Podstawa prawna

Zgodnie z art. 348 ust. 2 ustawy 2.0, dane do Bazy dokumentów w postępowaniach awansowych wprowadzają co systemu POL-on:
1) rektorzy, rektorzy uczelni prowadzonych przez kościoły i inne związki wyznaniowe, dyrektorzy instytutów PAN, dyrektorzy instytutów badawczych, dyrektorzy instytutów międzynarodowych – w odniesieniu do osób ubiegających się o stopień doktora i doktora habilitowanego;
2) przewodniczący RDN – w odniesieniu do osób ubiegających się o tytuł profesora.

Zgodnie z § 14 ust. 1 rozporządzenia ws. POL-on, osoby te:
1) wprowadzają dane w terminie 30 dni od dnia wszczęcia postępowania;
2) aktualizują dane niezwłocznie po zaistnieniu zmiany albo po uzyskaniu informacji o zmianie.

Danych zamieszczonych w bazie dokumentów w postępowaniach awansowych nie oznacza się jako archiwalne i nie usuwa się (§ 14 ust. 2 rozporządzenia ws. POL-on).

Podmioty mające dostęp do Bazy dokumentów w postępowaniach awansowych

Są trzy grupy podmiotów, które mają dostęp do danych gromadzonych w Bazie dokumentów w postępowaniach awansowych:

  1. Rada Doskonałości Naukowej (RDN),
  2. uczelnie i instytuty,
  3. ministerstwo.

Ponadto, w ramach tych grup, poszczególni użytkownicy mogą mieć różny zakres uprawnień, w zależności od nadanej im roli i typu postępowania awansowego.

Istotną kwestią jest to, czy dany użytkownik posiada dostęp do tzw. danych wrażliwych osób, wobec których toczą się postępowania awansowe. Dane wrażliwe obejmują numer PESEL i/lub dane dokumentu tożsamości, a także – w przypadku modułu Baza dokumentów w postępowaniach awansowych – dane szkoły doktorskiej/studiów doktoranckich, w których kształci się osoba ubiegająca się o stopień doktora.

Jeśli jesteś użytkownikiem z jednej z ww. instytucji i powinieneś mieć dostęp do danych wrażliwych – a jednak ich nie widzisz – może to oznaczać, że brakuje ci roli INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE (w przypadku uczelni i instytutów) lub MIN_DANE_RESTRYKCYJNE (w przypadku RDN). W tej sytuacji zwróć się do administratora POL-onu twojej instytucji z prośbą o jej nadanie. Szczegółowe informacje znajdziesz w dalszej części wpisu.

Rada Doskonałości Naukowej

Użytkownicy w ramach RDN mogą mieć nadaną jedną z następujących ról:

  • RDN_DR_DRHAB,
  • RDN_PRZEWODNICZACY.

Są to nowe role, stworzone na potrzeby RDN. Dostępu do Bazy dokumentów w postępowaniach awansowych nie mają natomiast użytkownicy z rolami CK_DR_DRHAB i CK_PRZEWODNICZACY, które były dedykowane dla Centralnej Komisji do Spraw Stopni i Tytułów. W myśl przepisów wprowadzających ustawę 2.0 (art. 179 ust. 10), z dniem 1 stycznia 2021 r. RDN wstępuje w prawa i obowiązki Centralnej Komisji do Spraw Stopni i Tytułów.

  • Dodatkowo, użytkownicy ci mogą mieć nadaną także rolę MIN_DANE_RESTRYKCYJNE.
Użytkownik RDN z rolą RDN_DR_DRHAB

Poniżej przedstawiamy uprawnienia, jakie posiada osoba z rolą RDN_DR_DRHAB w odniesieniu do poszczególnych typów postępowań.

Użytkownik RDN z rolą RDN_PRZEWODNICZACY

Poniżej przedstawiamy uprawnienia, jakie w POL-onie posiada osoba z rolą RDN_PRZEWODNICZACY w odniesieniu do poszczególnych typów postępowań.

Uczelnie i instytuty

Uczelnie i instytuty mają dostęp do postępowań na stopień doktora i doktora habilitowanego, wraz z danymi wrażliwymi, jeśli są jednostką prowadzącą (edycja + podgląd + wyszukiwanie) lub współprowadzącą postępowanie (podgląd + wyszukiwanie).

Uczelnie i instytuty mają dostęp do postępowań na stopień doktora i doktora habilitowanego prowadzonych przez inne podmioty, ale bez danych wrażliwych.

Użytkownicy w ramach uczelni i instytutów mogą mieć nadaną jedną z następujących ról:

  • INST_DR_DRHAB,
  • INST_DR_DRHAB_PODGLAD,
  • dodatkowo, użytkownicy z rolą INST_DR_DRHAB_PODGLAD mogą mieć nadaną także rolę INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE.

Zwróć uwagę, że w nowej Bazie dokumentów w postępowaniach awansowych zostały wykorzystane role z modułu Zawiadomienia z POL-onu 1.

Użytkownik uczelni/instytutu z rolą INST_DR_DRHAB

Poniżej przedstawiamy uprawnienia, jakie w POL-onie posiada osoba z rolą INST_DR_DRHAB w odniesieniu do poszczególnych typów postępowań.

