Treść tego artykułu jest przeznaczana dla użytkowników, którzy posiadają rolę edycyjną do modułu Osoby ubiegające się o stopień doktora (INST_PR_DROKTORANCI) oraz tych, którzy chcą poznać proces rejestracji kandydata w POL-on.

W module Osoby ubiegające się o stopień doktora zarejestrujesz kandydata:

  • kształcącego się w szkołach doktorskich (tryb kształcenie doktoranta),
  • ubiegającego się o stopień doktora w trybie eksternistycznym (tryb eksternistyczny),
  • kształcącego się na dotychczasowych studiach doktoranckich, które wszczął postępowanie o nadanie stopnia doktora na nowych zasadach to jest po 30 września 2019 r. (tryb studia doktoranckie).

Aby zarejestrować doktoranta twojej jednostki przejdź do modułu Osoby ubiegające się o stopień doktora i wybierz kafel Wykaz osób ubiegających się o stopień doktora [1]. Kliknij w przycisk „Dodaj osobę ubiegającą się o stopień doktora” [2].

Wskaż czy rejestrowany doktorant to Obywatel Polski czy Cudzoziemiec [3].

W zależności od wskazania pojawi się inny formularz do uzupełnienia.

Zakres danych rejestrowany doktorantowi wynika z przepisów. Chociaż system przyjmie formularz z minimalnym zakresem (dane osobowe, dane identyfikacyjne, tryb przygotowania rozprawy), należy go uzupełnić. Do momentu uzupełnienia rekordu o dane wymagane przepisami będzie on oznaczony stanem danych „niepoprawny”, nie będzie widoczny w sprawozdaniu ministerstwa i uwzględniony w sprawozdawczości GUS.

Jeśli twoja jednostka współprowadzi szkołę doktorską, to w umowie zawartej w formie pisemnej znajdziesz informację czy twój podmiot jest odpowiedzialny za raportowanie danych do POL-on. Jeśli twoja jednostka nie raportuje do POL-on, to i tak będziesz mieć dostęp do rekordów doktorantów wspólnej szkoły doktorskiej – w trybie podglądu. Rekordy te będą oznaczone w systemie symbolem kłódki.

Obywatel Polski

Doktorant posiadający polskie obywatelstwo jest identyfikowany w systemie numerem PESEL. Nie ma potrzeby wprowadzać mu danych dokumentu tożsamości.

Po zaznaczeniu Obywatel Polski [1] wprowadź:

  • PESEL [2]
  • Imię,
  • Nazwisko,
  • Rok urodzenia,
  • Płeć,

W polu obywatelstwo system wpisze „polskie” [3].

Cudzoziemiec

Doktorant, który nie posiada obywatelstwa polskiego może być identyfikowany w systemie numerem PESEL – jeśli go posiada lub dokumentem tożsamości – jeśli nie posiada numeru PESEL.

Po zaznaczeniu Cudzoziemiec [1] wprowadź:

  • Numer PESEL lub typ dokumentu tożsamości z jego numerem i krajem wydania [2],
  • Imię,
  • Nazwisko,
  • Rok urodzenia,
  • Płeć,
  • Obywatelstwo (jedno, wartość słownikowa – podpowiadana przez system) [3]

oraz dane wymagane tylko dla cudzoziemca [4]

  • Kraj urodzenia (wartość słownikowa – podpowiadana przez system)
  • Karta Polaka (tak, nie).

Jeśli zaznaczysz „tak”, wprowadź [5]:

  • numer Karty Polaka,
  • datę ważności Karty Polaka.

Zgodnie z komunikatem dotyczącym nowelizacji rozporządzenia o POL‑on, rozszerzony zakres danych dotyczących Karty Polaka należy uzupełnić do końca drugiego kwartału 2025 r.

Tryb przygotowania rozprawy

Każdemu doktorantowi wskaż tryb przygotowania rozprawy. Do wyboru masz [1]:

  • Kształcenie doktorantów
  • Eksternistyczny
  • Studia doktoranckie

Przed zapisem danych („Zapisz”) upewnij się, że prawidłowo oznaczyłeś tryb. Po wysłaniu formularza do wykazu pozycja ta nie podlega korekcie!
Więcej o trybie przygotowania rozprawy przeczytasz tutaj.

Po kliknięciu przycisku „Zapisz” [2] system zweryfikuje, czy pola obowiązkowe zostały wypełnione w minimalnym zakresie oraz jeśli wprowadzono numer PESEL, czy jest on poprawny. Po pozytywnej weryfikacji, osoba zostaje zapisana zestawieniu uczelni.

Pozostałe wymagane dane kandydata na doktora możesz wypełnić od razu lub później.

W związku z uchyleniem art. 345 ust. 1 pkt 18 ustawy 2.0. w brzmieniu „Wykaz osób ubiegających się o stopień doktora obejmuje: (…) 18) informację o zatrudnieniu, o którym mowa w art. 209 ust. 10 pkt 1 i 2.” od 1.10.2023 r. w POL-on 2.0 nie gromadzi się już danych o zatrudnieniu doktoranta.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 345 ust. 1 pkt 1-9;
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) –  § 4, ust. 3 pkt 1 i 3.