Plany finansowe raportujemy w systemie POL-on 2.0 w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych w odpowiednim obszarze.
Aby wypełnić formularz sprawozdania potrzebujesz roli edycyjnej INST_FIN nadanej na całą instytucję. Rola podglądowa do sprawozdania to INST_FIN_PODGLAD. Pozwoli ci na zapoznanie się z wprowadzonymi danymi w twojej instytucji.
Wybierz z menu POL-on 2.0 moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych. Następnie wybierz odpowiedni rok sprawozdawczy i rodzaj sprawozdania.
Proces przekazywania danych do sprawozdania obejmuje poniższe etapy:
- Importowanie pliku PDF
- Uzupełnienie danych osoby do kontaktu
- Zatwierdzenie sprawozdania
- Wysłanie sprawozdania do ministerstwa
- Weryfikacja sprawozdania przez ministerstwo
Sprawozdanie może być odesłane do korekty. W takim przypadku dodatkowo proces obejmie:
- Wysłanie sprawozdanie do ministerstwa po korekcie
- Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo
Edycja pliku ze sprawozdaniem, obejmująca ingerowanie w jego treść, odbywa się w całości poza systemem POL-on i nie jest przedmiotem tego opracowania.
Importowanie planu finansowego (plik PDF)
Aby zaimportować sprawozdanie użyj przycisku „Importuj sprawozdanie”, załącz właściwy plik, a następnie potwierdź akcję importu.
Plan finansowy zarówno za rok 2020, jak i na rok 2021 musi być dodany wyłącznie w formacie pliku PDF – w jednym pliku per rok.
Jeśli twoja jednostka nie ma danych do sprawozdania zaznacz checkbox „Brak danych do sprawozdania”.
Walidacje i komunikaty z systemu
System nie umożliwia wgrania pliku w innym formacie niż PDF. Jeśli w wybranym katalogu nie widzisz danych, oznacza to, że plik ze sprawozdaniem został zapisany w innym miejscu lub innym formacie niż PDF.
W zakładce „Błędy walidacji” możesz pobrać i zapoznać się ze zbiorczym raportem błędów walidacji.
Poprawione sprawozdanie można ponownie importować za pomocą przycisku „Importuj sprawozdanie”. Nowe sprawozdanie zastąpi dotychczasowe.
System poinformuje cię, że wcześniejszy plik zostanie zastąpiony aktualnie wgrywanymi. Taka sama ścieżka czynności obowiązuje jeśli chcesz zamienić lub uzupełnić plik. Wgrywanie kolejnych wersji pliku możliwe jest do momentu zatwierdzenia sprawozdania.
Zatwierdzanie sprawozdania
Najpierw uzupełnij dane osoby do kontaktu: wejdź w zakładkę „Podsumowanie”. Przewiń ekran w dół aż do przycisku „Koryguj”. Po kliknięciu w niego podaj dane osoby, z którą można się kontaktować w zakresie sprawozdania i kliknij w przycisk „Zapisz”.
Teraz zatwierdź sprawozdanie: w zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Zatwierdź dane sprawozdania”.
W tym momencie status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzony”. Po zatwierdzeniu sprawozdania zostaje zablokowana możliwość importu kolejnego pliku. Nie jest to stan nieodwracalny. Na tym etapie możesz jeszcze powrócić do statusu „Edycja”, korzystając z przycisku „Cofnij zatwierdzenie”. Jest to możliwe tak długo, dopóki nie wyślesz sprawozdania finansowego.
Wysłanie sprawozdania
Wysyłając sprawozdanie musisz do niego dołączyć:
- oświadczenie o zgodności danych zawartych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym. Możesz pobrać je zanim przystąpisz do wysyłki sprawozdania albo zrobić to w chwili wysyłki.
- opinię biegłego rewidenta do sprawozdania finansowego (jako plik dodatkowy)
Jeśli chcesz najpierw pobrać oświadczenie, kliknij w przycisk „Pobierz oświadczenie o zgodności danych” dostępny w zakładce „Dane sprawozdania” po zatwierdzeniu sprawozdania. Pobrane oświadczenie powinno zostać wydrukowane, wypełnione i podpisane przez dyrektora instytutu SŁ, a następnie zeskanowane i zapisane jako plik w formacie PDF.
W zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Wyślij sprawozdanie”.
W następnym kroku załącz podpisany i zeskanowany plik z oświadczeniem o zgodności danych (koniecznie w formacie PDF!).
Jeżeli nie pobrałeś oświadczenia o zgodności danych wcześniej, możesz to zrobić, klikając w komendę „pobierz oświadczenie”.
Powinieneś załączyć dodatkowy plik lub pliki, jeśli takie posiadasz. Zostaną one wysłane razem ze sprawozdaniem.
Wymagane jest załączenie co najmniej opinii biegłego rewidenta.
Dodatkowe pliki mogą mieć format: doc, xlsx, pdf oraz zip.
Uwaga! Jeśli masz do wysłania więcej niż jeden dodatkowy plik, wówczas powinieneś go spakować do formatu zip (plik z oświadczeniem zawsze jest wysyłany oddzielnie i nie należy go pakować do zipa).
W polu „Komentarz” możesz wpisać dodatkowe uwagi. Zostaną one przesłane razem ze sprawozdaniem.
Całość zatwierdź przyciskiem „Wyślij sprawozdanie”. Po tej operacji status sprawozdania zmieni się na „Wysłany”.
Dalsze losy sprawozdania przebiegają analogicznie do procesu opisanego tu.