Nie ma obowiązku raportowania w POL-onie wszystkich nieobecności pracownika, a jedynie konkretnych rodzajów nieobecności, wymienionych w § 2 ust. 5 pkt 4 rozporządzenia ws. POL-on. Przepis ten stanowi:

W zakresie danych, o których mowa w art. 343 ust. 1 pkt 15 i 16 ustawy, w wykazie pracowników zamieszcza się następujące informacje: (…)
4) liczbę dni, w których pracownik w danym roku:
a) przebywał na urlopie bezpłatnym, urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopie ojcowskim, urlopie wychowawczym, urlopie rodzicielskim lub urlopie dla poratowania zdrowia,
b) pobierał zasiłek chorobowy lub świadczenie rehabilitacyjne
– według stanu na dzień 31 grudnia.

Informację o nieobecnościach uzupełnij wstecznie, począwszy od 1 stycznia 2017 r. Dotyczy to również byłych pracowników zatrudnionych w roku 2017 lub później. Wynika to z faktu, że informacje te będą wykorzystywane na potrzeby ewaluacji za lata 2017-2020.

Aby dodać informację o nieobecnościach pracownika, kliknij w jego profilu w zakładkę „Nieobecności”. Następnie kliknij w przycisk „+ Dodaj wpis o nieobecności”. Pokaże się formatka, którą należy wypełnić. Podaj rok kalendarzowy, za który uzupełniasz dane. Wpisz zsumowaną dla tego roku liczbę dni nieobecności. Na koniec zaakceptuj wprowadzone dane klikając w zielony znacznik.

W stosunku do już dodanych wpisów możesz skorzystać z następujących akcji:

  • „Edytuj wpis o nieobecności” (ikona ołówka) – skorzystaj z tej opcji, jeśli omyłkowo wprowadziłeś błędne dane, np. niewłaściwą liczbę dni nieobecności w danym roku.
  • „Usuń wpis o nieobecności” (ikona kosza na śmieci) – skorzystanie z tej opcji spowoduje całkowite i trwałe usunięcie wpisu o nieobecnościach pracownika w danym roku. Skorzystaj z tej opcji w szczególności, jeśli wprowadziłeś informacje o nieobecnościach dwa razy dla tego samego roku.

Przy podawaniu informacji o nieobecnościach pracownika kieruj się następującymi zasadami:

  • Liczbę dni nieobecności podawaj za rok kalendarzowy, a nie akademicki (ponieważ przepis każe podawać tę informację według stanu na dzień 31 grudnia danego roku).
  • Liczbę dni nieobecności podawaj w dniach kalendarzowych (a nie roboczych).
  • Podawaj tylko łączną liczbę dni nieobecności, wymienionych w ww. przepisie rozporządzenia. Nie rozbijaj ich na poszczególne przyczyny.
    Przykład: Pracownik Jan Z. w 2019 r. przebywał 14 dni na urlopie ojcowskim od 13 maja do 26 maja. Ponadto przebywał 21 dni na urlopie bezpłatnym w dniach 4-24 listopada. W systemie POL-on w polu „Liczba dni nieobecności” w 2019 r. wpisujemy mu 35 dni.
  • Nie można wpisać liczby dni nieobecności równej „0”. Jeśli w danym roku pracownik nie miał nieobecności podlegających raportowaniu w POL-onie, w ogóle nie uzupełniaj formatki dla tego roku.