Informacje o podmiotach zobowiązanych do złożenia sprawozdania finansowego za 2019 r. znajdziesz tu.

Proces składania Sprawozdania finansowego obejmuje poniższe etapy:

  1. Edycję sprawozdania finansowego,
  2. Zatwierdzanie sprawozdania finansowego,
  3. Wysyłanie sprawozdania finansowego do MNiSW,
  4. Weryfikację sprawozdania finansowego przez MNiSW,
  5. Sprawozdanie finansowe odesłane do korekty,
  6. Wysłanie sprawozdania finansowego do MNiSW po korekcie,
  7. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego przez MNiSW.

UWAGA! W przypadku tego sprawozdania nie ma pobierania szablonu, jak to było w przypadku innych. Sprawozdanie finansowe jest udostępnione od razu w statusie edycji.

Aktualny status sprawozdania widać zawsze:

  • na kaflu „Sprawozdanie finansowe”, a także
  • obok nagłówka strony „Sprawozdanie finansowe” w postaci ikony.

Po najechaniu na nią kursorem pojawia się dodatkowo tooltip z opisem.

UWAGA! Wypełniając szablon sprawozdania finansowego danymi podajemy kwoty w złotych z dwoma miejscami po przecinku.

1. Edycja sprawozdania finansowego

Aby wgrać sprawozdanie kliknij w przycisk „Importuj sprawozdanie”.

W ramach importu sprawozdania należy wgrać plik w formacie XML zgodny z XSD opublikowanym na stronie Ministerstwa Finansów.

XSD obowiązujące uczelnie to: JednostkaInnaWZlotych(1)_v1-2.xsd

Wgrany plik nie powinien zawierać podpisu elektronicznego!

Dodatkowo przy wgrywaniu pliku należy podać rozbicie Funduszy specjalnych.

Kwota funduszy specjalnych w tabeli powinna się zgadzać z kwotą funduszy w pliku XML.

Jeżeli plik zawiera błędy, system wyświetli stosowny komunikat. Dodatkowo, w zakładce „Błędy walidacji” możesz pobrać i zapoznać się ze zbiorczym raportem błędów walidacji.

Popraw sprawozdanie i zaimportuj je jeszcze raz – za pomocą przycisku „Importuj sprawozdanie”. Nowe sprawozdanie zastąpi dotychczasowe.

System poinformuje cię, że wcześniejsze dane zostaną nadpisane aktualnie wgrywanymi. Jeśli chcesz, aby dane zostały poprawione, potwierdź import pliku.

Zastosuj tę samą ścieżkę czynności, jeśli chcesz zamienić lub uzupełnić plik.

Procesy zatwierdzania i wysyłania sprawozdania finansowego przebiegają analogicznie do pozostałych sprawozdań.

2. Zatwierdzanie sprawozdania finansowego

Jeśli poprawnie zaimportowałeś plik (tzn. nie było w nim błędów walidacji) i nie chcesz nic w nim dalej zmieniać, przejdź do etapu zatwierdzania planu.

W tym celu wykonaj następujące kroki:

  • Uzupełnij dane osoby do kontaktu: wejdź w zakładkę „Podsumowanie”, kliknij w przycisk „Koryguj” i podaj dane osoby.

  • Zatwierdź sprawozdanie: w zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Zatwierdź dane sprawozdania”.

Uwaga! Po zatwierdzeniu planu, zostaje zablokowana możliwość importu kolejnego pliku.

W tym momencie status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone”.

Nie jest to stan nieodwracalny. Na tym etapie możesz jeszcze powrócić do statusu „Edycja”, korzystając z przycisku „Powrót do edycji sprawozdania”. Jest to możliwe tak długo, dopóki nie wyślesz sprawozdania finansowego do MNiSW.

3. Wysyłanie sprawozdania finansowego do MNiSW

Zatwierdzone sprawozdanie należy wysłać do MNiSW za pośrednictwem systemu POL-on. W tym celu wykonaj następujące kroki:

  • Pobierz oświadczenie o zgodności danych zawartych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym. Po zatwierdzeniu sprawozdania, w zakładce „Dane sprawozdania”, w sekcji „Do pobrania” pojawił się przycisk, który umożliwia pobranie oświadczenia. Pobrane oświadczenie powinno zostać wydrukowane, wypełnione i podpisane przez uprawnioną osobę w twojej instytucji (uczelnia – rektor, instytut – dyrektor), a następnie zeskanowane i zapisane w formacie pliku pdf.

  • Wyślij sprawozdanie. W zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Wyślij sprawozdanie”. W następnym kroku załącz podpisany i zeskanowany plik z oświadczeniem o zgodności danych (koniecznie w formacie pdf!). Możesz załączyć również  inne pliki, jeśli takie posiadasz oraz dopisać komentarz w przeznaczonym do tego polu.

Jeżeli nie pobrałeś oświadczenia o zgodności danych wcześniej, możesz to zrobić na tym etapie, klikając w komendę „pobierz oświadczenie” obok przycisku „Załącz”.

Możesz załączyć dodatkowy plik lub pliki, oprócz oświadczenia, które zostaną wysłane do ministerstwa razem ze sprawozdaniem.

Dodatkowe pliki mogą mieć format: doc, xlsx, pdf oraz zip.

Uwaga! Jeśli masz do wysłania więcej niż jeden dodatkowy plik, wówczas powinieneś go spakować do formatu zip (plik z oświadczeniem zawsze jest wysyłany oddzielnie i nie należy go pakować do zipa).

Całość zatwierdź przyciskiem „Wyślij sprawozdanie”.

Po tej operacji, status sprawozdania zmieni się na „Wysłane do ministerstwa”.

Teraz czekaj na akcję ze strony ministerstwa.

4. Weryfikacja sprawozdania finansowego przez MNiSW

W wyniku poprzedniego kroku, dane planu zostają udostępnione ministerstwu. MNiSW zapoznaje się z otrzymanymi danymi i przeprowadza ich weryfikację. W jej wyniku MNiSW może wykonać jedną z dwóch czynności:

  • odesłać sprawozdanie z powrotem do korekty;
  • zatwierdzić sprawozdanie (od razu albo po powrocie z korekty).
5. Sprawozdanie finansowe odesłane do korekty

Jeśli w wyniku weryfikacji MNiSW odeśle sprawozdanie finansowe do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmienia się na „Odesłane do korekty”. 

W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Odblokowana zostaje możliwość edycji danych sprawozdania po twojej stronie. Wprowadź stosowane zmiany do sprawozdania, zgodnie z otrzymanymi uwagami.

6. Wysłanie sprawozdania zfinansowego do MNiSW po korekcie

Wyślij poprawiony plik sprawozdania do MNiSW, korzystając z przycisku „Wyślij ponownie”. Spowoduje to zablokowanie danych sprawozdania do edycji. Odsyłając sprawozdanie po korekcie, masz możliwość dodania komentarza i/lub pliku pdf.

Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, upoważniona osoba w twojej instytucji powinna ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (zatwierdzić oświadczenie, pobrać oświadczenie, wydrukować je, wypełnić i podpisać, zeskanować oraz załączyć do POL-onu).

Ponowne wysłanie sprawozdania do MNiSW powoduje zmianę statusu na „Wysłane po korekcie”.

7. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego przez MNiSW

Po otrzymaniu od ciebie prawidłowego sprawozdania – od razu albo po korekcie – MNiSW zatwierdza sprawozdanie.

Status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone przez ministerstwo”.

Schemat procesu: