Podstawy prawne

Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. z 2018 r. poz. 1668 z późn. zm.)

Art. 342. 3.
System POL-on obejmuje następujące bazy danych:
2) wykaz studentów;

Art. 344. 1.
Wykaz studentów obejmuje:
1) imiona i nazwisko;
2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało;
3) obywatelstwo;
4) w przypadku cudzoziemców:
a) nazwę państwa urodzenia,
b) informacje o przyjęciu na studia i ich odbywaniu,
c) informacje o posiadaniu Karty Polaka;
5) rok urodzenia;
6) płeć;
7) miejsce zamieszkania przed rozpoczęciem studiów: wieś lub miasto;
8) liczbę punktów ECTS uzyskanych przez studenta na studiach na każdym kierunku, poziomie i profilu;
9) liczbę punktów ECTS, która w wyniku potwierdzenia efektów uczenia się została zaliczona studentowi do danego programu studiów na określonym kierunku, poziomie i profilu;
10) rodzaj przyznanych świadczeń, o których mowa w art. 86 ust. 1 pkt 1–4;
11) informację o przyznaniu stypendium ministra;
12) numer dyplomu ukończenia studiów na określonym kierunku, poziomie i profilu;
13) datę rozpoczęcia studiów, datę ich ukończenia i nazwę uzyskanego tytułu zawodowego albo datę skreślenia z listy studentów.

Art. 344. 5.
Wykaz nie obejmuje studentów uczelni wojskowych będących żołnierzami.

Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 6 marca 2019 r. (Dz.U. z 2019 r. poz. 496 z późń. zm.)

§ 3.1. W zakresie danych, o których mowa w art. 344 ust. 1 pkt 4 ustawy, w wykazie studentów zamieszcza się następujące informacje:
1) nazwę państwa urodzenia;
2) podstawę przyjęcia na studia i odbywania kształcenia (umowa międzynarodowa, umowa zawarta z podmiotem zagranicznym przez uczelnię, decyzja właściwego ministra, decyzja dyrektora NAWA w odniesieniu do jej stypendystów, decyzja administracyjna rektora);
3) podstawę zwolnienia z opłat, o których mowa w art. 79 ust. 1 pkt 2, 3 i 5 ustawy (umowa międzynarodowa, umowa zawarta między uczelniami, decyzja właściwego ministra, decyzja dyrektora NAWA w odniesieniu do jej stypendystów, decyzja administracyjna rektora, posiadanie statusu cudzoziemca, o którym mowa w art. 324 ust. 2 ustawy, ze wskazaniem, czy jest to cudzoziemiec, o którym mowa w art. 324 ust. 2 pkt 5 ustawy);
4) o posiadaniu Karty Polaka.
2. W zakresie danych, o których mowa w art. 344 ust. 1 pkt 8 i 9 ustawy, w wykazie studentów zamieszcza się następujące informacje:
1) nazwę kierunku;
2) poziom studiów;
3) profil studiów;
4) semestr i rok studiów, a w przypadku studiów prowadzonych w rozliczeniu rocznym – rok studiów, które student zaliczył w danym roku akademickim;
5) semestr i rok studiów, a w przypadku studiów prowadzonych w rozliczeniu rocznym – rok studiów, na które student jest wpisany w danym roku akademickim;
6) liczbę punktów ECTS uzyskanych po zaliczeniu kolejnych semestrów i lat studiów, a w przypadku studiów prowadzonych w rozliczeniu rocznym – lat studiów;
7) liczbę punktów ECTS zaliczonych w wyniku potwierdzenia efektów uczenia się;
8) liczbę punktów ECTS zaliczonych w wyniku realizacji kształcenia przygotowującego do wykonywania zawodu nauczyciela.
3. W zakresie danych, o których mowa w art. 344 ust. 1 pkt 10 ustawy, w wykazie studentów zamieszcza się następujące informacje:
1) rodzaj przyznanego świadczenia;
2) okres, na który świadczenie zostało przyznane.

§ 10. 1. Rektor i rektor uczelni prowadzonej przez kościół lub inny związek wyznaniowy otrzymującej subwencje, dotacje i inne środki z budżetu państwa:
1) wprowadza dane do wykazu studentów w terminie 21 dni od dnia rozpoczęcia prowadzenia studiów;
2) aktualizuje dane w wykazie studentów, o których mowa w art. 344 ust. 1 pkt 8 ustawy, w terminie 30 dni od dnia zakończenia semestru i roku studiów, a w przypadku studiów prowadzonych w rozliczeniu rocznym – od dnia zakończenia roku studiów, a pozostałe dane dotyczące studenta – w terminie 21 dni od dnia uzyskania informacji o zmianie;
3) oznacza dane w wykazie studentów jako archiwalne w terminie 21 dni od dnia ukończenia studiów albo uprawomocnienia się decyzji o skreśleniu z listy studentów.

Role umożliwiające dostęp do modułu to: INST_PR_WS (rejestracja, edycja, usuwanie) oraz INST_PR_WS_PODGLAD (podgląd).

Aby wejść do modułu Studenci, po zalogowaniu do POL-onu kliknij w niebieską ikonę spisu treści w lewym górnym rogu ekranu. W menu bocznym, które się pojawi, wybierz pozycję „Studenci”. Kliknij w kafel „Wykaz studentów”.

Wykaz studentów jest dostępny w dwóch widokach: tabelarycznym lub listy. 

W widoku podstawowym – tabelarycznym zobaczysz: filtry i wyszukiwarkę (w lewej kolumnie) oraz rekordy zarejestrowanych studentów w postaci odrębnych wierszy tabeli.

Rejestrowanie nowego studenta

W obydwu widokach, pod nazwą Wykazu, dostępny jest przycisk „+ Zarejestruj rozpoczęcie studiów”. Za jego pomocą przejdziesz do formularza dodawania nowego studenta do wykazu. 

  • Z rejestracją nowego studenta posiadającego PESEL możesz zapoznać się tutaj.
  • Z rejestracją nowego studenta nieposiadającego PESEL możesz zapoznać się tutaj.

UWAGA! Pliki importowe nadal są wczytywane w POL-on 1 w module Administracja (w wersji produkcyjnej i demonstracyjnej).

Sortowanie wyników

Zarówno w widoku tabelarycznym, jak i widoku listy możesz posortować wyniki alfabetycznie, rosnąco lub malejąco. Dostępne jest sortowanie po imionach lub po nazwiskach. Domyślnie ustawione jest sortowanie po nazwiskach pracowników w kolejności rosnącej.

Rekordy i strony

W górnej części wykazu znajduje się informacja, ile pozycji (rekordów) zawiera Wykaz studentów przy zadanych kryteriach wyszukiwania.

Widoczna jest także informacja, ile rekordów jest wyświetlanych jednocześnie na stronie. Ustawienie to można zmienić klikając w skierowaną do dołu strzałkę i wybierając jedną z opcji na rozwijanej liście.

Aby przejść do dalszych stron wykazu możesz:

  • kliknąć w przycisk „Następna” lub
  • wpisać numer interesującej Cię strony i nacisnąć „Enter”.

Wyszukiwanie i filtry

Aby wyszukać konkretnych studentów, wpisz w pola wyszukiwarki odpowiednio nazwisko, imię lub PESEL albo numer dokumentu tożsamości. Możesz wypełnić niektóre albo wszystkie pola naraz.

Aktualnie można filtrować Wykaz studentów z użyciem następujących kryteriów:

  • Rok akademicki – możesz wskazać rok i semestr akademicki (zimowy, letni);
  • Przebieg studiów – możesz wskazać datę rozpoczęcia, ukończenia lub skreślenia (od-do), semestr studiów, aktualny semestr studenta (tj. ostatni semestr, na który został przypisany), status studenta oraz informację czy realizuje kształcenie na studiach wspólnych (tak, nie).
    • Status studenta obejmuje informacje: studia nadal trwają, studia ukończone, w procedurze skreślenia, skreślenie z listy studentów.
  • Kierunek studiów – możesz wyszukać/przefiltrować studentów po atrybucie kierunku: profilu (ogólnoakademicki, praktyczny), po nazwie kierunku, kodzie uruchomienia (nowym lub starym tj. z POL-on 1), poziomie (pierwszy lub drugi stopień, jednolite magisterskie), formie (stacjonarne, niestacjonarne);
  • Cudzoziemcy – możesz wyszukać/przefiltrować studentów cudzoziemców po gromadzonych dla nich danych tj.: obywatelstwie, informacji czy są cudzoziemcami (tak, nie), podstawie przyjęcia i kształcenia, podstawie zwolnienia z opłat (o ile student taką posiada);
  • Poprawność danych – możesz wyszukać rekordy o stanie danych poprawnym lub niepoprawnym (wymagają sprawdzenia i uzupełnienia/poprawienia);
  • Świadczenia – możesz wyszukać studenta po okresie kiedy otrzymywał świadczenie (od – do) i po rodzaju świadczenia.

Po zaznaczeniu wybranego filtra kliknij w przycisk „Szukaj”, aby wyświetlić listę studentów zaktualizowaną do wybranych przez ciebie kryteriów.

