Zatrudnienie „systemowe”

Zatrudnienia systemowego, które rejestrowane jest w zakładce „Zatrudnienie”, w sekcji „Dane zatrudnienia”, nie należy jednoznacznie utożsamiać ze stosunkiem pracy czy inną formą relacji danej osoby z podmiotem, na podstawie której osoba ta wykonuje swoje obowiązki w tymże podmiocie.

Zatrudnienie systemowe jest rozwiązaniem systemowym pozwalającym reprezentować różne formy realizacji zadań w podmiocie, następujące po sobie lub współistniejące w tym samym czasie. Zatrudnienie systemowe umożliwia więc agregowanie w ramy czasowe danych o wszelkich umowach pracownika/innej osoby, które reprezentują nieprzerwany okres wykonywania ściśle określonych obowiązków przez daną osobę na rzecz danego podmiotu. Dzięki takiemu ujęciu różnych umów w jeden agregat czasowy możliwe są np.: rejestracje wielu umów pracownika/innej osoby trwających w jednym czasie oraz raportowanie wielu danych związanych z tymi umowami tylko raz, przypisując je do zatrudnienia systemowego. Zabieg taki umożliwia także raportowanie osób, których obowiązki określone przez art. 343 ust. 1 ustawy 2.0 nie wymagają zawierania umów cywilno-prawnych (doktoranci).

Zatrudnienie systemowe jest więc elastycznym i uniwersalnym bytem, który umożliwia rejestrację wielu danych definiujących obowiązki osób wymienionych w art. 342 ust. 3 pkt 1 ustawy 2.0,  a więc:

  • nauczyciele akademiccy,
  • inne osoby prowadzące zajęcia,
  • osoby prowadzące działalność naukową,
  • osoby biorące udział w prowadzeniu działalności naukowej.

Zatrudnienie „systemowe” w kontekście różnych form wypełniania obowiązków w podmiocie

Zatrudnienie systemowe zawsze musi określać nieprzerwany okres realizacji zadań w danym podmiocie przez daną osobę.  Takim okresem może być stosunek pracy reprezentowany w systemie poprzez warunki zatrudnienia. Umowy cywilno-prawne lub np. prowadzenie zajęć przez doktorantów wymagają z kolei rejestracji uproszczonych warunków zatrudnienia, gdzie rejestrowane są tylko ramy czasowe dla takiej formy współpracy. Tak więc każde zatrudnienie musi się składać z warunków zatrudnienia lub uproszczonych warunków zatrudnienia, przy czym w ramach jednego zatrudnienia systemowego mogą występować i jedne i drugie w tym samym czasie lub następując po sobie.

Zatrudnienie systemowe powinno być więc zawsze złożone z warunków zatrudnienia lub uproszczonych warunków zatrudnienia. Zatrudnienie systemowe może pozostać bez żadnych warunków zatrudnienia przez okres czasu przewidziany na aktualizację danych (30 dni). Jednak jeśli osoba będzie dalej wykonywała jakieś obowiązki w podmiocie, to warunki powinny zostać zarejestrowane w czasie tych 30 dni (w przeciwnym wypadku zatrudnienie systemowe powinno zostać zakończone).

Poniżej określone zostały jednoznaczne przypadki, w których należy bezwzględnie zakończyć zatrudnienie systemowe:

  • Zakończenie umowy o pracę (lub mianowania) i brak kontynuacji tej konkretnej formy zatrudnienia może skutkować koniecznością zakończenia zatrudnienia poprzez ustawienie daty ustania zatrudnienia, jeśli:
    • pracownik złożył oświadczenie o reprezentacji dyscyplin, gdzie oświadczenie to wymaga zatrudnienia na umowę o pracę lub mianowanie.
  • Pracownik przechodzi na emeryturę, ale dalej będzie realizował zadania,
    • przy czym nieważne jest, czy występuje tu realna przerwa w zatrudnieniu pracownika w związku z tym faktem, czy też może przejście na emeryturę zachodzi bez choćby jednego dnia przerwy.
  • Następuje przerwa w wypełnianiu obowiązków przez osoby określone w art. 342 ust. 3 pkt 1 ustawy 2.0;
    • nawet przerwa trwająca jeden dzień musi skutkować zakończeniem zatrudnienia;
      • dotyczy to zarówno przerw w ciągłości umów cywilno-prawnych, jak i umów o pracę (lub mianowania).

W innych przypadkach zatrudnienie systemowe nie musi być kończone, a jego kończenie może wynikać z indywidualnego podejścia każdego z podmiotów. Dodatkową przesłanką, którą można brać pod uwagę w kontekście zakończenia zatrudnienia może być diametralna zmiana obowiązków pracownika wraz ze zmianą umowy pracownika.

