Podstawy prawne

Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o Szkolnictwie Wyższym i Nauce

Art. 350. 1. Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych obejmuje:
3) sprawozdania i raporty z wykorzystania środków finansowych, o których mowa
w art. 365;

Rozporządzenie Ministra Szkolnictwa Wyższego i Nauki z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on

§16. 1. Rektor, rektor uczelni prowadzonej przez kościół lub inny związek wyznaniowy otrzymującej subwencje, dotacje i inne środki z budżetu państwa, dyrektor instytutu PAN, dyrektor instytutu badawczego, dyrektor instytutu międzynarodowego, prezes Polskiej Akademii Umiejętności i osoba kierująca innym podmiotem prowadzącym głównie działalność naukową w sposób samodzielny i ciągły posiadającym siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wprowadza
do bazy dokumentów planistyczno-sprawozdawczych odpowiednio:
3) sprawozdania z wykorzystania środków finansowych, o których mowa w art. 365 ustawy, składane w trybie art. 427 ust. 1 ustawy, w terminie 21 dni od dnia otrzymania wezwania ministra do jego złożenia;

2. Danych zamieszczonych w bazie dokumentów planistyczno-sprawozdawczych nie aktualizuje się, z wyjątkiem danych, o których mowa w art. 350 ust. 1 pkt 3 ustawy. Dane te aktualizuje się w przypadku wezwania przez ministra,
w terminie wskazanym w wezwaniu.

  1. Dane zamieszczone w bazie dokumentów planistyczno-sprawozdawczych:
    1) oznacza się jako archiwalne po upływie roku od dnia ich wprowadzenia do bazy, określonego zgodnie z ust. 1;
    2) usuwa się po upływie 10 lat, liczonych od roku następującego po roku, w którym nastąpiło oznaczenie tych danych
    jako archiwalne.

Podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania

Do złożenia sprawozdania zobowiązane są publiczne uczelnie akademickie:

  • uczelnie IDUB,
  • pozostałe akademickie (w tym kościelne).

Część 1 i 2 formularza wypełniają uczelnie publiczne akademickie nadzorowane przez ministerstwo i 6 uczelni kościelnych, które otrzymują subwencję na zasadach uczelni publicznych tj.:

  • Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II,
  • Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie,
  • Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu,
  • Akademia Katolicka w Warszawie,
  • Akademia Ignatianum w Krakowie,
  • Prawosławne Seminarium Duchowne.

Część 3 formularza dotyczącą projektów wypełnia tylko 9 uczelni IDUB:

  • Akademia Górniczo-Hutnicza im. Stanisława Staszica w Krakowie,
  • Politechnika Gdańska,
  • Politechnika Śląska,
  • Politechnika Warszawska,
  • Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu,
  • Uniwersytet Jagielloński w Krakowie,
  • Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu,
  • Uniwersytet Warszawski,
  • Uniwersytet Wrocławski.

Publiczne uczelnie zawodowe nie składają ww. formularza

Termin złożenia formularza danych uzupełniających na potrzeby naliczenia subwencji upływa: 28 lutego. Niezbędna jest do tego rola edycyjna do modułu INST_PR_SPR nadana na całość uczelni.

Aby uzupełnić formularz danych na potrzeby subwencji, po zalogowaniu do systemu z rozwijanego menu po lewej stronie, wybierz moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych. Ustaw właściwy rok sprawozdawczy, a następnie przejdź do wybranego sprawozdania.

Brak danych do sprawozdania

Jeśli twoja jednostka nie posiada danych do przekazania, zaznacz checkbox znajdujący się pod nazwą sprawozdania, a następnie potwierdź decyzję, korzystając z przycisku „Zaznacz”.

UWAGA! Zaznaczenie checkboxa „Brak danych do sprawozdania” jest możliwe tylko dla sprawozdania w trybie edycji.

Jeśli wprowadzisz jakeś informacje do sprawozdania i następnie zaznaczysz checkbox „Brak danych do sprawozdania” trwale utracisz wprowadzone informacje, system wyświetli o tym ostrzeżenie i poprosi o potwierdzenie.

