Kiedy należy zarejestrować postępowanie?

W module Baza dokumentów w postępowaniach awansowych rejestrujemy jedynie postępowania o nadanie stopnia doktora przeprowadzane na nowych zasadach, opisanych w ustawie 2.0. Obejmują one ten sam zakres osób, które rejestrujemy w module Osoby ubiegające się o stopień doktora, opisany tutaj.

§ 14 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia ws. POL-on stanowi, że rektor, rektor uczelni prowadzonej przez kościół lub inny związek wyznaniowy, dyrektor instytutu PAN, dyrektor instytutu badawczego, dyrektor instytutu międzynarodowego i przewodniczący Rady Doskonałości Naukowej: wprowadza dane do bazy dokumentów w postępowaniach awansowych w terminie 14 dni od dnia wszczęcia postępowania.

Data wszczęcia postępowania różni się w zależności od trybu przygotowywania rozprawy doktorskiej. Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW:

  • Tryb kształcenie doktorantów (szkoła doktorska) – zgodnie z art. 189 ustawy 2.0 postępowanie w sprawie nadania stopnia doktora wszczyna się na wniosek osoby spełniającej wymagania określone w art. 186 ust. 1 pkt 1-3 albo ust. 2 ustawy 2.0. Do wniosku dołącza się rozprawę doktorską wraz z pozytywną opinią promotora lub promotorów. Wobec braku regulacji szczególnych zastosowanie znajdzie art. 61 § 3 k.p.a., zgodnie z którym datą wszczęcia postępowania na żądanie strony jest dzień doręczenia żądania organowi administracji publicznej. W związku z powyższym datą wszczęcia postępowania w sprawie nadania stopnia doktora jest data doręczenia wniosku podmiotowi doktoryzującemu.
  • Tryb eksternistyczny – datą wszczęcia postępowania w sprawie nadania stopnia doktora (jak również datą złożenia rozprawy doktorskiej), jest data doręczenia wniosku oraz rozprawy podmiotowi doktoryzującemu (obie daty są tożsame).
  • Tryb studia doktoranckie – w świetle art. 179 ust. 7 przepisów wprowadzających ustawę 2.0, w przypadku uczestników studiów doktoranckich ubiegających się o nadanie stopnia doktora na nowych zasadach, postępowanie w przedmiotowym zakresie wszczyna złożenie wniosku o wyznaczenie promotora lub promotorów – w podmiocie przeprowadzającym to postępowanie. Datą wszczęcia postępowania będzie zatem data doręczenia wniosku podmiotowi doktoryzującemu.

Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW, w przypadku osób ubiegających się o stopień doktora w trybie studiów doktoranckich kwestia, czy dany podmiot doktoryzujący zaakceptuje zaproponowanego przez doktoranta kandydata na promotora, czy też odrzuci konkretną kandydaturę wskazując inną osobę, ma znaczenie drugorzędne. Datą wiążącą jest data doręczenia podmiotowi doktoryzującemu wniosku o wyznaczenie promotora (lub promotorów). To ona stanowi datę wszczęcia postępowania i to od niej liczony jest termin na zarejestrowanie postępowania.

Pamiętaj, że zgodnie z art. 348 ust. 3 ustawy 2.0 dane postępowań awansowych są publicznie dostępne i inne podmioty również mają dostęp (z wyłączeniem danych wrażliwych). Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.

Rejestracja postępowania

Aby zarejestrować postępowanie o nadanie stopnia doktora, wejdź do Bazy dokumentów w postępowaniach awansowych. Na temat tego, jak wejść do modułu, jego zawartości i wyglądu przeczytasz tutaj. Kliknij w przycisk „Dodaj postępowanie…”. Z rozwijanej listy wybierz opcję „O nadanie stopnia doktora”. Wypełnij formularz rejestracji zgodnie z poniższymi wskazówkami.

Podaj pochodzenie osoby ubiegającej się o stopień doktora. Wpływa ono na wymagalność danych identyfikacyjnych. Dla osoby będącej obywatelem polskim wymagane jest podanie numeru PESEL. Dla osoby niebędącej obywatelem polskim wymagane jest podanie numeru PESEL lub, w przypadku jego braku, danych wybranego dokumentu tożsamości.

Podaj dane osobowe – pola oznaczone gwiazdką są obowiązkowe.

Zwróć uwagę, że jest to wykaz postępowań awansowych, a nie wykaz osób. Jeśli w stosunku do danej osoby toczy/toczyło się już postępowanie awansowe, nie ma przeszkód, abyś zarejestrował kolejne. Taka osoba pojawi się na wykazie kilkukrotnie.

Uwaga! Osoba, dla której rejestrujesz postępowanie o nadanie stopnia doktora musi również figurować w wykazie osób ubiegających się o stopień doktora. W przeciwnym razie pojawi się komunikat o niepoprawnym dokumencie (więcej na ten temat przeczytasz w dalszej części wpisu).

Podaj dziedzinę lub dziedzinę i dyscyplinę, w których osoba ubiega się o stopień. Są to dziedzina i dyscyplina, w których przygotowywana jest rozprawa doktorska.

Zwróć uwagę, że pole „Dyscyplina” nie jest wymagane. Wynika to z faktu, że w pewnych sytuacjach stopień doktora może być nadany tylko w dziedzinie. Podstawa prawna:

Art. 177 ustawy 2.0.
ust. 2. Stopień naukowy nadaje się w dziedzinie nauki i dyscyplinie naukowej. Stopień naukowy doktora może być nadany w dziedzinie.
ust. 5. Jeżeli rozprawa doktorska albo osiągnięcia, o których mowa w art. 219 ust. 1 pkt 2, obejmują zagadnienia naukowe z więcej niż jednej dyscypliny, wskazuje się dyscyplinę, w której nadaje się stopień doktora albo stopień doktora habilitowanego.
ust. 6. Jeżeli rozprawa doktorska obejmuje zagadnienia naukowe z więcej niż jednej dyscypliny naukowej zawierającej się w danej dziedzinie nauki i nie jest możliwe wskazanie dyscypliny, o której mowa w ust. 5, stopień doktora nadaje się w dziedzinie nauki.

Zatwierdź przyciskiem „Zapisz”.Postępowanie zostanie zarejestrowane. W zakładce „O osobie” wyświetlają się dane identyfikacyjne i dane osobowe osoby ubiegającej się o stopień doktora. Natomiast dane o dziedzinie i dyscyplinie, w której osoba ubiega się o stopień są widoczne w zakładkach „Dane postępowania” i „Rozprawa”. Po zarejestrowaniu postępowania zobaczysz komunikat: „Dokument jest niepoprawny i niekompletny– wymaga uzupełnienia i poprawy danych”. Wynika to z nowego podejścia do rejestracji danych w POL-onie. Zgodnie z tym podejściem, do zarejestrowania postępowania w module wystarczy podać minimalny zakres danych. Następnie zarejestrowany dokument jest weryfikowany pod kątem poprawności i kompletności danych. W razie potrzeby system wyświetla komunikat o niepoprawnym i/lub niekompletnym dokumencie wskazując, które pola wymagają uzupełnienia lub poprawy (jest to tzw. walidacja miękka). Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.

Przez pojęcie „dokument” rozumiemy rekord dotyczący danego postępowania wraz ze wszystkimi zgromadzonymi w nim danymi (również danymi historycznymi).

Uwaga! Również postępowania, które mają stan dokumentu „niepoprawny” są widoczne na zestawieniu ministerstwa i RDN.

Aby sprawdzić, które dokładnie dane są niepoprawne lub niekompletne, kliknij w belkę z komunikatem. Rozwinie się lista z komunikatami szczegółowymi, kodami błędów i wskazaniem, w których znajdują się zakładkach. Miejsca te są dodatkowo oznaczone czerwonymi trójkątami ostrzegawczymi, a tytuły zakładek, w których występują, są czerwone. Po uzupełnieniu/poprawieniu danych wymaganych pojawi się zielony komunikat i stan dokumentu zmieni się na „poprawny”.Zwróć uwagę na komunikat POL_2402 „Osoba o podanych danych identyfikacyjnych musi znajdować się w Wykazie osób ubiegających się o stopień doktora”. Każda osoba starająca się zdobyć stopień doktora na nowych zasadach (bez względu na tryb, w którym to robi) podlega rejestracji w module Osoby ubiegające się o stopień doktora. Jest to obowiązek niezależny od rejestracji postępowania w Bazie dokumentów w postępowaniach awansowych. W przypadku wystąpienia powyższego komunikatu należy zarejestrować kandydata na doktora również w module Osoby ubiegające się o stopień doktora. O tym, jak to zrobić, przeczytasz tutaj. Komunikat w module postępowań awansowych zniknie. W razie potrzeby odśwież stronę.W następnej kolejności należy wypełnić pozostałe zakładki dotyczące postępowania. O tym, jak to zrobić, przeczytasz w osobnych wpisach Pomocy.