Baza osób upoważnionych do podpisywania dyplomów doktorskich i habilitacyjnych nie zawiera ograniczenia co do liczby osób. Jeżeli dana osoba jest upoważniona do podpisywania danego dokumentu, to dane jej dotyczące powinny zostać odwzorowane w bazie. Przy czym powinny to być osoby związane z podmiotem wydającym dany dokument.