Informacje o podmiotach zobowiązanych do złożenia sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego za 2019 r. znajdziesz tu.

W tym wpisie zapoznasz się z procedurą składania i akceptacji sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego, a także objaśnieniami statusów towarzyszących poszczególnym etapom pracy w systemie.

Aktualny status widać zawsze:

  • na kaflu „Sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego”,
  • obok nagłówka strony „Sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego”

w postaci ikony. Po najechaniu na nią kursorem pojawia się dodatkowo tooltip z opisem.

UWAGA! Wypełniając szablon sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego danymi podajemy kwoty w tysiącach złotych z jednym miejscem po przecinku.

1. Udostępnienie szablonu sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego

14 lipca  2020 r. w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych w POL-onie 2.0, zostało udostępniony „Sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego za 2019 r.” oraz możliwość pobrania szablonu.

Sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego powinno zostać złożone przez uczelnie publiczne oraz uczelnie kościelne finansowane na zasadach uczelni publicznych.

Aby pobrać, wypełnić i wysłać sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego musisz posiadać rolę INST_FIN.

Od chwili udostępnienia planu do chwili, gdy pobierzesz szablon będziesz widział status „Gotowy do pobrania”. 

2. Pobranie szablonu sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego

Pierwszy krok, jaki powinieneś wykonać w procedurze składania sprawozdania, to  pobranie i zapisanie pliku xlsx z szablonem sprawozdania.

Aby to zrobić, musisz posiadać rolę INST_FIN.

Przed pobraniem sprawozdania uzupełnij zakładkę „Dotacje”.

UWAGA! W sekcji „Dotacje” należy uzupełnić wszystkie pola. W przypadku jeśli uczelnia nie otrzymała danej dotacji w odpowiednim miejscu należy wpisać „0”.

Po pobraniu szablonu status sprawozdania zmienia się na „Edycja”. 

Teraz uzupełnij pobrany plik danymi twojej instytucji.  Edycja sprawozdania przebiega poza systemem POL-on. Więcej na temat tego, jak należy wypełnić sprawozdanie dla poszczególnych typów instytucji przeczytasz w objaśnieniach, które można pobrać tutaj. Gdy zakończysz uzupełnianie sprawozdania, przejdź do kolejnego kroku w POL-onie.

3. Importowanie sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego

Po uzupełnianiu planu rzeczowo-finansowego swojej instytucji, wgraj go do systemu POL-on. W tym celu kliknij w przycisk „Importuj sprawozdanie”, a następnie załącz plik ze sprawozdaniem.

Po zaimportowaniu pliku, jest on widoczny w zakładce „Dane sprawozdania”. Możesz w każdej chwili go pobrać za pomocą przycisku „Pobierz sprawozdanie”.

Uwaga! Pobranie tego pliku nie usuwa go z POL-onu. Pobierasz kopię zaimportowanego wcześniej pliku.

Jeżeli plik zawiera błędy, system wyświetli komunikat. Dodatkowo, w zakładce „Błędy walidacji” możesz pobrać i zapoznać się ze zbiorczym raportem błędów walidacji.

Popraw sprawozdanie i zaimportuj je jeszcze raz (ponownie skorzystaj z przycisku „Importuj sprawozdanie”). Nowe sprawozdanie zastąpi dotychczasowe.

Nie ma konieczności usuwania uprzednio wgranego pliku sprawozdania. Wystarczy ponownie wgrać poprawione dane. System poinformuje cię, że wcześniejsze dane zostaną nadpisane aktualnie wgrywanymi. Jeśli chcesz, aby dane zostały poprawione, potwierdź import pliku.

Na tym etapie możesz w każdej chwili ponownie wgrać plik ze sprawozdaniem, nawet jeżeli nie wystąpiły błędy walidacji (np. gdy zorientujesz się, że załączyłeś nieprawidłowy plik lub chcesz uzupełnić dane). W tym celu ponownie skorzystaj z przycisku „Importuj sprawozdanie”.

Uwaga! Nowy plik zastąpi dotychczasowe sprawozdanie.

4. Zatwierdzenie sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego

Jeśli poprawnie zaimportowałeś plik (tzn. nie było w nim błędów walidacji) i nie chcesz nic w nim dalej zmieniać, przejdź do etapu zatwierdzania planu. W tym celu wykonaj następujące kroki:

  • Uzupełnij dane osoby do kontaktu: wejdź w zakładkę „Podsumowanie”, kliknij w przycisk „Koryguj” i podaj dane osoby.
  • Zatwierdź sprawozdanie: w zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Zatwierdź dane sprawozdania”.

