Ten wpis został przygotowany z myślą o osobach rejestrujących dane osób w POL-on. Dowiesz się z niego, jak wpisywać dane identyfikacyjne i dane osobowe, aby uniknąć błędów oraz uzyskać pozytywną weryfikację danych z bazą PESEL.
Najważniejsza zasada: wpisuj dane zgodnie z właściwym dokumentem źródłowym i sprawdzaj je przed zapisaniem.
Znaczenie jakości danych w systemie POL-on
Dane z POL-on wykorzystują podmioty administracji publicznej między innymi do:
- opisywania stanu nauki i szkolnictwa wyższego,
- przygotowywania statystyk publicznych, w tym danych dla GUS,
- oceny jakości kształcenia i potencjału naukowego jednostek,
- podziału środków na naukę i szkolnictwo wyższe.
Niepoprawne, niepełne lub niespójne dane mogą prowadzić do błędnych zestawień i raportów, problemów z identyfikacją osób oraz nieprawidłowych decyzji, na przykład przy naliczaniu środków.
Za poprawność, aktualność i kompletność danych odpowiadają instytucja sprawozdająca. Pozytywny wynik walidacji technicznej nie zastępuje porównania danych z dokumentem!
Ogólne zasady wprowadzania danych
- Wpisuj dane zgodnie z dokumentem źródłowym.
- Uzupełniaj pola obowiązkowe oznaczone gwiazdką (*). Pamiętaj, że także pola bez gwiazdki mogą wynikać z wymogów prawnych lub być potrzebne jako informacja dodatkowa.
- Wybieraj właściwe pola i zachowuj wymagany format.
- W polach słownikowych, takich jak kraj lub płeć, wybieraj pozycję z listy lub podpowiedzi systemu.
- Daty wybieraj z kalendarza.
- Przed zapisem sprawdź każdą literę i cyfrę, szczególnie numery identyfikacyjne.
- Po wklejeniu danych z pliku sprawdź, czy nie pojawiły się dodatkowe lub niewidoczne znaki.
Pisownia, długość pól i znaki
- Zachowuj kolejność imion, oryginalną pisownię i znaki diakrytyczne, takie jak ą, ę, ć, ü czy é.
- Nie wpisuj danych wyłącznie wielkimi literami.
- Pola tekstowe, np. imię i nazwisko, standardowo przyjmują do 255 znaków ze spacjami. Zwróć uwagę, że pola o określonym formacie mogą posiadać własne limity. Szczegółowe wymagania sprawdzaj w pomocy systemu lub w opisach widocznych przy danym polu. Numery PESEL i numery dokumentów wpisuj bez spacji i myślników.
Aktualizuj dane na bieżąco, gdy otrzymasz dokument (na przykład po zmianie nazwiska, wymianie dowodu osobistego lub paszportu). Zmiany rejestruj z datą ich obowiązywania w systemie. Dzięki temu będzie można rozpoznać tę samą osobę także na podstawie danych historycznych.
Dane identyfikacyjne
Podstawowym identyfikatorem w systemie jest numer PESEL. Sposób identyfikacji zależy od tego, czy osoba ma numer PESEL czy też go nie posiada:
| Osoba | Sposób identyfikacji |
| Obywatel Polski | Numer PESEL. Dane dokumentu tożsamości nie podlegają rejestracji. |
| Cudzoziemiec z numerem PESEL | Numer PESEL. |
| Cudzoziemiec bez numeru PESEL | Dane dokumentu tożsamości: typ dokumentu, numer dokumentu oraz kraj wydania. |
Jeśli identyfikujesz cudzoziemca numerem dokumentu tożsamości, musisz podać komplet informacji!
PESEL
System sprawdza format numeru PESEL. Nie pozwoli Ci wpisać:
- za małej lub za dużej liczby cyfr,
- spacji lub myślników (separatorów),
- liter,
- numeru znajdującego się na liście numerów zastrzeżonych.
W module Studenci system sprawdza również zgodność numeru PESEL z rokiem urodzenia i płcią podanymi w formularzu.
Dokument tożsamości (osoby bez PESELu)
Podczas rejestracji możesz wskazać jeden z poniższych dokumentów:
- Dowód osobisty
- Paszport
- Karta pobytu
- Polski dokument podróży dla cudzoziemca
- Tymczasowy polski dokument podróży dla cudzoziemca
- Polski dokument tożsamości cudzoziemca
Numer dokumentu, który identyfikuje osobę w systemie:
- może zawierać litery i cyfry,
- musi mieć więcej niż 3 znaki,
- nie może być pusty,
- nie może składać się tylko ze znaków białych lub spacji,
- nie może znajdować się na liście numerów zastrzeżonych.
| Przykład numeru dokumentu | Ocena |
|---|---|
| AA7391045 DFT739204 | Przykład prawidłowego numeru zawierającego litery i cyfry. |
| AED 605817 AED-605817 | Przykład błędnego numeru zawierającego dodatkowe spacje i znaki, które nie występują w dokumencie. |
| ABC1234567 AB11111111 45454545 xxxxxxxx ———– dowód | Przykład błędnego lub nieprawdziwego zapisu numeru. |
Dane osobowe
Imiona
Możesz wpisać najwyżej dwa imiona: pierwsze (pole obowiązkowe) i drugie. Nie wpisuj kolejnych imion. Używaj pełnej formy zgodnej z dokumentem, bez zdrobnień i skrótów. W polu imienia nie wpisuj cyfr. Łącznik („-”) jest dopuszczalny, gdy osoba urzędowo nie ma imienia. Kropka („.”) i grawis („`”) są dopuszczalne, jeśli występują w dokumencie.
Nazwisko
Wpisuj aktualne nazwisko zgodnie z dokumentem. Jeśli nazwisko się zmieni, na przykład po ślubie, zarejestruj zmianę jako zmianę biznesową z datą jej obowiązywania w systemie. Nazwiska dwuczłonowe zapisuj z łącznikiem, np. Kowalska-Nowak. Zachowuj polskie i obce znaki diakrytyczne.
W polu nazwiska dopuszczalne są litery oraz, jeśli występują w dokumencie, łącznik, kropka, apostrof i grawis. Cyfry i inne niedozwolone znaki są blokowane.
Osoba bez imienia lub nazwiska
| Osoba | Zapis |
| Student lub doktorant | Jeśli dokument tożsamości oficjalnie nie podaje imienia lub nazwiska, a system wymaga uzupełnienia pola, wpisz łącznik („-”) w polu „Imię pierwsze” lub „Nazwisko”. |
| Pracownik | Jeśli dokument tożsamości pracownika oficjalnie nie podaje imienia lub nazwiska, pozostaw odpowiednie pole puste („Imię” lub „Nazwisko”). |
Przedrostki nazwisk
Przedrostki takie jak von, van, de i de la są częścią nazwiska. Wpisuj je w polu „Nazwisko” razem z nazwiskiem właściwym, nawet jeśli formularz zawiera osobne pole „Przedrostek”.
- Zachowaj oryginalny zapis. Dotyczy to też spacji lub jej braku między przedrostkiem a nazwiskiem (np. von der Leyen, McCarthy).
- Jeśli przedrostek łączy się z nazwiskiem apostrofem („’”) lub grawisem („`”), wpisz go tak, jak w dokumencie (np. O’Brien, D’Angelo, D`Amico).
- System nie zapisze innych znaków wpisanych w tym polu.
Dane osobowe cudzoziemców
- Jeśli ma PESEL, wpisz imię i nazwisko tak, jak są zapisane w rejestrze PESEL.
- Jeśli nie ma PESEL, wpisz dane zgodnie z dokumentem tożsamości.
Imię i nazwisko zapisane alfabetem łacińskim
Dotyczy to np. języka angielskiego, niemieckiego, francuskiego i wietnamskiego. Wtedy:
- wpisz imię i nazwisko dokładnie tak, jak w dokumencie (np. w dokumencie tożsamości),
- nie zmieniaj pisowni,
- nie stosuj polskich odpowiedników imion,
- nie spolszczaj nazwisk,
- zachowaj obce znaki diakrytyczne (np. ü, é, ç), jeśli są w polskim dokumencie. Zrób tak tylko wtedy, gdy znak należy do katalogu znaków obsługiwanych przez System Rejestrów Państwowych. Katalog znajdziesz na końcu tego wpisu w Materiałach dodatkowych.
| Wpisz | Nie wpisuj | Powód |
|---|---|---|
| John | Jan | Jan to polski odpowiednik imienia, a nie zapis z dokumentu. |
| Schmidt | Szmidt | Nie spolszczaj nazwiska. |
| Müller | Muller | Nie pomijaj znaku diakrytycznego, jeśli jest w dokumencie. |
| ü, é, ç | u, e, c | Zachowaj dopuszczone znaki diakrytyczne. |
Alfabet łaciński ze znakami specjalnymi
Niektóre języki używają dodatkowych znaków, np. znaków tonalnych w języku wietnamskim. Co do zasady zachowaj zapis z dokumentu tożsamości. Jeśli polskie dokumenty zawierają zapis uproszczony na podstawie decyzji kierownika urzędu stanu cywilnego (USC), użyj tego zapisu.
Imię i nazwisko zapisane innym alfabetem niż łaciński
Jeśli dane zapisano np. cyrylicą, alfabetem greckim, arabskim lub chińskim, użyj zapisu z polskiego dokumentu albo z dokumentu zawierającego zapis zromanizowany, czyli zapis alfabetem łacińskim
- transliteracja: zapis litera po literze,
- transkrypcja: zapis fonetyczny, który oddaje brzmienie.
Dla języków azjatyckich stosuje się ustandaryzowane metody zapisu alfabetem łacińskim. Mają one oddać oryginalną pisownię lub brzmienie jak najwierniej. Paszporty wydawane w tych państwach zwykle zawierają już zapis zromanizowany.
Nie rób transliteracji ani transkrypcji samodzielnie. Zawsze korzystaj z dokumentów, które mają zapis zromanizowany.
Pisownia danych tej samej osoby może być różna w różnych dokumentach.
Różnice mogą wynikać z różnych zasad transliteracji, zmian przepisów w Polsce albo wcześniejszych błędów urzędowych. W takiej sytuacji:
- Wpisz dane dokładnie tak, jak są w polskim dokumencie urzędowym. Zrób tak nawet wtedy, gdy różnią się od zagranicznego oryginału.
- Jeśli polskie dokumenty mają formę uproszczoną, użyj właśnie tej wersji.
- Jeśli znajdziesz kilka rekordów tej samej osoby z różnym zapisem danych osobowych, sprawdź, który zapis jest poprawny, a następnie scal dane.
Walidacja i automatyczna korekta
Rejestrując dane osobowe i identyfikacyjne zwróć uwagę, czy wprowadziłeś informacje:
- zgodnie z oryginalnym dokumentem
- w komplecie
- we właściwe pola.
POL-on sprawdza wpisane dane, może poprawiać drobne usterki, ale odpowiedzialność za prawidłowe wypełnienie pól spoczywa na tobie. Czytaj komunikaty systemu i sprawdzaj, czy dane są zgodne z dokumentem.
| Rodzaj kontroli | System sprawdza | Przykład |
|---|---|---|
| Format | Czy dane mają wymagany format i dozwolone znaki. | PESEL, który ma 11 cyfr. |
| Spójność | Czy dane pasują do siebie. | W module Studenci rok urodzenia i płeć są sprawdzane z danymi numeru PESEL. |
| Unikalność | Czy osoba nie została już zarejestrowana. | Porównanie danych z istniejącymi rekordami. |
| Kompletność | Czy wypełniono wymagane pola. | Brak pustych pól obowiązkowych. |
Rekordy, które nie spełniają wymagań, mogą nie zostać zapisane. Jeśli system wykryje błąd, wyświetli ci stosowny komunikat, a błędne lub brakujące pola obowiązkowe oznaczy na czerwono. Popraw dane zgodnie z komunikatem i ponawiaj zapis, aż formularz zostanie zaakceptowany.
Weryfikacja danych z bazą PESEL
POL-on automatycznie sprawdza numery PESEL w modułach Studenci, Osoby ubiegające się o stopień doktora oraz Postępowania awansowe.
Porównuje z rejestrem PESEL
- pierwsze imię,
- nazwisko
- numer PESEL.
| Moduł | Weryfikacja z bazą PESEL |
|---|---|
| Studenci | Przy rejestracji nowego studenta, korekcie danych aktywnego studenta i zmianie jego danych identyfikacyjnych. |
| Osoby ubiegające się o stopień doktora | Przy rejestracji, korekcie lub zmianie danych identyfikacyjnych osoby; przy rejestracji lub korekcie danych członka komisji oceny śródokresowej oraz promotora – dla osoby aktywnej lub nowo rejestrowanej. |
| Postępowania awansowe | Przy rejestracji nowego postępowania, korekcie danych osoby (w tym członka komisji habilitacyjnej/ recenzenta) w trwającym postępowaniu oraz zmianie jej danych identyfikacyjnych. |
Przy niezgodności danych w rekordzie z danym w bazie PESEL system wyświetlakomunikat walidacji miękkiej. Skontaktuj się z osobą i wyjaśnij różnice.
Weryfikacja może się nie udać np. z powodu problemu z połączeniem z rejestrem PESEL lub przekroczenia czasu odpowiedzi (timeout). Wtedy:
- sprawdź komunikat (system poinformuje, że dane są w trakcie weryfikacji),
- poczekaj – POL-on automatycznie ponawia zapytania o niezweryfikowane numery PESEL,
- po otrzymaniu odpowiedzi system oznaczy dane jako zgodne albo niezgodne z rejestrem.
Częste błędy i jak ich unikać
| Rodzaj błędu | Przykład | Działanie |
|---|---|---|
| Formalny | tytuł lub stopień dopisany do nazwiska, „z d. Kowalska” wpisane w polu „przedrostek”, losowe, nieprawdziwe dane | Wpisuj wyłącznie informacje wymagane w danym polu i zgodne z dokumentem. |
| W pisowni | brak znaków diakrytycznych, literówki, brak łącznika w nazwisku dwuczłonowym | Porównaj wpis z dokumentem znak po znaku. |
| Semantyczny | imię wpisane w polu „Nazwisko” lub odwrotnie | Sprawdź znaczenie etykiet pól. |
| Formatowania | cyfry w polach opisowych, niedozwolone znaki, spacje lub zła liczba cyfr w PESEL | Stosuj format wymagany przez system. |
| Logiczny | PESEL niezgodny z rokiem urodzenia lub płcią; dane niezgodne z bazą PESEL, | Sprawdź dane źródłowe i wyjaśnij rozbieżności. |
| Duplikat | Ta sama osoba wprowadzona więcej niż raz z powodu różnic w danych. | Przed dodaniem osoby sprawdź, czy jej rekord już istnieje. |
| Fałszywe scalenie rekordów | Połączenie danych różnych osób na podstawie nieprawdziwego lub błędnego dokumentu. | Nie używaj przypadkowych danych identyfikacyjnych; upewnij się, że rekordy dotyczą tej samej osoby. |
Przykłady poprawnych i błędnych wpisów
| Błąd | Poprawny zapis | Przyczyna błędu |
|---|---|---|
| MALGORZATA | Małgorzata | Brak znaku diakrytycznego i zapis wyłącznie wielkimi literami. |
| NOWAK KOWALSKA | Nowak-Kowalska | Brak łącznika i nieprawidłowy zapis nazwiska dwuczłonowego. |
| Janek, J. | Jan | Zdrobnienie lub skrót zamiast pełnego imienia. |
| Jon, Jan | John | Nieprawidłowy lub spolszczony zapis imienia. |
| Muller | Müller | Pominięty obcy znak diakrytyczny. |
| Oconnell, Conell, O Conell, OConell | O’Connell | Brak apostrofu lub nieprawidłowy zapis. |
| Leyen, vonderLeyen | von der Leyen | Pominięty przedrostek lub nieprawidłowa pisownia. |
| AED.605817 AED-605817 AED 605817 | AED605817 | Dodatkowe znaki lub spacje w numerze dokumentu. |
| 01234567890 XXXXXXXXXXX brak danych, b/d | numer PESEL, numer dokumentu tożsamości | Fikcyjny numer zamiast prawdziwego. |
Dobre praktyki na co dzień
Przed zapisem
- Porównuj wpisy z aktualnym dokumentem, a nie z pamięcią.
- Wprowadź uważnie PESEL i numer dokumentu tożsamości.
- Wpisuj dane zgodnie z zasadami poprawnej pisowni.
- Jeśli osoba ma już rekord w systemie, korzystaj z dostępnych danych zamiast tworzyć kolejny rekord.
- Po skopiowaniu danych z pliku sprawdź ich kompletność.
- W razie wątpliwości skontaktuj się z osobą, której dane rejestrujesz.
Po zapisie
- Aktualizuj dane osobowe i identyfikacyjne niezwłocznie po otrzymaniu dokumentu potwierdzającego zmianę.
- Poprawiaj błędy w trybie korekty.
- Rejestruj zmianę danych jako zmianę biznesową z datą jej obowiązywania w systemie.
- Jeśli cudzoziemiec otrzyma PESEL, zaktualizuj istniejący rekord zamiast tworzyć nowy. Ciągłość danych aktualnych i historycznych pomaga ograniczać liczbę duplikatów.
Regularnie sprawdzaj poprawność danych za pomocą zestawień dostępnych w module Raporty. Jakość danych wymaga stałej kontroli, a nie jednorazowego sprawdzenia.
Więcej o module raportowym przeczytasz tutaj.
Do zapamiętania
- Wprowadzaj dane wyłącznie na podstawie dokumentów źródłowych.
- Przed zapisem upewnij się, że dane są we właściwych polach.
- Z uwagą wprowadzaj dane, które nie są walidowane przez system z bazą PESEL (np. drugie imię!).
- Reaguj na komunikaty systemu i poprawiaj błędy.
- Aktualizuj dane bez zbędnej zwłoki.
- Przed utworzeniem nowego rekordu sprawdź, czy osoba już istnieje w POL-on.
- Regularnie kontroluj jakość danych i wyjaśniaj rozbieżności.
Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U.2024.1571) – Art. 342 ust. 4-5, art. 354 ust. 5.
Materiały dodatkowe
Komunikat w sprawie zmiany sposobu rejestracji przedrostków nazwisk
/aktualnosci/zmiany-w-sposobie-rejestracji-przedrostkow-nazwisk/
Komunikaty o weryfikacji numeru PESEL
/aktualnosci/uruchomilismy-weryfikacje-numeru-pesel-w-module-osoby-ubiegajace-sie-o-stopien-doktora/
/aktualnosci/uruchomilismy-weryfikacje-numeru-pesel-w-module-studenci/
Katalog znaków dopuszczonych w Systemie Rejestrów Państwowych
https://www.gov.pl/attachment/e516aa66-d233-4e30-8f6b-53ed32e0e82a