W tym artykule znajdziesz informacje o tym, jak użytkownik z rolą edycyjną INST_UWIERZYTELNIANIE_DOK_EDYTOR może zarejestrować dane osoby upoważnionej do podpisywania rejestrowanych w module dokumentów.

Dane o osobach upoważnionych wraz z ich wzorami podpisu, pieczęci imiennej i parafy widoczne na dokumentach podlegających uwierzytelnieniu, wzory tych dokumentów wraz z widocznymi na nich pieczęciami wprowadza się do systemu i aktualizuje niezwłocznie po zaistnieniu wydarzenia lub zmiany w wydarzeniu. Wprowadzonych rekordów nie usuwa się (§ 15 ust. 1-2 rozporządzenia w sprawie POL-on).

Rejestracja danych dla osób upoważnionych w kontekście Repozytorium Dyplomów Elektronicznych, czyli:
– rodzaju podpisywanego dokumentu elektronicznego
– certyfikatu podpisu elektronicznego
wymaga (poza rolą edycyjną do modułu) włączonego logowania dwuetapowego (2FA).
Aktualnie czynności te można wykonać jedynie na środowisku DEMO.

Aby zarejestrować osoby upoważnione w twojej instytucji do podpisywania dokumentów rejestrowanych w module osób upoważnionych zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów [1]. Następnie wybierz wykaz osób upoważnionych do podpisywania dokumentów w twoim podmiocie [2].  Kliknij w zakładkę „Osoby upoważnione” [3], a następniew przycisk „+ Dodaj” [4].

Reguły rejestracji osoby upoważnionej i wzoru jej podpisu/pieczęci imiennej/parafy

  • Osoba upoważniona musi posiadać przynajmniej jedno powiązanie z jednostką (może posiadać więcej).
  • Osoba upoważniona musi posiadać przynajmniej jedną funkcję (niezależnie od okresu kadencji) i jeden wzór podpisu. Dany wzór podpisu jest zawsze przypisany do jednej osoby upoważnionej.
  • Jednostka, z którą powiązany jest rekord osoby musi należeć do obszaru instytucji, do której zalogowany jest użytkownik.
  • Wzór podpisu/pieczęci imiennej/parafy musi posiadać przynajmniej jeden element graficzny .jpg (może posiadać więcej).
  • Wielkość jednego pliku .jpg nie może przekraczać 1MB.
  • Rekord osoby upoważnionej w statusie „Nowy” nie stanowi podstawy uwierzytelniającej.
  • Dany wzór osoby upoważnionej może być podstawą uwierzytelniającą dopiero po aktywacji przez użytkownika (status „Aktywny”).
  • Status „Unieważniony” oznacza rekord błędny.

Uzupełnij formularz od góry do dołu wprowadzając informacje z klawiatury lub wybierając właściwą pozycje z rozwijanego menu. Informacje obowiązkowe zostały oznaczone gwiazdką (*) przy danym atrybucie.

W sekcji „Dane podstawowe osoby upoważnionej” wprowadź [1]:

  • Imię
  • Nazwisko

W sekcji pełnione funkcje osoby upoważnionej, kliknij w przycisk „+ Dodaj kolejną funkcję” [2]. Wprowadź pierwsze litery nazwy jednostki [3]. System podpowie ci pasującą nazwę.

Po wskazaniu właściwej nazwy, wskaż funkcję osoby upoważnionej [4]. Następnie wskaż datę od kiedy osoba pełni daną funkcję [5] i zapisz informację znacznikiem zapisu po prawej stronie [6]. 

„Kadencja od” oznacza datę od kiedy osoba jest powiązana z daną funkcją w jednostce. 
„Kadencja do” oznacza datę zaprzestania pełnienia funkcji w danej jednostce.

Nie wprowadzaj z wyprzedzeniem daty końca kadencji. Dla statusu aktywnego nie będziesz mógł skorygować tej informacji.

Funkcja może być przypisana zarówno do jednostki głównej, jak i (jednocześnie) do jednostek podrzędnych.
Aby dodać kolejną funkcję lub dodać kolejną jednostkę powtórz powyżej opisaną ścieżkę.

Po zapisie możesz:

  • edytować [1] lub
  • usunąć [2]

każdy z dodanych elementów.

W sekcji „Wzory podpisu/ parafy/ pieczęci imienne osoby upoważnionej” dodaj pliki graficzne jpg z poszczególnymi elementami to jest podpisem, pieczęcią imienną i parafą.

Kliknij w przycisk „+ Dodaj kolejny plik” [1] i załącz plik z komputera.

System zweryfikuje czy dodany plik ma format .jpg oraz nie przekracza wielkości 1MB.

Następnie

  • wprowadź oficjalną nazwę wzoru [2].

Wprowadzona nazwa będzie oficjalną nazwę elementu, która będzie wyświetlana jako link aktywny.

  • zakres ważności wzoru pieczęci (data) od [3]

„Ważność od” oznacza datę od kiedy osoba posługuje się danym wzorem.
„Ważność do”oznacza datę zaprzestania korzystania z danego wzoru przez osobę upoważnioną.

Nie wprowadzaj z wyprzedzeniem daty ustania ważności wzorów uwierzytelniających. Dla statusu aktywnego nie będziesz mógł skorygować tej informacji.

Zapisz dane znacznikiem zapisu po prawej stronie [4].

Dodaj kolejne wzory osoby upoważnionej w ten sam sposób.

Po zapisie możesz:

  • edytować [1] lub
  • usunąć [2]

każdy z dodanych elementów.

Po wprowadzeniu wszystkich wzorów i/lub funkcji – zapisz cały formularz przyciskiem na dole strony [3].

Po zapisie status rekordu przyjmie wartość „Nowy”.

Rekord o statusie Nowy nie stanowi podstawy uwierzytelniającej i nie jest widoczny po stronie podmiotów, które uwierzytelniają dokumenty (NAWA) i wymaga aktywowania.

Aktywowanie zarejestrowanego rekordu osoby upoważnionej

Aby aktywować zarejestrowany rekord o statusie „Nowy” odnajdź go we właściwym wykazie za pomocą filtrów zestawienia [1].

Kliknij w ikonę w kolumnie Akcje, a następnie w link „Aktywuj” [2].

Po aktywacji

  • status rekordu zmieni się na Aktywny [3]
  • stanie się on widoczny po stronie NAWA
  • stanie się podstawą uwierzytelniającą we wskazanych granicach czasowych.

W rekordzie dokumentu o statusie Aktywny możesz:

  • Zakończyć ważność wzoru (tylko dla rekordów bez wprowadzonej daty ustania ważności „do”)
  • Dodać nową jednostkę lub funkcję powiązaną z osobą upoważnioną lub
  • Zakończyć powiazanie jednostki lub pełnienie funkcji (tylko dla rekordów bez wprowadzonej daty „Kadencja do”)
  • Zmienić status na Unieważniony (tylko w przypadku błędów w rekordzie)

Więcej o statusach i akcjach możliwych do wykonania w rekordzie przeczytasz tutaj.
Przeczytaj rekomendacje NAWA w zakresie rejestracji wzorów w module osób upoważnionych.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art.  349 ust. 1-3;
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U.2024 poz.1403) – § 6 pkt 1-9, § 15 ust. 1-2
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów (Dz.U.2023.2787) – § 32 pkt 11 i 13, § 22 ust.1, § 23 ust. 2.
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 21 września 2018 r. w sprawie dyplomów doktorskich, dyplomów habilitacyjnych i legitymacji doktoranta (Dz.U.2021.676) – § 2 pkt 8-9, § 3 pkt 8-9, § 4 ust. 2 pkt 3-4, § 5 ust. 3 pkt 3-4.