W tym wpisie dowiesz się jak podpisać dyplom ukończenia studiów prowadzonych samodzielnie i wspólnie, suplement do dyplomu studiów, dyplom doktorski / habilitacyjny, dyplom wspólny wydawany przez inny podmiot, odpis do dyplomu lub grupę przygotowanych do podpisu dokumentów.  

Aby podpisać dokument upewnij się, że posiada on status Gotowy do podpisu. Zweryfikuj czy w module Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów
– zarejestrowano dokumenty dla osoby upoważnionej
– dodano certyfikat podpisu elektronicznego osobom upoważnionym.

Do podpisania dokumentu przygotowanego w module Dyplomy elektroniczne potrzebujesz:
1. Podpisu kwalifikowanego (certyfikatu) do używania, którego będziesz mógł wykorzystać
– aplikację dostarczoną przez dostawcę podpisu kwalifikowanego lub
– aplikację Podpis OPI.
2. Odpowiedniej roli RDE – w zależności od rodzaju dokumentu i rodzaju podmiotu będzie to rola:
– INST_RDE_DYPLOM_PODPIS dla dyplomu ukończenia studiów, jego suplementu i odpisu,
– INST_RDE_DR_PODPIS (lub FED_RDE_DR_PODPIS) dla dyplomu doktorskiego i jego odpisu,
– INST_RDE_DRHAB_PODPIS (lub FED_RDE_DRHAB_PODPIS) dla dyplomu habilitacyjnego lub jego odpisu.

Ścieżka dostępu  

Aby podpisać dokument o statusie Gotowy do podpisu zaloguj się do POL-on i przejdź do modułu „Dyplomy elektroniczne”. Wybierz kafel „Podpisz dokument” [1].

Na tym etapie możesz: 

  • Wyszukać pojedynczy dokument w celu podpisania 
  • Wybrać rekordy do masowego podpisu Podpisem OPI 
  • Pobrać dokumenty do podpisu, a następnie 
  • Wgrać podpisane dokumenty XML 
  • Przejść do podpisanych dokumentów 

Podpisanie pojedynczego dokumentu 

Aby podpisać pojedynczy dokument podpisem kwalifikowanym wyszukaj go za pomocą filtrów zestawienia [2]. Możesz: 

  • przejść do szczegółów rekordu [3], a następnie wybrać sposób podpisania dokumentu (przycisk „Podpisz”) [4]  
    • podpisz podpisem OPI [5] lub  
    • pobierz dokument do podpisu – bez aplikacji OPI [6]  
  • wybrać akcję podpisu bez wchodzenia w szczegóły dokumentu 
    • podpisz podpisem OPI [5] (ikona pióra) lub  
    • pobierz dokument do podpisu – bez aplikacji OPI [6] (ikona strzałki w dół).

Korzyścią aplikacji Podpis OPI, jest to, że nie pobierasz dokumentu na swój dysk, przez co proces podpisywania jest krótszy. W tym wpisie znajdziesz szczegóły jak użyć aplikacji Podpis OPI. 
Jeśli chcesz podpisać dokument z wykorzystaniem aplikacji innej niż Podpis OPI (np. dostarczonej przez dostawcę podpisu kwalifikowanego) pobierz dokument na swój dysk, podpisz go i wgraj z powrotem zgodnie ze ścieżką opisaną niżej. 

Bez względu na miejsce wykonania akcji – po kliknięciu w przycisk/ikonę podpisu/pobrania będziesz musiał podać token do aplikacji uwierzytelniającej [7] i zatwierdzić akcję [8].

W zależności od wybranej ścieżki podpisz dokument podpisem kwalifikowanym  

  • z wykorzystaniem aplikacji Podpis OPI 
  • z wykorzystaniem aplikacji dostarczonej przez producenta podpisu kwalifikowanego. 

Wgranie dokumentu podpisanego bez aplikacji OPI 

Przejdź do szczegółów dokumentu gotowego do podpisu i kliknij w przycisk „Podpisz” [1]. Następnie wybierz ścieżkę „Wgraj podpisany dokument” [2].

W kolejnym kroku przeciągnij dokument na pole lub kliknij przycisk „+Dodaj dokument XML” [3] i potwierdź [4]. 

System zweryfikuje czy wgrany dokument został:
– pobrany z Podglądu dokumentu (i ma format XML) oraz
– podpisany podpisem kwalifikowanym (i ma format XAdES ). 

System poinformuje cię o efekcie wgrania pliku.  

Jeśli wgranie zakończy się sukcesem, to podpisany dokumentu znajdziesz w zestawieniu podpisanych dokumentów. Jego status zmieni się na „Gotowy do rejestracji”. Dokument o takim statusie możesz przekazać do RDE. 

Jeśli wgranie zakończy się porażką – popraw błędy i dodaj dokument ponownie [5].

Podpisanie wielu dokumentów Podpisem OPI 

Aby podpisać wiele dokumentów z wykorzystaniem aplikacji Podpis OPI przejdź do zestawienia dokumentów gotowych do podpisu. Zaznacz checkbox przy wybranych dokumentach [1].  

Możesz w tym celu: 

  • skorzystać z filtrów zestawienia, żeby odfiltrować grupę dokumentów po wskazanych atrybutach (np. typie dokumentu, rodzaju egzemplarza, kierunku) [2],  
  • użyć przycisków wyświetlania liczby rekordów na stronie oraz przycisków przechodzenia pomiędzy stronami [3].

Maksymalna liczba podpisywanych jednorazowo dokumentów z wykorzystaniem aplikacji Podpis OPI to 100 w przypadku .xml.

Jeśli chcesz szybko zaznaczyć grupę np. 100 dokumentów, zmień liczbę wyświetlanych rekordów na stronie na 100 [1] i zaznacz checkbox w nagłówku tabeli [2]. Za jego pomocą zaznaczysz wszystkie rekordy na tej stronie.  

Przejście na kolejną stronę czyści zaznaczone checkboxy – nawet jeśli zaznaczono mniej niż wynosi maksymalna liczba dokumentów do podpisu. 

Po wskazaniu dowolnego dokumentu przycisk „Podpisz Podpisem OPI” stanie się aktywny [3].

Po kliknięciu w przycisk będziesz musiał podać token z aplikacji uwierzytelniającej [4] i potwierdzić czynność [5].

Dokumenty mogą zostać podpisane podpisem kwalifikowanym z wykorzystaniem aplikacji Podpis OPI.

Pobranie dokumentów do podpisu podpisem kwalifikowanym 

Aby pobrać dokumenty gotowe do podpisu do pliku na komputer zaznacz checkbox przy wybranych dokumentach [1]. Możesz w tym celu: 

  • skorzystać z filtrów zestawienia, żeby odfiltrować grupę dokumentów po wskazanych atrybutach (np. typie dokumentu, rodzaju egzemplarza, kierunku) [2],  
  • użyć przycisków wyświetlania liczby rekordów na stronie oraz przycisków przechodzenia pomiędzy stronami [3].

Jeśli chcesz szybko zaznaczyć grupę np. 100 dokumentów, zmień liczbę wyświetlanych rekordów na stronie na 100 [1] i zaznacz checkbox w nagłówku tabeli [2]. Za jego pomocą zaznaczysz wszystkie rekordy na tej stronie. 

Przejście na kolejną stronę czyści zaznaczone checkboxy. 

Po wskazaniu dowolnego dokumentu przycisk „Pobierz dokumenty do podpisu” stanie się aktywny [3].

Po kliknięciu w przycisk będziesz musiał podać token z aplikacji uwierzytelniającej [4] i potwierdzić czynność [5].

Zapisz plik .zip z dokumentami do podpisu na swoim komputerze. Następnie podpisz dokumenty podpisem kwalifikowanym z wykorzystaniem aplikacji dostarczonej przez dostawcę certyfikatu. 

Wgranie podpisanych dokumentów podpisem kwalifikowanym 

Aby wgrać pobrane z zestawienia a następnie podpisane podpisem kwalifikowanym dokumenty przejdź do zestawienia dokumentów gotowych do podpisu i kliknij w przycisk „Wgraj podpisane dokumenty XML” [1].

Przeciągnij przygotowane pliki z podpisanymi dokumentami na pole lub kliknij przycisk „+Dodaj dokumenty XML” [2] i potwierdź [3].

System zweryfikuje czy wgrane dokumenty:
– mają format XML oraz
– zostały podpisane podpisem kwalifikowanym (format XAdES ). 

System poinformuje cię o efekcie wgrania plików.  

Jeśli wgranie zakończy się sukcesem, to podpisane dokumenty znajdziesz w zestawieniu Dokumentów podpisanych. Ich status zmieni się na „Gotowy do rejestracji”. Dokumenty o takim statusie możesz przekazać do RDE. 