Nawet po wciśnięciu przycisku „Szukaj” system zapamiętuje zadane kryteria wyszukiwania. Jeśli chcesz je zmienić, zawsze najpierw wyczyść aktualnie ustawione filtry. Zrobisz to klikając w komendę „Wyczyść” z prawej strony filtrów.

Jeśli tego nie zrobisz, dodasz jedynie kolejne kryteria do już ustawionych kryteriów wyszukiwania. W rezultacie możesz nie otrzymać interesujących cię wyników.

Szybkie wyszukiwanie studenta

Aby wyszukać studenta możesz skorzystać z filtrów zestawienia dostępnych po lewej stronie wykazu studentów lub skorzystać z kafla „Wyszukaj studenta”, który jest dostępny po kliknięciu w moduł Studenci po zalogowaniu do POL-onu.

Wyszukiwanie studenta przy użyciu filtrów

Przykład 1. Chcesz odnaleźć studenta przy użyciu danych identyfikacyjnych. Wpisz w filtry dane obowiązkowe, którymi student jest identyfikowany w systemie. Będą to:

  • PESEL dla studentów krajowych
  • Numer dokumentu dla cudzoziemców. 

W tym przypadku student ma nadany numer PESEL. Po wprowadzeniu go i kliknięciu w przycisk „Szukaj” system znalazł 1 pasujący rekord.

Przykład 2.Chcesz odnaleźć studentkę. Nie masz jej danych identyfikacyjnych, ale znasz jej nazwisko. Wprowadź je we właściwe pole w filtrach zestawienia i kliknij w przycisk „Szukaj”.

Uwaga! Nie zapomnij wcześniej wyczyścić filtra! Inaczej system uwzględni w wyszukiwaniu oba wprowadzone atrybuty.

System odnalazł dwie studentki o nazwisku „Testowa”.

W widoku tabelarycznym odnalezione rekordy widzisz jako osobne wiersze tabeli. Aby przejść do danych szczegółowych studentki, kliknij w aktywny link ukryty pod imieniem i nazwiskiem właściwego rekordu (Testowa Anna).

Nieco inaczej wygląda nawigacja w widoku listy.

Aby przejść do widoku listykliknij w menu w prawym górnym rogu ekranu i wybierz pozycję „lista”. 

Dwa odnalezione rekordy widzisz w środkowym panelu (obok filtrów). Po prawej stronie od odnalezionych rekordów, znajdują się dane wskazanego rekordu (domyślnie jest to rekord znajdujący się na górze). Aby przejść do danych studentki kliknij w link aktywny ukryty pod imieniem i nazwiskiem wskazanego rekordu (Testowa Anna).

Funkcja „Wyszukaj studenta”

Funkcja „Wyszukaj studenta” jest dostępna po kliknięciu w moduł Studenci po zalogowaniu do POL-onuWymaga wprowadzenia numeru PESEL lub numeru dokumentu identyfikacyjnego studenta nieposiadającego numeru PESEL.

Po wprowadzeniu numeru, system podpowiada dane osobowe studenta o wskazanym numerze. Kliknij w podpowiedź, a następnie zatwierdź przejście do danych szczegółowych studenta.

Nawigacja po rekordzie zarejestrowanego studenta

Jesteś w danych studenta. Domyślnie znajdujesz się w zakładce „O studencie” – „Dane aktualne”, w której znajdują się jego dane identyfikacyjne i osobowe.

W zakładce „Historia zmian” są gromadzone informacje o nowych wersjach danych studenta.

Aby przejść do danych o studiach kliknij w „Podsumowanie przebiegu studiów”. Informacje szczegółowe o kierunku znajdziesz pod linkiem aktywnym ukrytym pod jego nazwą.

Nawigacja po informacjach o kierunku studiów

Jesteś w danych o studiach. Domyślnie znajdujesz się w zakładce „Kierunek studiów” – „Parametry kierunku”, w której znajdują informacje zaciągnięte z modułu Kierunki studiów.

W zakładce „Przebieg studiów” gromadzone są informacje o rozpoczęciu, skreśleniu, ukończeniu studiów, ostatnim zaraportowanym semestrze, a w przypadku cudzoziemców podstawie studiowania i kształcenia oraz podstawie zwolnienia z opłat.

Aby przejść do danych o studiach kliknij w zakładkę „Podsumowanie przebiegu studiów”. Aby zapoznać się z informacjami szczegółowymi kliknij w link aktywny ukryty pod nazwą kierunku.

W zakładce „Semestry” możesz dodać kolejny semestr. Szczegóły tego procesu zostały opisane tutaj.

W zakładce „Świadczenia” możesz dodać informacje o stypendiach lub zapomodze. Szczegóły tego procesu znajdziesz tutaj.

Inne przydatne wpisy: