W tym wpisie dowiesz się, jak przygotować dyplom ukończenia studiów, dyplom ukończenia studiów wspólnych – wydawany wspólnie oraz wydawany odrębnie, aby następnie mógł być podpisany i zarejestrowany w RDE.  

Zanim rozpoczniesz tworzenie dyplomu ukończenia studiów upewnij się, że dokument został odpowiednio skonfigurowany przez administratora RDE. Brak wartości słownikowych w sekcji Konfiguracji oznacza, że nie zostały one wprowadzone przez administratora RDE we właściwym obszarze konfiguracji szablonu i danych podmiotu.  Więcej o konfiguracji szablonów przeczytasz we wpisach podlinkowanych tutaj.  


Do przygotowania dyplomu ukończenia studiów potrzebujesz roli edycyjnej do Repozytorium Dyplomów Elektronicznych – w zależności od rodzaju podmiotu będzie to rola INST_RDE_DYPLOM_EDYTOR (w uczelni) lub FED_RDE_DR_EDYTOR (w przypadku federacji) oraz rola do modułu Studenci INST_PR_WS lub INST_PR_WS_PODGLAD i Kierunki studiów INST_KIERUNKI_ADM lub INST_KIERUNKI_PODGLAD. 

Podczas wydawania oryginału dyplomu ukończenia studiów dane absolwenta są sprawdzane z wykazem studentów i wykazem kierunków studiów w POL-on.  

Ścieżka dostępu 

Aby przygotować dyplom ukończenia studiów w module „Dyplomy elektroniczne”, wybierz kafel „Utwórz i zarejestruj dokument” [1].

Na tym etapie możesz  

  • odnaleźć wcześniej dodaną teczkę, a następnie utworzyć w niej dokument lub 
  • przejść do listy dokumentów, utworzyć dokument i wskazać teczkę (nową lub istniejącą), w której zostanie on zapisany. 

Dokument musisz przygotować w nowo utworzonej lub wskazanej teczce. O teczkach przeczytasz w tym wpisie. 

Jeśli chcesz dodać dokument z poziomu istniejącej teczki, odnajdź ją za pomocą filtrów zestawienia [2].  W szczegółach teczki [3], kliknij przycisk „Utwórz dokument” i wybierz „Dyplom ukończenia studiów” [4].

W sekcji „Wybór absolwenta z bazy systemu POL-on” wybierz typ dokumentu i wpisz jego wartość [1], a następnie kliknij „Wyszukaj” [2].  

System wyszukuje absolwentów, a więc osoby z wpisaną datą obrony. 

Jeśli system odnajdzie pasujące rekordy absolwenta, to wyświetli ci je poniżej. Kliknij „Wybierz” [3] przy tym z rekordów, do którego chcesz utworzyć dyplom ukończenia studiów. 

W konsekwencji dane absolwenta wraz z informacjami o ukończonych studiach zostaną uzupełnione w formularzu. 

Jeśli system nie odnajdzie pasującego rekordu absolwenta – upewnij się czy wprowadziłeś prawidłowe dane do formularza. Jeśli tak, to oznacza, że system nie odnalazł rekordu w POL-on. Dane należy uzupełnić w module źródłowym. 

Szczegółowe informacje o konfiguracji dyplomu znajdziesz tutaj.

Przygotowanie dyplomu ukończenia studiów prowadzonych samodzielnie 

W sekcji „Konfiguracja” system automatycznie wprowadza [1]: 

  • Rodzaj egzemplarza – Oryginał;  
  • Zakres danych – dane, które zgodnie z prawem muszą znaleźć się na dyplomie; 
  • Język dokumentu – polski (gdy wydawany jest oryginał) 
  • Szablon dokumentu – czyli sposób prezentacji dyplomu wprowadzonego do RDE, skonfigurowany przez administratora RDE w podmiocie.  

Jeśli pozycja nie została wypełniona, oznacza to, że skonfigurowano wiele szablonów, ale żaden z nich nie został oznaczony jako domyślny. W takim wypadku wybierz właściwy szablon z listy.

W sekcji „Dane dyplomu” [2] wskaż lub wprowadź informacje o oryginale dokumentu: 

  • Czy dyplom ukończenia studiów wspólnych? – NIE – dla studiów prowadzonych samodzielnie, 

O przygotowaniu dyplomu ukończenia studiów wspólnych przeczytasz w dalszej części wpisu. 

