W tym wpisie dowiesz się, jak przebiega proces wydania nowego dokumentu z powodu zmiany danych osobowych (dane widoczne na dyplomie są nieaktualne).
Wydanie nowego dyplomu w związku ze zmianą danych obejmuje przypadki, takie jak:
- zmiana imienia lub nazwiska decyzją administracyjną,
- zmiana imienia lub nazwiska w związku z orzeczeniem sądu, w tym
- przypadki związane z uzgodnieniem płci i zmianą imienia / nazwiska.
Zmiana nazwiska po ślubie nie uprawnia do wydania nowego dyplomu na nowe nazwisko.
Wymiana dokumentu z powodu zmiany danych osobowych w kontekście dyplomów elektronicznych składa się z dwóch etapów:
- Unieważnienia dokumentu z podaniem powodu “wymiana dokumentu – zmiana danych osobowych”
- Wydania dokumentu na zmienione dane osobowe.
Unieważnienie dotychczasowego dyplomu
Unieważnienie jest warunkiem koniecznym przed wydaniem nowego dokumentu! Dokumentów zarejestrowanych w Repozytorium Dyplomów Elektronicznych nie można bowiem edytować.
Unieważnić można wyłącznie dokument, który został przekazany do RDE.
Dokument może unieważnić tylko podmiot, który wydał (wprowadził do RDE) dokument (oryginał, odpis) lub jego sukcesor prawny.
Proces ten można wykonać tylko za pomocą interfejsu posiadając rolę INST_RDE_UNIEWAZNIENIE – dla uczelni, które prowadzą kształcenie oraz dla instytucji naukowych, które wydają dyplom doktorskie lub habilitacyjne lub FED_RDE_UNIEWAZNIENIE – dla federacji, które wydają dyplomy doktorskie lub habilitacyjne
Proces unieważnienia dokumentu zarejestrowanego w RDE został opisany tutaj.
W przypadku unieważnienia dyplomu z powodu zmiany danych osobowych konieczne będzie unieważnienie wszystkich powiązanych z nim dokumentów:
- Odpisu dyplomu (jeśli został wydany)
- Odpis suplementu (jeśli dotyczy i został wydany)
- Suplementu (jeśli dotyczy i został wydany)
Wydanie nowego dyplomu na zmienione dane osobowe
Po unieważnieniu dyplomu (i wszystkich powiązanych z nim dokumentów) należy:
- przygotować nowy dyplom na nowe dane osobowe, a następnie
- przygotować wszystkie powiązane z nim (wydane wcześniej i unieważnione) dokumenty na nowe dane.
Przygotowane dokumenty należy:
- podpisać, a następnie
- zarejestrować w RDE.
Nowy dyplom będzie weryfikowany z modułami źródłowymi (Studenci / Postępowania awansowe) i rejestrem PESEL. Nowe dane osoby należy wprowadzić we właściwym module POL-on – jako zmianę biznesową – z podaniem daty, od której zmiana obowiązuje w systemie.
Do wydania, podpisania i rejestracji dokumentów potrzebujesz odpowiednich ról!
Szczegóły dotyczące przygotowania dokumentów (wraz z potrzebnymi rolami) znajdziesz w poniższych wpisach:
- Przygotowanie dyplomu ukończenia studiów
- Przygotowanie suplementu do dyplomu ukończenia studiów
- Przygotowanie dyplomu doktorskiego / habilitacyjnego
- Przygotowanie odpisu dyplomu ukończenia studiów
- Przygotowanie odpisu suplementu do dyplomu ukończenia studiów
- Przygotowanie odpisu dyplomu doktorskiego / habilitacyjnego