Podstawy prawne

Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce
Art.  349. 1. Baza osób upoważnionych do podpisywania dokumentów, o których mowa w art. 78 ust. 3, art. 163 ust. 4 i art. 180 ust. 1, obejmuje:
1) imiona i nazwisko;
2) informacje o funkcji pełnionej w uczelni, instytucie PAN, instytucie badawczym lub instytucie międzynarodowym;
3) odwzorowanie cyfrowe wzoru podpisu i parafy;
4) informacje o wzorze pieczęci urzędowej uczelni, instytutu PAN, instytutu badawczego lub instytutu międzynarodowego;
5) informacje o wzorach:
a) dyplomów ukończenia studiów, dyplomów doktorskich i dyplomów habilitacyjnych,
b) odpisów dokumentów, o których mowa w lit. a, w tym odpisów w języku obcym,
c) świadectw ukończenia studiów podyplomowych,
d) zaświadczeń o ukończeniu studiów i studiów podyplomowych.
2. Dane, o których mowa w ust. 1, wprowadzają do Systemu POL-on rektorzy, dyrektorzy instytutów PAN, dyrektorzy instytutów badawczych oraz dyrektorzy instytutów międzynarodowych.
3. Dostęp do danych zawartych w bazie przysługuje ministrowi, ministrom nadzorującym instytuty badawcze, Prezesowi PAN oraz dyrektorowi NAWA.

Rozporządzenie Ministra Szkolnictwa Wyższego i Nauki z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on
§ 6. W zakresie danych, o których mowa w art. 349 ust. 1 pkt 2–5 ustawy, w bazie osób upoważnionych zamieszcza się następujące informacje:
1) nazwę funkcji pełnionej w uczelni, instytucie PAN, instytucie badawczym lub instytucie międzynarodowym;
2) datę objęcia funkcji;
3) odwzorowanie cyfrowe pieczątki imiennej;
4) odwzorowanie cyfrowe wzoru podpisu;
5) odwzorowanie cyfrowe wzoru parafy;
6) datę zakończenia pełnienia funkcji;
7) wzór pieczęci urzędowej uczelni, instytutu PAN, instytutu badawczego lub instytutu międzynarodowego;
8) datę wprowadzenia pieczęci urzędowej do użytku;
9) datę wycofania pieczęci urzędowej z użytku albo jej zaginięcia;
10) wzory dokumentów, o których mowa w art. 349 ust. 1 pkt 5 ustawy;
11) datę wprowadzenia wzorów dokumentów, o których mowa w art. 349 ust. 1 pkt 5 ustawy.

§ 15. 1. Rektor, dyrektor instytutu PAN, dyrektor instytutu badawczego i dyrektor instytutu międzynarodowego:
1) wprowadza dane do bazy osób upoważnionych niezwłocznie po objęciu funkcji przez osobę upoważnioną do podpisywania dokumentów albo wprowadzeniu wzoru pieczęci urzędowej lub wzoru dokumentu;
2) aktualizuje dane w bazie osób upoważnionych niezwłocznie po zaistnieniu zmiany;
3) oznacza dane w bazie osób upoważnionych jako archiwalne niezwłocznie po zakończeniu sprawowania funkcji przez
osobę upoważnioną do podpisywania dokumentów albo wprowadzeniu nowego wzoru pieczęci urzędowej lub nowego wzoru dokumentu.
2. Danych zamieszczonych w bazie osób upoważnionych nie usuwa się.

Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów (z późn. zm.)

§ 32. Niezbędnymi elementami dyplomu ukończenia studiów są:
11) pieczątka imienna albo nadruk informacji odpowiadających danym zawartym na pieczątce oraz podpis rektora albo osoby upoważnionej pełniącej funkcję kierowniczą w uczelni;
13) pieczęć urzędowa uczelni.

§  22. 1. Odpis dyplomu ukończenia studiów sporządza się na druku zgodnym z oryginałem dyplomu.
§ 23. 2. Duplikat sporządza się na druku dyplomu ukończenia studiów lub suplementu do dyplomu, według wzoru obowiązującego w dacie wystawienia oryginałów tych dokumentów, bez fotografii. Na dokumencie umieszcza się: wyraz „DUPLIKAT”, datę sporządzenia duplikatu oraz pieczęć urzędową uczelni. Duplikat podpisuje rektor albo osoba upoważniona pełniąca funkcję kierowniczą w uczelni.

Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 21 września 2018 r. w sprawie dyplomów doktorskich, dyplomów habilitacyjnych i legitymacji doktoranta

§ 2. Dyplom doktorski zawiera następujące niezbędne elementy:
8) pieczątkę imienną i podpis kierownika podmiotu doktoryzującego albo osoby przez niego upoważnionej;
9) wytłoczoną na papierze pieczęć urzędową podmiotu doktoryzującego;

§ 3. Dyplom habilitacyjny zawiera następujące niezbędne elementy:
8) pieczątkę imienną i podpis kierownika podmiotu habilitującego albo osoby przez niego upoważnionej;
9) wytłoczoną na papierze pieczęć urzędową podmiotu habilitującego;

§ 4. 2. Na odpisie dyplomu doktorskiego i dyplomu habilitacyjnego umieszcza się:
3) pieczątkę imienną i podpis kierownika podmiotu wydającego odpis albo osoby przez niego upoważnionej;
4) pieczęć urzędową podmiotu wydającego odpis;

§ 5. 3. Na duplikacie umieszcza się:
3) pieczątkę imienną i podpis kierownika podmiotu wydającego duplikat albo osoby przez niego upoważnionej;
4) pieczęć urzędową podmiotu wydającego duplikat;

Ogólne reguły rejestracji

Rejestracja danych służących do uwierzytelniania dokumentów, tj.:

  • wzorów dokumentów podlegających uwierzytelnianiu,
  • wzorów pieczęci urzędowych,
  • osób upoważnionych do podpisywania dokumentów wraz z podpisami tych osób,

wymaga posiadania roli INST_UWIERZYTELNIANIE_DOK_EDYTOR nadanej na całość uczelni.

Jeśli jednostka nie wprowadzała informacji w zakresie wzorów dokumentów, pieczęci i osób upoważnionych powinna je uzupełnić niezwłocznie za okres od 1.10.2018 r.

Duplikaty oraz suplementy zgodnie z zapisami ustawy nie muszą być obligatoryjnie wprowadzane do systemu (jest to opcja fakultatywna). UWAGA! Podpisy osób umieszczone na duplikatach bądź suplementach powinny znaleźć się w wykazie Osób upoważnionych do podpisywania dokumentów.

Aby zarejestrować powyższe informacje zaloguj się do POL-on 2.0.  Wybierz z menu moduł Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów. Następnie wybierz wykaz osób upoważnionych w twojej jednostce. W kolejnym kroku  przejdź do właściwej tabeli danych uwierzytelniających (w zależności od informacji, którą chcesz edytować lub dodać).

Nawigacja po module jest analogiczna do innych wykazów w POL-on 2.0​.

Widok tabelaryczny ​

Rejestr danych uwierzytelniających został przedstawiony w postaci trzech tabel, do których przejdziesz po kliknięciu we właściwą zakładkę.

W widoku tabelarycznym zobaczysz: filtry zestawienia i wyszukiwarkę (w lewej kolumnie) oraz listę wprowadzonych rekordów.

Rekordy i strony

W górnej części każdej tabeli znajduje się informacja, ile pozycji (rekordów) zawiera zestawienie danych uwierzytelniających twojej instytucji przy zadanych kryteriach wyszukiwania.

Widoczna jest także informacja, ile rekordów jest wyświetlanych jednocześnie na stronie. Ustawienie to można zmienić klikając w skierowaną do dołu strzałkę i wybierając jedną z opcji na rozwijanej liście.

Aby przejść do dalszych stron wykazu możesz:

  • kliknąć w przycisk „Następna” lub
  • wpisać numer strony i nacisnąć „Enter”.

Wyszukiwanie i filtrowanie wyników

Aby wyszukać konkretny rekord, wpisz we właściwą wyszukiwarkę nazwę wzoru dokumentu, pieczęci albo imię i nazwisko osoby. Możesz wypełnić inne pola filtrów jeśli te informacje są ci znane.

Zarejestrowane wzory dokumentów możesz filtrować po rodzaju wzoru dokumentu, instytucji/jednostce powiązanej ze wzorem,  statusie, dacie ważności.

Zarejestrowane wzory pieczęci możesz filtrować instytucji/jednostce powiązanej ze wzorem,  statusie, dacie ważności.

Osoby upoważnione wprowadzone do systemu można filtrować po statusie.

Na koniec kliknij przycisk „Szukaj”. Pomiędzy wyszukiwanymi pamiętaj o czyszczeniu filtra.

Statusy

Statusy rekordów mogą przyjmować 3 wartości:

  • Nowy (szkic)
  • Aktywny
  • Unieważniony (z błędem)

O statusach i dostępnych akcjach zarejestrowanych danych przeczytasz w osobnym artykule.

Rejestracja danych uwierzytelniających

Na górze strony pod nazwą Wykazu, dostępny jest przycisk „+ Dodaj”. Za jego pomocą przejdziesz do nowego formularza w celu rejestracji nowego wzoru lub osoby upoważnionej.

Ścieżkom rejestracji danych uwierzytelniających poświęcono osobne wpisy: