Z tego artykułu dowiesz się jak algorytm automatycznie weryfikuje pliki dodane do postępowania awansowego pod kątem występowania w nich danych prawnie chronionych. Poznasz też procedurę zatwierdzania zweryfikowanych plików do publikacji.
Jeśli posiadasz w POL-on rolę edycyjną INST_DR_DRHAB / FED_DR_DRHAB / RDN_DR_DRHAB możesz zarejestrować postępowanie awansowe i zarządzać jego danymi – w tym zatwierdzać pliki zweryfikowane przez algorytm systemu do publikacji na platformie RAD-on.
Weryfikacja plików z postępowania awansowego obejmuje:
- czynności wykonane przez algorytm:
- Automatyczną weryfikację plików,
- Oznaczenie plików właściwym alertem,
- czynności wykonane przez użytkownika:
- Weryfikację plików z alertem,
- Weryfikacja ręczna plików, które algorytm nieprawidłowo oznaczył alertem,
- Zatwierdzenie plików i złożenie oświadczenia do publikacji.
Automatyczna weryfikacja pliku
Aby podnieść bezpieczeństwo danych osobowych przechowywanych w systemie i zapewnić zgodność z wymogami RODO we wprowadzonym rekordzie postępowania awansowego system automatycznie analizuje:
- Wnioski,
- Rozprawy,
- Streszczenia,
- Recenzje.
Algorytm przeszukuje pliki pod kątem występowania w nich danych osobowych takich jak:
- PESEL,
- Numer dokumentu tożsamości,
- Data urodzenia,
- Podpis elektroniczny (gdy możliwe jest odczytanie nr PESEL osoby podpisującej),
- Numer telefonu,
- Adres e-mail,
- Adres korespondencyjny (jeśli jest adresem osoby ubiegającej się o awans),
- Podpis cyfrowy.
Powyższa lista ma charakter poglądowy i nie stanowi katalogu zamkniętego. System może wykrywać również inne dane mogące stanowić informacje osobowe w rozumieniu RODO.
Automatyczna weryfikacja plików przez algorytm odbywa się raz na dobę.
Jeśli chcesz zweryfikować poprawność dodanych plików, odnajdź rekord postępowania za pomocą filtrów, a następnie przejdź do jego szczegółów [1].
Rodzaje alertów
W zależności od etapu weryfikacji przy danym pliku znajdziesz alert. Może on przyjmować różną treść.
- Plik oczekuje na weryfikację,
- Plik zostanie zweryfikowany w ciągu 24 godzin – gdy plik jest w trakcie weryfikacji,
- Plik niezawierający danych prawnie chronionych – gdy algorytm nie wykrył danych osobowych. W takim przypadku zalecana jest weryfikacja pliku, a następnie zatwierdzenie go do publikacji,
- Plik zawierający dane chronione prawnie – gdy algorytm wykrył w pliku dane osobowe lub inne dane chronione prawnie. W tym przypadku koniecznie sprawdź plik pod kątem danych osobowych lub prawnie chronionych. Jeśli algorytm błędnie oznaczył plik, możesz ręcznie oznaczyć go jako „Plik niezawierający danych prawnie chronionych”.
Jeśli algorytm nie wykrył danych osobowych, oznaczy plik ikoną poprawnego pliku (zielony haczyk) [1]. Taki plik znajdziesz na liście plików, które będziesz mógł zatwierdzić do publikacji. Zanim zatwierdzisz plik, zweryfikuj czy rzeczywiście nie zawiera danych osobowych lub prawnie chronionych!
Jeśli plik jest w trakcie weryfikacji, oznaczony plik ostrzeżeniem (pomarańczowy trójkąt z wykrzyknikiem) [2]. Takiego pliku nie będziesz mógł zatwierdzić ręcznie [3].
Jeśli algorytm znajdzie naruszenie danych osobowych, oznaczy plik ikoną pliku niepoprawnego (czerwony ośmiobok z wykrzyknikiem) [4]. Twoim zadaniem jest weryfikacja pliku. Przy pliku, w którym algorytm znalazł prawdopodobne naruszenie znajdziesz ikonę ręcznego zatwierdzenia pliku, na wypadek, gdyby algorytm błędnie oznaczył plik [5].
Alerty znajdziesz:
- w postępowaniu o nadanie stopnia doktora w zakładce Rozprawa – przy pliku rozprawy lub jej opisu (gdy rozprawa nie jest pracą pisemną) i w plikach streszczeń;
- w postępowaniu o nadanie stopnia doktora habilitowanego w zakładce Wniosek – przy dodanym pliku;
- w postępowaniu o nadanie tytułu profesora w zakładce Wniosek – przy dodanym pliku;
- we wszystkich rodzajach postepowań przy dodanych plikach recenzji.
Najedź kursorem na ikonę alertu i zapoznaj się z jego treścią.
Weryfikacja pliku z alertem
Zweryfikuj plik niezależnie od tego czy algorytm wykrył w pliku dane osobowe lub chronione prawem czy nie. Celem wprowadzenia algorytmu jest zabezpieczenie systemu przed wgrywaniem plików z danymi osobowymi lub chronionymi prawnie. Aktualny proces weryfikacji już wgranych plików poprawi skuteczność działania algorytmu w przyszłości.
W przypadku pliku oznaczonego alertem, nie będziesz mógł złożyć oświadczenia o publikacji pliku na stronie RAD-on.
- Jeśli algorytm prawidłowo oznaczył plik jako zawierający dane chronione prawem – usuń plik [1], a następnie dodaj właściwy plik (bez informacji chronionych prawem). Algorytm w ciągu kolejnej doby zweryfikuje poprawność pliku.
- Jeśli algorytm nieprawidłowo oznaczył plik jako zawierający dane chronione prawem – oznacz go ręcznie [2] jako niezawierający danych osobowych (akcja dostępna tylko przy plikach z prawdopodobnym naruszeniem).
Po wykonaniu tej czynności będziesz mógł złożyć oświadczenie o publikacji pliku.
Zatwierdzenie plików i złożenie oświadczenia do publikacji
Aby zatwierdzić pliki oznaczone przez algorytm jako niezawierające danych chronionych prawem, kliknij w przycisk „Zatwierdź pliki do publikacji” [1].
Tylko zatwierdzone pliki zostaną opublikowane na ogólnopolskiej platformie RAD-on.
Zaznacz checkbox przy danym pliku [2] i potwierdź [3].
Zaznaczając checkbox potwierdzasz, że plik nie zawiera informacji stanowiących dane osobowe, ani innych informacji prawnie chronionych, których publikacja mogłaby naruszać obowiązujące przepisy prawa, w szczególności informacji o charakterze poufnym i może zostać udostępniony publicznie na stronie: https://radon.nauka.gov.pl/.
Oświadczenie dotyczy tylko plików zaakceptowanych przez algorytm lub zaakceptowanych ręcznie. Pozostałe pliki wymień na takie, które nie posiadają danych osobowych i innych informacji prawie chronionych.
Przy zatwierdzonym pliku wyświetli się zielony znacznik [4] i checkbox w kolumnie „Zatwierdzony do publikacji”.
Po zatwierdzeniu złożonego oświadczenia, pliki zostaną automatycznie opublikowane na ogólnodostępnej stronie https://radon.nauka.gov.pl/ i będą gotowe do pobrania.