W przypadku tego sprawozdania po odznaczeniu checkbox’a sprawozdanie zostanie przywrócone do stanu w jakim było w momencie udostępnienia (Do części 1 zostaną ponownie wgrane aktywne umowy z poprzedniego roku. Natomiast informacje wprowadzone przez ciebie do formularza nie zostaną przywrócone).

Wprowadzenie danych do sprawozdania

Jeśli twoja jednostka posiada dane do przekazania, przejedź w dół – do sekcji z częściami sprawozdania.

Formularz składa się z następujących części:

  1. Współpraca międzynarodowa
  2. Pracownicy cudzoziemcy
  3. Projekty realizowane w ramach programów międzynarodowych Horyzont 2020 i Horyzont Europa (dla uczelni IDUB)

W części 1 formularza znajdziesz zmigrowane automatycznie aktywne umowy za zeszły rok, tj. jeśli przynajmniej jeden dzień z tej umowy mieści się w okresie sprawozdawczym dla subwencji danego roku. Okres sprawozdawczy dla subwencji danego roku to poprzedni rok akademicki (np. dla formularza subwencji 2023 okresem sprawozdawczym będzie rok akademicki 2021/2022 czyli okres 01.10.2021-30.09.2022). Możesz poprawić lub usunąć takie umowy, korzystając odpowiednio z ikony ołówka lub śmietnika.

Dane w tabeli możesz posortować rosnąco lub malejąco według numeru umowy/porozumienia.

W kolumnie Dziedzina/dyscyplina naukowa, w której prowadzona jest współpraca, możesz znaleźć link aktywny „<pokaż więcej>”. Występuje on w przypadku, gdy w umowie wskazano więcej niż dwie dyscypliny. Kliknięcie w link wyświetli wszystkie dziedziny i dyscypliny przypisane do umowy.

Aby przejść do szczegółów umowy, użyj linku aktywnego ukrytego w kolumnie Rodzaj lub Nr umowy/porozumienia.

W tej części formularza możesz:

  • Dodać pojedynczą umowę
  • Dodać wiele umów za pomocą pliku importowego

Dodanie pojedynczej umowy

Aby dodać nową umowę do zestawienia kliknij w przycisk „Dodaj umowę”, a następnie uzupełnij formularz od góry do dołu, wybierając dane z rozwijanego menu lub wprowadzając informacje z klawiatury.

W danych podstawowych wskaż lub uzupełnij obowiązkowo:

  • Rodzaj (porozumienie, umowa)
  • Numer porozumienia lub umowy (uwzględniając umowy dotyczące współpracy w zakresie wspólnego prowadzenia badań, projektów naukowych, wdrożeniowych i innowacyjnych)
  • Nazwę partnera
  • Kraj pochodzenia partnera (system podpowie ci kraj po wprowadzeniu kilku pierwszych liter)
  • Miasto pochodzenia partnera
  • Status (aktywny, nieaktywny)
  • Okres trwania umowy od
  • Zakres współpracy

Okres trwania umowy do – jest pozycją, która może pozostać pusta. W przypadku umów na czas nieokreślony wskazane jest oznaczenie właściwego checkboxa.

W kolejnym kroku wskaż dyscyplinę. W tym celu użyj przycisku „Dodaj”, a następnie wybierz właściwą pozycję z rozwijanego menu. Aby dodać kolejną dyscyplinę powtórz proces.

Wprowadź informacje dotyczące studentów i doktorantów podając liczbę:

  • Przyjeżdżających na okres co najmniej 3 miesięcy
  • Wyjeżdżających na okres co najmniej 3 miesięcy

Analogicznie podaj informację o liczbie nauczycieli akademickich

  • Przyjeżdżających
  • Wyjeżdżających

Zapisz formularz korzystając z przycisku zapisu znajdującego się na dole strony.

Zapisaną umowę możesz usunąć lub skorygować, korzystając z właściwych przycisków.

Dodanie wielu umów za pomocą pliku importowego

Aby dodać wiele umów do zestawienia za pomocą pliku importowego, będziesz musiał wykonać poniższe kroki.

  1. Pobierz plik xlsx z dotychczas wprowadzonymi umowami, a w przypadku braku zarejestrowanych umów, pusty plik xlsx. W tym celu użyj przycisku „Pobierz umowy” i zapisz plik na komputerze.
  2. Uzupełnij lub popraw pobrany plik zgodnie z posiadaną dokumentacją.
  3. Zaimportuj kompletny plik za pomocą przycisku „Importuj umowy”. 

Jeśli plik importowy będzie zawierał błędy, wówczas system poinformuje cię o tym. Przejdź do zakładki „Błędy walidacji”, aby pobrać plik z listą błędów, które należy poprawić przed ponownym wgraniem danych.

W polu „Dziedzina/dyscyplina naukowa, w której prowadzona jest współpraca” w przypadku większej ilości należy wykazać je po przecinku.

Jeśli plik importowy przejdzie walidację, system wyświetli komunikat o treści „UWAGA: Po zaimportowaniu pliku dotychczasowe dane wprowadzone do działu II formularza zostaną w całości usunięte i zastąpione jego zawartością. Czy chcesz kontynuować operację?”. W celu zatwierdzenia importu kliknij „Tak”. Wcześniejsze dane zostaną nadpisane. Jeśli wybierzesz „Nie” – operacja zostanie anulowana.

W części 2 dotyczącej pracowników cudzoziemców użyj przycisku „Uzupełnij”, aby wyedytować formularz.  Wprowadź liczbę pracowników niebędących obywatelami polskimi posiadających tytuł profesora lub zatrudnionych na stanowisku profesora uczelni w innej uczelni, zagranicznej uczelni lub zagranicznej instytucji naukowej lub na stanowisku profesora instytutu w instytucie PAN, instytucie badawczym lub instytucie międzynarodowym, które w poprzednim roku akademickim przeprowadziły co najmniej 60 godzin zajęć dydaktycznych w i-tej publicznej uczelni akademickiej (z wyłączeniem osób pozostających z uczelnią w stosunku pracy). Zapisz formularz przyciskiem zapisu.

Zapisaną liczbę możesz poprawić za pomocą przycisku „Koryguj”.

W części 3 Projekty realizowane w ramach programów międzynarodowych Horyzont 2020 i Horyzont użyj przycisku „Uzupełnij”, aby przejść do trybu edycji.

Uzupełnij informacje wprowadzając numer umowy oraz wskazując rolę w projekcie. Do wyboru masz następujące role:

  • Beneficjent
  • Partner
  • Lider

Można wybrać tylko jedną rolę dla danej umowy.

Kolejną umowę możesz dodać za pomocą przycisku „Dodaj kolejną umowę”. Dodane pozycje możesz usunąć korzystając z ikony śmietnika, znajdującego się po prawej stronie danej pozycji.

Po uzupełnieniu umów, zapisz wszystkie dane za pomocą przycisku na dole strony.

W przypadku błędu lub braku po zapisie dostępna jest opcja korekty.

Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania

Po uzupełnieniu wszystkich części sprawozdania możesz zatwierdzić dane sprawozdania. System sprawdzi czy uzupełniłeś dane we wszystkich częściach oraz czy w podsumowaniu zostały podane dane osoby do kontaktu w sprawie sprawozdania.

Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, musisz je uzupełnić w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie. W sekcji dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj”. Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojej jednostki, a następnie użyj przycisku zapisu.

Po pomyślnym przejściu walidacji możesz zatwierdzić sprawozdanie. Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych. Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać je do pliku oraz wygenerować oświadczenia o zgodności danych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym.

Aby dokonać zmiany w sprawozdaniu po jego zatwierdzeniu, skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie”.

Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmiany trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie.

Po zatwierdzeniu, dane sprawozdania należy przesłać do ministerstwa.

Aby wysłać sprawozdanie musisz dołączyć do niego plik oświadczenia (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia).

Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu.

Jeśli chcesz, możesz załączyć dodatkowe pliki lub dodać komentarz. Po dołączeniu pliku/plików wyślij całość za pomocą przycisku „Wyślij sprawozdanie”.

Po wysłaniu sprawozdania jego status zmieni się na „Wysłany”.

Po wysłaniu sprawozdania tracisz możliwość jakiejkolwiek ingerencji w dane sprawozdania, do czasu odesłania przez ministerstwo sprawozdania do korekty (o ile będzie to konieczne).