Podstawy prawne
Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce z dnia 20 lipca 2018 r. Art. 350. 1-3.
Rozporządzenie w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 6 marca 2019 r. § 16. 1-3.
W przeciwieństwie do procesu składania sprawozdania z wykorzystania subwencji za rok 2019 aktualnie sprawozdanie w całości wypełniane jest w systemie POL-on 2.0 w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych.
Aby wypełnić formularz sprawozdania potrzebujesz roli edycyjnej INST_FIN nadanej na całą instytucję. Rola podglądowa do sprawozdania to INST_FIN_PODGLAD. Pozwoli ci na zapoznanie się z wprowadzonymi danymi w twojej instytucji.
Poniżej możesz pobrać plik z objaśnieniami dotyczącymi wypełniania formularza:
Aby wypełnić sprawozdanie z wykorzystania subwencji, wybierz z menu POL-on 2.0 moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych. Następnie wybierz odpowiedni rok sprawozdawczy i rodzaj sprawozdania. Edycja formularza dostępna jest pod przyciskiem „Uzupełnij” w zakładce Dane sprawozdania.
Proces przekazywania danych do sprawozdania obejmuje poniższe etapy:
- Edycja i zapisanie danych w formularzu sprawozdania
- Uzupełnienie danych osoby do kontaktu
- Zatwierdzenie sprawozdania
- Wysłanie sprawozdania do ministerstwa
- Weryfikacja sprawozdania przez ministerstwo
Sprawozdanie może być odesłane do korekty. W takim przypadku dodatkowo proces obejmie:
- Wysłanie sprawozdanie do ministerstwa po korekcie
- Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo
W przypadku uczelni publicznych pole „Dydaktyczna Inicjatywa Doskonałości” nie może pozostać puste. W wersji dla uczelni niepublicznych pole „Dydaktyczna Inicjatywa Doskonałości” nie powinno być wypełniane (jest nieedytowalne).
W części D sprawozdania możliwe jest dodawanie kolejnych wierszy za pomocą przycisku „Dodaj nakłady”. Dodany wiersz możesz usunąć korzystając z ikony śmietnika znajdującej się po prawej stronie. Dodaj tyle wierszy ile potrzebujesz. Całość wprowadzonych danych zapisz za pomocą przycisku zapisu na dole formularza. Każdy kolejny wiersz zostanie przez system automatycznie zsumowany w pozycji „Nakłady inwestycyjne”.
Zatwierdzanie
Zanim zatwierdzisz sprawozdanie wypełnij dane osoby do kontaktu w sekcji podsumowania. Proces ten przebiega analogicznie jak w ubiegłym roku sprawozdawczym.
Edytuj sekcję podsumowania, korzystając z przycisku „Koryguj”. Wprowadź dane osoby do kontaktu po stronie instytucji (imię, nazwisko, telefon, e-mail), a następnie zapisz je, używając przycisku na dole strony.
Powróć do sekcji Dane sprawozdania by zatwierdzić sprawozdanie.
Zapisane sprawozdanie możesz korygować lub zatwierdzić.
- Korekta formularza możliwa jest za pomocą przycisku „Koryguj”.
- Aby zatwierdzić kliknij w przycisk „Zatwierdź sprawozdanie”.
Wysyłanie
Proces wysłania sprawozdania do ministerstwa należy poprzedzić dołączeniem oświadczenia o zgodności danych. Wzór oświadczenia możesz pobrać korzystając z przycisku, znajdującego się nad sekcją umożliwiającą wysłanie sprawozdania.
Pobrane oświadczenie należy podpisać, zeskanować i załączyć jako plik w formacie pdf. Oświadczenia nie należy podpisywać podpisem elektronicznym!
Poza oświadczeniem o zgodności danych do formularza możesz dołączyć inne dodatkowe pliki lub wprowadzić komentarz. Przycisk „Wyślij sprawozdanie” przesyła sprawozdanie do ministerstwa. Ścieżka ta została opisana tu.
Do momentu wysłania sprawozdania możesz dokonać korekty danych. Pamiętaj, że każda ingerencja we wprowadzone dane będzie wymagała ponownego wygenerowania i dodania oświadczenia.
Podobnie jak w przypadku sprawozdania z wykorzystania subwencji za rok 2019 wykonane akcje prowadzą do zmiany statusu sprawozdania.
Status widoczny jest jako ikona przy nazwie sprawozdania na górze ekranu oraz na kaflu zestawienia sprawozdań za dany rok sprawozdawczy. Więcej o statusach przeczytasz tu.
W zakładce „Komentarze” znajdziesz wszystkie uwagi odnośnie sprawozdania wprowadzone przez pracowników ministerstwa.
Zakładka „Błędy walidacji” wyświetli wszystkie braki lub błędy w formularzu.
W zakładce „Historia zmian statusu” odkładane są informacje o tym kto i kiedy dokonywał poszczególnych czynności skutkujących zmianą statusu sprawozdania.
Czynności po stronie ministerstwa i dalsze możliwe losy sprawozdania zostały opisane tu.