Uwaga! Poniższe materiały mają charakter informacyjny. Przed przystąpieniem do pracy w POL-onie, zawsze sprawdź aktualną treść aktów prawnych w oficjalnych źródłach.
Zintegrowany System Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on – zwany „systemem POL-on” lub „POL-onem” – jest umocowany przede wszystkim w:
- ustawie z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U.2018.1668 z późniejszymi zmianami) – tzw. p.s.w.n. lub ustawie 2.0:
- przede wszystkim w art. 342-358 (Dział X. Systemy informatyczne szkolnictwa wyższego i nauki),
- ale również we właściwych przepisach merytorycznych regulujących organizację systemu szkolnictwa wyższego i nauki, m.in. dotyczących zatrudniania pracowników, organizacji studiów, przebiegu procesów awansowych itd.
- rozporządzeniu Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 6 marca 2019 r. (Dz.U.2019.496 z późniejszymi zmianami) – tzw. rozporządzeniu ws. POL-on.
Ponadto, podstawy prawne dotyczące funkcjonowania systemu POL-on znajdują się również w innych aktach prawnych:
- przepisach wprowadzających ustawę – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce z dnia 3 lipca 2018 r. (Dz.U.2018.1669 z późniejszymi zmianami) – tzw. przepisach wprowadzających p.s.w.n.;
- rozporządzeniu Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie ewaluacji jakości działalności naukowej z dnia 22 lutego 2019 r. (Dz.U.2019.392 z późniejszymi zmianami) – tzw. rozporządzeniu ws. ewaluacji.
Aktualny system POL-on, tzn. dostosowany do wymogów p.s.w.n., a także przebudowany pod względem technicznym nazywamy POL-onem 2.0 lub nowym POL-onem – w odróżnieniu od dotychczasowego POL-onu 1 (zwanego też starym POL-onem). Przechodzenie z POL-onu 1 do POL-onu 2.0 następowało stopniowo, moduł po module. Obecnie ten okres przejściowy dobiegł końca i tylko nieliczne działania wykonuje się jeszcze w starym POL-onie (dotyczy to studiów doktoranckich i tzw. starych doktorantów, których dane można edytować w POL-onie 1 do końca 2024 r., a także zawiadomień dotyczących stopni naukowych w przypadku postępowań awansowych wszczętych na starych zasadach, tj. do 30 kwietnia 2019 r.). W pozostałym zakresie POL-on 1 umożliwia jedynie odczyt danych archiwalnych.
Formalną ciągłość pomiędzy starym a nowym systemem ustanawia art. 219 ust. 1 i 2 przepisów wprowadzających p.s.w.n. Wynika z niego, że Zintegrowany System Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym „POL-on”, o którym mowa w art. 34a ust. 1a ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U.2017.2183 z późn. zm.), staje się Zintegrowanym Systemem Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on, o którym mowa w art. 342 ust. 1 p.s.w.n. Innymi słowy, POL-on funkcjonujący na podstawie poprzedniej ustawy z 2005 r. staje się POL-onem ustanowionym przez p.s.w.n. Dane i informacje zgromadzone w starym POL-onie oraz prowadzonym w jego ramach Systemie Informacji o Nauce (stworzonym na podstawie art. 4c nieobowiązującej już ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki, Dz.U.96.615 z późn. zm.) stają się danymi i informacjami zawartymi w nowym POL-onie na podstawie p.s.w.n.
Zgodnie natomiast z § 18 ust. 1 rozporządzenia ws. POL-on, podmioty posiadające konta w POL-onie założone na podstawie poprzednio obowiązujących przepisów korzystają z tych kont w celu wprowadzania, aktualizowania, oznaczania jako archiwalne i usuwania danych z baz danych nowego POL-onu.
Podmioty, które na podstawie wcześniej obowiązujących przepisów nie posiadały konta w POL-onie, a są zobowiązane do jego posiadania na podstawie p.s.w.n., są zobowiązane do wystąpienia z wnioskiem o jego założenie (§ 18 ust. 2 i 3 rozporządzenia ws. POL-on).
Właściciel systemu i operator systemu
Właścicielem systemu POL-on i zarazem podmiotem go prowadzącym jest minister ds. szkolnictwa wyższego i nauki.
Art. 342 p.s.w.n.
1. Minister prowadzi Zintegrowany System Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on, zwany dalej „Systemem POL-on”.
2. System POL-on jest systemem teleinformatycznym w rozumieniu art. 3 pkt 3 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2019 r. poz. 700, 730, 848, 1590 i 2294).
Utrzymanie i rozwój systemu POL-on powierzono Ośrodkowi Przetwarzania Informacji Państwowemu Instytutowi Badawczemu. OPI PIB jest twórcą i operatorem technicznym systemu.
W związku z tym OPI PIB zapewnia użytkownikom wsparcie w zakresie technicznej obsługi systemu, jego funkcjonalności czy rozwiązywania problemów. Natomiast strategiczne decyzje dotyczące interpretacji przepisów prawnych, szczegółowego zakresu i terminów gromadzenia danych podejmuje MEiN.
Widać to podczas kierowania zgłoszeń przez Helpdesk OPI PIB. Jeśli zgłoszenie dotyczy obsługi samego systemu, należy wskazać, że ma ono charakter „techniczny”. Na pytanie odpowie operator OPI PIB. Jeśli natomiast zgłoszenie ma charakter ogólny i wykracza poza techniczne aspekty funkcjonowania systemu, wówczas należy wybrać charakter „merytoryczny”. Zostanie ono przekazane do odpowiedniej osoby w MEiN.
Art. 356 p.s.w.n.
1. Instytut badawczy, którego przedmiot działania jest związany ze świadczeniem usług w zakresie systemów informacyjnych, nadzorowany przez ministra administruje:
1) Systemem POL-on, w tym bazami danych (…).
2. Minister zapewnia środki finansowe na realizację zadań, o których mowa w ust. 1.
Bazy danych i moduły w POL-onie
Zgodnie z art. 342 ust. 3 p.s.w.n. system POL-on obejmuje następujące bazy danych:
1) wykaz nauczycieli akademickich, innych osób prowadzących zajęcia, osób prowadzących działalność naukową oraz osób biorących udział w jej prowadzeniu;
2) wykaz studentów;
3) wykaz osób ubiegających się o stopień doktora;
4) wykaz instytucji systemu szkolnictwa wyższego i nauki;
5) repozytorium pisemnych prac dyplomowych;
6) bazę dokumentów w postępowaniach awansowych;
7) bazę osób upoważnionych do podpisywania dokumentów;
8) bazę dokumentów planistyczno-sprawozdawczych.
Z punktu widzenia struktury POL-onu, wymienione w przepisie bazy danych posiadają postać modułów. Bazie danych wskazanej w ustawie może odpowiadać jeden moduł (np. repozytorium pisemnych prac dyplomowych). Jednak z uwagi na obszerność bazy danych, zbierane dane mogą też zostać rozdzielone na kilka modułów (np. w ramach wykazu instytucji dane są zbierane m.in. w modułach: Instytucje, Kierunki studiów, Szkoły doktorskie).
Poniżej zestawiamy bazy danych z p.s.w.n. i odpowiadające im moduły w POL-onie, a także główne przepisy p.s.w.n. i rozporządzenia ws. POL-on dotyczące zakresu gromadzonych danych (uwaga! Często należy zapoznać się też z przepisami merytorycznymi, regulującymi poszczególne zagadnienia).