Jeśli wgranie zakończy się porażką popraw błędy i dodaj odrzucone dokumenty ponownie [4]. 

Podpisanie dyplomu wspólnego wydawanego przez inny podmiot 

Jeśli dyplom jest wydawany przez inny podmiot, ale twoja instytucja została w nim wskazana jako współprowadząca studia lub postępowanie, to taki dokument będzie wymagał: 

  • wskazania osoby, która ma podpisać dyplom wspólny po stronie twojej instytucji, a następnie 
  • podpisania dyplomu wspólnego. 

Obie te czynności możesz wykonać z poziomu kafla „Przeglądaj, uzupełnij i podpisz dyplom wspólny” [1]. 

Możesz to zrobić: 

  • indywidualnie lub  
  • dla wielu wskazanych dokumentów. 

Wskazywanie osób do podpisu 

Na etapie przygotowania dokumentu podmiot wydający / rejestrujący w RDE prosi o dodanie podpisujących [2].

Dokument ten znajdziesz w zestawieniu dyplomów wspólnych jego status przyjmuje wartość „Zbieranie danych osób podpisujących” [3].

Aby wskazać osobę podpisującą odszukaj pojedynczy rekord albo odfiltruj grupę rekordów za pomocą filtrów zestawienia. 

W przypadku pojedynczego dokumentu możesz użyć ikony dokumentu z ołówkiem [1] albo – po przejściu do szczegółów dokumentu – przycisku „Wybierz podpisujących” [2]. 

Po kliknięciu w ikonę lub przycisk wskaż osobę podpisującą [3] i potwierdź [4].

W przypadku grupy dokumentów podpisywanych przez tę samą osobę, zaznacz checkbox przy wybranych dokumentach [1] lub zaznacz checkbox w nagłówku tabeli [2]. Za jego pomocą zaznaczysz wszystkie rekordy na stronie. Następnie kliknij w przycisk „Wybierz podpisujących” [3].

Jednorazowo możesz wybrać podpisujących wyłącznie dla jednego typu dokumentów: dyplom ukończenia studiów lub dyplom doktorski. Jeśli zaznaczysz różne typy dokumentów system wymusi wybranie jednego typu [4].

Wskaż osobę podpisującą [5] i potwierdź [6].

Jeśli wszystkie strony zobligowane do podpisu wskażą osoby podpisujące dokument, podmiot wydający będzie mógł go sprawdzić [7] i przekazać do podpisu. Status dyplomu przyjmie wartość „Gotowy do podpisu” [8].

Kolejność podpisywania dyplomu wspólnego przez obie strony nie ma znaczenia.

Aby podpisać dyplom wspólny wydawany przez inny podmiot odnajdź dyplom w zestawieniu dyplomów wspólnych, a następnie kliknij w odpowiednią z ikon w sekcji Akcje [9]. Postępuj zgodnie z instrukcją podpisania (opisaną wcześniej).

Po podpisaniu dokumentu przez wszystkie strony podmiot wydający będzie mógł przekazać dokument do RDE. 

Statusy dokumentu  

Na różnym etapie prac dokument może przyjmować poniższe statusy:  

  • Roboczy – po uzupełnieniu danych wymaganych i zapisaniu formularza  
  • Walidacja przed podpisaniem – po uruchomieniu procesu sprawdzania dokumentu  
  • Zbieranie danych osób podpisujących – po uruchomieniu prośby o dodanie osób podpisujących przez podmiot współprowadzący studia lub postępowanie o nadanie stopnia doktora (dotyczy dyplomów wspólnych) 
  • Gotowy do podpisu – po przejściu walidacji kompletności danych (edycja dokumentu została zakończona)  
  • Błędy walidacji przed podpisaniem – gdy dokument nie przeszedł walidacji (w dokumencie występują błędy, do momentu poprawienia danych dokument nie może zostać przekazany do podpisu)  
  • Walidacja po podpisaniu – podczas weryfikacji spójności danych podpisanego dokumentu  
  • Gotowy do rejestracji – po przejściu walidacji spójności danych po podpisaniu (dokument może zostać wysłany do RDE)  
  • Błędy walidacji po podpisaniu – gdy dokument nie przeszedł walidacji (w dokumencie występują błędy w zakresie spójności danych)  
  • Błąd systemu w trakcie podpisywania dokumentu – błąd techniczny  
  • Zarejestrowany – po wysłaniu do RDE  
  • Unieważniony – po unieważnieniu