  • Nazwa dokumentu – do wyboru: 
  • Dyplom ukończenia jednolitych studiów magisterskich 
  • Dyplom ukończenia studiów drugiego stopnia 
  • Dyplom ukończenia studiów pierwszego stopnia 
  • Numer dyplomu (uzupełniony z rekordu Studenta) 
  • Wydany w Rzeczypospolitej Polskiej – TAK/NIE – określa czy informacja ta będzie widoczna na dyplomie 
  • Miejsce wydania (uzupełnione z modułu Instytucje z możliwością zmiany) 
  • Jednostka organizacyjna (wartość opcjonalna wprowadzana ręcznie) 
  • Osoby podpisujące – wprowadzone do POL-on jako osoby upoważnione do podpisywania dokumentów ze wskazaniem rodzaju dokumentu.  

Brak osoby na liście oznacza, że nie została ona wprowadzona do systemu POL-on, lub nie ma uprawnień do podpisywania tego rodzaju dokumentów.

W sekcji „Dane absolwenta” [3] znajdziesz dane częściowo zaciągnięte z wykazu studentów.  Zweryfikuj poprawność danych! W przypadku błędów – popraw dane. W przypadku braków – wprowadź brakujące informacje samodzielnie (np. miejsce urodzenia, numer albumu). Przy wymaganych polach znajdziesz ikonę *.  Identyfikator studenta na uczelni jest polem opcjonalnym.

W sekcji „Treść dyplomu” [4] znajdziesz pola częściowo uzupełnione z rekordu Studenta. 

Sekcja zawiera pola: 

  • Kierunek;  
  • Poziom studiów; 
  • Dyscyplina; 
  • Profil; 
  • Forma; 
  • Czas trwania studiów według programu studiów (podany w semestrach); 
  • Język kształcenia; 
  • Tytuł zawodowy; 
  • Zagraniczny tytuł zawodowy – tylko w przypadku dyplomu wspólnego, który jest wydawany z podmiotem zagranicznym (pole opcjonalne); 
  • Data uzyskania tytułu zawodowego; 
  • Wynik ukończenia studiów; 
  • Poziom Polskiej Ramy Kwalifikacji (Poziom VI lub VII). 

Dane te możesz edytować, wprowadzając wybraną wartość z rozwijanych menu albo wprowadzając lub poprawiając informację ręcznie (ikona ołówka).  Pola oznaczone * muszą być uzupełnione.

W sekcji „Dodatkowe elementy dyplomu” [5] możesz wprowadzić informacje o zakresie studiów i ukończeniu studiów z wyróżnieniem, jeśli taka informacja ma być widoczna na dyplomie. 

Po weryfikacji poprawności pól i ich ewentualnym uzupełnieniu / edycji zapisz przygotowany dokument [6].

Jeśli formularz zawiera błędy, uzupełnij pola oznaczone na czerwono.  

Po zapisie dokument zostanie oznaczony statusem Roboczy i przeniesiony do wskazanej teczki. Będzie mógł zostać sprawdzony, podpisany, a następnie zarejestrowany. 

Przygotowanie dyplomu ukończenia studiów prowadzonych wspólnie  

Wydanie dyplomu ukończenia studiów wspólnych jest analogiczne do przygotowania dyplomu ukończenia studiów prowadzonych samodzielnie, z niewielkimi różnicami opisanymi poniżej.  

W sekcji „Dane dyplomu”:   

  • Czy dyplom ukończenia studiów wspólnych – „TAK” podstawi się automatycznie, jeśli wybrany wcześniej rekord dotyczy studiów wspólnych. 

Dyplom wspólny można wydać, gdy jednocześnie spełniono poniższe warunki:
– kierunek został oznaczony jako wspólny
– w rekordzie absolwenta zaznaczono, że realizuje studia wspólne.

  • Sposób wydania dokumentu – 
    • dokument wydawany odrębnie 
    • dokument wydawany wspólnie

Jeśli wskażesz „dokument wydawany odrębnie” wówczas system wyświetli informacje o podmiotach współprowadzących. Podmioty te nie składają podpisu na dyplomie. 

Jeśli wskażesz „dokument wydawany wspólnie” wówczas system wyświetli informacje o podmiotach współprowadzących. Podmioty te mogą złożyć podpis na dyplomie, co jest sygnalizowane ikoną pióra [1]. 

Zaznaczając checkbox przy nazwie podmiotu wskazujesz, że składa on podpis na dyplomie. Dla dyplomów ukończenia studiów – także wydawanych wspólnie – wystarczający jest jeden podpis. Nie każdy podmiot wskazany na dyplomie jako tzw. współwydawca musi podpisać dokument.  

Dokument będzie można zarejestrować, jeżeli wszyscy wskazani do podpisu uzupełnili przynajmniej 1 osobę upoważnioną i ta osoba podpisała dokument. 

