Treść tego artykułu jest przeznaczana dla użytkowników, którzy posiadają rolę edycyjną do modułu Pracownicy (INST_PR/INST_NAUK_PR) oraz tych, którzy chcą poznać proces rejestracji pracownika w POL-on.

Wykaz pracowników twojego podmiotu obejmuje rekordy:

  1. nauczycieli akademickich,
  2. innych osób prowadzących zajęcia,
  3. osób prowadzących działalność naukową,
  4. osób biorących udział w prowadzeniu działalności naukowej.

W wykazie pracowników powinny zleźć się więc nie tylko osoby, które są pracownikami w rozumieniu prawa pracy (stosunek pracy), ale również tzw. inne osoby prowadzące zajęcia – zatrudnione np. na podstawie umowy cywilno-prawnej lub niezatrudnione wcale (doktoranci prowadzący zajęcia ze studentami). Inni pracownicy z podmiotu – niezaliczeni do jednej z 4 wskazanych grup – nie podlegają rejestracji w module.

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Pracownicy [1]. Następnie wybierz wykaz nauczycieli akademickich, innych osób prowadzących zajęcia, osób prowadzących działalność naukową oraz osób biorących udział w jej prowadzeniu z twojego podmiotu [2].

Kliknij w przycisk „Zarejestruj nowego pracownika” [3].

  • W przypadku Polaka wprowadź PESEL [1].
  • W przypadku cudzoziemca wprowadź PESEL (jeśli go posiada) lub rodzaj, numer dokumentu tożsamości i kraj wydania (jeśli nie posiada numeru PESEL) [2].

Kliknij przycisk „Weryfikuj” [3].

Pracownik, który polskie obywatelstwo jest identyfikowany w systemie numerem PESEL. Nie ma potrzeby wprowadzać mu danych dokumentu tożsamości.
Pracownik, który nie posiada obywatelstwa polskiego może być identyfikowany w systemie numerem PESEL – jeśli go posiada lub dokumentem tożsamości – jeśli nie posiada numeru PESEL

Jeśli pracownik nie posiada numeru PESEL i rejestrujesz mu dane dokumentu tożsamości, to wprowadzony numer dokumentu:
– nie może być pusty lub zawierać wyłącznie spacji/białych znaków,
– musi być dłuższy niż 3 znaki,
– musi zawierać tylko cyfry i litery (bez polskich znaków, oddzielone co najwyżej jedną spacją),
– nie może znajdować się na zdefiniowanej liście numerów zakazanych.

    W sekcji Dane identyfikacyjne (po wprowadzeniu numeru PESEL lub numeru dokumentu tożsamości) system zweryfikuje czy osoba była już rejestrowana w podmiocie.

    Jeśli osoba była już rejestrowana w module system wyświetli ci stosowny komunikat. Kliknij w przycisk Kontynuuj [1] i przejdź do rekordu pracownika.

    Jeśli osoba nie była wcześniej rejestrowana w module wprowadź [2]:

    • Nazwisko
    • Imię
    • Płeć
    • Rok urodzenia
    • Pochodzenie (obywatel Polski lub cudzoziemiec)
    • Obywatelstwo (wartość słownikowa, podpowiadana przez system po wprowadzeniu pierwszych liter).

    Dodatkowo w przypadku cudzoziemca wprowadź [3]:

    • Kraj urodzenia (wartość słownikowa, podpowiadana przez system po wprowadzeniu pierwszych liter).

    W kolejnym kroku kliknij w ikonę kalendarza i wskaż datę rozpoczęcia zatrudnienia systemowego [1].

    Wyślij rekord do wykazu klikając w przycisk „Zarejestruj pracownika” [2].

    Przycisk zapisu staje się aktywny po wprowadzeniu danych wymaganych do rejestracji. W przypadku braku nazwiska lub imienia dopuszczalne jest podanie jednej informacji (imienia i nazwiska) i pozostawienie brakującego pola jako puste.

    Po rejestracji możesz:

    • uzupełnić brakujące informacje pracownikowi w zakresie np. warunków zatrudnienia, stopni i tytułów czy prowadzonych zajęć,
    • w przypadku pomyłki poprawić dane osobowe lub identyfikacyjne,
    • zarejestrować nową wersję danych osobowych lub identyfikacyjnych,
    • usunąć rekord pracownika.

    Ścieżki tych czynności znajdziesz tutaj.

    Zakres danych rejestrowanych pracownikom wynika z przepisów prawa.

    Jeśli twój podmiot to:

    • Centrum Łukasiewicz lub instytut sieci badawczej Łukasiewicz, to nie musisz uzupełniać informacji o prowadzonych zajęciach, podstawnym miejscu pracy i dodatkowym zatrudnieniu, kompetencjach i doświadczeniu, oświadczeniach i nieobecnościach, funkcjach kierowniczych i karach dyscyplinarnych.
    • instytut badawczy, międzynarodowy lub PAN, PAU lub inny podmiot prowadzący działalność naukową samodzielnie i w sposób ciągły, to nie musisz uzupełniać informacji o prowadzonych zajęciach, podstawnym miejscu pracy i dodatkowym zatrudnieniu, kompetencjach i doświadczeniu, funkcjach kierowniczych i karach dyscyplinarnych.

    Liczba dni nieobecności potrzebna jest wyłącznie na potrzeby ewaluacji (pracownicy prowadzący działalność naukową, oświadczeni do N).

    Podstawy prawne:
    Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 342 ust. 3 pkt 1, art. 343 ust. 1-2 i 4;
    Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 12 września 2024 r. – rozporządzenie ws. POL-on (Dz.U. 2024 poz. 1403) –  § 9 ust.1 pkt 1-2, ust. 2-4.