Informacje wprowadzające

Termin składania sprawozdania przez instytucje: 31 marca 2021 r.

Rok sprawozdawczy: 2020.

Sprawozdanie powinno zawierać dane według stanu na dzień 31 grudnia 2020 r.

Niezbędne role w systemie:

  • INST_FIN – umożliwia wprowadzenie danych i złożenie sprawozdania.
  • INST_FIN_PODGLAD – umożliwia podgląd wprowadzonych danych, a także pobranie ich w postaci pliku XLSX.

Sprawozdanie jest dostępne w systemie POL-on 2.0. W module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych należy wejść w kafel „Sprawozdanie z wykorzystania dotacji” i uzupełnić formularz webowy (z poziomu systemu).

Podstawa prawna:

Zgodnie z art. 342 i 350 ust. 1 pkt 3 ustawy 2.0, w ramach nadzoru nad systemem szkolnictwa wyższego i nauki, Minister prowadzi system POL-on obejmujący m.in. bazę dokumentów planistyczno-sprawozdawczych, w tym sprawozdania i raporty z wykorzystania środków finansowych, o których mowa w art. 365 ustawy. W myśl  przywołanego przepisu, uczelnie zobowiązane są do udzielania informacji o wykorzystaniu m.in. dotacji na zadania związane z zapewnieniem osobom niepełnosprawnym warunków do pełnego udziału w procesie przyjmowania na studia, do szkół doktorskich, kształceniu na studiach i w szkołach doktorskich lub prowadzeniu działalności naukowej.

Podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania

Niezależenie od rodzaju instytucji, aby złożyć sprawozdanie, musi zawsze być spełniony warunek:

  • data utworzenia instytucji jest wcześniejsza niż 31 grudnia roku sprawozdawczego oraz
  • data zakończenia działalności instytucji (likwidacji lub przekształcenia) mieści się w przedziale od 1.01.2020 r. do 31.12.2020 r.

Obowiązek złożenia sprawozdania z wykorzystania dotacji mają:

  • uczelnie publiczne podlegające pod ministerstwo;
  • uczelnie kościelne podlegające pod ministerstwo:
    • Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II w Lublinie,
    • Akademia Ignatianum w Krakowie,
    • Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie,
    • Akademia Katolicka z Warszawie (do 31 lipca 2020 r. Papieski Wydział Teologiczny w Warszawie),
    • Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu,
    • Prawosławne Seminarium Duchowne w Warszawie;
  • uczelnie niepubliczne.

Pozostałe podmioty nie mają obowiązku złożenia sprawozdania. W związku z tym nie widzą kafla „Sprawozdanie z wykorzystania dotacji” w Bazie dokumentów planistyczno-sprawozdawczych w systemie POL-on.

Rodzaje formularza sprawozdawczego

Uwaga! Formularz różni się w zależności od tego, czy uczelnia podlegała w roku sprawozdawczym przekształceniom, czy nie.

Na podstawie informacji dotyczących przekształceń podmiotu, wprowadzonych do systemu POL-on w module Instytucje, system automatycznie określa, jaki formularz uczelnia powinna wypełnić. W Bazie dokumentów planistyczno-sprawozdawczych wyświetla się właściwy formularz.

Jeśli w danym roku sprawozdawczym:

  • Uczelnia nie podlegała przekształceniom – wypełnia formularz standardowy.
  • Uczelnia jest uczelnią włączającą (w jej struktury w roku sprawozdawczym została włączona inna uczelnia lub uczelnie) – wypełnia formularz, w którym należy dodatkowo wykazać dla każdej włączonej uczelni kwotę otrzymaną w związku z jej włączeniem.
  • Uczelnia została włączona do innej uczelni lub zlikwidowana – wypełnia formularz, w którym należy wykazać dodatkowo, ile z przyznanej dotacji zostało przekazane przez ministerstwo włączanej/zlikwidowanej uczelni w roku sprawozdawczym.

Uwaga! W 2021 r. uczelnia włączająca powinna się skontaktować z ministerstwem przez Helpdesk OPI PIB w celu ustalenia sposobu postępowania dotyczącego sprawozdania uczelni, która została do niej włączona.

Wyjątkowo, w sprawozdaniu za 2020 r. nie należy uwzględniać uczelni likwidowanych.

 Uwaga! Jeśli system prezentuje uczelni niewłaściwy formularz (formularz standardowy, podczas gdy uczelnia podlegała przekształceniom w roku sprawozdawczym) oznacza to, że informacje o zaistniałym przekształceniu nie zostały jeszcze wprowadzone do systemu przez pracownika ministerstwa. Każdorazowo należy zgłosić taką sytuację OPI PIB przez Helpdesk. 