Uwaga! Po zatwierdzeniu planu, zostaje zablokowana możliwość importu kolejnego pliku.

W tym momencie status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone”.

Nie jest to stan nieodwracalny. Na tym etapie możesz jeszcze powrócić do statusu „Edycja”, korzystając z przycisku „Powrót do edycji sprawozdania”. Jest to możliwe tak długo, dopóki nie wyślesz sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego do MNiSW.

5. Wysłanie sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego do MNiSW

Zatwierdzone sprawozdanie należy wysłać do MNiSW za pośrednictwem systemu POL-on. W tym celu wykonaj następujące kroki:

  • Pobierz oświadczenie o zgodności danych zawartych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym. Po zatwierdzeniu sprawozdania, w zakładce „Dane sprawozdania”, w sekcji „Do pobrania” pojawił się przycisk, który umożliwia pobranie oświadczenia. Pobrane oświadczenie powinno zostać wydrukowane, wypełnione i podpisane przez uprawnioną osobę w twojej instytucji (uczelnia – rektor, instytut – dyrektor), a następnie zeskanowane i zapisane w formacie pliku pdf.

  • Wyślij sprawozdanie. W zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Wyślij sprawozdanie”. W następnym kroku załącz podpisany i zeskanowany plik z oświadczeniem o zgodności danych (koniecznie w formacie pdf!). Możesz załączyć również  inne pliki, jeśli takie posiadasz oraz dopisać komentarz w przeznaczonym do tego polu.

Jeżeli nie pobrałeś oświadczenia o zgodności danych wcześniej, możesz to zrobić na tym etapie, klikając w komendę „pobierz oświadczenie” obok przycisku „Załącz”.

Możesz załączyć dodatkowy plik lub pliki, oprócz oświadczenia, które zostaną wysłane do ministerstwa razem ze sprawozdaniem.

Dodatkowe pliki mogą mieć format: doc, xlsx, pdf oraz zip.

Uwaga! Jeśli masz do wysłania więcej niż jeden dodatkowy plik, wówczas powinieneś go spakować do formatu zip (plik z oświadczeniem zawsze jest wysyłany oddzielnie i nie należy go pakować do zipa).

Całość zatwierdź przyciskiem „Wyślij sprawozdanie”.

Po tej operacji, status sprawozdania zmieni się na „Wysłane do ministerstwa”.

Teraz czekaj na akcję ze strony ministerstwa.

6. Weryfikacja sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego przez MNiSW

W wyniku poprzedniego kroku, dane planu zostają udostępnione ministerstwu. MNiSW zapoznaje się z otrzymanymi danymi i przeprowadza ich weryfikację. W jej wyniku MNiSW może wykonać jedną z dwóch czynności:

  • odesłać sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego z powrotem do korekty;
  • zatwierdzić sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego (od razu albo po powrocie z korekty).
7. Sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego odesłane do korekty

Jeśli w wyniku weryfikacji MNiSW odeśle sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmienia się na „Odesłane do korekty”. 

W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Odblokowana zostaje możliwość edycji danych sprawozdania po twojej stronie. Wprowadź stosowane zmiany do sprawozdania, zgodnie z otrzymanymi uwagami.

8. Wysłanie sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego do MNiSW po korekcie

Wyślij poprawiony plik sprawozdania do MNiSW, korzystając z przycisku „Wyślij ponownie”. Spowoduje to zablokowanie danych sprawozdania do edycji. Odsyłając sprawozdanie po korekcie, masz możliwość dodania komentarza i/lub pliku pdf.

Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, upoważniona osoba w twojej instytucji powinna ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (zatwierdzić oświadczenie, pobrać oświadczenie, wydrukować je, wypełnić i podpisać, zeskanować oraz załączyć do POL-onu).

Ponowne wysłanie sprawozdania do MNiSW powoduje zmianę statusu na „Wysłane po korekcie”.

9. Zatwierdzenie sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego przez MNiSW

Po otrzymaniu od ciebie prawidłowego sprawozdania – od razu albo po korekcie – MNiSW zatwierdza sprawozdanie.

Status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone przez ministerstwo”.

Schemat procesu: