Proces składania sprawozdania oraz towarzyszące mu statusy są analogiczne do składania pozostałych sprawozdań w Bazie dokumentów planistyczno-sprawozdawczych.

Aktualny status widać zawsze:

  • na kaflu „Sprawozdanie z wykorzystania środków funduszu stypendialnego w tym dotacji na świadczenia oraz środków na stypendia ministra”,
  • obok nagłówka strony „ Sprawozdanie z wykorzystania środków funduszu stypendialnego w tym dotacji na świadczenia oraz środków na stypendia ministra”

– w postaci ikony. Po najechaniu na nią kursorem pojawia się dodatkowo tooltip z opisem.

Aby złożyć sprawozdanie, wykonaj czynności opisane poniżej.

1. Udostępnienie formularza

Aby złożyć formularz, wejdź do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych. Wybierz kafel „Sprawozdanie z wykorzystania środków funduszu stypendialnego w tym dotacji na świadczenia oraz środków na stypendia ministra”.

Po udostępnieniu formularza za dany rok w systemie POL-on, staje się on widoczny dla instytucji zobowiązanych do jego złożenia. Jeżeli nie widzisz w systemie właściwego kafla, oznacza to prawdopodobnie, że twoja instytucja nie należy do grupy podmiotów, które powinny złożyć sprawozdanie.

Uwaga! Formularz sprawozdania różni się dla poszczególnych typów podmiotów zobowiązanych do jego złożenia. W oparciu o listę podmiotów, które otrzymały dotację oraz środki na stypendia, każdy podmiot będzie miał udostępnione w systemie właściwe sprawozdanie do wypełnienia.

Od tej chwili sprawozdanie ma status „Udostępnione”. 

W zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Uzupełnij”. Formularz otworzy się w trybie edycji. Wprowadź dane za sprawozdawany rok. Uzupełnij wszystkie pola formularza. Jeśli instytucja nie posiada danych do sprawozdania w danej pozycji, powinna wpisać 0,00. Nie można zapisać formularza, jeśli zostały w nim puste pola.

Nad każdym formularzem znajduje się bezpośredni link do właściwych dla niego objaśnień dostępnych w Pomocy systemu POL-on.

Więcej informacji na temat podmiotów zobowiązanych do złożenia sprawozdania, rodzajów formularzy i szczegółowych wskazówek, jak należy je wypełnić znajdziesz tutaj.

Na koniec kliknij w przycisk „Zapisz”.

2. Edycja

Po wprowadzeniu i zapisaniu danych w formularzu, zmienia on status na „Edycja”.

Na tym etapie możesz poprawić wprowadzone dane klikając w przycisk „Koryguj”. Spowoduje to ponowne otwarcie formularza do edycji. Po wprowadzeniu prawidłowych danych ponownie kliknij w przycisk „Zapisz”.

Po zapisaniu wprowadzonych danych pojawi się przycisk „Pobierz sprawozdanie”. Pozwala on wygenerować wprowadzone do systemu dane w postaci pliku XLSX, w formacie uzgodnionym z ministerstwem.

3. Zatwierdzenie sprawozdania

Jeśli nie chcesz już nic zmieniać w formularzu, przejdź do etapu zatwierdzania sprawozdania. W tym celu wykonaj następujące kroki:

  • Uzupełnij dane osoby do kontaktu: wejdź w zakładkę „Podsumowanie”, kliknij w przycisk „Koryguj” i podaj dane osoby. Potwierdź przyciskiem „Zapisz”.

Jeśli nie podasz danych osoby do kontaktu i spróbujesz od razu zatwierdzić formularz, wyświetli się komunikat o błędzie.

  • Zatwierdź formularz: w zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Zatwierdź dane sprawozdania”.

Status zmieni się na „Zatwierdzony”.

W zakładce „Dane sprawozdania” zobaczysz informację na temat daty zatwierdzenia i użytkownika, który zatwierdził formularz.

Po zatwierdzeniu formularza nie ma możliwości jego edycji.

Nie jest to stan nieodwracalny. Na tym etapie możesz jeszcze powrócić do statusu „Edycja”, korzystając z przycisku „Cofnij zatwierdzenie”. Jest to możliwe tak długo, dopóki nie wyślesz sprawozdania do ministerstwa.

5. Wysłanie sprawozdania do ministerstwa

Zatwierdzony formularz należy wysłać do ministerstwa za pośrednictwem systemu POL-on. W tym celu wykonaj następujące kroki:

  • Pobierz oświadczenie o zgodności danych zawartych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym. Po zatwierdzeniu sprawozdania, w zakładce „Dane sprawozdania”, w sekcji „Do pobrania” pojawił się przycisk, który umożliwia pobranie oświadczenia.

Pobrane oświadczenie powinno zostać wydrukowane, wypełnione i podpisane przez uprawnioną osobę w twojej instytucji, a następnie zeskanowane i zapisane w formacie pliku pdf.

  • Wyślij sprawozdanie. W zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Wyślij sprawozdanie”. W następnym kroku załącz podpisany i zeskanowany plik z oświadczeniem o zgodności danych (koniecznie w formacie pdf!). Możesz załączyć również inne pliki, jeśli takie posiadasz i są niezbędne do realizacji obowiązku sprawozdawczego oraz dopisać komentarz w przeznaczonym do tego polu.

Jeżeli nie pobrałeś oświadczenia o zgodności danych wcześniej, możesz to zrobić na tym etapie, klikając w komendę „pobierz oświadczenie” obok przycisku „Załącz”.

Dodatkowe pliki mogą mieć format: doc, xlsx, pdf oraz zip.

Uwaga! Jeśli masz do wysłania więcej niż jeden dodatkowy plik, wówczas powinieneś go spakować do formatu zip (plik z oświadczeniem zawsze jest wysyłany oddzielnie i nie należy go pakować do zipa).

Całość zatwierdź przyciskiem „Wyślij sprawozdanie”.

Po tej operacji, status sprawozdania zmieni się na „Wysłany”.

Na tym etapie nie ma już możliwości edycji sprawozdania.

W zakładce „Komentarze” możesz podejrzeć dodane przez siebie uwagi oraz pobrać załączone pliki.

Teraz czekaj na akcję ze strony ministerstwa. Możesz co jakiś czas sprawdzić w systemie, czy zmienił się status sprawozdania.

6. Weryfikacja sprawozdania przez ministerstwo

W wyniku poprzedniego kroku, dane z formularza zostają udostępnione ministerstwu. Ministerstwo zapoznaje się z otrzymanymi danymi i przeprowadza ich weryfikację. W jej wyniku ministerstwo może wykonać jedną z dwóch czynności:

  • odesłać sprawozdanie z powrotem do korekty;
  • zaakceptować sprawozdanie (od razu albo po powrocie z korekty).

7. Sprawozdanie odesłane do korekty

Jeśli w wyniku weryfikacji ministerstwo odeśle sprawozdanie do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmienia się na „Zwrócony do korekty”.

W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Odblokowana zostaje możliwość edycji danych sprawozdania po twojej stronie. Wprowadź stosowane zmiany do sprawozdania, zgodnie z otrzymanymi uwagami. W tym celu skorzystaj z przycisku „Koryguj” w zakładce „Dane sprawozdania”.

8. Wysłanie sprawozdania do ministerstwa po korekcie

Ponownie zatwierdź i wyślij poprawiony formularz do ministerstwa, korzystając z przycisku „Wyślij ponownie”. Spowoduje to zablokowanie danych sprawozdania do edycji. Odsyłając sprawozdanie po korekcie, ponownie masz możliwość dodania komentarza i/lub dodatkowego pliku.

Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, osoba kierująca twoim podmiotem powinna ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (pobrać oświadczenie, wydrukować je, wypełnić i podpisać, zeskanować oraz załączyć do POL-onu).

Ponowne wysłanie sprawozdania do ministerstwa powoduje zmianę statusu na „Odesłany po korekcie”.

9. Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo

Po otrzymaniu od ciebie prawidłowego sprawozdania – od razu albo po korekcie – jeśli ministerstwo nie ma zastrzeżeń do przekazanych danych, akceptuje sprawozdanie.

Status sprawozdania zmienia się na „Zaakceptowany”.

Proces składania sprawozdania – podsumowanie

Statusy sprawozdania

Poniżej znajduje się zestawienie wszystkich statusów, w jakich może wystąpić sprawozdanie wraz z ich objaśnieniami.

  • Udostępnione – udostępnienie sprawozdania w systemie POL-on. Sprawozdanie jest widoczne w postaci kafla w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych dla instytucji, które powinny złożyć dane sprawozdanie (instytucje zobowiązane do złożenia sprawozdania są rok do roku określane przez ministerstwo i ich lista może być różna per rok). Instytucja może przystąpić do wypełniania danych sprawozdania.
  • Edycja – po uzupełnieniu danych sprawozdania. Instytucja może wielokrotnie poprawiać (edytować) dane w formularza aż do jego zatwierdzenia.
  • Zatwierdzone – możliwe jest wygenerowanie oświadczenia o zgodności danych ze stanem faktycznym. Nie można edytować danych.
  • Wysłane do ministerstwa – dane sprawozdania zostają udostępnione ministerstwu w celu weryfikacji.
  • Odesłane do korekty – jeżeli ministerstwo ma uwagi do sprawozdania i zwraca je twojej instytucji do poprawy. Odblokowana zostaje możliwość edycji danych sprawozdania po stronie twojej instytucji.
  • Wysłane po korekcie – gdy przekażesz poprawione sprawozdanie ponownie do ministerstwa. Dane sprawozdania zostają zablokowane do edycji.
  • Zaakceptowane – sprawozdanie zostało zaakceptowane przez ministerstwo. Status ten kończy pracę ze sprawozdaniem.