W obu przypadkach możesz: 

  • edytować [2],    
  • uzupełniać [3] (przycisk „+dodaj”),   
  • usuwać [4]  

podmioty współprowadzące studia.

Po zapisie dokumentu system wyświetli ci „Podgląd dokumentu”.  

Na tym etapie możesz jeszcze zweryfikować, czy wprowadzone do dyplomu dane są poprawne. Możesz je:   

  • edytować [1] (przycisk „Edytuj”),  
  • podejrzeć wizualizację dokumentu [2] (przycisk „Wizualizacja”), 
  • sprawdzić poprawność [3], 
  • podejrzeć historię dokumentu [4].

Przed sprawdzeniem dokumentu i wysłaniem go do podpisu, a także przed zarejestrowaniem dokumentu w RDE sprawdź, jak prezentuje się on na wizualizacji. Zweryfikuj, czy wskazano właściwy szablon, czy wszystkie informacje, które powinny znaleźć się na dokumencie są na nim widoczne i czy są one poprawne. 

Sprawdzanie dokumentu 

Aby sprawdzić dokument przed przekazaniem go do podpisu, kliknij przycisk „Sprawdź dokument” [1]. Następnie zaktualizuj status dokumentu akcją „Aktualizuj status” [2].

Po aktualizacji statusu zapoznaj się z wynikiem sprawdzenia dokumentu. W tym celu kliknij „Zobacz wynik sprawdzania dokumentu” [3].

Wynik sprawdzania dokumentu zawiera listę wszystkich, znalezionych przez system błędów wraz ze stosownymi komunikatami.   

  • Jeśli system znajdzie błędy – wróć do edycji i popraw je.   
  • Jeśli system nie znajdzie błędów, oznaczy dokument statusem Gotowy do podpisu.   

Wynik możesz pobrać do pliku .csv za pomocą właściwego przycisku [4].

Dokument o statusie „Gotowy do podpisu” jest widoczny dla osoby upoważnionej do podpisywania dyplomów elektronicznych i może zostać podpisany podpisem kwalifikowanym.   

Jeśli po podpisaniu zaistnieje potrzeba korekty dokumentu, wymagane będzie kolejne podpisanie.

Jak podpisać dokument przeczytasz tutaj. 

Z tego poziomu dla przygotowanego dyplomu możesz rozpocząć tworzenie odpisu i suplementu [5].

Dodatkowo dla dyplomu wydawanego wspólnie z innym podmiotem współprowadzącym można:  

  • usunąć podpisujących z uczelni współwydających [1] – z wyświetlonej listy wybierasz osobę, którą usuwasz  
  • poprosić o dodanie podpisujących [2] – system wysyła tę informację do podmiotu współwydającego, który musi wskazać podpisującego przygotowany dyplom.

Po wysłaniu prośby o wskazanie podpisującego po stronie podmiotu współwydającego, dokument zmieni status na „Zbieranie danych osób podpisujących”.  
Jeśli podmiot współwydający wskaże osobę podpisującą, status dokumentu zmieni się na „Gotowy do podpisu”.

Więcej o tym procesie wskazania podpisującego po stronie podmiotu wydającego dokument przeczytasz we wpisie Podpisanie dyplomu ukończenia studiów, suplementu, dyplomu doktorskiego / habilitacyjnego i odpisu 

Statusy dokumentu 

Na różnym etapie prac dokument może przyjmować poniższe statusy: 

  • Roboczy – po uzupełnieniu danych wymaganych i zapisaniu formularza 
  • Walidacja przed podpisaniem – po uruchomieniu procesu sprawdzania dokumentu 
  • Zbieranie danych osób podpisujących – po uruchomieniu prośby o dodanie osób podpisujących przez podmiot współprowadzący studia (dotyczy dyplomów wspólnych) 
  • Gotowy do podpisu – po przejściu walidacji kompletności danych
  • Błędy walidacji przed podpisaniem – gdy dokument nie przeszedł walidacji (w dokumencie występują błędy, do momentu poprawienia danych dokument nie może zostać przekazany do podpisu) 
  • Walidacja po podpisaniu – podczas weryfikacji spójności danych podpisanego dokumentu 
  • Gotowy do rejestracji – po przejściu walidacji spójności danych po podpisaniu (dokument może zostać wysłany do RDE) 
  • Błędy walidacji po podpisaniu – gdy dokument nie przeszedł walidacji (w dokumencie występują błędy w zakresie spójności danych) 
  • Błąd systemu w trakcie podpisywania dokumentu – błąd techniczny 
  • Zarejestrowany – po wysłaniu do RDE 
  • Unieważniony – po unieważnieniu

W poniższych wpisach przeczytasz, jak przygotować: