwinie się lista błędów, która zawiera:
    • kody błędów,
    • komunikaty (wyjaśnienie, na czym polega błąd),
    • nazwę zakładki, w której wystąpił błąd; kliknięcie w nazwę zakładki na liście błędów spowoduje przejście do tej zakładki.
  • Tytuły zakładek, w których występują błędy, mają kolor czerwony i są oznaczone czerwonym trójkątem ostrzegawczym.

  • W szczegółach osoby, bezpośrednio przy polu, które trzeba uzupełnić/poprawić, wyświetla się czerwony trójkąt ostrzegawczy.

  • Na zestawieniu osób ubiegających się o stopień doktora, w kolumnie „Stan”. Jeśli widnieje w niej czerwony trójkąt ostrzegawczy oznacza to, że dokument jest niepoprawny i zawiera pola wymagające uzupełnienia lub poprawy.

Po tym, gdy uzupełnisz/poprawisz wszystkie wymagane dane pojawi się zielony komunikat: „Dokument poprawny – nie wykryto błędów”.

Błąd w danych historycznych

Może się zdarzyć, że system wyświetli komunikat o niepoprawnym dokumencie, ale nie widzisz opisanego w nim błędu. Może to oznaczać, że ten błąd dotyczy danych historycznych. Nie jest on więc widoczny dla ciebie w aktualnych szczegółach osoby, ale w Historii zmian.

Więcej na temat Historii zmian danych kształcenia przeczytasz tutaj.

Aby usunąć błąd, w zakładce „Kształcenie doktorantów” kliknij w przycisk „Akcje”. Z rozwijanej listy wybierz pozycję „Historia zmian”. Wejdź w belkę z danymi, których dotyczy błąd. Za pomocą przycisku „Koryguj” popraw wersję danych, w której występuje błąd.

W naszym przykładzie system komunikuje błąd polegający na tym, że pole „Nazwa albo zakres programu kształcenia” jest puste. Jednak w szczegółach Danych kształcenia widzimy, że jest inaczej. Sprawdzamy więc Historię zmian, belkę „Program kształcenia”. Okazuje się, że w pierwotnej wersji wprowadzonych danych faktycznie brakuje informacji o programie kształcenia. Po ich uzupełnieniu system wyświetla komunikat „Dokument jest poprawny – nie wykryto błędów”.

W przyszłości planowane jest dodanie funkcjonalności informującej od razu, czy błąd dotyczy danych historycznych.

Zestawienie osób ubiegających się o stopień doktora

Nowe podejście do wprowadzania danych wpłynęło również na wygląd zestawienia osób ubiegających się o stopień doktora w twojej instytucji.

Informacja o tym, czy dane kandydata na doktora są wypełnione poprawnie, jest widoczna w kolumnie „Stan. Jest ona przedstawiona za pomocą symbolu:

  • Zielony znacznik – oznacza, że dokument zawiera poprawne dane. Pamiętaj jednak, że chodzi o poprawność danych z formalnego punktu widzenia. Nie musi to oznaczać, że wszystkie dane są uzupełnione. O tym, czy powinieneś je uzupełnić, decydują okoliczności faktyczne i regulacje prawne.
  • Czerwony trójkąt ostrzegawczy – oznacza, że dane wymagają poprawy lub uzupełnienia.

Twoja instytucja ma do dyspozycji dodatkowy filtr przeszukiwania zestawienia – „Stan dokumentu”. Umożliwia on szybkie odfiltrowanie kandydatów na doktora, których dane trzeba uzupełnić i/lub poprawić.


Zobacz też:

Rejestracja osoby ubiegającej sie o stopień doktora Kogo rejestrujemy?

 

Historia zmian kształcenia Korekta danych kształcenia

 

Wygląd i zawartość modułu