Aby zarejestrować informacje o inwestycji użyj przycisku „Dodaj nową inwestycję” znajdującego się nad zestawieniem inwestycji twojej jednostki.
Proces rejestracji wymaga uzupełnienia formularza w zakresie danych obowiązkowych. Możesz to zrobić ręcznie lub skorzystać z funkcji zaciągnięcia danych z systemu OSF (Obsługa Systemu Finansowania).
Aby zaciągnąć dane z systemu OSF będziesz potrzebował numeru wniosku/umowy. Proces uzupełniania danych w formularzu za pomocą powiązania z wnioskiem w OSF został opisany tu.
Jeśli nie dysponujesz informacją o numerze wniosku w systemie OSF wprowadź inwestycję ręcznie. Dokonanie powiązania jest możliwe także po rejestracji inwestycji.
Raportowanie danych powinno odbywać się w trybie bieżącym w terminie do dnia 31 marca następnego roku, według stanu na dzień 31 grudnia (§ 12 ust. 1 pkt 2 lit. C Nowelizacji rozporządzenia ws. POL-on z dnia 22 grudnia 2020 r.)
Nowo utworzony podmiot wprowadza informacje w terminie 30 dni od dnia założenia konta w Systemie POL-on (§ 8 Nowelizacji rozporządzenia ws. POL-on z dnia 22 grudnia 2020 r.).
Zgodnie z § 3 Nowelizacji rozporządzenia ws. Pol-on z dnia 17 grudnia 2021 r. jednostki zobowiązane są do wstecznego uzupełnienia danych w systemie POL-on 2.0 za okres od 1 października 2018 w terminie do 31 sierpnia 2022 r.
Ręczne uzupełnienie formularza
W przypadku ręcznego uzupełniania formularza najlepiej uzupełniać dane w kolejności od góry do dołu, wpisując informację z klawiatury lub wybierając dostępną opcję z rozwijanego menu lub poprzez zaznaczenie checboxa.
Uzupełnij formularz rejestracji. Wprowadź nazwę inwestycji z klawiatury, następnie wskaż Charakter/Rodzaj/Typ inwestycji z rozwijanego menu. Charakter/Rodzaj/Typ inwestycji przyjmuje wartość schodkową. Najpierw wybierz Charakter, potem Rodzaj i ewentualnie Typ inwestycji. Inwestycja może mieć tylko jeden rodzaj.
Charakter inwestycji przyjmuje trzy wartości:
- związane z kształceniem
- związane z działalnością naukową (tryb art. 365 pkt 4 lit b PSWiN)
- związane z działalnością naukową – pozostałe
- inne.
Inwestycja „związana z działalnością naukową (tryb art. 365 pkt 4 lit b PSWiN)” to inwestycja związana z działalnością naukową, w której poniesiono nakład ze źródeł finansowania z budżetu państwa – powiązana z systemem Obsługa Strumieni Finansowania (OSF).
Inwestycja „związana z działalnością naukową – pozostałe” jest to inwestycja związana z działalnością naukową, w której poniesiono nakład ze źródeł finansowania z budżetu państwa, ale proces wnioskowania o finansowanie odbywał się poza systemem OSF.
Rodzaj inwestycji do wskazania zależy od wprowadzonego charakteru.
Inwestycje związane z kształceniem przyjmują wartość:
- budowalna,
- zakup nieruchomości i pozostałych środków trwałych,
- współfinansowane ze źródeł zagranicznych.
Inwestycje związane z działalnością naukową przyjmują wartość:
- aparatura naukowo-badawcza,
- budowlana,
- w zakresie zakupu nieruchomości,
- współfinansowane ze źródeł zagranicznych,
- infrastruktura informatyczna inna,
- infrastruktura informatyczna KDM,
- infrastruktura informatyczna LAN,
- infrastruktura informatyczna MSK.
Typ inwestycji jest wartością wymaganą dla inwestycji związanych z działalnością naukową dotyczącą:
- aparatury naukowo-badawczej,
- infrastruktury informatycznej (inna, KDM, LAN, MSK).
Przyjmuje on trzy wartości:
- rozbudowa,
- wytworzenie,
- zakup.
W kolejnym kroku wskaż Status inwestycji.
Inwestycja może przyjmować jeden z czterech statusów:
- W realizacji – inwestycja, której data zakończenia (planowana data zakończenia) jest późniejsza niż data bieżąca
- Zrealizowana – inwestycja, której data zakończenia jest wcześniejsza niż data bieżąca i została przyjęta na stan środków trwałych
- Czasowo wstrzymana – jeżeli nastąpi wznowienie realizacji inwestycji
- Przerwana – inwestycja, która nie została ukończona i nie nastąpi jej wznowienie.
Następnie wprowadź rok okres trwałości i okres realizacji inwestycji, podając „rok od” oraz „rok do”.
Okres trwałości to okres podany w umowie lub innych dokumentach wynikających z danego przedsięwzięcia. W przypadku braku takiej informacji w dokumentacji oznacz checkbox „Nie dotyczy”.
