Ten artykuł zawiera informacje, o tym jak ja należy rozumieć komunikaty z systemu o niepoprawnym stanie dokumentu (danych) oraz jak zweryfikować kompletność rekordów kandydatów ubiegających się o stopień doktora w twojej jednostce.

Dane dotyczące osób ubiegających się o stopień doktora powinieneś wprowadzać i aktualizować w zakresie i terminach wymaganych przepisami. Masz na to 21 dni od dnia zaistnienia zmiany albo uzyskania informacji o zmianie.

Do rejestracji kandydata w POL-on (bez względu na tryb przygotowania rozprawy) wymagany jest jedynie minimalny zakres danych:

  • imię,
  • nazwisko,
  • numer PESEL lub dane dokumentu tożsamości,
  • tryb przygotowania rozprawy.

Jeśli podczas rejestracji nie uzupełnisz pozostałych wymaganych danych (płeć, rok urodzenia, a w przypadku cudzoziemca – obywatelstwo, kraj urodzenia, Karta Polaka), to po zapisie system oznaczy rekord ikoną danych niepoprawnych (czerwony ośmiobok z wykrzyknikiem) [1].

W przypadku, jeśli zarejestrujesz osobę przygotowującą rozprawę doktorską w trybie kształcenia doktorantów, to system po zapisie wyświetli ci informację, że musisz wypełnić zakładkę „Kształcenie doktorantów” (informacje o danych kształcenia i stypendium) [2].

Alert o danych niepoprawnych pojawi się, gdy wyedytujesz, ale nie uzupełnisz formularza lub uzupełnisz go częściowo.

Osoba, której dane wymagają poprawy lub uzupełnienia nie jest brana pod uwagę w innych systemach, np. w sprawozdawczości GUS oraz na wykazie ministerstwa. Po uzupełnieniu lub poprawie danych i zmianie stanu dokumentu na poprawny osoba staje się widoczna dla innych instytucji uprawnionych do przeglądania wykazu osób ubiegających się o stopień doktora.

„Dokument jest niepoprawny – dane wymagają poprawy”

Informację o niepoprawnym wypełnieniu dokumentu znajdziesz w sekcji „Dokument jest niepoprawny – dane wymagają poprawy”, widocznej w rekordzie doktoranta.

Po kliknięciu w informację rozwinie się lista błędów, która zawiera [1]:

  • kod błędu,
  • wyjaśnienie, na czym polega błąd,
  • nazwę zakładki, w której wystąpił błąd (link aktywny).

Dodatkowo ikona danych niepoprawnych (czerwony ośmiobok z wykrzyknikiem) pojawi się:

  • w nazwie zakładki, w której występuje błąd [2]
  • w polu, które trzeba uzupełnić lub poprawić [3]
  • w kolumnie „Stan” w zestawieniu osób ubiegających się o stopień doktora [4].

Jeśli system wyświetli komunikat o niepoprawnym dokumencie, ale nie znajdziesz opisanego w nim błędu, to dotyczy on danych historycznych. W takim przypadku przejdź do właściwej zakładki [1] i kliknij w „Historia zmian” [2]. W trybie korekty [3] popraw wersję danych, w której występuje błąd.

Odnalezienie rekordów niepoprawnych

Aby odnaleźć rekordy wymagające uzupełnienia lub poprawy użyj filtrów zestawienia. W polu Stan dokumentu wskaż „niepoprawny” [1], a następnie kliknij w przycisk „Szukaj” [2].

Po uzupełnieniu lub poprawie wymaganych danych nazwa sekcji zmieni się z „Dokument jest niepoprawny – dane wymagają poprawy” na „Dokument poprawny – nie wykryto błędów” [3]. W kolumnie „Stan” w zestawieniu osób ubiegających się o stopień doktora pojawi się ikona danych poprawnych (zielony znacznik) [4].

Dodatkowe alerty

Poza alertem danych „niepoprawne” i „poprawne” rekord doktoranta może zostać oznaczony ikoną ostrzeżenia (pomarańczowy trójkąt z wykrzyknikiem) [1]. Po przejściu do szczegółów danych doktoranta znajdziesz informację o przekroczeniu okresu przysługiwania stypendium doktoranckiego. Komunikat ten ma charakter pomocniczy i może być wygaszony przez użytkownika [2].

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz.1668) – Art. 345 ust. 1;
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) –  § 4, § 11 ust. 1.