W tym wpisie dowiesz się jak przygotować suplement do dyplomu ukończenia studiów prowadzonych samodzielnie i wspólnie. 

Suplement możesz przygotować przed zarejestrowaniem dyplomu ukończenia studiów, jednak, aby podpisać i zarejestrować suplement w RDE dyplom ukończenia studiów, musi być co najmniej w statusie „Gotowy do podpisu”.  

Suplement może wydać:
– podmiot, który zarejestrował oryginał dyplomu w RDE;
– sukcesor prawny takiego podmiotu.

Do przygotowania suplementu do dyplomu ukończenia studiów potrzebujesz roli edycyjnej do Repozytorium Dyplomów Elektronicznych- w zależności od rodzaju podmiotu będzie to rola INST_RDE_DYPLOM_EDYTOR (w uczelni) lub FED_RDE_DR_EDYTOR (w przypadku federacji) oraz rola do modułu Studenci INST_PR_WS lub INST_PR_WS_PODGLAD i Kierunki studiów INST_KIERUNKI_ADM lub INST_KIERUNKI_PODGLAD. 

Podczas wydawania suplementu dyplomu ukończenia studiów dane absolwenta są sprawdzane z oryginałem dyplomu, do którego wydawany jest suplement.  

Ścieżka dostępu   

Aby przygotować suplement dyplomu ukończenia studiów zaloguj się do POL-on i przejdź do modułu „Dyplomy elektroniczne”.
Możliwość utworzenia suplementu zależy od miejsca, z którego wykonujesz operację:   

  • W obszarze „Utwórz i zarejestruj dokument” [1] suplement możesz utworzyć dla dyplomu ukończenia studiów w statusie:   
    • Gotowy do podpisu   
    • Gotowy do rejestracji   
    • Zarejestrowany   

Możesz to zrobić z poziomu: 

  • teczki - po odnalezieniu złożonego w niej dyplomu ukończenia studiów [2],  
  • listy dokumentów - po odnalezieniu dyplomu ukończenia studiów [3],  
  • przycisku „+ Utwórz dokument” (który znajdziesz na poziomie teczki i listy dokumentów) [4],
  • podglądu dokumentu – po kliknięciu w przycisk „+ Utwórz dokument” [5].
  • W obszarze „Repozytorium Dyplomów Elektronicznych” [1] z poziomu zestawienia dokumentów suplement możesz utworzyć wyłącznie dla dyplomu w statusie Zarejestrowany [2]. 

Słowniki pomocnicze

Przygotowując suplement możesz uzupełniać dane ręcznie lub skorzystać z odpowiednich wartości list rozwijanych – o ile administrator RDE w podmiocie skonfigurował słowniki.

Słowniki pomocnicze mogą być dostępne dla następujących pól w suplemencie:

  • Dostęp do kształcenia
  • Forma weryfikacji
  • Kwalifikacje i uprawnienia zawodowe
  • Ocena
  • Skala ocen
  • Typ zajęć
  • Warunki przyjęcia na studia
  • Wyjaśnienie skrótów
  • Wynik ukończenia studiów
  • Źródła informacji.

Obecność słownika pomocniczego sygnalizuje ikona rozwijanej listy [1]. Możesz:

  • wybrać wartość z listy [2] lub
  • po kliknięciu w ikonę ołówka [3] – wprowadzić wartość ręcznie [4].

Korzystanie ze słowników pomocniczych przyspiesza znacznie pracę nad dokumentem, ale nie jest obowiązkowe.

Utworzenie suplementu

Utworzenie suplementu możesz zacząć w różny sposób (wszystkie ścieżki rozpoczęcia tworzenia suplementu znajdziesz powyżej). Bez względu na to jak zaczniesz – będziesz wypełniać ten sam formularz.

Jeśli tworzysz suplement do przygotowanego lub zarejestrowanego dyplomu ukończenia studiów to dane do formularza zostaną pobrane z oryginału dyplomu. 
Jeśli tworzysz suplement niezależnie (to znaczy do dyplomu, który nie został jeszcze przygotowany lub zarejestrowany w repozytorium), to będziesz musiał uzupełniać pola samodzielnie. 

Na etapie tworzenia suplementu z poziomu Listy dokumentów zostaniesz poproszony o wskazanie istniejącej lub utworzenie nowej teczki [1]. W niej zamieścisz dokument.

Teczki tworzone są w kaflu „Utwórz i zarejestruj dokument” na potrzeby organizacji przygotowywanych dokumentów np. w obrębie wydziału, kierunku, roku, poziomu studiów itp. Więcej o ich zastosowaniu przeczytasz tutaj. 

Po wyborze istniejącej / utworzeniu nowej teczki przycisk „Przejdź do tworzenia odpisu” stanie się aktywny. Kliknij w niego [2], aby kontynuować przygotowanie dokumentu.

W razie potrzeby (np. gdy uzupełniasz formularz suplementu samodzielnie) możesz skorzystać z wyszukiwarki absolwenta. W sekcji „Wybór absolwenta z bazy systemu POL-on” wprowadź typ dokumentu i jego numer [1], a następnie potwierdź wyszukanie [2]. Jeśli system odnajdzie absolwenta wyświetli ci jego rekord poniżej.  

Po kliknięciu w przycisk „Wybierz” [3], dane absolwenta zostaną uzupełnione w oryginale.

Przygotowanie suplementu do dyplomu wydawanego samodzielnie

W sekcji „Konfiguracja” system automatycznie wprowadza [1]:  

  • Rodzaj egzemplarza – Oryginał;  
  • Zakres danych – dane, które zgodnie z prawem muszą znaleźć się na suplemencie; 
  • Język dokumentu – język polski;
  • Szablon dokumentu – czyli sposób prezentacji dyplomu wprowadzonego do RDE, skonfigurowany przez administratora RDE w podmiocie.   

Sekcja „Dane suplementu” [2] wskaż lub wprowadź informacje:  

  • Czy dyplom ukończenia studiów wspólnych – NIE (dla studiów prowadzonych samodzielnie) 
  • Nazwa dokumentu – to nazwa rodzaju dokumentu – Suplement do dyplomu.
  • Numer dyplomu (uzupełniony z rekordu Studenta);   
  • Status uczelni – informacja dodatkowe, podczytywana z Konfiguracji podmiotu; 
  • Jednostka organizacyjna (wartość opcjonalna wprowadzana ręcznie);   
  • Osoby podpisujące – wprowadzone do POL-on jako osoby upoważnione do podpisywania dokumentów ze wskazaniem rodzaju dokumentu. 

Brak osoby na liście oznacza, że nie została ona wprowadzona do systemu POL-on lub nie ma uprawnień do podpisywania tego rodzaju dokumentów.    

W sekcji „Dane absolwenta” [3] znajdziesz dane częściowo zaciągnięte z wykazu studentów (w przypadku wyszukiwania absolwenta) lub z dyplomu (jeśli suplement tworzony jest z poziomu oryginału). Wprowadź brakujące informacje samodzielnie. Przy wymaganych polach znajdziesz ikonę *. Identyfikator studenta na uczelni jest polem opcjonalnym.

Dane w formularzu suplementu muszą zgadzać się z oryginałem dyplomu. Jeśli zauważysz błąd w danych uzupełnionych automatycznie, to nie poprawiaj ich samodzielnie w formularzu. Korekta powinna być wykonana w modułach źródłowych.  

Sekcja „2.1 Tytuł zawodowy” – wypełni się automatycznie.
Część formularza „2.2 Kierunek i profil studiów” uzupełni się o kierunek i profil studiów. Ręcznie uzupełnij zakres studiów. 
W sekcji „2.5 Języki wykładowe/egzaminów” wybierz język kształcenia. Jeśli kształcenie odbywało się w więcej niż jednym języku, możesz dodać kolejne języki przyciskiem „Dodaj inny język” [1].  
Sekcja „3.1 Poziom posiadanego wykształcenia” – wypełni się automatycznie.

