Raporty z wykorzystania środków finansowych – inwestycje w kształcenie (dla uczelni podległych MON)

Wstęp

Niniejszy materiał jest skierowany do użytkowników systemu POL-on będących pracownikami uczelni podległych Ministerstwu Obrony Narodowej.

Uczelnie i instytuty podlegające pod Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego lub pod inne resorty zobowiązane są do składania sprawozdań i raportów z wykorzystania środków finansowych, w tym raportów rocznych i końcowych dotyczących wykorzystania środków finansowych na inwestycje związane z kształceniem.

Raporty te są składane w systemie POL-on. Funkcjonalność dodawania i odczytu tych raportów jest realizowana za pośrednictwem systemu Helpdesk.

Poniżej zostały opisane zadania, które należy wykonać, aby poprawnie złożyć raport.

Podstawa prawna

Art. 350 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, Dz.U. z 2018 r. poz. 1668 z późn. zm. (dalej jako: PSWiN).
ust. 1. Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych obejmuje:
(…) 3) sprawozdania i raporty z wykorzystania środków finansowych, o których mowa w art. 365;
ust. 2. Dane, o których mowa w ust. 1, wprowadzają do Systemu POL-on rektorzy, rektorzy uczelni prowadzonych przez kościoły i inne związki wyznaniowe, otrzymujących subwencje, dotacje i inne środki z budżetu państwa, dyrektorzy instytutów PAN, dyrektorzy instytutów badawczych, dyrektorzy instytutów międzynarodowych, (…).
ust. 3. Dostęp do danych zawartych w bazie przysługuje:
1) ministrowi oraz ministrowi nadzorującemu podmiot, o którym mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1, 5 i 8; (…)
3) osobie kierującej podmiotem, o którym mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1, 2 i 4–8, oraz rektorowi uczelni prowadzonej przez kościół i inny związek wyznaniowy otrzymującej subwencje, dotacje i inne środki z budżetu państwa – w zakresie danych dotyczących tego podmiotu.

Art. 365. Środki finansowe na szkolnictwo wyższe i naukę przeznacza się na: (…)
4) inwestycje związane z:
a) kształceniem,
b) działalnością naukową (…).

Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on.
§ 16. 1. Rektor, rektor uczelni prowadzonej przez kościół lub inny związek wyznaniowy otrzymującej subwencje, dotacje i inne środki z budżetu państwa, dyrektor instytutu PAN, dyrektor instytutu badawczego, dyrektor instytutu międzynarodowego, prezes Polskiej Akademii Umiejętności i osoba kierująca innym podmiotem prowadzącym głównie działalność naukową w sposób samodzielny i ciągły posiadającym siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wprowadza do bazy dokumentów planistyczno-sprawozdawczych odpowiednio:
4) raporty z wykorzystania środków finansowych, o których mowa w art. 365 pkt 4 lit. a i b ustawy, w przypadku inwestycji, o których mowa w:
a) art. 373 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz ust. 3 pkt 1–3 ustawy, w terminie:
– do dnia 28 lutego roku następującego po roku, na który środki finansowe zostały przyznane, jako raport roczny,
– 60 dni od dnia, w którym została uregulowana ostatnia płatność związana z finansowaniem inwestycji, jako raport końcowy,
b) art. 373 ust. 1 pkt 3 oraz ust. 3 pkt 4 ustawy, w terminie:
– do dnia 31 marca roku następującego po roku, na który środki finansowe zostały przyznane, jako raport roczny,
– 90 dni od dnia, w którym została uregulowana ostatnia płatność związana z finansowaniem inwestycji, jako raport końcowy.

Wysyłanie raportów z wykorzystania środków finansowych na inwestycje związane z kształceniem

Gromadzenie raportów z wykorzystania środków finansowych na inwestycje związane z kształceniem w systemie POL-on odbywa się za pośrednictwem systemu Helpdesk. Jest on dostępny z poziomu POL-onu 2.0. po kliknięciu w przycisk „Zgłoś uwagę” w górnym panelu (jest to tzw. nowy Helpdesk, w odróżnieniu do starego systemu zgłoszeń, dostępnego z poziomu POL-onu 1).

Przy pierwszym użyciu nowego Helpdesku, system poprosi o zaakceptowanie regulaminu. Opcjonalnie możesz również nadać sobie hasło, jednak nie jest to konieczne do poprawnego działania systemu Helpdesk.

Więcej na temat nowego Helpdesku przeczytasz tutaj.

Utworzenie nowego zgłoszenia zawierającego raport

Po przejściu do systemu Helpdesk wybierz opcję „Nowe zgłoszenie”, aby przesłać raport.

W tworzonym zgłoszeniu wskaż:

• System: POL-on,
• Charakter zgłoszenia: MERYTORYCZNE; po wybraniu tej opcji pojawią się obszary, do których można przypisać zgłoszenie,
• Obszar: Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych – Raporty – inwestycje,
• Instytucja nadzorująca: Ministerstwo Obrony Narodowej,
• Profil użytkownika: Pracownik instytucji odpowiedzialny za ankiety i sprawozdania,
• Identyfikator i nazwa instytucji pobiorą się automatycznie na podstawie kontekstu, w którym jesteś zalogowany (nie trzeba nic wpisywać),
• Temat: wpisz nazwę raportu, który wysyłasz,
• Opis: wpisz zakres danych zgodny z wytycznymi:
  • Rodzaj raportu – dopuszczalne wartości: roczny, końcowy,
  • Okres realizacji inwestycji,
  • Nazwa zadania,
  • Koszt ogółem,
• Załącz plik: wgraj plik zawierający raport. Plik powinien być w formacie PDF,
• Wyślij zgłoszenie: na koniec korzystając w przycisku „Wyślij zgłoszenie”, prześlij wypełniony formularz.

Wysłane raporty

Klikając w przycisk „Lista zgłoszeń” wyświetlisz wszystkie swoje zgłoszenia, w tym wysłane raporty. Aby ograniczyć listę wyłącznie do raportów, skorzystaj z filtrów znajdujących się po lewej stronie, wskazując w szczególności właściwy charakter i obszar zgłoszenia. Możesz też wyszukać zgłoszenie po jego numerze (w górnym panelu znajduje się wyszukiwarka).

W każdym momencie możesz utworzyć kolejne zgłoszenie, w celu przesłania nowego raportu.