Uczelnia odpowiedzialna za kierunek ma obowiązek wprowadzać dane studentów do systemu POL-on. Uczelnia odpowiedzialna może jednak nadać uprawnienia pracownikom innych uczelni współprowadzących do wprowadzania tych danych. Tylko użytkownicy uprawnieni przez podmiot odpowiedzialny mogą wprowadzać dane studentów. („Zasady współpracy określa umowa zawarta w formie pisemnej, która w szczególności wskazuje podmiot odpowiedzialny za wprowadzanie danych do systemu, o którym mowa w art. 342 ust. 1.” Art. 60 ust. 1 ustawy p.s.w.n.)