Wypełnianie sprawozdania

Uwaga! Jeśli twój podmiot należy do grupy uczelni zobligowanych do złożenia sprawozdania, należy wypełnić formularz niezależnie od tego, czy masz dane do sprawozdania czy nie. W przypadku braku danych należy wprowadzić 0,00.

Uwaga! Skorzystanie z checkboxa „Brak danych do sprawozdania” spowoduje usunięcie sprawozdania, tak jakby uczelnia w ogóle go nie złożyła. W związku z tym dane sprawozdania nie są widoczne dla pracownika ministerstwa. Zaznacz ten checkbox tylko wtedy, gdy twoje sprawozdanie nie powinno być uwzględnione w sprawozdaniach do ministerstwa.

Uzupełnij wszystkie pola formularza z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Jeśli uczelnia nie posiada danych do sprawozdania w danej pozycji, powinna wpisać 0,00. Nie można zapisać formularza, jeśli zostały w nim puste pola.

Wymagane jest podanie danych osoby do kontaktu w zakładce „Podsumowanie”. Bez tych danych nie można zatwierdzić sprawozdania, nawet jeśli wszystkie pozostałe dane są poprawne.

W związku z przejściem na nowy system POL-on 2.0, w pozycji 1 i 3 formularza znajdują się wartości odpowiednie dla danej uczelni, wgrane na podstawie danych przekazanych przez ministerstwo. Pozycje te nie podlegają edycji przez uczelnię. Jeśli uczelnia uważa, że dane te są błędne, należy skontaktować się z ministerstwem za pośrednictwem Helpdesku OPI PIB, wybierając kategorię zgłoszeń merytorycznych. Docelowo, w przyszłych latach, informacja ta będzie pobierana ze sprawozdania z roku wcześniejszego.

Pola na niebieskim tle zawierają wartości wyliczalne, zatem nie można ich uzupełnić ręcznie. Wyliczają się one automatycznie na podstawie wartości składowych (wprowadzanych w pola na białym tle).

Dotacja przyznana a dotacja przekazana

Zwróć uwagę na różnicę między pozycjami „Dotacja przyznana przez MNiSW Uczelni w 2020 r.” i „Dotacja przekazana przez MNiSW Uczelni w 2020 r.”, które należy wypełnić w formularzu uczelni włączanej. Kwoty te mogą się różnić. Przykład: w wyniku dokonania podziału dotacji w maju Uczelni A przyznano 120 tys. zł. Do końca czerwca przekazano Uczelni A 60 tys. zł, ale od 1 lipca została ona włączona do Uczelni B. Zatem pozostałe 60 tys. zł przekazywane będą już do Uczelni B. Do czasu dokonania podziału dotacji na kolejny rok uczelnie publiczne mają wypłacaną miesięcznie dotację zaliczkowo w wysokości 1/12 dotacji ubiegłego roku.

Formularz standardowy

Tutaj możesz pobrać plik z objaśnieniami dotyczącymi wypełniania formularza standardowego: 2021-03-04 objaśnienia do sprawozdania FWON.

Formularz dla uczelni włączającej

Status „Udostępnione”

W przypadku uczelni włączającej system wyświetli informację o uczelniach, które zostały do niej włączone (nazwa instytucji oraz data włączenia) nad formularzem sprawozdania. Dane te będą automatycznie pobrane na podstawie informacji wprowadzonych przez ministerstwo do systemu POL-on.

Status „Edycja”

W formularzu uczelni  włączającej, na podstawie informacji z systemu POL-on o podmiotach włączonych, generowane są odpowiednio dodatkowe wiersze (3 A/3 B itd., w zależności od liczby włączonych uczelni) z uzupełnioną nazwą uczelni, której dotyczą. W tych wierszach należy wykazać, w jakiej kwocie uczelnia włączająca otrzymała dotację z ministerstwa z tytułu włączenia w swoje struktury danej uczelni.

Uwaga! Jeśli brakuje wiersza dla uczelni, która została włączona wówczas należy taką sytuację zgłosić do OPI PIB lub ministerstwa przed wypełnieniem sprawozdania.

Tutaj możesz pobrać plik z objaśnieniami dotyczącymi wypełniania formularza dla uczelni włączającej: 2021-03-04 objaśnienia do sprawozdania FWON włączające v.2.

Formularz dla uczelni włączanej

Status „Udostępnione”

Uwaga! W 2021 r. uczelnia włączająca powinna się skontaktować z ministerstwem przez Helpdesk OPI PIB w celu ustalenia sposobu postępowania dotyczącego sprawozdania uczelni, która została do niej włączona.

Tutaj możesz pobrać plik z objaśnieniami dotyczącymi wypełniania formularza dla uczelni włączanej: 2021-03-04 objaśnienia do sprawozdania FWON włączone lub zlikwidowane.