Cudzoziemcy

Stanowisko Ministerstwa: Nie, co do zasady nie jest wymagane wpisanie cudzoziemca jako nowego rekordu. Jeżeli student rozpoczął studia przed 1 lipca 2025 r. i po tej dacie zmienia jedynie formę studiów w ramach tego samego kierunku na tej samej uczelni, traktuje się to jako kontynuację kształcenia. Taka sytuacja wymaga jedynie aktualizacji danych w wykazie studentów.

Stanowisko Ministerstwa: Jeżeli zmiana kierunku studiów w ramach tej samej uczelni odbywa się na podstawie wewnętrznego regulaminu, a nie ponownej rekrutacji - nie jest wymagane wpisanie cudzoziemca jako nowego rekordu. Jeżeli zmiana kierunku odbywa się w drodze rekrutacji - dane cudzoziemca należy wprowadzić do wykazu cudzoziemców.

Stanowisko Ministerstwa: Przebieg studiów danego studenta, w tym data wpisu na listę studentów danego kierunku studiów oraz data złożenia ślubowania (w sposób ustalony przez uczelnię), jest odnotowywana w dokumentacji przebiegu studiów prowadzonej przez uczelnię – do dokumentacji tej należą: album studentów, teczki akt osobowych studentów oraz księga dyplomów. Natomiast wpisy dokonywane przez uczelnię w wykazie studentów Zintegrowanego Systemu Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on, dalej ,,System POL-on'', nie stanowią odrębnej dokumentacji toku studiów – dane te są dokonywane na podstawie stanu faktycznego i prawnego wynikającego z ww. dokumentacji przebiegu studiów. W odniesieniu do sposobu raportowania w Systemie POL-on danych o rozpoczęciu studiów przez daną osobę, należy wyjaśnić, iż zależy on od trybu przyjęcia na studia. Studia można bowiem podjąć w trybie rekrutacji na I rok studiów albo z przeniesienia z innej uczelni. Studia można także wznowić (powrót na studia po utracie statusu studenta). W każdym z ww. przypadków – uczelnia wprowadza do wykazu studentów datę rozpoczęcia studiów na danym kierunku; a w przypadku wznowienia studiów – pozostawia jednocześnie wcześniejszą datę skreślenia (wprowadza na danym uruchomieniu nową datę rozpoczęcia). Z uwagi na uwarunkowania Systemu POL-on – podobnie jest w przypadku odnotowywania w wykazie studentów przypadków zmiany kierunku studiów, czy też zmiany formy studiów. Uczelnia wprowadza datę „skreślenia” z pierwszego kierunku/formy studiów, a następnie datę „rozpoczęcia” studiów na drugim kierunku/formie studiów. W tych przypadkach jest to wyłącznie skreślenie „techniczne”, podyktowane działaniem Systemu POL-on, bowiem w praktyce uczelnia nie wydaje wobec studenta decyzji administracyjnej o skreśleniu go z listy studentów (student nie przerywa bowiem studiów). W odniesieniu do daty rozpoczęcia studiów, należy wyjaśnić, że przypadku przyjęcia na I rok studiów w trybie rekrutacji – ogólna data rozpoczęcia studiów odnotowana w Systemie POL-on będzie wynikała z rozpoczęcia roku akademickiego – 1 października lub z rozpoczęcia semestru letniego w danym roku akademickim – pierwszy dzień tego semestru (studia zaczynające się od semestru letniego, np. od 1 marca). W związku z tym, że do Systemu POL-on uczelnie wprowadzają tysiące danych o studentach, została stworzona funkcjonalność umożliwiająca masowy eksport danych – uczelnie mogą wprowadzić dane o nowych studentach z jedną datą rozpoczęcia studiów, np. 1 października. Studenci mogą zatem składać ślubowanie i podpisywać umowy z uczelnią w różnych terminach – a uczelnia ma obowiązek wprowadzenia ww. danych o rozpoczęciu studiów do Systemu POL-on w terminie 30 dni od dnia rozpoczęcia nowego cyklu kształcenia w danym roku akademickim. Inaczej natomiast są przez uczelnię wprowadzane dane do Systemu POL-on w indywidualnych przypadkach, np. przyjęcia na studia osoby (studenta innej uczelni) w trybie przeniesienia, czy też wznowienia studiów. W takich przypadku uczelnia przyjmująca wprowadza do Systemu POL-on faktyczną, wynikającą z dokumentacji przebiegu studiów, datę rozpoczęcia studiów (z reguły przeniesienie/wznowienie dotyczy rozpoczęcia studiów od określonego semestru) oraz wpisuje studenta na odpowiedni semestr studiów (zgodnie z dokumentacją przebiegu studiów).

Stanowisko Ministerstwa: Tak, dane w wykazie cudzoziemców muszą odzwierciedlać aktualny status danego cudzoziemca i być spójne z wykazem studentów. Do wykazu studentów Systemu POL-on uczelnie wprowadzają: datę ukończenia studiów, datę skreślenia z listy studentów (niezależnie od podstawy stanowiącej o skreśleniu – np. niezłożenie w terminie pracy dyplomowej lub egzaminu dyplomowego). Natomiast w przypadku wznowienia studiów (po skreśleniu), uczelnia wprowadza do wykazu studentów kolejną datę rozpoczęcia studiów, pozostawiając jednocześnie wcześniejszą datę skreślenia (decyzja o skreśleniu nie została uchylona). Analogicznie – w przypadku wznowienia - zaktualizowany powinien zostać rekord w wykazie cudzoziemców.

c.d. pytania. Czy jednak należy przyjąć, że data rozpoczęcia studiów (w wykazie studentów) dotyczy rozpoczęcia danego cyklu kształcenia albo rozpoczęcia studiów przez studenta na danym kodzie uruchomienia i nie musi pokrywać się z datą złożenia ślubowania w wykazie cudzoziemców?

Stanowisko Ministerstwa: Te daty nie muszą być tożsame. Należy przyjąć interpretację, że są to dwa różne parametry techniczno-prawne: wykaz cudzoziemców (ślubowanie): odnosi się do fizycznego lub formalnego aktu immatrykulacji, w którym osoba realnie podejmuje studia i składa akt ślubowania (art. 83 PSWiN); wykaz studentów (rozpoczęcie studiów): odnosi się do kalendarzowego rozpoczęcia danego cyklu kształcenia lub uruchomienia (np. 1 października danego roku). Wykaz cudzoziemców służy przede wszystkim weryfikacji wizowej przez MSZ i konsulów, dlatego kluczowy jest tam moment faktycznego sformalizowania statusu (ślubowanie).

Stanowisko Ministerstwa: Datę wpisu na listę w przypadku tego wykazu należy rozumieć jako datę wydania aktu administracyjnego o przyjęciu na studia. Dla obywateli UE datą wpisu na listę w Wykazie Cudzoziemców będzie dzień, w którym uczelnia formalnie zatwierdziła listę osób przyjętych lub wydała decyzję administracyjną Rektora o ich przyjęciu w poczet studentów. Przepisy systemu POL-on wymagają objęcia nowym wykazem wszystkich cudzoziemców, w tym obywateli państw członkowskich UE.