Zatrudnienie systemowe i różne formy umów

Umowa o pracę/mianowanie

W przypadku umów o pracę (oraz mianowania) zatrudnienie systemowe określa ramy czasowe, w trakcie których pracownik nieprzerwanie wypełnia obowiązki wynikające ze stosunku pracy w podmiocie. Zakończenie zatrudnienia w dacie zakończenia ostatniej umowy o pracę odpowiada dacie ustania zatrudnienia.

Tylko dla tej formy zatrudnienia należy zbierać i rejestrować oświadczenia o reprezentowanych dyscyplinach oraz o zaliczeniu do liczby N.

Umowa cywilno-prawna

W przypadku umów cywilno-prawnych zatrudnienie systemowe jest interpretowane jako nieprzerwany okres realizacji zadań w ramach umowy przez osobę określoną przez art. 342 ust. 3 pkt 1 ustawy 2.0.

Jeśli zdarzają się okresy przerw pomiędzy kolejnymi umowami cywilno-prawnymi i w tym czasie osoba nie spełnia kryteriów określonych w art. 342 ust. 3 pkt 1 ustawy 2.0, to wymagane jest zamykanie zatrudnienia systemowego na okres takich przerw.

Doktoranci

W przypadku doktorantów, którzy nie są zatrudnieni w podmiocie, a jedynie prowadzą zajęcia wynikające z programu studiów doktoranckich/szkoły doktorskiej, podstawą do ich rejestracji w module Pracownicy są ww. obowiązki dydaktyczne i nie musi być żadnej umowy o pracę czy też umowy cywilno-prawnej.

W tym wypadku zatrudnienie systemowe należy traktować jako okres, w którym doktorant wypełnia obowiązki dydaktyczne (prowadzi zajęcia) w trakcie trwania studiów doktoranckich/kształcenia w szkole doktorskiej. Zakończenie okresu prowadzenia zajęć w ramach tychże studiów doktoranckich/kształcenia w szkole doktorskiej powinno być w takim przypadku powodem do zakończenia zatrudnienia systemowego, o ile nie trwa dodatkowo inna forma realizacji zadań takiej osoby w tym podmiocie, określona w art. 342 ust. 3 pkt 1 ustawy 2.0.

Aby utrzymać pewną stabilność odnoszącą się do roku akademickiego, doktorant, który realizuje zajęcia w danym roku akademickim powinien mieć zarejestrowane zatrudnienie przez cały rok akademicki. Jeśli prowadzi zajęcia np. na swoim 2 i 3 roku studiów/kształcenia, będzie to wyznaczało okres zatrudniania systemowego – bez przerw, bez podziału na semestry itp. Jeśli występuje przerwa, np. roku, w prowadzeniu zajęć przez doktoranta, przykładowo doktorant prowadzi zajęcia na swoim 1 roku (nawet tylko 16 godzin na pierwszym semestrze), a później na 3 roku, to w tej sytuacji powinien być wykazywany w tych latach akademickich, w których prowadzi zajęcia. Zatem w jego przypadku będzie przerwa jednego roku akademickiego w zatrudnieniu. Doktorant pojawi się w systemie dwukrotnie, za każdym razem jego zatrudnienie systemowe będzie wyznaczone przez rok akademicki, w którym prowadzi zajęcia.

Zgodnie z wytycznymi ministerstwa, nie trzeba wstecznie korygować w systemie zapisów o zatrudnieniu doktorantów, zgodnie z którymi okres zatrudnienia odpowiadał okresowi trwania studiów doktoranckich/kształcenia w szkole doktorskiej. Natomiast nowe wpisy o zatrudnieniu doktorantów powinny uwzględniać interpretację zaprezentowaną powyżej .

Formy mieszane

W ramach zatrudnienia systemowego można zdefiniować zarówno warunki zatrudnienia, jak i uproszczone warunki zatrudnienia, które określają okres nieprzerwanego wypełniania zadań określonych przez art. 342 ust. 3 pkt 1 ustawy 2.0.

W przypadku takich wymieszanych form realizacji zadań w kontekście podmiotu możliwe są różne scenariusze, które nie wymagają kończenia zatrudnienia systemowego. Bezwzględne przypadki, kiedy zatrudnienie systemowe musi być zakończone zostało opisane w jednej z sekcji powyższej. Dodatkowo może się zdarzyć przypadek brzegowy, który opisany został w artykule „Zakończenie zatrudnienia systemowego w kontekście umów cywilno-prawnych”.

Zakończenie zatrudnienia systemowego a umowa cywilno-prawna