Sekcja „3.2 Czas trwania studiów według programu studiów” – wypełni się automatycznie (w semestrach).
Sekcja „3.3 Warunki przyjęcia na studia” może być:  

  • Uzupełniona ręcznie – z wykorzystaniem narzędzi formatowania tekstu [2]. Efekty formatowania możesz podejrzeć klikając w ikonę oka [3]. 
  • Zasilona gotowym tekstem, jeśli został on skonfigurowany w słownikach pomocniczych konfiguracji suplementu przez administratora RDE w podmiocie.

W tym przypadku możesz skorzystać z wartości dostępnych w rozwijanej liście [4], wybierając wartość właściwą dla suplementu albo wpisać ją ręcznie [5].

Sekcja „4.1 Forma studiów” – wypełni się automatycznie.
W sekcji „4.2 Efekty uczenia się” wprowadź opis wiedzy, umiejętności i kompetencji społecznych absolwenta. Możesz zrobić to: 

  • ręcznie 
    • w polu tekstowym lub 
    • za pomocą tabeli 
  •  za pomocą importu przygotowanego odpowiednio pliku .csv.  
  • Dodawanie ręczne – polega na uzupełnieniu pola „Opis” z wykorzystaniem narzędzi formatowania tekstu [1]. Efekty formatowania możesz podejrzeć klikając w ikonę oka [2].  

Możesz też wprowadzić zestaw danych o uzyskanych efektach w zakresie wiedzy, umiejętności i kompetencji tworząc tabelę za pomocą przycisku „+ Dodaj wiersz” [3].

W dodanym wierszu wskaż lub wprowadź informacje o efekcie kształcenia [4]: 

  • grupę (spośród zdefiniowanych wartości),  
  • nazwę (pole opisowe do 20 znaków),  
  • opis (pole opisowe do 600 znaków).  

Po uzupełniniu wartości – zatwierdź dane znacznikiem po prawej stronie [5]. 

Możesz też: 

  • usunąć wprowadzony wiersz [6]. 
  • dodać kolejny wiersz w ramach tej samej grupy [7]. 
  • Import z pliku .csv – jeśli chcesz dodać informacje o efektach kształcenia plikiem, przygotuj plik .csv (zgodnie z wymogami), a następnie kliknij przycisk importu [8] i załącz plik z dysku komputera. 

Przykładowy plik.csv znajdziesz w Materiałach dodatkowych na końcu wpisu.

Po dodaniu danych w zakresie grupy efektów możesz je: 

  • edytować [1] 
  • usunąć [2].

W ramach edycji możesz: 

  • zmienić kolejność wierszy za pomocą strzałek (góra/dół) [3] 
  • usunąć pojedynczy wiersz [4] 
  • zmienić wartości w poszczególnych polach [5]. 

Po wykonaniu zmian nie zapomnij ich zapisać!

 Sekcja „4.3. Szczegóły dotyczące przebiegu studiów absolwenta: zrealizowane zajęcia, indywidualne osiągnięcia, uzyskane oceny/punkty ECTS” składa się z pól:  

  • Przebieg studiów zgodny z programem studiów - Tabela zajęć 
  • Dodatkowe osiągnięcia – Tabela 
  • Dodatkowe osiągnięcia – Opis 
  • Wyjaśnienie skrótów 
  • Łączna liczba punktów ECTS   
  • Średnia ocen ze studiów 
  • Ocena z pracy dyplomowej 
  • Ocena z egzaminu dyplomowego 
  • Tytuł pracy dyplomowej 
  • Informacje uzupełniające. 

Wystarczy, że uzupełnisz jedno z powyższych pól. 

W sekcji „4.3. Szczegóły dotyczące przebiegu studiów absolwenta: zrealizowane zajęcia, indywidualne osiągnięcia, uzyskane oceny/punkty ECTS” możesz dodać informacje o przebiegu studiów zgodnym z programem studiów: 

  • ręcznie (tworząc tabelę po kliknięciu w przycisk „+ Dodaj wiersz”) [1] lub  
  • za pomocą importu przygotowanego odpowiednio pliku .csv [2]. 

Wystarczy, że wybierzesz jeden ze sposobów.

  • Dodawanie ręczne – polega na uzupełnieniu pól oznaczonych * w wierszach tworzonej tabeli. 

Uzupełnij lub wskaż wartość w polach: 

  • Zajęcia (do 150 znaków); 
  • Typ zajęć (do 7 znaków); 
  • Liczbę godzin (do 5 znaków); 
  • Ocena (do 9 znaków); 
  • Punkty ECTS (do 5 znaków); 
  • Forma weryfikacji (do 10 znaków); 
  • Semestr (do 2 znaków).  

Pola te są zależne od szablonu suplementu w konfiguracji suplementu dyplomu przygotowanego przez administratora RDE. 

Jeśli w szablonie wskazano podział na semestry – semestr będzie jedną z kolumn w zbiorczej tabeli (tak, jak na zrzutach poniżej). Jeśli w szablonie wybrano rozdzielenie semestrów na oddzielne tabele – w sekcji 4.3. zobaczysz przycisk dodawania semestrów, a każdy semestr będzie odrębną tabelą.    

W części pól będziesz mógł wybrać wartości z listy (ikona menu) [3] lub wprowadzić wartość samodzielnie (ikona ołówka) [4]. 

Po uzupełnieniu wiersza – zatwierdź dane znacznikiem po prawej stronie [5]. 

Możesz: 

  • usunąć wprowadzony wiersz [6]. 
  • dodać kolejny wiersz w ramach tych samych zajęć [7].
  • Import z pliku .csv – jeśli chcesz dodać informacje o przebiegu studiów plikiem, przygotuj odpowiednio plik .csv, a następnie kliknij w przycisk importu („Dodaj z pliku csv”) i załącz plik z dysku komputera. 

Przykładowy plik.csv znajdziesz w Materiałach dodatkowych na końcu wpisu. 

Po dodaniu danych w zakresie zajęć możesz je: 

  • zmienić kolejność za pomocą dostępnych strzałek (góra/dół) [1] 
  • edytować [2] 
  • przenieść do pola „Dodatkowe osiągnięcia” [3] 
  • usunąć [4]. 

W ramach edycji zajęć możesz: 

  • dodać kolejny typ zajęć [1] 
  • zmienić kolejność wierszy za pomocą strzałek (góra/dół) [2] 
  • usunąć pojedynczy wiersz [3] 
  • zmienić wartości w poszczególnych polach [4]. 

Po wykonaniu zmian nie zapomnij ich zapisać!

Jeśli po zaimportowaniu pliku (lub wprowadzeniu danych ręcznie) będziesz chciał dodać kolejny wiersz, możesz to zrobić za pomocą przycisku dodawania [5].

Uzupełnianie danych w polu „Dodatkowe osiągnięcia” przebiega analogicznie, jak w polu Przebieg studiów zgodny z programem studiów. Dane te są opcjonalne. Możesz uzupełnić je: 

  • ręcznie (w polu „Opis” lub tworząc tabelę przyciskiem „+ Dodaj wiersz”) lub 
  • za pomocą importu przygotowanego odpowiednio pliku .csv. 

Przykładowy plik.csv znajdziesz w Materiałach dodatkowych na końcu wpisu. 

Dodatkowo możesz też uzupełnić pola: 

  • Wyjaśnienie skrótów – ręcznie [1] lub wybierając wartości ze słownika [2], jeśli został skonfigurowany przez administratora RDE; 
  • Łączna liczbę punktów ECTS; 
  • Średnia ocen ze studiów; 
  • Ocena z pracy dyplomowej; 
  • Ocena z egzaminu dyplomowego; 
  • Tytuł pracy dyplomowej; 
  • Informacje uzupełniające – z wykorzystaniem narzędzi formatowania tekstu. Efekty formatowania możesz podejrzeć klikając w ikonę oka.
  • W sekcji „Skala ocen – i o ile to możliwe – sposób ich przyznawania” dane uzupełnij ręcznie [3] lub za pomocą słownika pomocniczego (jeśli administrator RDE skonfigurował słownik pomocniczy dla tej sekcji) [4]. 

Uzupełniając sekcję ręcznie skorzystaj z narzędzi formatowania tekstu. Efekty formatowania możesz podejrzeć klikając w ikonę oka.

Analogicznie działają sekcje:  

  • „4.5 Wynik ukończenia studiów” (wymagana); 
  • „5.1 Dostęp do dalszego kształcenia” (wymagana); 
  • „5.2. Posiadane kwalifikacje oraz uprawnienia zawodowe (o ile to możliwe)” (opcjonalna); 
  • „6.1. Dodatkowe informacje, w tym o odbytych praktykach i otrzymanych nagrodach” (opcjonalna, pole tekstowe bez słownika pomocniczego); 
  • „6.2 Źródła informacji” (wymagana).

Po uzupełnieniu wszystkich informacji zapisz formularz przyciskiem na dole formularza [5]. 

Zapisany dokument będzie miał status Roboczy. Będzie mógł zostać sprawdzony, podpisany, a następnie zarejestrowany. 

Przygotowanie suplementu do dyplomu ukończenia studiów prowadzonych wspólnie 

Wydanie suplementu do dyplomu ukończenia studiów wspólnych jest analogiczne do przygotowania suplementu dyplomu ukończenia studiów prowadzonych samodzielnie, z niewielkimi różnicami opisanymi poniżej.

W sekcji „Dane suplementu”:    

  • Czy dyplom ukończenia studiów wspólnych – „TAK” podstawi się automatycznie, jeśli dyplom, do którego tworzony jest suplement był wydawany dla studiów wspólnych. 

Oznacza to, że w dyplomie ukończenia studiów spełniono poniższe warunki:
– kierunek został oznaczony jako wspólny
– w rekordzie absolwenta zaznaczono, że realizuje studia wspólne.  

  • Sposób wydania dokumentu – dokument wydawany odrębnie [1] - jest pobierany z dyplomu, dla którego tworzony jest suplement lub wskazywany ręcznie. 

Dla studiów wspólnych suplement jest wydawany tylko w sposób odrębny. Podmioty współprowadzące studia nie podpisują suplementu. 

  • Podmioty współprowadzące – dane są pobierane z dyplomu, do którego, tworzony jest suplement. 

Możesz:  

  • edytować [2],     
  • uzupełniać [3] (przycisk „+dodaj”),    
  • usuwać [4]  

podmioty współprowadzące studia.   

Pamiętaj, że dane dyplomu i suplementu powinny być zgodne. Jeśli suplement jest tworzony w oparciu o istniejący w RDE dyplom, danych nie należy zmieniać.

Po zapisie system wyświetli ci „Podgląd dokumentu”.   

Na tym etapie możesz jeszcze zweryfikować, czy wprowadzone do suplementu dane są poprawne. Możesz:  

  • edytować dokument [1] (przycisk „Edytuj”), 
  • podejrzeć wizualizację dokumentu [2] (przycisk „Wizualizacja”) 
  • sprawdzić jego poprawność [3] 
  • zapoznać się z historią dokumentu [4].

Przed sprawdzeniem dokumentu i wysłaniem go do podpisu, a także przed zarejestrowaniem dokumentu w RDE sprawdź, jak prezentuje się on na wizualizacji. Zweryfikuj, czy wskazano właściwy szablon, czy wszystkie informacje, które powinny znaleźć się na dokumencie są na nim widoczne i czy są one poprawne. 

Sprawdzanie dokumentu 

Aby sprawdzić dokument przed przekazaniem go do podpisu, kliknij przycisk „Sprawdź dokument” [1]. Następnie zaktualizuj status dokumentu akcją „Aktualizuj status” [2].

Po aktualizacji statusu możesz zapoznać się z wynikiem sprawdzenia dokumentu. W tym celu kliknij „Zobacz wynik sprawdzania dokumentu” [3].

Wynik sprawdzania dokumentu zawiera listę wszystkich, kontroli przeprowadzanych przez system wraz ze stosownymi komunikatami.     

  • Jeśli system znajdzie błędy – wróć do edycji i popraw je [4]. 
  • Jeśli system nie znajdzie błędów, oznaczy dokument statusem Gotowy do podpisu.     

Wynik możesz pobrać do pliku .csv za pomocą właściwego przycisku [5].

Dokument o statusie „Gotowy do podpisu” jest widoczny dla osoby upoważnionej do podpisywania dyplomów elektronicznych i może zostać podpisany podpisem kwalifikowanym.     

Jeśli po podpisaniu zaistnieje potrzeba korekty dokumentu, wymagane będzie kolejne podpisanie.  

 
Jak podpisać dokument przeczytasz we wpisie: Podpisanie dyplomu ukończenia studiów, suplementu, dyplomu doktorskiego / habilitacyjnego i odpisu

Statusy dokumentu 

Na różnym etapie prac dokument może przyjmować poniższe statusy: 

  • Roboczy – po uzupełnieniu danych wymaganych i zapisaniu formularza  
  • Walidacja przed podpisaniem – po uruchomieniu procesu sprawdzania dokumentu 
  • Zbieranie danych osób podpisujących – po uruchomieniu prośby o dodanie osób podpisujących przez podmiot współprowadzący studia lub postępowanie  
  • Gotowy do podpisu – po przejściu walidacji kompletności danych
  • Błędy walidacji przed podpisaniem – gdy dokument nie przeszedł walidacji (w dokumencie występują błędy, do momentu poprawienia danych dokument nie może zostać przekazany do podpisu) 
  • Walidacja po podpisaniu – podczas weryfikacji spójności danych podpisanego dokumentu 
  • Gotowy do rejestracji – po przejściu walidacji spójności danych po podpisaniu (dokument może zostać wysłany do RDE) 
  • Błędy walidacji po podpisaniu – gdy dokument nie przeszedł walidacji (w dokumencie występują błędy w zakresie spójności danych) 
  • Błąd systemu w trakcie podpisywania dokumentu – błąd techniczny 
  • Zarejestrowany – po wysłaniu do RDE 
  • Unieważniony – po unieważnieniu

Materiały dodatkowe 

Przykładowe pliki .CSV: 

Reguły przygotowania pliku CSV 

Aby przygotować odpowiednio plik CSV weź pod uwagę 

Dla pliku z efektami uczenia: 

  • limit znaków dla poszczególnych wartości w kolumnach 
  • konieczność dodania kolumny z liczbą porządkową (do 3 znaków) 
  • ograniczenia liczby dodanych efektów – maksymalnie 300 wartości w danej grupie 
  • konieczności uzupełnienia wszystkich kolumn. 

Dla pliku przebiegu studiów i dodatkowych osiągnięć: 

  • zgodność zakresu kolumn w pliku z szablonem suplementu w konfiguracji 
  • limit znaków dla poszczególnych wartości w kolumnach 
  • konieczność dodania kolumn technicznych 

Wyjaśnienie kolumn technicznych: 

  • Rodzaj zajęć 
    • jeśli dotyczy programu studiów przyjmuje wartość „Podstawowe” 
    • jeśli dotyczy dodatkowych osiągnieć przyjmuje wartość „Dodatkowe” 
  • Grupowanie ocen – wartość „tak” lub „nie” 
    • Wartość „tak” – jeśli jest ta sama ocena dla wszystkich typów zajęć w ramach jednych zajęć 
    • Wartość „nie” – jeśli jest inna ocena dla różnych typów zajęć w ramach jednych zajęć 
  • Grupowanie punktów ECTS – – wartość „tak” lub „nie” 
    • Wartość „tak” – jeśli są te same punkty dla wszystkich typów zajęć w ramach jednych zajęć 
    • Wartość „nie” – jeśli są różne punkty dla różnych typów zajęć w ramach jednych zajęć 
  • Grupowanie form weryfikacji – wartość „tak” lub „nie”  
    • Wartość „tak” – jeśli są te same formy weryfikacji dla wszystkich typów zajęć w ramach jednych zajęć 
    • Wartość „nie” – jeśli są różne formy weryfikacji dla różnych typów zajęć w ramach jednych zajęć 
  • Identyfikator instytucji prowadzącej zajęcia – UID instytucji z POL-on, która współprowadzi studia (dotyczy studiów wspólnych)