Zgodnie z ustawą 2.0 system POL-on obejmuje m.in. wykaz nauczycieli akademickich, innych osób prowadzących zajęcia, osób prowadzących działalność naukową oraz osób biorących udział w jej prowadzeniu (art. 342 ust. 3 pkt 1 ustawy 2.0).
Jak z tego wynika, moduł systemu POL-on, zbiorczo nazywany „Pracownicy”, gromadzi dane nie tylko osób pozostających w stosunku pracy (tzn. pracowników w rozumieniu prawa pracy). Należy w nim rejestrować również tzw. inne osoby prowadzące zajęcia. Praktyka polegająca na tym, że część zajęć ze studentami prowadzą osoby np. na podstawie umów cywilno-prawnych (zlecenia, o dzieło) istniała już od dłuższego czasu. Osoby takie nie były jednak rejestrowane w POL-onie. Aktualnie osoby takie również podlegają rejestracji.
Inne osoby prowadzące zajęcia są to wszystkie osoby prowadzące zajęcia, ale niebędące zatrudnione na umowę o pracę lub ogólnie niezatrudnione wcale. Mogą to być np. osoby zatrudnione na podstawie umów cywilno-prawnych, niezatrudnieni na uczelni doktoranci prowadzący zajęcia.
Osoby te rejestrujemy w module Pracownicy analogicznie do nauczycieli akademickich, z tym że podajemy dla nich ograniczony zakres danych.
Wskazówki, jakie informacje podać w przypadku innych osób prowadzących zajęcia, będących doktorantami znajdują się w dalszej części tego artykułu.
Rejestracja innej osoby prowadzącej zajęcia
Aby zarejestrować nową inną osobę prowadzącą zajęcia, postępuj tak samo, jak przy rejestracji nowego pracownika. Instrukcję, jak to zrobić znajdziesz tutaj.
Pewne różnice pojawią się dopiero przy uzupełnianiu kolejnych zakładek.
Warunki zatrudnienia
W przypadku innych osób prowadzących zajęcia możliwe jest zakończenie zatrudnienia systemowego (sekcja „Dane zatrudnienia”) pomimo trwania warunków zatrudnienia (inaczej niż w przypadku pracowników etatowych). Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.
Aby zarejestrować warunki zatrudnienia kliknij w przycisk „+ Zarejestruj warunek zatrudnienia”.
W formatce, która się otworzy, zaznacz checkbox „Inna osoba prowadząca zajęcia”. Formatka skróci się do postaci uproszczonych warunków zatrudnienia. Obligatoryjnie musisz podać datę, od której dany warunek zatrudnienia obowiązuje (wybierz ją po kliknięciu ikony kalendarza albo wpisz ręcznie). Pozostałe pola (data końca obowiązywania warunku zatrudnienia, jednostka w ramach twojej instytucji, notatka) są opcjonalne.
W polu „Jednostka” możemy zawęzić, do jakiego wydziału lub innej jednostki organizacyjnej uczelni chcemy przypisać daną osobę. W tym polu wpisz ręcznie początek nazwy danej jednostki. Następnie wybierz ją z listy podpowiedzi, która się wyświetli.
W POL-onie 2.0 przypisanie pracownika lub innej osoby prowadzącej zajęcia do jednostki stanowi tylko informację dla użytkownika, nie jest w żaden sposób interpretowane przez system.
Pole „Notatka” jest nieobowiązkowe i nie ma wytycznych, czy i jak je wypełniać. Pozostaje ono do dyspozycji uczelni.
Zakończ klikając w przycisk „Zarejestruj warunek zatrudnienia”.
Po zarejestrowaniu warunku zatrudnienia zobaczysz jego podsumowanie w formie tabeli. Puste pola to te, które nie mają zastosowania do innych osób prowadzących zajęcia.
Jeśli poprzedni warunek zatrudnienia został zakończony, zarejestruj nowy warunek zatrudnienia za pomocą przycisku o tej samej nazwie.
W ten sam sposób możesz również zarejestrować więcej niż jeden uproszczony warunek zatrudnienia w tym samym czasie – mogą one zachodzić na siebie datami.
Dostępne akcje
Przycisk „Koryguj warunki zatrudnienia” (ikona ołówka) – służy do poprawienia błędnie wpisanych do systemu informacji. Ponadto za pomocą tej akcji możesz przedłużyć datę końca obowiązywania warunku zatrudnienia (np. jeśli umowa cywilno-prawna została przedłużona na kolejny okres).
Przycisk „Usuń warunki zatrudnienia” (ikona kosza na śmieci) – służy do usunięcia błędnie dodanego warunku zatrudnienia. Warunek zatrudnienia zostanie usunięty całkowicie, nie znajdziesz go nawet w zakładce „Nieaktualne”.
Przycisk „Zakończ warunki zatrudnienia” (ikona znaku X) – służy do ustawienia daty końca obowiązywania warunku zatrudnienia. Przycisk ten jest dostępny tylko dla warunków zatrudnienia, które nie mają zdefiniowanego czasu obowiązywania (nie mają ustawionej daty końcowej warunku zatrudnienia). Jeśli chcesz zakończyć wcześniej warunki zatrudnienia, które mają zdefiniowaną datę końca obowiązywania (np. w przypadku przedterminowego zakończenia umowy cywilno-prawnej), skorzystaj z opcji „Koryguj” i zmień datę końcową warunków.
Rejestracja uproszczonych warunków zatrudnienia pracownikowi etatowemu
Zdarzają się sytuacje, gdy pracownik jest zatrudniony na etacie i z tego względu jest już zarejestrowany w POL-nie. Dodatkowo jednak część zajęć prowadzi na podstawie umowy cywilno-prawnej, a więc wypełnia pewne zadania określone przez art. 343 ustawy 2.0 jako inna osoba prowadząca zajęcia.
W takiej sytuacji należy mu zarejestrować nowy warunek zatrudnienia (przycisk „+ Zarejestruj nowy warunek zatrudnienia”) obejmujący umowę cywilno-prawną. Taki uproszczony warunek zatrudnienia może obowiązywać równolegle z warunkami zatrudnienia wynikającymi z etatowego stosunku pracy.
Doktoranci jako inne osoby prowadzące zajęcia
Zgodnie z wytycznymi ministerstwa, do grona innych osób prowadzących zajęcia należą również doktoranci, którzy nie są zatrudnieni przez uczelnię, ale prowadzą na niej zajęcia. Powinni być więc rejestrowani również w module Pracownicy (oprócz rejestracji w modułach związanych z kształceniem doktorantów).
W tym wypadku zatrudnienie systemowe należy traktować jako okres, w którym doktorant wypełnia obowiązki dydaktyczne (prowadzi zajęcia) w trakcie trwania studiów doktoranckich/kształcenia w szkole doktorskiej. Zakończenie okresu prowadzenia zajęć w ramach tychże studiów doktoranckich/kształcenia w szkole doktorskiej powinno być w takim przypadku powodem do zakończenia zatrudnienia systemowego, o ile nie trwa dodatkowo inna forma realizacji zadań takiej osoby w tym podmiocie, określona w art. 342 ust. 3 pkt 1 ustawy 2.0.
Aby utrzymać pewną stabilność odnoszącą się do roku akademickiego, doktorant, który realizuje zajęcia w danym roku akademickim powinien mieć zarejestrowane zatrudnienie przez cały rok akademicki. Jeśli prowadzi zajęcia np. na swoim 2 i 3 roku studiów/kształcenia, będzie to wyznaczało okres zatrudniania systemowego – bez przerw, bez podziału na semestry itp. Jeśli występuje przerwa, np. roku, w prowadzeniu zajęć przez doktoranta, przykładowo doktorant prowadzi zajęcia na swoim 1 roku (nawet tylko 16 godzin na pierwszym semestrze), a później na 3 roku, to w tej sytuacji powinien być wykazywany w tych latach akademickich, w których prowadzi zajęcia. Zatem w jego przypadku będzie przerwa jednego roku akademickiego w zatrudnieniu. Doktorant pojawi się w systemie dwukrotnie, za każdym razem jego zatrudnienie systemowe będzie wyznaczone przez rok akademicki, w którym prowadzi zajęcia.
Zgodnie z wytycznymi ministerstwa, nie trzeba wstecznie korygować w systemie zapisów o zatrudnieniu doktorantów, zgodnie z którymi okres zatrudnienia odpowiadał okresowi trwania studiów doktoranckich/kształcenia w szkole doktorskiej. Natomiast nowe wpisy o zatrudnieniu doktorantów powinny uwzględniać interpretację zaprezentowaną powyżej .
Jaki zakres danych należy zarejestrować innej osobie prowadzącej zajęcia?
Zgodnie z ogólną zasadą, innej osobie prowadzącej zajęcia rejestrujemy te dane, które znajdują do niej zastosowanie. Zostało to zestawione w poniższej tabeli.
Zakładką dedykowaną wyłącznie innym osobom prowadzącym zajęcia jest zakładka „Kompetencje”. Więcej na jej temat przeczytasz tutaj.
Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj:
Kompetencje Rejestracja pracownika Zatrudnienie Liczba godzin zajęć