Proces składania sprawozdania oraz towarzyszące mu statusy są analogiczne do składania pozostałych sprawozdań w Bazie dokumentów planistyczno-sprawozdawczych.

Aktualny status widać zawsze:

  • na kaflu „Sprawozdanie z wykorzystania dotacji”,
  • obok nagłówka strony „ Sprawozdanie z wykorzystania dotacji”

– w postaci ikony. Po najechaniu na nią kursorem pojawia się dodatkowo tooltip z opisem.

Aby złożyć sprawozdanie, wykonaj czynności opisane poniżej.

1. Udostępnienie formularza

Aby złożyć formularz, wejdź do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych. Wybierz kafel „Sprawozdanie z wykorzystania dotacji”.

Po udostępnieniu formularza za dany rok w systemie POL-on, staje się on widoczny dla instytucji zobowiązanych do jego złożenia. Jeżeli nie widzisz w systemie właściwego kafla, oznacza to prawdopodobnie, że twoja instytucja nie należy do grupy podmiotów, które powinny złożyć sprawozdanie.

Od tej chwili sprawozdanie ma status „Udostępnione”. 

Formularz różni się w zależności od tego, czy uczelnia podlegała w roku sprawozdawczym przekształceniom, czy nie. Na podstawie informacji dotyczących przekształceń podmiotu, wprowadzonych do systemu POL-on w module Instytucje, system automatycznie wyświetla właściwy formularz, jaki uczelnia powinna wypełnić. 

W zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Uzupełnij”. Formularz otworzy się w trybie edycji. Wprowadź dane za sprawozdawany rok. Uzupełnij wszystkie pola formularza. Jeśli uczelnia nie posiada danych do sprawozdania w danej pozycji, powinna wpisać 0,00. Nie można zapisać formularza, jeśli zostały w nim puste pola.

Nad każdym formularzem znajduje się bezpośredni link do właściwych dla niego objaśnień dostępnych w Pomocy systemu POL-on.

Więcej informacji na temat podmiotów zobowiązanych do złożenia sprawozdania, rodzajów formularzy i szczegółowych wskazówek, jak należy je wypełnić znajdziesz tutaj.

Na koniec kliknij w przycisk „Zapisz”.

2. Edycja

Po wprowadzeniu i zapisaniu danych w formularzu, zmienia on status na „Edycja”.

Na tym etapie możesz poprawić wprowadzone dane klikając w przycisk „Koryguj”. Spowoduje to ponowne otwarcie formularza do edycji. Po wprowadzeniu prawidłowych danych ponownie kliknij w przycisk „Zapisz”.

Po zapisaniu wprowadzonych danych pojawi się przycisk „Pobierz sprawozdanie”. Pozwala on wygenerować wprowadzone do systemu dane w postaci pliku XLSX, w formacie uzgodnionym z ministerstwem.

3. Zatwierdzenie sprawozdania

Jeśli nie chcesz już nic zmieniać w formularzu, przejdź do etapu zatwierdzania sprawozdania. W tym celu wykonaj następujące kroki:

  • Uzupełnij dane osoby do kontaktu: wejdź w zakładkę „Podsumowanie”, kliknij w przycisk „Koryguj” i podaj dane osoby. Potwierdź przyciskiem „Zapisz”.

Jeśli nie podasz danych osoby do kontaktu i spróbujesz od razu zatwierdzić formularz, wyświetli się komunikat o błędzie.

  • Zatwierdź formularz: w zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Zatwierdź dane sprawozdania”.

Status zmieni się na „Zatwierdzony”.

W zakładce „Dane sprawozdania” zobaczysz informację na temat daty zatwierdzenia i użytkownika, który zatwierdził formularz.

Po zatwierdzeniu formularza nie ma możliwości jego edycji.

Nie jest to stan nieodwracalny. Na tym etapie możesz jeszcze powrócić do statusu „Edycja”, korzystając z przycisku „Cofnij zatwierdzenie”. Jest to możliwe tak długo, dopóki nie wyślesz sprawozdania do ministerstwa.

5. Wysłanie sprawozdania do ministerstwa

Zatwierdzony formularz należy wysłać do ministerstwa za pośrednictwem systemu POL-on. W tym celu wykonaj następujące kroki:

  • Pobierz oświadczenie o zgodności danych zawartych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym. Po zatwierdzeniu sprawozdania, w zakładce „Dane sprawozdania”, w sekcji „Do pobrania” pojawił się przycisk, który umożliwia pobranie oświadczenia.

Pobrane oświadczenie powinno zostać wydrukowane, wypełnione i podpisane przez uprawnioną osobę w twojej instytucji (rektora), a następnie zeskanowane i zapisane w formacie pliku pdf.

  • Wyślij sprawozdanie. W zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Wyślij sprawozdanie”. W następnym kroku załącz podpisany i zeskanowany plik z oświadczeniem o zgodności danych (koniecznie w formacie pdf!). Możesz załączyć również inne pliki, jeśli takie posiadasz i są niezbędne do realizacji obowiązku sprawozdawczego oraz dopisać komentarz w przeznaczonym do tego polu.

Jeżeli nie pobrałeś oświadczenia o zgodności danych wcześniej, możesz to zrobić na tym etapie, klikając w komendę „pobierz oświadczenie” obok przycisku „Załącz”.

Dodatkowe pliki mogą mieć format: doc, xlsx, pdf oraz zip.

Uwaga! Jeśli masz do wysłania więcej niż jeden dodatkowy plik, wówczas powinieneś go spakować do formatu zip (plik z oświadczeniem zawsze jest wysyłany oddzielnie i nie należy go pakować do zipa).

Całość zatwierdź przyciskiem „Wyślij sprawozdanie”.

Po tej operacji, status sprawozdania zmieni się na „Wysłany”.

Na tym etapie nie ma już możliwości edycji sprawozdania.

W zakładce „Komentarze” możesz podejrzeć dodane przez siebie uwagi oraz pobrać załączone pliki.

Teraz czekaj na akcję ze strony ministerstwa. Możesz co jakiś czas sprawdzić w systemie, czy status sprawozdania się zmienił.

6. Weryfikacja sprawozdania przez ministerstwo

W wyniku poprzedniego kroku, dane z formularza zostają udostępnione ministerstwu. Ministerstwo zapoznaje się z otrzymanymi danymi i przeprowadza ich weryfikację. W jej wyniku ministerstwo może wykonać jedną z dwóch czynności:

  • odesłać sprawozdanie z powrotem do korekty;
  • zaakceptować sprawozdanie (od razu albo po powrocie z korekty).

7. Sprawozdanie odesłane do korekty

Jeśli w wyniku weryfikacji ministerstwo odeśle sprawozdanie do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmienia się na „Zwrócony do korekty”.

W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Odblokowana zostaje możliwość edycji danych sprawozdania po twojej stronie. Wprowadź stosowane zmiany do sprawozdania, zgodnie z otrzymanymi uwagami. W tym celu skorzystaj z przycisku „Koryguj” w zakładce „Dane sprawozdania”.

8. Wysłanie sprawozdania do ministerstwa po korekcie

Ponownie zatwierdź i wyślij poprawiony formularz do ministerstwa, korzystając z przycisku „Wyślij ponownie”. Spowoduje to zablokowanie danych sprawozdania do edycji. Odsyłając sprawozdanie po korekcie, ponownie masz możliwość dodania komentarza i/lub pliku pdf.

Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, rektor powinien ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (pobrać oświadczenie, wydrukować je, wypełnić i podpisać, zeskanować oraz załączyć do POL-onu).

Ponowne wysłanie sprawozdania do ministerstwa powoduje zmianę statusu na „Odesłany po korekcie”.

9. Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo

Po otrzymaniu od ciebie prawidłowego sprawozdania – od razu albo po korekcie – jeśli ministerstwo nie ma zastrzeżeń do przekazanych danych, akceptuje sprawozdanie.

Status sprawozdania zmienia się na „Zaakceptowany”.

Proces składania sprawozdania – podsumowanie

Statusy sprawozdania

Poniżej znajduje się zestawienie wszystkich statusów, w jakich może wystąpić sprawozdanie wraz z ich objaśnieniami.

  • Udostępnione – udostępnienie sprawozdania w systemie POL-on. Sprawozdanie jest widoczne w postaci kafla w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych dla instytucji, które powinny złożyć dane sprawozdanie (instytucje zobowiązane do złożenia sprawozdania są rok do roku określane przez ministerstwo i ich lista może być różna per rok). Instytucja może przystąpić do wypełniania danych sprawozdania.
  • Edycja – po uzupełnieniu danych sprawozdania. Instytucja może wielokrotnie poprawiać (edytować) dane w formularza aż do jego zatwierdzenia.
  • Zatwierdzone – możliwe jest wygenerowanie oświadczenia o zgodności danych ze stanem faktycznym. Nie można edytować danych.
  • Wysłane do ministerstwa – dane sprawozdania zostają udostępnione ministerstwu w celu weryfikacji.
  • Odesłane do korekty – jeżeli ministerstwo ma uwagi do sprawozdania i zwraca je twojej instytucji do poprawy. Odblokowana zostaje możliwość edycji danych sprawozdania po stronie twojej instytucji.
  • Wysłane po korekcie – gdy przekażesz poprawione sprawozdanie ponownie do ministerstwa. Dane sprawozdania zostają zablokowane do edycji.
  • Zaakceptowane – sprawozdanie zostało zaakceptowane przez ministerstwo. Status ten kończy pracę ze sprawozdaniem.