Okres realizacji inwestycji od to:
- w przypadku inwestycji budowlanych – faktyczny rok rozpoczęcia inwestycji, tj. rozpoczęcia prac budowlanych.
- w zakresie pozostałych inwestycji – termin podany w umowie, innych dokumentach wynikających z danego przedsięwzięcia lub szczególnych przepisów prawa.
Okres realizacji inwestycji do to:
- termin zakończenia realizacji inwestycji finansowanych przez ministerstwo, zgodnie z rozporządzeniem to termin ostatniej płatności w ramach inwestycji,
- w zakresie pozostałych inwestycji – termin podany w umowie, innych dokumentach wynikających z danego przedsięwzięcia lub szczególnych przepisów prawa.
Opis inwestycji możesz wprowadzić w pole tekstowe oraz poprzez dołączenie załącznika.
Wielkość pola opisu wynosi 8000 znaków ze spacjami. Ograniczenie wielkości załącznika to 20 MB.
W przypadku konieczności dołączenia kilku plików należy je spakować do jednego archiwum np. zip.
Do dodanego pliku możesz dodać komentarz. Pole będzie aktywne po załączeniu pliku.
Dodany plik będzie można podmienić, korzystając z przycisku „Podmień plik…” lub usunąć. W celu usunięcia pliku użyj ikony śmietnika znajdującej się przy jego nazwie.
Okres trwałości, okres realizacji oraz opis inwestycji są polami obowiązkowymi. W przypadku nie uzupełnienia tych pól na etapie rejestracji inwestycji system oznaczy rekord statusem danych niepoprawnych.
Instrukcję uzupełnienia lub korekty danych inwestycji po rejestracji znajdziesz tu.
Jeśli chcesz do rejestrowanej inwestycji możesz dodać słowa kluczowe. System podpowie ci wartość słownikową po wprowadzeniu pierwszych liter słowa.
Słowa kluczowe są pozycją nieobowiązkową, które służą zawężaniu wyniku wyszukiwania inwestycji. Słowa kluczowe powinny dotyczyć kategorii w jakiej jest realizowana inwestycja.
W części Nakłady inwestycyjne kliknij w przycisk „+Dodaj źródło finansowania”, a następnie wybierz właściwą pozycję z rozwijanego menu. Do wyboru masz źródła krajowe i zagraniczne.
Źródła krajowe finansowania inwestycji to:
- Środki z budżetu państwa: Część 28 – Szkolnictwo Wyższe i Nauka,
- Środki własne instytucji,
- Inne niż powyżej.
Źródła zagraniczne finansowania inwestycji obejmują:
- Środki z Unii Europejskiej,
- Inne niż powyżej.
Wymagane jest podanie przynajmniej jednego źródła finansowania. W przypadku wybrania źródła finansowania o wartości „Inne niż powyżej”, należy podać w polu tekstowym jakie to źródło.
W kolejnym kroku wprowadź wysokość nakładów z danego źródła (suma, bez podziału na lata).
Zapisz informacje korzystając z znacznika zapisu znajdującego się po prawej stronie danych. Zapisane dane możesz edytować lub usuwać. Skorzystaj z dedykowanych przycisków: ikona ołówka edytuje sekcję, ikona śmietnika usuwa dane.
W przypadku kilku źródeł finansowania powtórz powyższą ścieżkę.
W części Dane osoby do kontaktu w sprawach związanych z inwestycją należy wprowadzić dane osoby wskazanej przez kierownika podmiotu do kontaktu. Użyj przycisku „+Dodaj kontakt”. Wprowadź:
- Imię i nazwisko,
- Służbowy numer telefonu,
- Służbowy adres e-mail.
Zapisz dane znacznikiem zapisu po prawej stronie. Zapisane dane możesz edytować lub usuwać. Skorzystaj z dedykowanych przycisków: ikona ołówka edytuje sekcję, ikona śmietnika usuwa dane.
Jeśli chcesz wprowadzić kilka osób w tej sekcji, powtórz powyższą ścieżkę.
Zapisz formularz przyciskiem zapisu znajdującym się na dole stronie. System wyśle informacje do wykazu i wyświetli ci informacje o konieczności uzupełnienia rekordu lub jego poprawności (kompletności).
O tym jak uzupełnić sekcje w zarejestrowanej inwestycji, dokonać korekty lub aktualizacji danych przeczytasz tu.
O tym jak powiązać inwestycję z rekordem w systemie OSF przeczytasz tu.
Powiązanie inwestycji z rekordem w systemie OSF jest wymagane dla inwestycji finansowanych ze środków z budżetu państwa (Źródło finansowania: Środki z budżetu państwa: Część 28 – Szkolnictwo Wyższe i Nauka).
Usunięcie inwestycji
Zarejestrowaną inwestycję możesz usunąć z wykazu. W tym celu odnajdź inwestycję korzystając z filtrów zestawienia, a następnie przejdź do jej szczegółów. Wybierz przycisk „Usuń inwestycję” znajdujący się pod nazwą inwestycji. Potwierdź chęć usunięcia inwestycji, klikając w przycisk „Usuń”. System poinformuje cię o usunięciu inwestycji. Jest to czynność nieodwracalna.