| BAZA DANYCH WG TERMINOLOGII USTAWOWEJ | PRZEPIS P.S.W.N. | PRZEPIS ROZPORZĄDZENIA WS. POL-ON | MODUŁ |
| Wykaz nauczycieli akademickich, innych osób prowadzących zajęcia, osób prowadzących działalność naukową oraz osób biorących udział w jej prowadzeniu | Art. 343 | § 2 | Pracownicy |
| Patenty i prawa ochronne (w zakresie dotyczącym osiągnięć pracowników) | |||
| Osiągnięcia artystyczne (w zakresie dotyczącym pracowników) | |||
| Postępowania awansowe | |||
| Wykaz studentów | Art. 344 | § 3 | Studenci |
| Wykaz osób ubiegających się o stopień doktora | Art. 345 | § 4 | Osoby ubiegające się o stopień doktora |
| Patenty i prawa ochronne (w zakresie dotyczącym osiągnięć kandydatów na doktora) | |||
| Osiągnięcia artystyczne (w zakresie dotyczącym kandydatów na doktora) | |||
| Wykaz instytucji systemu szkolnictwa wyższego i nauki | Art. 346 | § 5 | Instytucje |
| Kierunki studiów | |||
| Kształcenie specjalistyczne | |||
| Projekty naukowe | |||
| Szkoły doktorskie | |||
| Osoby kierujące podmiotem | |||
| Inwestycje – w tym Aparatura i infrastruktura | |||
| Dane finansowe instytucji – w tym:· Nakłady na badania naukowe i rozwojowe
· Źródła pochodzenia środków i wynik finansowy · Przychody z tytułu komercjalizacji wyników działalności |
|||
| Patenty i prawa ochronne (w zakresie działalność naukowej w instytucji) | |||
| Osiągnięcia artystyczne (w zakresie osiągnięć artystycznych w instytucji) | |||
| Repozytorium pisemnych prac dyplomowych | Art. 347 | – | Repozytorium pisemnych prac dyplomowych (tzw. ORPPD 2.0) |
| Bazę dokumentów w postępowaniach awansowych | Art. 348 | – | Postępowania awansowe |
| Baza osób upoważnionych do podpisywania dokumentów | Art. 349 | § 6 | Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów (NAWA) |
| Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych | Art. 350 | – | Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych |
| Dokumenty (moduł pomocniczy, umożliwiający dodawanie i przesyłanie dodatkowych dokumentów wymaganych przez MEiN) |
*Uwaga! Informacje na temat publikacji naukowych: są gromadzone w aplikacji PBN.
Ponadto, POL-on zawiera jeszcze inne moduły, które umożliwiają obsługę i przetwarzanie gromadzonych danych oraz zarządzanie użytkownikami:
- Administracja – służy do zakładania kont użytkownikom w instytucji i do zarządzania użytkownikami;
- Oświadczenia o zgodności danych ze stanem faktycznym – umożliwia deponowanie oświadczeń osób kierujących podmiotem, potwierdzających, że dane wprowadzone przez podmiot do POL-onu są zgodne ze stanem faktycznym (art. 354 ust. 4 p.s.w.n.);
- Raporty – umożliwia generowanie raportów w postaci plikowej w oparciu o zasoby znajdujące się w hurtowni danych, która zasilana jest danymi ze wszystkich systemów OPI PIB i umożliwia tworzenie zestawień z różnych źródeł danych;
- GUS – sprawozdania – umożliwia wypełnienie obowiązków sprawozdawczych instytucji do GUS.
W jakim celu są wykorzystywane dane z POL-onu?
Dane w Systemie POL-on są przetwarzane w celu:
- wykonywania zadań związanych z ustalaniem i realizacją polityki naukowej państwa,
- przeprowadzaniem ewaluacji jakości kształcenia,
- ewaluacji szkół doktorskich,
- ewaluacji jakości działalności naukowej,
- prowadzeniem postępowań w sprawie nadania stopnia doktora, stopnia doktora habilitowanego i tytułu profesora,
- ustalaniem wysokości subwencji i dotacji,
- nadzorem nad systemem szkolnictwa wyższego i nauki,
- realizacją zadań przez NAWA, NCBiR oraz NCN.
Podstawa prawna: art. 342 ust. 4 p.s.w.n.
Wykorzystywanie POL-onu na potrzeby statystyki publicznej
Ponadto POL-on jest wykorzystywany na potrzeby wypełniania obowiązków dotyczących statystyki publicznej.
Po pierwsze, na potrzeby statystyki publicznej są wykorzystywane dane już zgromadzone w POL-onie (art. 355 ust. 2 p.s.w.n.).
Po drugie, POL-on jest miejscem kompleksowo obsługującym czynności podmiotów wynikające z przepisów o statystyce publicznej. W zakresie danych wymaganych na potrzeby statystyki publicznej, ale nieobjętych systemem POL-on, podmioty uzupełniają dane na formularzach w postaci elektronicznej, które są udostępniane również w tym systemie (art. 355 ust. 3 p.s.w.n.).
Po trzecie, POL-on jest kanałem przekazania danych przez podmioty i ich odbioru przez GUS, bez konieczności wysyłania ich za pomocą innych środków komunikacji (art. 355 ust. 1 p.s.w.n.).
Dane osobowe w POL-onie
O zakresie danych osobowych gromadzonych w POL-onie, sposobach przetwarzania tych danych, podmiotach odpowiedzialnych i uprawnieniach osób, których dane są przetwarzane, przeczytasz tutaj.