Sprawozdania są widoczne dla podmiotów zobowiązanych do ich złożenia w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych POL-on 2.0. Aby wypełnić formularze sprawozdań lub zaimportować pliki z danymi potrzebujesz roli edycyjnej INST_FIN nadanej na całą instytucję. Rola podglądowa do modułu INST_FIN_PODGLAD pozwoli ci na zapoznanie się z wprowadzonymi danymi w twojej instytucji.
Jeśli nie posiadasz roli do modułu, zgłoś potrzebę jej otrzymania u administratora systemu POL-on w swojej instytucji (osoba z rolą INST_ADM lub INST_NAUK_ADM).
| Typ sprawozdania | Podmioty sprawozdające | Termin złożenia | Zmiany w stosunku do poprzedniego okresu sprawozdawczego/Uwagi |
| Sprawozdanie finansowe za rok 2020 | uczelnie publiczne oraz uczelnie kościelne finansowane na zasadach uczelni publicznych:Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II,
|
30 czerwca 2021 r. | Import danych za pomocą pliku XML, sekcja Funduszy specjalnych jako formularz w systemie |
| Sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego za rok 2020 | Formularz w systemie, brak możliwości zasilania za pomocą pliku Excel | ||
| Plan rzeczowo-finansowy na rok 2021 | Formularz w systemie, brak możliwości zasilania za pomocą pliku Excel | ||
| Sprawozdanie z wykorzystania subwencji za rok 2020 | uczelnie publiczne podlegające pod ministerstwo oraz uczelnie kościelne rozliczane na zasadach publicznych:
instytuty PAN, instytuty badawcze, instytuty międzynarodowe, uczelnie niepubliczne oraz PAU, które otrzymały subwencję w roku 2020 |
Formularz w systemie, w dziale D możliwość dodawania wierszy | |
| Sprawozdanie finansowe za rok 2020 |
|
Import danych za pomocą pliku XML, dodatkowo przy wysyłaniu sprawozdania wymagane załączenie opinii biegłego do sprawozdania finansowego. | |
| Plan finansowy za rok 202 oraz na rok 2021 | Import pliku PDF |
Objaśnienia Ministerstwa (pliki do pobrania)
Objaśnienia do sprawozdania z wykorzystania subwencji (docx)
Objaśnienia do planu rzeczowo-finansowy na rok 2021 dla uczelni publicznych (docx)
Proces składania sprawozdania oraz towarzyszące mu statusy są analogiczne do składania pozostałych sprawozdań w Bazie dokumentów planistyczno-sprawozdawczych.
Aktualny status sprawozdania widać zawsze:
- na kaflu z nazwą sprawozdania,
- obok nagłówka strony (tytułu sprawozdania )
– w postaci ikony. Po najechaniu na nią kursorem pojawia się dodatkowo tooltip z opisem.
Ścieżka czynności i statusy
Proces przekazywania danych do sprawozdania obejmuje poniższe etapy:
- Uzupełnienie formularza w systemie (Sprawozdanie z wykorzystania subwencji za rok 2020, Sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego za rok 2020, Plan rzeczowo-finansowy na rok 2021) lub Import pliku XML (Sprawozdanie finansowe za rok 2020 – uczelnie, Sprawozdanie finansowe za rok 2020 – CŁ, ISŁ) lub Import pliku PDF (Plan finansowy za rok 2020 i na rok 2021 – CŁ, ISŁ)
- Zatwierdzenie sprawozdania
- Wysłanie sprawozdania do ministerstwa
- Weryfikacja sprawozdania przez ministerstwo
Sprawozdanie może być odesłane do korekty. W takim przypadku dodatkowo proces obejmie:
- Wysłanie sprawozdanie do ministerstwa po korekcie
- Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo
Przejdź do wpisów dedykowanych konkretnym sprawozdaniom, aby zapoznać się z etapem uzupełniania sprawozdania.
Proces zatwierdzania i wysyłania sprawozdania jest identyczny dla wszystkich sprawozdań i został opisany poniżej.
Zatwierdzenie sprawozdania
Niezbędnym wymogiem do zatwierdzenia sprawozdania jest uzupełnienie sekcji dane osoby do kontaktu. Wejdź w zakładkę „Podsumowanie”, kliknij w przycisk „Koryguj” i podaj dane osoby (imię, nazwisko, telefon, email). Zapisz dane za pomocą przycisku zapisu.
W zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Zatwierdź dane sprawozdania”.
Uwaga! Po zatwierdzeniu planu, zostaje zablokowana możliwość edycji sprawozdania.
W tym momencie status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone”.
Na tym etapie możesz jeszcze powrócić do statusu „Edycja”, korzystając z przycisku „ Cofnij zatwierdzenie”. Jest to możliwe tak długo, dopóki nie wyślesz sprawozdania do ministerstwa.
Wysłanie sprawozdania do Ministerstwa
Zatwierdzone sprawozdanie należy wysłać do ministerstwa za pośrednictwem systemu POL-on. W tym celu wykonaj następujące kroki:
- Pobierz oświadczenie o zgodności danych zawartych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym. Po zatwierdzeniu sprawozdania, w zakładce „Dane sprawozdania”, w sekcji „Do pobrania” pojawił się przycisk, który umożliwia pobranie oświadczenia. Pobrane oświadczenie powinno zostać wydrukowane, wypełnione i podpisane przez uprawnioną osobę w twojej instytucji (uczelnia – rektor, instytut – dyrektor), a następnie zeskanowane i zapisane w formacie pliku pdf.
- Wyślij sprawozdanie. W zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Wyślij sprawozdanie”. W następnym kroku załącz podpisany i zeskanowany plik z oświadczeniem o zgodności danych(koniecznie w formacie pdf!). Zatwierdź przyciskiem „Wyślij sprawozdanie”.
Jeżeli nie pobrałeś oświadczenia o zgodności danych wcześniej, możesz to zrobić na tym etapie, klikając w komendę „pobierz oświadczenie” obok przycisku „Załącz”.
Do sprawozdania możesz załączyć dodatkowy plik lub pliki, jeśli takie posiadasz. Zostaną one wysłane do ministerstwa razem ze sprawozdaniem. Dodatkowe pliki mogą mieć format: doc, xlsx, pdf oraz zip.
Uwaga! Jeśli masz do wysłania więcej niż jeden dodatkowy plik, wówczas powinieneś go spakować do formatu zip (plik z oświadczeniem zawsze jest wysyłany oddzielnie i nie należy go pakować do zipa).
Po tej operacji, status sprawozdania zmieni się na „Wysłane do ministerstwa”.
Teraz czekaj na akcję ze strony ministerstwa.
Weryfikacja sprawozdania przez Ministerstwo
W wyniku poprzedniego kroku, dane planu zostają udostępnione ministerstwu. Ministerstwo zapoznaje się z otrzymanymi danymi i przeprowadza ich weryfikację. W jej wyniku ministerstwo może wykonać jedną z dwóch czynności:
- odesłać plan rzeczowo-finansowy z powrotem do korekty;
- zatwierdzić plan rzeczowo-finansowy (od razu albo po powrocie z korekty).
Jeśli w wyniku weryfikacji ministerstwo odeśle sprawozdanie do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmienia się na „Odesłane do korekty”.
W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Odblokowana zostaje możliwość edycji danych sprawozdania po twojej stronie. Wprowadź stosowane zmiany do sprawozdania, zgodnie z otrzymanymi uwagami.
Wysłanie sprawozdania do ministerstwa po korekcie
Wyślij poprawiony plik sprawozdania do ministerstwa, korzystając z przycisku „Wyślij ponownie”. Spowoduje to zablokowanie danych sprawozdania do edycji. Odsyłając sprawozdanie po korekcie, masz możliwość dodania komentarza i/lub pliku pdf.
Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, upoważniona osoba w twojej instytucji powinna ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (zatwierdzić oświadczenie, pobrać oświadczenie, wydrukować je, wypełnić i podpisać, zeskanować oraz załączyć do POL-onu).
Ponowne wysłanie sprawozdania do ministerstwa powoduje zmianę statusu na „Wysłane po korekcie”.
Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo
Po otrzymaniu od ciebie prawidłowego sprawozdania – od razu albo po korekcie – ministerstwo zatwierdza sprawozdanie.
Status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone przez ministerstwo”.