Uwaga! W przypadku postępowań o nadanie stopnia doktora prowadzonych przez inne podmioty, dane wrażliwe obejmują również informacje dotyczące szkoły doktorskiej/studiów doktoranckich.

Uwaga! Postępowania awansowe nie są dostępne w wykazie innych instytucji od razu, ale dopiero po wypełnieniu pewnego zakresu danych. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.

Zgodnie z art. 185 ust. 4 ustawy 2.0 w przypadku utraty uprawnienia do nadawania stopnia doktora w danej dyscyplinie albo dziedzinie, podmiot doktoryzujący zapewnia możliwość kontynuowania postępowań w innym podmiocie posiadającym uprawnienia do nadawania stopnia doktora w tej dyscyplinie albo dziedzinie. W przypadku braku możliwości zapewnienia kontynuowania postępowań w innym podmiocie, RDN wyznacza ten podmiot.

W systemie POL-on zmiany jednostki przeprowadzającej postępowanie dokonuje podmiot, który wszczął postępowanie awansowe, a następnie utracił uprawnienie do doktoryzowania – również w sytuacji, gdy nową jednostkę doktoryzują wskazała RDN. RDN nie ma bowiem możliwości edycji danych w Bazie dokumentów w postępowaniach awansowych systemu POL-on w zakresie postępowań w sprawie nadania stopnia doktora.

Użytkownik uczelni/instytutu z rolą INST_DR_DRHAB_PODGLAD

Poniżej przedstawiamy uprawnienia, jakie w POL-onie posiada osoba z rolą INST_DR_DRHAB_PODGLAD w odniesieniu do poszczególnych typów postępowań.

Ministerstwo – użytkownik z rolą MIN_DR_DRHAB

Zwróć uwagę, że w nowej Bazie dokumentów w postępowaniach awansowych została wykorzystana rola z modułu Zawiadomienia z POL-onu 1.

Poniżej przedstawiamy uprawnienia, jakie w POL-onie posiada osoba z rolą MIN_DR_DRHAB w odniesieniu do poszczególnych typów postępowań.

Komunikat o braku dostępu

Jeśli wyszukujesz postępowania awansowe po numerze PESEL lub danych dokumentu tożsamości, może się zdarzyć, że zobaczysz jeden z poniższych komunikatów, wynikających z braku uprawnień:

  • „System odnalazł postępowanie o nadanie stopnia, jednakże nie masz dostępu do danych identyfikacyjnych osoby, której dotyczy postępowanie.
    Spróbuj wyszukać postępowanie według innych kryteriów (Nazwisko, Imię, itp.).”

–  oznacza to, że system odnalazł postępowanie na podstawie zadanych parametrów, jednak nie jesteś uprawniony do dostępu do danych wrażliwych. Możesz nadal wyszukać  to postępowanie, ale z zastosowaniem kryteriów, do których masz dostęp (np. nazwiska). W tej sytuacji będziesz mógł zobaczyć dane tego postępowania z wyłączeniem danych wrażliwych. Komunikat ten mogą zobaczyć użytkownicy z rolami INST_DR_DRHAB lub INST_DR_DRHAB_PODGLAD, którzy wyszukują postępowania na stopień doktora lub doktora habilitowanego prowadzone przez inne podmioty. Komunikat ten może pojawić się również w sytuacji, gdy osoba z rolą INST_DR_DRHAB_PODGLAD, ale bez roli INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE wyszukuje postępowanie prowadzone lub współprowadzone przez swój podmiot.

  • „System odnalazł postępowanie o nadanie stopnia dr hab., jednakże nie masz dostępu do danych identyfikacyjnych osoby, której dotyczy postępowanie.
    Spróbuj wyszukać postępowanie według innych kryteriów (Nazwisko, Imię, itp.).”

– komunikat ten może zobaczyć osoba z rolą RDN_DR_DRHAB lub RDN_PRZEWODNICZĄCY, która próbowała wyszukać postępowanie o nadanie stopnia doktora habilitowanego po numerze PESEL lub danych dokumentu tożsamości. Oznacza on, że system odnalazł postępowanie habilitacyjne o zadanych parametrach, ale osoby z ww. rolami nie mają dostępu do danych wrażliwych osób ubiegających się o stopień doktora habilitowanego. Jeśli wyszukasz to postępowanie z zastosowaniem kryteriów, do których masz dostęp, będziesz mógł je zobaczyć – z wyłączeniem numeru PESEL i/lub danych dokumentu tożsamości.

Jak sprawdzić, jaką mam rolę?

Jeśli nie wiesz, jaką masz rolę, możesz to sprawdzić samodzielnie. W tym celu zaloguj się do POL-onu 2.0. Kliknij w swoje nazwisko, widoczne w prawym górnym rogu ekranu. Z rozwijanego menu wybierz opcję „Moje dane”. Następnie wejdź do zakładki „Uprawnienia”. Wyświetli się lista ról w POL-onie, które posiadasz w ramach twojej instytucji. Jeśli posiadasz uprawnienia w kilku instytucjach, najpierw wybierz właściwą z nich.